Toplantı Davet E-postası | En iyi ipuçları, örnekler ve şablonlar (%100 ücretsiz)

Toplantılar, ekip etkinliği, koordinasyonu ve birliği için önemli bir unsur olabilir. Birçok şirket haftada en az bir kez toplantı düzenler. Bu toplantılar, çalışanlarıyla derinlemesine bir sohbet etmek için gayriresmi bir toplantı olabileceği gibi, şirketin gelecek planlarını ve yıl sonu raporunu görüşmek üzere daha resmi bir yönetim kurulu toplantısı da olabilir. Yöneticilerin veya liderlerin katılımcılara veya misafirlere toplantı davet mektubu göndermesi zorunludur.

Resmi toplantıların etkin ve sorunsuz bir şekilde yürütülmesi için toplantı daveti önemlidir. Toplantı davetiyesi göndermenin birçok yolu vardır. Bu yazıda, bunlarla başa çıkmaya odaklanıyoruz toplantı daveti e-postaları, insanları toplantılarınıza katılmaya davet etmenin en uygun ve popüler yöntemi.

İçindekiler

• Toplantı Davetiye E-postası Nedir?
• Toplantı Davetiye E-postası Neden Önemlidir?
• Toplantı Daveti E-postasını Adım Adım Yazın
• Toplantı Davet E-postası Türleri ve Örnekler
• Alt çizgi

AhaSlides ile Hızlı Toplantı Şablonları

Toplantı Davetiye E-postası Nedir?

İş faaliyetlerinin önemli bir parçası olan toplantı davet e-postası, toplantının amacını açıklayan ve belirli bir tarih ve konumdan sonra kişilerin toplantıya katılmalarını isteyen yazılı bir mesajdır. Ayrıca, gerekirse daha ayrıntılı ekler de eklenebilir. Toplantının özelliklerine bağlı olarak resmi veya gayriresmi bir üslupla yazılabilir. İş e-postası görgü kurallarına uygun bir üslup ve tonda yazılmalıdır.

Ancak, toplantı davet e-postasını toplantı talebi e-postasıyla karıştırmayın. Bu e-postalar arasındaki temel fark, toplantı talebi e-postasının biriyle randevu ayarlamayı amaçlaması, toplantı davet e-postasının ise sizi duyurulan tarih ve konumdaki bir toplantıya davet etmeyi amaçlamasıdır.

Toplantı Davetiye E-postası Neden Önemlidir?

E-posta davetlerini kullanmanın pek çok avantajı vardır. E-posta davetlerinin avantajları aşağıda listelenmiştir:

• Takvimlere doğrudan bağlanır. Alıcılar bir daveti kabul ettiğinde, davet iş takvimlerine geri eklenir ve takvimde not edilen diğer etkinlikler gibi bir hatırlatma alırsınız.
• Kullanışlı ve hızlıdır. Alıcılarınız, gönder düğmesine tıkladıktan hemen sonra e-postaya ulaşabilir. Doğrudan alıcıya gittiği için e-posta adresi yanlışsa duyuruyu hemen alabilir ve hızlı bir şekilde başka çözümlere yönelebilirsiniz.
• Zaman kazandırır. Aynı anda binlerce e-posta adresiyle grup e-postaları gönderebilirsiniz.
• Maliyet tasarrufu sağlar. Posta gönderimi için bütçe ayırmanıza gerek kalmaz.
• Doğrudan tercih ettiğiniz web semineri platformundan oluşturulabilir. Yüz yüze bir toplantı yapmıyorsanız, ilk tercihiniz muhtemelen Zoom olacaktır. Microsoft Teams, veya eşdeğer bir şey. RSVP onaylandığında, tüm bağlantılar ve zaman dilimleri e-posta yoluyla senkronize edilir, böylece katılımcı diğer etkinliklerle karıştırılmaktan kaçınabilir.

Her gün milyarlarca e-posta gönderildiği ve bunların çoğunun spam olduğu bir gerçektir. Herkes iş, alışveriş, toplantı ve daha fazlası için önemli mesajları paylaşmak üzere en az bir e-posta kullanır. Ancak, her gün tonlarca e-posta okumanız gerektiğinden, bazen "e-posta yorgunluğu" olgusuyla karşılaşmanız şaşırtıcı değildir. Bu nedenle, iyi bir davet e-postası göndermek, alıcıların gereksiz yanlış anlamalarını veya bilgisizliğini önleyebilir.

