8 Adımda Tırnak Projesi Başlangıç Toplantısı El İlanı (+Ücretsiz Şablon!)

Dışarıdaki en disiplinli şirketler bile bazen projelerinin yoldan çıktığını hissedebilir. Çoğu zaman, sorun şunlardan biridir: hazırlık. Çözüm?İyi yapılandırılmış ve tamamen etkileşimli bir proje başlangıç toplantısı!

Gösterişli ve törensel olmanın ötesinde, iyi yürütülen bir başlangıç toplantısı, gerçekten güzel bir şey elde edebilir. İşte heyecan yaratan ve heyecan uyandıran bir proje başlangıç toplantısı düzenlemenin 8 adımı: herkes aynı sayfada.

Başlangıç Zamanı!

Proje Başlangıç Toplantısı nedir?
Proje Başlangıç Toplantıları Neden Bu Kadar Önemli?
Bir Kickass Projesi Başlangıç Toplantısının 8 Adımı
Proje Başlangıç Toplantısı Gündem Şablonu

Hatırlanması Gereken Toplantı İpuçları

Önceden bir başlangıç toplantısı gündeminiz olmalıdır. Erken proje başlangıç e-postası göndermek çok önemlidir! O halde birkaç başlangıç toplantısı gündem örneğine göz atalım!

Başlangıç oturumu kısa ve öz olmalı, çok sayıda oyun ve aktivite içermelidir, çünkü bu, AhaSlides çok işe yarıyor! Aşağıda bizimle daha fazla ipucu inceleyin:

alternatif metin

Konuşmayı Başlatın.

Proje başlangıç toplantısında ekibinizden ve müşterilerinizden değerli girdiler alın. Bu ücretsiz şablonla canlı oylama, Soru-Cevap ve fikir alışverişi araçlarını kullanın!

🚀 Şablona bakın

Proje Başlangıç Toplantısı nedir?

Teneke üzerinde yazdığı gibi, bir proje başlangıç toplantısı bir projenizi başlattığınız toplantı.

Genellikle bir proje başlangıç toplantısı, bir projeyi sipariş eden müşteri ile onu hayata geçirecek şirket arasındaki ilk toplantıdır. Her iki taraf da birlikte oturacak ve projenin temellerini, amacını, hedeflerini ve fikirden meyveye kadar nasıl ilerleyeceğini tartışacak.

Genel olarak, var 2 türleri farkında olunması gereken başlangıç toplantıları:

Harici Proje Başlangıcı -Bir geliştirme ekibi aşağıdakilerden biriyle oturur: dışındaşirket, bir müşteri veya paydaş gibi ve ortak bir proje planını tartışıyor.
Dahili PKM - bir ekip içinde şirket birlikte oturur ve yeni bir şirket içi proje planını tartışır.

Her iki türün de farklı sonuçları olabilirken, prosedürhemen hemen aynıdır. esasen var hiçbir parçasıDahili bir proje başlangıcının parçası olmayan harici bir proje başlangıcının; tek fark, bunu kimin için tuttuğunuz olacaktır.

Toplantılarınıza Daha Fazla Katılım

Proje Başlangıç Toplantıları Neden Bu Kadar Önemli?

Başlangıç Toplantılarının amacı açık ve net olmalıdır! Özellikle günümüzün Kanban'ın yönetim kuruluna takıntılı olduğu işyerlerinde, bir projeyi yalnızca doğru kişilere bir grup görev atayarak başlatmak yeterince basit görünebilir. Ancak bu durum takımların sürekli olarak yollarını kaybetmelerine yol açabilir.

Unutma, sırf oradasın diye aynı tahtabu senin orada olduğun anlamına gelmez aynı sayfa.

Bunun kalbinde, bir proje başlangıç toplantısı dürüst ve açık bir toplantıdır. Diyalog bir müşteri ve bir ekip arasında. Onun değil Projenin nasıl işleyeceğine dair bir dizi duyuru, ancak konuşmadizginsiz tartışmalarla ulaşılan planlar, beklentiler ve hedefler hakkında.

