Toplantı Davet E-postası | En iyi ipuçları, örnekler ve şablonlar (%100 ücretsiz)

Iyi olan nedir toplantı daveti e-postası örnek?

Toplantılar ekip etkinliğinin, koordinasyonunun ve birliğinin önemli bir unsuru olabilir. Birçok şirket haftada en az bir kez bir toplantı düzenler; bu, çalışanlarıyla derin bir konuşma yapmak için yapılan resmi olmayan bir toplantı veya bir şirketin gelecek planını ve yıllık yıl sonu raporunu tartışmak için yönetim kurulunun daha resmi bir toplantısı olabilir. Yönetici yetkililerin veya liderlerin katılımcılara veya misafirlere toplantı davet mektubu göndermeleri zorunludur.

Resmi toplantıların etkin ve sorunsuz bir şekilde yürütülmesi için toplantı daveti önemlidir. Toplantı davetiyesi göndermenin birçok yolu vardır. Bu yazıda, bunlarla başa çıkmaya odaklanıyoruz toplantı daveti e-postaları, insanları toplantılarınıza katılmaya davet etmenin en uygun ve popüler yöntemi.

İçindekiler

• Toplantı Davet E-postası nedir?
• Toplantı Davet E-postası Neden Önemli?
• Toplantı Daveti E-postasını Adım Adım Yazın
• Toplantı Davet E-postası Türleri ve Örnekler
• Alt çizgi

Hızlı Toplantı Şablonları ile AhaSlides

• İş Toplantıları
• Görüşme süreleri
• Ayakta Toplantı

Toplantı Davet E-postası nedir?

İş faaliyetlerinin önemli bir parçası olan toplantı daveti e-postası, toplantının amacını gösteren ve belirli bir tarih ve yerin ardından kişilerin toplantıya katılma talebini ve varsa daha ayrıntılı eklerini içeren yazılı bir mesajdır. Toplantıların özelliklerine göre resmi veya gayri resmi tarzda yazılabilir. İş e-posta görgü kurallarını karşılamak için uygun bir tonda ve tarzda yazılmalıdır.

Ancak toplantı daveti e-postasını toplantı isteği e-postasıyla karıştırmayın. Bu e-postalar arasındaki en önemli fark, toplantı isteği e-postasının birisiyle randevu ayarlamayı amaçlaması, toplantı daveti e-postasının ise sizi duyurulan tarih ve yerde bir toplantıya davet etmeyi amaçlamasıdır.

Toplantı Davet E-postası Neden Önemli?

E-posta davetlerini kullanmanın pek çok avantajı vardır. E-posta davetlerinin avantajları aşağıda listelenmiştir:

• Takvimlere doğrudan bağlanır. Alıcılar bir daveti kabul ettiğinde, iş takvimlerine geri eklenir ve takvimde belirtilen diğer etkinliklerle aynı şekilde bir hatırlatıcı alırsınız.
• Kullanışlı ve hızlıdır. Alıcılarınız, gönder düğmesine tıkladıktan hemen sonra e-postaya ulaşabilir. Doğrudan alıcıya gittiği için e-posta adresi yanlışsa duyuruyu hemen alabilir ve hızlı bir şekilde başka çözümlere yönelebilirsiniz.
• Zaman kazandırır. Aynı anda binlerce e-posta adresiyle grup e-postaları gönderebilirsiniz.
• Maliyet tasarrufu sağlar. Mail göndermek için bütçe harcamanıza gerek yok.
• Doğrudan tercih ettiğiniz web semineri platformundan oluşturulabilir. Yüz yüze bir toplantı yapmıyorsanız, ilk tercihiniz muhtemelen Zoom olacaktır. Microsoft Teams, veya eşdeğer bir şey. RSVP onaylandığında, tüm bağlantılar ve zaman dilimleri e-posta yoluyla senkronize edilir, böylece katılımcı diğer etkinliklerle karıştırılmaktan kaçınabilir.

Her gün milyarlarca e-postanın gönderildiği ve bunların çoğunun spam olduğu bir gerçektir. Herkes iş, satın alma, toplantı ve daha pek çok konuda önemli mesajlar alışverişinde bulunmak için en az bir e-posta kullanıyor. Ancak günde tonlarca e-posta okumak zorunda kaldığınızdan bazen "e-posta yorgunluğu" olgusuyla karşılaşmanız şaşırtıcı değildir. Bu nedenle, iyi bir davet e-postası göndermek, alıcıların gereksiz yanlış anlamalarını veya bilgisizliğini önleyebilir.