Adım Adım Toplantı Daveti E-postası Yazın

İyi bir toplantı davet e-postası çok önemlidir ve kural olarak, bir e-posta teslimi oranı.

Alıcılara saygı gereği, herkesin bir iş toplantısı davet e-postası yazarken uyması gereken görgü kuralları ve ilkeler vardır. Standart bir toplantı davet e-postasının nasıl yazılacağını şu adımları izleyerek öğrenebilirsiniz:

Adım 1: Güçlü Bir Konu Satırı Yazın

E-posta alıcılarının %47'sinin net ve öz bir konu satırına sahip e-postaları okuduğu bir gerçektir. İlk izlenim önemlidir. Bu, alıcılarda aciliyet veya önem hissi uyandırarak daha yüksek bir açılma oranına yol açabilir.

• Kısa, hedefli. Olgusal olun, muamma değil.
• Aciliyet belirtisi olarak konu satırında katılım onayı isteyebilirsiniz.
• Veya önemi, aciliyeti unutmayın gibi bir duygu tonu ekleyin...
• Zamana duyarlı konuyu vurgulamak istiyorsanız Zaman ekleyin 

Örneğin: “Toplantı 4/12: Proje beyin fırtınası oturumu” veya "Önemli. Lütfen RSVP: Yeni Ürün Stratejisi toplantısı 10/6"

Adım 2: Hızlı Bir Girişle Başlayın

İlk satırda kim olduğunuzu, kuruluştaki konumunuzu ve neden onlarla iletişime geçtiğinizi kısaca anlatmak iyi bir fikirdir. Daha sonra toplantının amacını doğrudan gösterebilirsiniz. Çoğu kişi, katılımcıların bunu bilmesi gerektiğini varsayarak toplantının amacını belirsiz bir şekilde belirtme hatasına düşer.

• Girişinizi kabul edilebilir veya işle ilgili yapın
• Katılımcılara herhangi bir görevi tamamlamaları veya toplantıya yanlarında bir şey getirmeleri gerekip gerekmediğini hatırlatın.

Örneğin: Merhaba ekip üyesi, önümüzdeki pazartesi günü gerçekleşecek yeni ürün lansmanında sizi görmeyi sabırsızlıkla bekliyorum.

3. Adım: Zamanı ve Konumu Paylaşın

Toplantının tam saatini belirtmelisiniz. Ayrıca onlara yüz yüze veya çevrimiçi olarak toplantının nasıl ve nerede yapıldığını söylemeli ve ihtiyaç duymaları durumunda yönergeler veya platform bağlantıları sunmalısınız.

• Dünyanın farklı bölgelerinde çalışan herhangi bir çalışan varsa saat dilimini ekleyin
• Toplantının tahmini süresinden bahsedin
• Yol tarifi verirken mümkün olduğunca ayrıntılı olun veya bir haritalama kılavuzu ekleyin

Örneğin: 6 Ekim Cuma günü saat 13:00'te idari binanın 2. katındaki 2 numaralı toplantı odasında bize katılmanızı rica ederiz.

Adım 4: Toplantı Gündeminin Taslağını Belirleyin

Temel hedefleri veya önerilen toplantı gündemini belirtin. Ayrıntılardan bahsetmeyin. Sadece konuyu ve zaman çizelgesini belirtebilirsiniz. Resmi toplantılar için ayrıntılı bir belge ekleyebilirsiniz. Bu, katılımcıların önceden hazırlık yapmalarına yardımcı olmak için özellikle faydalıdır.

Örneğin, şununla başlayabilirsiniz: Şu konuları tartışmayı planlıyoruz..../ Aşağıdaki konulardan bazılarını ele almak istiyoruz:

• 8:00-9:30: Projeye Giriş
• 9:30-11:30: Howard (IT), Nour (Pazarlama) ve Charlotte'tan (Satış) Sunumlar

5. Adım: Bir LCV isteyin

Bir RSVP istemek, alıcılarınızdan gelecek yanıtı onaylamanıza yardımcı olabilir. Kararsızlığı önlemek için, tercih edilen bir yanıt ve katılımcıların sizi katılımları veya devamsızlıkları konusunda bilgilendirmeleri için bir süre sınırı e-postanıza dahil edilmelidir. Bu sayede, düzenleme yaptığınız sırada LCV'lerini almadıysanız hızlı takip işlemleri yapabilirsiniz.

Örneğin: Lütfen [tarih] tarihine kadar [e-posta adresi veya telefon numarası] adresine LCV gönderin.