Bir proje başlangıç toplantısı düzenlemenin faydalarından bazıları şunlardır:

herkesi alır hazırlanmış - "Bana bir ağacı kesmem için altı saat ver, ilk dördünü baltayı bilemekle geçireceğim."Abraham Lincoln bugün hayatta olsaydı, 4 proje saatinin ilk 6'ünü proje başlangıç toplantısında geçireceğinden emin olabilirsiniz. Çünkü bu toplantılar şunları içeriyor: herşey herhangi bir projeyi sağ ayağınıza getirmek için gerekli adımlar.
İçerir tüm önemli oyuncular- Başlangıç toplantıları herkes orada olmadığı sürece başlayamaz: yöneticiler, ekip liderleri, müşteriler ve projede payı olan herkes. Her şeyi çözecek bir başlangıç toplantısının netliği olmadan, kimin neden sorumlu olduğunun izini kaybetmek çok kolaydır.
O bulunuyor açık ve işbirlikçi - Söylediğimiz gibi proje başlangıç toplantıları tartışmalardır. En iyiler devreye giriyor herşey ve herkesten en iyi fikirleri ortaya çıkarın.

Toplantılarınıza Daha Fazla Katılım

Bir Kickass Projesi Başlangıç Toplantısının 8 Adımı

Peki, bir proje başlangıç toplantısının gündeminde tam olarak neler yer alıyor? Bunu aşağıdaki 8 adıma kadar daralttık, ancak her zaman şunu hatırlamanız gerekir: bu tür bir toplantı için set menü yok.

Bu 8 adımı bir rehber olarak kullanın, ancak nihai gündemin sen!

Adım #1 – Tanıtımlar ve Buz Kırıcılar

Doğal olarak, herhangi bir açılış toplantısını başlatmanın tek yolu, katılımcıların birbirini tanımasını sağlamaktır. Projenizin uzunluğu veya büyüklüğü ne olursa olsun, müşterileriniz ve ekip üyelerinizin birlikte verimli bir şekilde çalışabilmeleri için önce birbirleriyle aynı fikirde olmaları gerekir.

Basit bir "masa etrafında dolaş" tarzı tanıtım, insanların isimlere aşina olması için yeterli olsa da, bir buzkıran başka bir katman daha ekleyebilir. kişilik ve ruh halini hafifletmekproje başlangıcından önce.

Bunu dene:Tekerleği döndür 🎡

Bazı basit giriş konularını bir dönen tekerlek, ardından her ekip üyesinin onu döndürmesini ve çark hangi konuya gelirse gelsin yanıtlamasını sağlayın. Komik sorular teşvik edilir, ancak az çok profesyonel kaldığınızdan emin olun!

Buz kırıcı olarak kullanılacak bir çark.

Bunun gibi daha fazlasını mı istiyorsunuz?💡 Elimizde Herhangi bir toplantı için 10 buz kırıcıtam burada.

Adım #2 – Projenin Arka Planı

Formaliteler ve şenlikler bir kenara bırakıldığında artık soğuk işleri başlatmanın zamanı geldi. Toplantıyı başarılı bir şekilde başlatmak için başlangıç toplantısının net bir gündemine sahip olmalısınız!

Tüm harika hikayelerde olduğu gibi, en baştan başlamak en iyisidir. Tüm yazışmaları özetleyinprojeye dahil olan herkesin şu ana kadar olup bitenler hakkında tamamen bilgi sahibi olmasını sağlamak için siz ve müşterileriniz arasında.

Bu, e-postaların, metinlerin, önceki toplantılardan alınan dakikaların veya şirketiniz ve müşteriniz için herhangi bir bağlam ekleyen herhangi bir kaynağın ekran görüntüleri olabilir. Bir zaman çizelgesi oluşturarak herkesin görselleştirmesini kolaylaştırın.

Adım #3 – Proje Talebi

Yazışma geçmişine ek olarak, daha derinlere dalmak isteyeceksiniz ayrıntılarına neden bu proje ilk etapta başlatılıyor.

Bu, hem ekiplerin hem de müşterilerin her zaman akıllarında tutmaları gereken bir şey olan, projenin çözmeye çalıştığı sorunlu noktalara net bir genel bakış sağladığı için önemli bir adımdır.

PROTIP ????

Bunun gibi aşamalar tartışma için olgunlaşmıştır. Müşterilerinize sorun ve ekibinizin bu projenin neden hayal edildiğini düşündüklerine dair fikirlerini ortaya koyması için.