Adım Adım Toplantı Daveti E-postası Yazın

İyi bir toplantı davet e-postası çok önemlidir ve kural olarak, bir e-posta teslimi oranı.

Alıcılar açısından bir iş toplantısı daveti e-postasını doldurmak için herkesin uyması gereken görgü kuralları ve ilkeler vardır. Aşağıdaki adımları izleyerek standart bir toplantı daveti e-postası yazmayı öğrenebilirsiniz:

Adım 1: Güçlü Bir Konu Satırı Yazın

E-posta alıcılarının %47'sinin konu satırı net ve öz olan e-postaları okuduğu bir gerçektir. İlk izlenim önemlidir. Bu, alıcıların bir aciliyet veya önem duygusu hissetmesini sağlayabilir ve bu da daha yüksek bir açık orana yol açar.

• Kısa, hedefli. Olgusal olun, muamma değil.
• Aciliyet belirtisi olarak konu satırında katılım onayı isteyebilirsiniz.
• Veya önemi, aciliyeti unutmayın gibi bir duygu tonu ekleyin...
• Zamana duyarlı konuyu vurgulamak istiyorsanız Zaman ekleyin 

Örneğin: “Toplantı 4/12: Proje beyin fırtınası oturumu” veya "Önemli. Lütfen RSVP: Yeni Ürün Stratejisi toplantısı 10/6"

Adım 2: Hızlı Bir Girişle Başlayın

İlk satırda kim olduğunuzu, kuruluştaki konumunuzu ve neden onlarla iletişime geçtiğinizi kısaca anlatmak iyi bir fikirdir. Daha sonra toplantının amacını doğrudan gösterebilirsiniz. Çoğu kişi, katılımcıların bunu bilmesi gerektiğini varsayarak toplantının amacını belirsiz bir şekilde belirtme hatasına düşer.

• Girişinizi kabul edilebilir veya işle ilgili yapın
• Katılımcılara herhangi bir görevi tamamlamaları veya toplantıya yanlarında bir şey getirmeleri gerekip gerekmediğini hatırlatın.

Örneğin Merhaba ekip üyesi, Önümüzdeki Pazartesi yeni ürün lansmanında sizi görmeyi dört gözle bekliyorum.

3. Adım: Zamanı ve Konumu Paylaşın

Toplantının tam saatini belirtmelisiniz. Ayrıca onlara yüz yüze veya çevrimiçi olarak toplantının nasıl ve nerede yapıldığını söylemeli ve ihtiyaç duymaları durumunda yönergeler veya platform bağlantıları sunmalısınız.

• Dünyanın farklı bölgelerinde çalışan herhangi bir çalışan varsa saat dilimini ekleyin
• Toplantının tahmini süresinden bahsedin
• Talimat verirken, mümkün olduğunca ayrıntılı olun veya bir haritalama kılavuzu ekleyin

Örneğin: Lütfen 6 Ekim Cuma günü saat 1:00'te yönetim binasının ikinci katındaki 2 numaralı toplantı odasında bize katılın.

Adım 4: Toplantı Gündeminin Taslağını Belirleyin

Temel hedefleri veya önerilen toplantı gündemini kapsayın. Ayrıntılardan bahsetmeyin. Sadece konuyu ve zaman çizelgesini belirtebilirsiniz. Resmi toplantılar için ayrıntılı bir belge ekleyebilirsiniz. Bu özellikle katılımcıların hazırlıklarını ilerletmelerine yardımcı olmak açısından faydalıdır.

Örneğin, şununla başlayabilirsiniz: Tartışmayı planlıyoruz..../ Bazı sorunları ele almak istiyoruz Veya aşağıdaki zaman çizelgesini kullanarak:

• 8:00-9:30: Projeye Giriş
• 9:30-11:30: Howard (IT), Nour (Pazarlama) ve Charlotte'tan (Satış) Sunumlar

5. Adım: Bir LCV isteyin

Bir RSVP istemek, alıcılarınızdan gelecek yanıtı onaylamanıza yardımcı olabilir. Kararsızlığı önlemek için, tercih edilen bir yanıt ve katılımcıların sizi katılımları veya devamsızlıkları konusunda bilgilendirmeleri için bir süre sınırı e-postanıza dahil edilmelidir. Bu sayede, düzenleme yaptığınız sırada LCV'lerini almadıysanız hızlı takip işlemleri yapabilirsiniz.

Örneğin: Lütfen [tarih] tarihine kadar [e-posta adresi veya telefon numarası] adresine LCV gönderin.