Adım 6: Profesyonel bir E-posta İmzası ve Markalama Ekleyin

Bir iş e-posta imzası, tam adı, pozisyonun unvanını, şirket adını, iletişim bilgilerini içermelidir. kişisel web siteleri ve diğer köprü bağlantılı adresler.

İmzanızı kolayca özelleştirebilirsiniz. Gmail.

Örneğin:

jessica madison

Bölgesel Pazarlama Direktörü, Inco endüstrisi

555-9577-990

Size zaman ve emek kazandıracak birçok ücretsiz e-posta imzası oluşturucusu vardır, örneğin: Benim imzam.

Toplantı Davet E-postası Türleri ve Örnekler

Farklı toplantı türlerinin farklı standartlara ve takip edilecek yazı stillerine sahip olacağını unutmayın. Genellikle toplantı daveti e-postalarını, sanal toplantılar veya tamamen çevrimiçi toplantılar dahil veya hariç olmak üzere, resmi veya resmi olmayan düzeylerine göre ayırırız. Bu bölümde size bazı tipik toplantı davetiyesi türlerini ve iş toplantısı daveti e-postalarında yaygın olarak kullanılan her türün şablonunu toplayıp tanıtıyoruz.

#1. Resmi Toplantı Talebi E-postası

Resmi toplantı talep e-postası, genellikle yılda bir ila üç kez gerçekleşen büyük toplantılar için kullanılır. Büyük bir resmi toplantı olduğu için e-postanız resmi bir üslupla yazılmalıdır. Ekli ekler, katılımcının toplantıya nasıl katılacağını, toplantı yerini nasıl bulacağını ve gündemi ayrıntılı olarak açıklayabilmesi için gereklidir.

Resmi toplantılar şunları içerir:

• Yönetim toplantısı
• Komite Toplantısı
• Yönetim Kurulu Toplantısı 
• Hissedarlar toplantısı 
• Strateji toplantısı 

Örnek 1: Hissedarlar' davet e-posta şablonu

Konu: Önemli. Yıllık Genel Kurul Toplantısına Davetlisiniz. [Zaman]

[Alıcının Adı]

[Şirket Adı]

[İş unvanı]

[Şirket adresi]

[Tarih]

Sayın Hissedarlarımız,

tarihinde yapılacak olan Olağan Genel Kuruluna sizleri davet etmekten mutluluk duyarız. [Zaman], [Adres]

Yıllık Hissedarlar Toplantısı, taraflar arasında bilgi alışverişi ve tartışma için istisnai bir fırsattır. [Şirket Adı] ve tüm hissedarlarımız.

Aynı zamanda kendinizi ifade etme ve önemli kararların alınmasında aktif rol oynamak için oy kullanma fırsatıdır. [Firma Adı], sahip olduğunuz hisse sayısı ne olursa olsun. Toplantı aşağıdaki ana gündemleri kapsayacaktır:

Gündem 1:

Gündem 2:

Gündem 3:

Gündem 4:

Bu toplantıya nasıl katılacağınıza ilişkin talimatları, gündemi ve onayınıza sunulacak kararların metnini aşağıdaki ekte bulabilirsiniz.

Yönetim kurulu adına katkılarınız ve sadakatiniz için teşekkür ederim. [Şirket Adı] ve sizi toplantıya davet etmeyi dört gözle bekliyorum [Tarih]

Saygılarımla,

[İsim]

[Pozisyonun Adı]

[Şirket Adı]

[Şirket Adresi ve Web Sitesi]

Örnek 2: Strateji toplantısı davet e-posta şablonu

[Alıcının Adı]

[Şirket Adı]

[İş unvanı]

[Şirket adresi]

[Tarih]

Konu satırı: Proje Lansmanı Pazarlama kampanyası Toplantı: 2/28

Adına [Şirket Adı], Sizi adresinde düzenlenen bir iş toplantısına katılmaya davet etmek istiyorum. [Konferans salonunun adı, Binanın adı] [Tarih ve Saat]. Toplantı sürecek [Süre].

Yaklaşan teklifimizi [Ayrıntılar] tartışmak üzere sizi projemizin ilk aşamasına davet etmekten büyük mutluluk duyuyorum ve bu konudaki değerli görüşleriniz için teşekkür ederiz. Bugünkü gündemimizin kısa bir özeti:

Gündem 1:

Gündem 2:

Gündem 3:

Gündem 4:

Bu öneri, tüm ekibimiz tarafından en önemli önerilerden biri olarak değerlendirilmektedir. Toplantıya önceden hazırlanmanızda kolaylık sağlaması için, daha detaylı bilgi içeren bir belgeyi bu mektuba ekledik.