Varsa, her zaman kanala yönlendirmeye çalışmalısınız. müşterinin Sesibu bölümde. Projenizin düzeltmeye çalıştığı sorunlu noktalardan bahseden tüketicilerin gerçek dünyadan örneklerini elde etmek için müşteriyle işbirliği yapın. Fikirleri, ekibinizin projeye nasıl yaklaştığını şekillendirmelidir.

Adım #4 - Proje Hedefleri

Yani şuraya baktınız: geçmiş projeye şimdi bakmanın zamanı geldi gelecek.

Projeniz için doğrudan hedeflere ve net bir başarı tanımına sahip olmak, ekibinizin bu doğrultuda çalışmasına gerçekten yardımcı olacaktır. Sadece bu da değil, müşterinize iş konusunda ciddi olduğunuzu ve işlerin gidişatı konusunda da aynı derecede önemli olduğunuzu gösterecektir.

Başlangıç toplantısına katılanlara sorun 'Başarı nasıl görünecek?'Daha fazla müşteri mi? Daha fazla yorum mu? Daha iyi bir müşteri memnuniyeti oranı?

Hedef ne olursa olsun, her zaman öyle olmalı...

Ulaşılabilir- Kendinizi fazla zorlamayın. Sınırlarınızı bilin ve kendinize bir hedef belirleyin aslında elde etme şansı var.
Ölçülebilir - Hedefinizi verilerle destekleyin. Belirli bir sayıyı hedefleyin ve ona doğru ilerlemenizi takip edin.
zamanlanmış - Kendinize bir bitiş tarihi verin. Hedeflerinize bu son tarihten önce ulaşmak için elinizden gelen her şeyi yapın.

Adım #5 – İş Beyanı

'Eti' 'başlangıç toplantısına' koyan bir Çalışma Bildirisi (SoW), projenin ayrıntılarına ve nasıl yürütüleceğine dair kapsamlı bir incelemedir. Bu ana faturalandırmabaşlangıç toplantısı gündeminde olmalı ve dikkatinizin çoğunu alıyor olmalıdır.

İş beyanınıza neleri dahil etmeniz gerektiğine dair bu bilgi grafiğine göz atın:

Bir proje başlangıç toplantısında bir çalışma beyanının duyurulmasıyla ilgili 6 mini adımı açıklayan bilgi grafiği.

Çalışma beyanının, proje başlangıç toplantısı gündeminin geri kalanı kadar tartışmayla ilgili olmadığını unutmayın. Bu, bir projenin basitçe eylem planını ortaya koymakgelecek proje için, ardından tartışmayı toplantının bir sonraki maddesi.

Başlangıç toplantınızın geri kalanı gibi, çalışma beyanınız da süper değişken. Çalışma beyanınızın özellikleri her zaman projenin karmaşıklığına, ekibin büyüklüğüne, ilgili bölümlere vb. bağlı olacaktır.

Daha fazla bilmek ister misiniz?💡 Şuna bakın bir çalışma bildirimi hazırlama hakkında kapsamlı makale.

Adım #6 - Soru-Cevap Bölümü

Soru-Cevap bölümünüzü sonuna kadar bırakmak zorunda kalabilirsiniz ama biz aslında onu bekletmenizi öneririz. iş beyanınızın hemen ardından.

Böylesine güçlü bir segment kesinlikle hem müşterinizden hem de ekibinizden sorular doğuracaktır. Toplantının büyük kısmı herkesin zihninde o kadar taze ki, demir sıcakken saldırmak en iyisi.

Soru-Cevap toplantınıza ev sahipliği yapmak için etkileşimli sunum yazılımını kullanmak, özellikle proje başlangıç toplantınız yüksek bir katılım sayısına sahipse, her şeyin sorunsuz ilerlemesine yardımcı olabilir....

O bulunuyor örgütlü- Sorular popülerliğe (olumlu oylar yoluyla) veya zamana göre düzenlenir ve 'cevaplandı' olarak işaretlenebilir veya en üste sabitlenebilir.
O bulunuyor yönetilir- Sorular ekranda gösterilmeden önce onaylanabilir ve reddedilebilir.
O bulunuyor anonim - Sorular isimsiz olarak gönderilebilir, bu da herkesin söz hakkına sahip olduğu anlamına gelir.