6. Adım: Profesyonel E-posta imzası ve Markalama ekleyin

Bir iş e-posta imzası tam adı, pozisyonun unvanını, şirket adını, iletişim bilgilerini, kişisel web siteleri ve diğer köprü bağlantılı adresler.

İmzanızı kolayca özelleştirebilirsiniz. Gmail.

Örneğin:

jessica madison

Bölgesel Pazarlama Direktörü, Inco endüstrisi

555-9577-990

Zamandan ve emekten tasarruf etmenizi sağlayacak tonlarca ücretsiz e-posta imzası oluşturucu vardır: Benim imzam.

Toplantı Davet E-postası Türleri ve Örnekler

Farklı toplantı türlerinin farklı standartlara ve takip edilecek yazı stillerine sahip olacağını unutmayın. Genellikle toplantı daveti e-postalarını, sanal toplantılar veya tamamen çevrimiçi toplantılar dahil veya hariç olmak üzere, resmi veya resmi olmayan düzeylerine göre ayırırız. Bu bölümde size bazı tipik toplantı davetiyesi türlerini ve iş toplantısı daveti e-postalarında yaygın olarak kullanılan her türün şablonunu toplayıp tanıtıyoruz.

#1. Resmi Toplantı Talebi E-postası

Resmi toplantı isteği e-postası, genellikle yılda bir ila üç kez gerçekleşen büyük toplantılar için kullanılır. Bu büyük ve resmi bir toplantı olduğundan e-postanız resmi bir yazı stilinde yazılmalıdır. Toplantıya nasıl katılacağını, yerini nasıl bulacağını ve gündemi detaylı olarak katılımcıya daha iyi anlatabilmek için ekteki eklere ihtiyaç duyulmaktadır.

Resmi toplantılar şunları içerir:

• Yönetim toplantısı
• Komite Toplantısı
• Yönetim Kurulu Toplantısı 
• Hissedarlar toplantısı 
• Strateji toplantısı 

Örnek 1: Hissedarlar' davet e-posta şablonu

Konu satırı: Önemli. Olağan Genel Kuruluna Davetlisiniz. [Zaman]

[Alıcının Adı]

[Şirket Adı]

[İş unvanı]

[Şirket adresi]

[Tarih]

Sayın Hissedarlarımız,

tarihinde yapılacak olan Olağan Genel Kuruluna sizleri davet etmekten mutluluk duyarız. [Zaman], [Adres]

Yıllık Hissedarlar Toplantısı, taraflar arasında bilgi alışverişi ve tartışma için istisnai bir fırsattır. [Şirket Adı] ve tüm hissedarlarımız.

Aynı zamanda kendinizi ifade etme ve önemli kararların alınmasında aktif rol oynamak için oy kullanma fırsatıdır. [Firma Adı], sahip olduğunuz hisse sayısı ne olursa olsun. Toplantı aşağıdaki ana gündemleri kapsayacaktır:

Gündem 1:

Gündem 2:

Gündem 3:

Gündem 4:

Bu toplantıya nasıl katılacağınıza ilişkin talimatları, gündemi ve onayınıza sunulacak kararların metnini aşağıdaki ekte bulabilirsiniz.

Yönetim kurulu adına katkılarınız ve sadakatiniz için teşekkür ederim. [Şirket Adı] ve sizi toplantıya davet etmeyi dört gözle bekliyorum [Tarih]

En iyi ilişkin,

[İsim]

[Pozisyonun Adı]

[Şirket Adı]

[Şirket Adresi ve Web Sitesi]

Örnek 2: Strateji toplantısı davet e-posta şablonu

[Alıcının Adı]

[Şirket Adı]

[İş unvanı]

[Şirket adresi]

[Tarih]

Konu satırı: Proje Lansmanı Pazarlama kampanyası Toplantı: 2/28

Adına [Şirket Adı], Sizi adresinde düzenlenen bir iş toplantısına katılmaya davet etmek istiyorum. [Konferans salonunun adı, Binanın adı] [Tarih ve Saat]. Toplantı sürecek [Süre].

Yaklaşan teklifimizi [Ayrıntılar] tartışmak üzere sizi projemizin ilk aşamasına davet etmekten büyük mutluluk duyuyorum ve bu konudaki değerli görüşleriniz için teşekkür ederiz. Bugünkü gündemimizin kısa bir özeti:

Gündem 1:

Gündem 2:

Gündem 3:

Gündem 4:

Bu öneri, tüm ekibimiz tarafından en önemli olanlardan biri olarak kabul edilir. Daha fazla başvurmanız için, toplantıya önceden hazırlanmanızı uygun bulabilmeniz için size daha ayrıntılı bilgi veren bir belgeyi bu mektuba ekledik.