Bu önerinin başarılı bir şekilde işlemesi için neler yapabileceğimizi görüşmek üzere sizinle görüşmeyi dört gözle bekliyoruz. Lütfen toplantıya katılmadan önce sorularınızı veya önerilerinizi iletin. [Son teslim tarihi] bu e-postayı yanıtlayarak doğrudan bana.

Günün geri kalanı güzel geçsin.

Teşekkür eder,

Warm regards,

[İsim]

[Pozisyonun Adı]

[Şirket Adı]

[Şirket Adresi ve Web Sitesi]

#2. Gayri Resmi Toplantı Daveti E-postası

Resmi bir toplantı davet e-postası, yönetim kademesindeki personel veya ekip üyeleriyle yapılan bir toplantıdan ibarettir. Uygun şekilde nasıl yazacağınızı düşünmeniz çok daha kolaydır. Samimi ve neşeli bir üslupla, resmi olmayan bir üslupla yazabilirsiniz.

Gayri resmi toplantılar şunları içerir:

• Beyin fırtınası toplantısı
• Problem çözme toplantısı
• Eğitim
• Check-in toplantısı
• Ekip Oluşturma Toplantısı
• kahve sohbetleri 

Örnek 3: Check-in toplantı daveti e-posta şablonu

Konu satırı: Acil. [Proje Adı] güncellemeler. [Tarih]

Sevgili Ekipler,

Selamlar!

ile ilgili olarak sizinle çalışmak için zaman ayırmak keyifli ve eğlenceliydi. [Proje Adı]. Bununla birlikte, planlarımıza etkin bir şekilde devam edebilmek için, kaydedilen ilerleme hakkında rapor verme zamanının doğru olduğuna inanıyorum ve sizinle bugün görüşmekten memnuniyet duyarım. [yer] konuyu daha fazla tartışmak için [Tarih ve saat].

Ayrıca tartışmamız gereken tüm gündemlerin bir listesini de ekledim. Görev tamamlama raporunuzu hazırlamayı unutmayın. Lütfen bunu kullan [Link] yapıp yapamayacağınızı bana bildirmek için.

Lütfen onayınızı en kısa zamanda bana e-posta ile gönderin.

Warm regards,

[İsim]

[İş unvanı]

[Şirket Adı]

Örnek 4: takım building davetiye e-posta şablonu

Değerli Ekip Üyeleri,

Bu, sizi bilgilendirmek için [Bölüm Adı] organize ediyor Tüm çalışanlarımız için Ekip Kurma Toplantısı üyeler [Tarih ve saat]

Daha fazla profesyonel gelişim için, birlikte büyümemiz son derece önemlidir ve bu ancak bir ekip olarak çalışırsak gerçekleşebilir, böylece becerilerimiz ve yeteneklerimiz daha iyi performans elde etmek için kullanılabilir. Departmanımızın aylık olarak çeşitli ekip oluşturma faaliyetlerini desteklemeye devam etmesinin nedeni budur.

Size daha iyi destek verebilmek için nasıl geliştirebileceğimiz konusunda sesinizi dinleyebilmemiz için lütfen gelin ve etkinliğe katılın. Ayrıca birkaç tane olacak takım kurma oyunları, ve hafif ikramlar şirket tarafından sağlanacaktır.

Her birimizin gelişimine yardımcı olmak için düzenlenen bu ekip oluşturma etkinliğinde eğlenceli anlar yaşamayı dört gözle bekliyoruz. Bu toplantıya katılamayacağınızı düşünüyorsanız lütfen bize bildirin. [Koordinatör Adı] at [Telefon numarası]

En içten dileklerimizle,

[İsim]

[İş unvanı]

[Şirket Adı]

#3. Konuk Konuşmacı Davet E-postası

Konuk konuşmacı davet e-postası, konuşmacının toplantı ve konuşma fırsatıyla ilgili bilgilerini içermelidir. Konuşmacının etkinliğinize nasıl katkıda bulunabileceğini ve etkinliğinizin bir parçası olarak ne gibi avantajlar elde edebileceğini bilmesi hayati önem taşır.