Adım #7 - Potansiyel Sorunlar

Daha önce de söylediğimiz gibi, bir proje başlangıç toplantısı mümkün olduğunca açık ve dürüst olmakla ilgilidir. İşte bunasıl inşa edersin güven duygusu Müşterinizle en başından beri.

Bu amaçla projenin yol boyunca karşılaşabileceği potansiyel sorunları tartışmak en iyisidir. Burada kimse sizden geleceği tahmin etmenizi istemiyor, sadece karşılaşabileceğiniz engellerin geçici bir listesini çıkarmak için.

Siz, ekibiniz ve müşteriniz bu projeye farklı risklerle yaklaşacağınız için, herkespotansiyel problem tartışmasında yer alır.

Adım #8 - Giriş Yapma

Müşterinizle düzenli olarak görüşmek, her iki taraf arasındaki güveni sağlamlaştırmanın başka bir yoludur. Proje başlangıç toplantınızda yanıtlamanız gereken birkaç soru var ne, Ne zaman? Kim ve Nasıl bu check-in'ler olacak.

Check-in, aşağıdakiler arasında oldukça iyi bir dengeleme eylemidir. şeffaflıkve çaba. Mümkün olduğu kadar açık ve şeffaf olmak güzel olsa da, bunu gerçekte ne kadar müsait olacağınız çerçevesinde yönetmelisiniz. beaçık ve şeffaf.

Toplantı sona ermeden önce şu soruları yanıtladığınızdan emin olun:

Ne?- Müşterinin tam olarak hangi ayrıntıda güncellenmesi gerekiyor? İlerlemenin her küçük ayrıntısını bilmeleri gerekiyor mu, yoksa önemli olan sadece büyük imzalar mı?
Ne zaman?- Ekibiniz müşterinizi ne sıklıkla güncellemelidir? Her gün yaptıklarını mı aktarmalılar, yoksa sadece hafta sonunda başardıklarını özetlemeliler mi?
Kim? - Müşteriyle irtibat kuracak ekip üyesi hangisi olacak? Her aşamada her ekibin bir üyesi mi olacak, yoksa tüm proje boyunca yalnızca tek bir muhabir mi olacak?
Nasıl? - Müşteri ve muhabir hangi yöntemle iletişimde kalacak? Düzenli görüntülü arama mı, e-posta mı yoksa sürekli güncellenen canlı belge mi?

Proje başlangıç toplantısının gündemindeki çoğu maddede olduğu gibi, açık havada tartışmak en iyisidir. Büyük bir ekip ve büyük bir müşteri grubu için bunu daha kolay bulabilirsiniz. canlı anketMümkün olan en iyi check-in formülünü oluşturma seçeneklerini azaltmak için.

Daha fazla bilmek ister misiniz? 💡 Bazılarına göz atın Müşterilerinizle görüşmeye yönelik en iyi uygulamalar.

Etkili Bir Şekilde Anket Yapın AhaSlides

Proje Başlangıç Toplantısı Gündem Şablonu

Ustalıkla planlanmış başlangıç toplantınız, yönetim kurulu odasında bazı kafaları uçurmayı beklerken, son dokunuş biraz zor olabilir. etkileşimhepsini bir araya getirmek için.

Sadece biliyor muydun 29% işletmemüşterileri ile bağlı hissetmek ( Gallup)? Ayrılma, B2B düzeyinde bir salgındır ve formaliteler nedeniyle başlangıç toplantılarının düz, sönük bir süreç gibi hissedilmesine neden olabilir.

Müşterilerinizi ve ekiplerinizi etkileşimli slaytlar aracılığıyla meşgul etmek gerçekten katılımı artırmakve dikkat süresini artırmak.

AhaSlides sahip olduğu alet cephaneliğicanlı anketler, Soru-Cevap ve beyin fırtınası slaytları ve hatta canlı testlerve projenizi doğru şekilde ateşleyecek oyunlar.

Başlangıç toplantınız için ücretsiz, indirilmeyen bir şablon almak için aşağıya tıklayın. İstediğiniz her şeyi değiştirin ve ücretsiz olarak sunun!

Şablonu Alın

Ücretsiz bir tane oluşturmak için aşağıya tıklayın AhaSlides Hesabınıza giriş yapın ve etkileşim yoluyla kendi ilgi çekici toplantılarınızı oluşturmaya başlayın!

Kendi oluşturun