Hepimiz, bu teklifin başarılı bir şekilde işlemesi için daha fazla neler yapabileceğimizi tartışmak için sizinle bir görüşme yapmayı dört gözle bekliyoruz. Lütfen toplantıdan önce herhangi bir soru veya öneri gönderin. [Son teslim tarihi] bu e-postayı yanıtlayarak doğrudan bana.

Günün geri kalanı güzel geçsin.

Teşekkür eder,

Warm regards,

[İsim]

[Pozisyonun Adı]

[Şirket Adı]

[Şirket Adresi ve Web Sitesi]

#2. Gayri Resmi Toplantı Daveti E-postası

Resmi toplantı daveti e-postası ile, basitçe yönetim altı seviyedeki kadrolar veya ekip içindeki üyelerle yapılan toplantı. Nasıl uygun şekilde yazılacağını düşünmek sizin için çok daha kolay. Samimi ve neşeli bir tonla resmi olmayan bir tarzda yazabilirsiniz.

Gayri resmi toplantılar şunları içerir:

• Beyin fırtınası toplantısı
• Problem çözme toplantısı
• Eğitim
• Check-in toplantısı
• Ekip Oluşturma Toplantısı
• kahve sohbetleri 

Örnek 3: Check-in toplantı daveti e-posta şablonu

Konu satırı: Acil. [Proje Adı] güncellemeler. [Tarih]

Sevgili Ekipler,

Selamlar!

ile ilgili olarak sizinle çalışmak için zaman ayırmak keyifli ve eğlenceliydi. [Proje Adı]. Bununla birlikte, planlarımıza etkin bir şekilde devam edebilmek için, kaydedilen ilerleme hakkında rapor verme zamanının doğru olduğuna inanıyorum ve sizinle bugün görüşmekten memnuniyet duyarım. [yer] konuyu daha fazla tartışmak için [Tarih ve saat].

Ayrıca tartışmamız gereken tüm gündemlerin bir listesini de ekledim. Görev tamamlama raporunuzu hazırlamayı unutmayın. Lütfen bunu kullan [Link] yapıp yapamayacağınızı bana bildirmek için.

Lütfen onayınızı en kısa zamanda bana e-posta ile gönderin.

Warm regards,

[İsim]

[İş unvanı]

[Şirket Adı]

Örnek 4: takım building davetiye e-posta şablonu

Değerli Ekip Üyeleri,

Bu, sizi bilgilendirmek için [Bölüm Adı] organize ediyor Tüm çalışanlarımız için Ekip Kurma Toplantısı üyeler [Tarih ve saat]

Daha fazla profesyonel gelişim için, birlikte büyümemiz son derece önemlidir ve bu ancak bir ekip olarak çalışırsak gerçekleşebilir, böylece becerilerimiz ve yeteneklerimiz daha iyi performans elde etmek için kullanılabilir. Departmanımızın aylık olarak çeşitli ekip oluşturma faaliyetlerini desteklemeye devam etmesinin nedeni budur.

Size daha iyi destek verebilmek için nasıl geliştirebileceğimiz konusunda sesinizi dinleyebilmemiz için lütfen gelin ve etkinliğe katılın. Ayrıca birkaç tane olacak takım kurma oyunları içecek ve hafif ikramlar ile birlikte şirket tarafından sağlanacaktır.

Her birimizin büyümesine yardımcı olmak için düzenlenen bu ekip oluşturma etkinliğinde eğlenceli dakikalar geçirmek için sabırsızlanıyoruz. Bu toplantıya katılamayacağınızı düşünüyorsanız lütfen bilgi veriniz. [Koordinatör Adı] at [Telefon numarası]

En içten dileklerimizle,

[İsim]

[İş unvanı]

[Şirket Adı]

#3. Konuk Konuşmacı Davet E-postası

Konuk konuşmacı davet e-postası, toplantı ve konuşma fırsatıyla ilgili olarak konuşmacıyla ilgili bilgileri içermelidir. Konuşmacının, etkinliğinize nasıl katkıda bulunabileceğini ve etkinliğinizin bir parçası olmanın ne gibi faydalar sağlayabileceğini bilmesi çok önemlidir.