Örnek 5: Konuk konuşmacı davet e-posta şablonu

Sayın [Konuşmacı],

Umarız bu mesaj sizi iyi bulur! Bugün derin düşünmeniz için harika bir konuşma fırsatı sunuyoruz. için saygıdeğer konuşmacımız olmanızı rica ederiz. [Toplantı adı]odaklı bir etkinlik [Etkinliğinizin amacının ve hedef kitlesinin açıklaması]. Tüm [Toplantı adı] Ekibimiz, başarılarınızdan ilham alıyor ve sizinle aynı fikirde olan profesyonellerden oluşan kitlemize hitap etmek için mükemmel bir uzman olacağınızı düşünüyor.

[Toplantı adı] gerçekleşecek [Mekan, şehir ve eyalet dahil] on [Tarih]. Etkinliğimizin yaklaşık olarak ev sahipliği yapması bekleniyor. [Tahmini katılımcı sayısı#]. amacımız [Toplantının hedefleri].

Harika bir konuşmacı olduğunuza inanıyoruz ve [Uzmanlık Alanı] alanındaki kapsamlı çalışmalarınız göz önüne alındığında, sesinizin bu sohbete önemli bir katkı sağlayacağına inanıyoruz. Alanınızla ilgili fikirlerinizi [Süre] dakikaya kadar sunmayı düşünebilirsiniz. [Toplantı konusu]. Teklifinizi [son tarih]'ten önce [bağlantıyı] takip ederek gönderebilirsiniz, böylece ekibimiz fikirlerinizi dinleyebilir ve konuşmanızın ayrıntılarını önceden belirleyebilir.

Her halükarda, katılamayacak olursanız, lütfen [link] aracılığıyla bizimle iletişime geçin. Zaman ayırıp ilgilendiğiniz için teşekkür ederiz. Sizden olumlu bir yanıt almayı dört gözle bekliyoruz.

En iyi,
[İsim]
[İş unvanı]
[İletişim bilgileri]
[Şirket Web Sitesi adresi]

#4. Web Semineri Daveti E-postası

Günümüz trendlerinde, özellikle uzaktan çalışan ekipler için zaman ve maliyet tasarrufu sağladığı için giderek daha fazla kişi çevrimiçi toplantı düzenliyor. Konferans platformları kullanıyorsanız, Zoom davet e-posta şablonu gibi, toplantı başlamadan önce katılımcınıza doğrudan gönderilen, iyi özelleştirilmiş davet mesajları mevcuttur. Sanal bir web semineri için aşağıdaki örneğe bakabilirsiniz.

İpuçları: “Tebrikler”, “Yakında”, “Mükemmel”, “Güncelleme”, , “Mevcut”, “Sonunda”, “En İyi”, “Özel”, “Bize katılın”, “Ücretsiz” vb. gibi anahtar kelimeler kullanın.

Örnek 6: Web semineri daveti e-posta şablonu

Konu satırı: Tebrikler! davetlisiniz [Web Semineri Adı]

Sayın [Aday İsmi],

[Firma Adı] [ için bir web semineri düzenlemekten çok memnunWeb Semineri Konusu] Açık [Tarih] de [Zaman], amaçlayan [[Web Semineri Amaçları]

[Webinar konuları] alanında davet ettiğiniz uzmanlardan büyük faydalar elde etmeniz ve ücretsiz hediyeler almanız için iyi bir fırsat olacaktır. Ekibimiz varlığınız konusunda çok hevesli.

Not: Bu web semineri aşağıdakilerle sınırlıdır: [İnsanların sayısı]. Koltuğunuzu kurtarmak için lütfen kayıt olun [Bağlantı] ve arkadaşlarınızla paylaşmaktan çekinmeyin. 

Seni orada görmeyi umuyorum!

İyi günler,

[Adınız]

[imza]

Alt çizgi

Neyse ki, internette kişiselleştirebileceğiniz ve katılımcılarınıza saniyeler içinde gönderebileceğiniz birçok iş toplantısı davetiyesi şablonu bulunmaktadır. Özellikle acil durumlarda e-postanızı mükemmel bir yazıyla hazırlayabilmeniz için bir kısmını bulutunuza kaydetmeyi unutmayın.

Siz de işletmeniz için başka çözümler arıyorsanız diyelim. Bu durumda, AhaSlides'ın web semineri etkinliklerinizi, ekip oluşturma faaliyetlerinizi, konferanslarınızı ve daha fazlasını desteklemek için birçok harika özelliğe sahip iyi bir sunum aracı olduğunu görebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Ref: Aslında | Şerpani