Örnek 5: Konuk konuşmacı davet e-posta şablonu

Sayın [Konuşmacı],

Umarız bu mesaj sizi iyi bulur! Bugün derin düşünmeniz için harika bir konuşma fırsatı sunuyoruz. için saygıdeğer konuşmacımız olmanızı rica ederiz. [Toplantı adı]odaklı bir etkinlik [Etkinliğinizin amacının ve hedef kitlesinin açıklaması]. Tüm [Toplantı adı] Ekibimiz, başarılarınızdan ilham alıyor ve sizinle aynı fikirde olan profesyonellerden oluşan kitlemize hitap etmek için mükemmel bir uzman olacağınızı düşünüyor.

[Toplantı adı] gerçekleşecek [Mekan, şehir ve eyalet dahil] on [Tarih]. Etkinliğimizin yaklaşık olarak ev sahipliği yapması bekleniyor. [Tahmini katılımcı sayısı#]. amacımız [Toplantının hedefleri].

Müthiş bir konuşmacı olduğunuza ve bu konudaki yoğun çalışmanız göz önüne alındığında, sesinizin bu sohbete kritik bir katkı sağlayacağına inanıyoruz. [Uzmanlık alanı]. Alanıyla ilgili fikirlerinizi [Süre] dakikaya kadar sunmayı düşünebilirsiniz. [Toplantı konusu]. Teklifinizi [son tarih]'ten önce [bağlantıyı] takip ederek gönderebilirsiniz, böylece ekibimiz fikirlerinizi dinleyebilir ve konuşmanızın ayrıntılarını önceden belirleyebilir.

Her halükarda, katılamayacak durumdaysanız, [link] aracılığıyla bizimle iletişime geçmenizi rica ederiz. Zaman ayırdığınız ve değerlendirdiğiniz için teşekkür ederiz, sizden olumlu bir yanıt almayı sabırsızlıkla bekliyoruz.

En iyi,
[İsim]
[İş unvanı]
[İletişim bilgileri]
[Şirket Web Sitesi adresi]

#4. Web Semineri Daveti E-postası

Günümüzün trendlerinde, özellikle uzaktan çalışan ekipler için zaman ve maliyet tasarrufu sağladığından giderek daha fazla kişi çevrimiçi toplantılara ev sahipliği yapıyor. Konferans platformlarını kullanıyorsanız, Zoom davet e-posta şablonu gibi, toplantı başlamadan önce doğrudan katılımcınıza gönderilen, iyi özelleştirilmiş davet mesajları vardır. Sanal bir web semineri için aşağıdaki örneğe başvurabilirsiniz.

İpuçları: “Tebrikler”, “Yakında”, “Mükemmel”, “Güncelleme”, , “Mevcut”, “Sonunda”, “En İyi”, “Özel”, “Bize katılın”, “Ücretsiz” vb. gibi anahtar kelimeler kullanın.

Örnek 6: Web semineri daveti e-posta şablonu

Konu satırı: Tebrikler! davetlisiniz [Web Semineri Adı]

Sayın [Aday İsmi],

[Firma Adı] [ için bir web semineri düzenlemekten çok memnunWeb Semineri Konusu] Açık [Tarih] de [Zaman], amaçlayan [[Web Semineri Amaçları]

[Webinar konuları] alanında davet ettiğiniz uzmanlardan büyük faydalar elde etmeniz ve ücretsiz hediyeler almanız için iyi bir fırsat olacaktır. Ekibimiz varlığınız konusunda çok hevesli.

Not: Bu web semineri aşağıdakilerle sınırlıdır: [İnsanların sayısı]. Koltuğunuzu kurtarmak için lütfen kayıt olun [Bağlantı] ve arkadaşlarınızla paylaşmaktan çekinmeyin. 

Seni orada görmeyi umuyorum!

İyi günler,

[Adınız]

[imza]

Alt çizgi

Neyse ki, internette kişiselleştirebileceğiniz ve katılımcılarınıza saniyeler içinde gönderebileceğiniz birçok iş toplantısı davetiyesi şablonu bulunmaktadır. Özellikle acil durumlarda e-postanızı mükemmel bir yazıyla hazırlayabilmeniz için bir kısmını bulutunuza kaydetmeyi unutmayın.

Siz de işletmeniz için başka çözümler arıyorsanız, AhaSlides web semineri etkinliklerinizi, ekip oluşturma etkinliklerinizi, konferansınızı ve daha fazlasını destekleyecek birçok harika özelliğe sahip iyi bir sunum aracıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Ref: Aslında | Şerpani