Bir hastane ekibi, faturalama iş akışını yeniden tasarlıyor. İdari personele yeni süreç hakkında eğitim veriyor ve altı ay sonra fatura başına maliyet düşüyor. Finans departmanı memnun kalıyor ve bir rakam istiyor: Eğitim ne kadar tasarruf sağladı?
Dürüst cevap, sorudan daha zordur. Aynı altı ay içinde personel değişti, talep hacimleri arttı ve bir ödeme kuruluşu kurallarını değiştirdi. Tasarrufların bir kısmı yeniden tasarımdan, bir kısmı eğitimden, bir kısmı ise bunların hiçbirinden kaynaklanmadı. Kalite iyileştirme eğitiminin yatırım getirisi (ROI), bu parçaları ayırmak ve geriye kalanları belirtilen bir güven düzeyiyle raporlamak işidir.
Bu, belgelenmiş bir vaka değil, örnek bir senaryodur. Bu kılavuz, hastane doğum ve kadın hastalıkları müdürleri ve onlarla çalışan bilişim veya uyumluluk sorumluları içindir. Karşılaştırmanın nasıl tanımlanacağı, gerçek görevin nasıl ölçüleceği, bu kanıtın operasyonel verilerle nasıl ilişkilendirileceği, diğer açıklamaların nasıl eleneceği ve sonuçların abartıya kaçmadan nasıl raporlanacağı konularını kapsamaktadır.
Kalite geliştirme eğitiminin yatırım getirisi (ROI) nedir?
Kalite iyileştirme eğitiminin yatırım getirisi (ROI), eğitimle bağlantılı bir iyileştirme projesinin faydalarını maliyetleriyle karşılaştırır. Kuruluşun eğitim olmadan elde edemeyeceği ne gibi kazanımlar elde ettiğini ve bu kazanımın eğitim ve proje maliyetine değip değmediğini sorgular. En yaygın biçimi basittir: net faydalar (faydalar eksi maliyetler) maliyetlere bölünür ve yüzde olarak gösterilir.
Hesaplamalar kolay kısım. Zor olan kısım ise hangi faydaların eğitime ait olduğuna karar vermektir. Beş seviyeli bir değerlendirme çerçevesini savunan ROI Enstitüsü, verileri analiz ederken "proje etkilerini izole etmeyi" ayrı bir adım olarak listeliyor.ROI EnstitüsüBeş seviyesi şunlardır: tepki, öğrenme, uygulama, etki ve yatırım getirisi (ROI). Memnuniyet ve tamamlanma ilk seviyede yer alır. Bunlar faydalı teslimat göstergeleridir, ancak tasarruf kanıtı değildirler.
Hızlı gerçekler
| Soru | Kısa cevap |
|---|---|
| Görev nedir? | Eğitim odaklı bir gelişim projesinin maliyetini ve faydalarını ölçün. |
| Kaç puan aldınız? | Net maliyet tahminleri ve atfedilen maliyetlere olan güven. |
| Memnuniyet anketi yeterli mi? | Hayır. Bu, kursun ne kadar tasarruf sağladığını değil, nasıl karşılandığını gösteriyor. |
| Yöntemi kim doğruluyor? | Bir finans ortağı ve bir bilişim veya uyumluluk sorumlusu. |
| Eğitim neleri düzeltemez? | Personel değişiklikleri, hacim dalgalanmaları ve ödeme yapan kurumların kuralları aynı anda gerçekleşiyor. |
| İşe yaradığını nereden biliyorsun? | Başlangıç ve takip görevlerinin yanı sıra operasyonel verilerin karşılaştırılması ve diğer nedenlerin incelenmesi. |
1. Sonucu ve karşılaştırmayı tanımlayın.
Herhangi bir veri toplamadan önce üç şeyi not edin: müdahale, etkilenen roller ve analizin desteklemesi gereken karar. "Eğitim para tasarrufu sağladı mı?" çok belirsiz bir soru. "Talep iş akışı programını ikinci lokasyona da genişletmeli miyiz?" ise bir karardır ve hangi kanıtların yeterli olacağını size söyler.
Ardından iki tür maliyeti birbirinden ayırın. Teslim ücreti Tasarım süresini, eğitmen veya koçluk süresini, öğrenci saatlerini, materyalleri ve yazılımları kapsar. Operasyonel maliyetler Süreçteki değişiklikleri de kapsayın: yeni araçlar, revize edilmiş prosedürler, personel yeni yöntemi öğrenirken geçici olarak çift çalışma. Sadece uygulama maliyetlerini hesaba katan eğitim yatırım getirisi (ROI) programı olduğundan daha iyi gösterir. Her şeyi hesaba katan bir ROI, iyileştirme projesi için doğru ölçüt olabilir, ancak eğitime haksızlık eder. Hangi soruyu yanıtladığınıza karar verin ve bunu raporda belirtin.
Personel zamanına özen gösterilmelidir. Eğitimde geçirilen saatler, fatura gönderilmese bile gerçek bir maliyettir; bu nedenle, finans ortağınızın kabul ettiği bir oran kullanarak bunları kaydedin.
2. Gerçek görevi ölçün
Buradaki görev "programa katılmak" değil. Bu, öğrencinin iş yerinde yaptığı bir şeydir; örneğin, yeni kontrol listesine göre iddiaları düzeltmek, retleri nedenine göre kodlamak veya bir istisna kaydetmek gibi. Bunu gözlemlenebilir kanıtlar kullanarak ölçün.
- Bir temel belirleyin Eğitim öncesi: Gerçek veya gerçekçi görevlerden oluşan ve üzerinde anlaşmaya varılan kriterlere göre puanlanan bir örnek.
- Karşılaştırılabilir bir değerlendirme yapın. Eğitimden sonra, öğrencilerin daha önce pratik yaptıkları görevler yerine, benzer zorluk seviyesindeki yeni görevler kullanılır.
- İşin tamamlanmasını ve memnuniyetini sağlayın. Teslimat göstergeleri olarak ayrı ayrı raporlanmıştır.
İşte bu noktada görev kanıtları önem kazanıyor. Eğer personel artık daha önce görmedikleri vakalarda görevi daha doğru bir şekilde yerine getirebiliyorsa, eğitim ile operasyonel değişiklik arasındaki bağlantı mantıklı hale gelir. Eğer yapamıyorlarsa, tasarruf büyük olasılıkla eğitimden kaynaklanmaz. Görevle bağlantılı yazma pratiği ve geri bildirim hakkında daha fazla bilgi için kılavuzumuza bakın. Faydalı geri bildirim içeren etkileşimli uygulama tasarımı.
3. Görev kanıtlarını operasyonel verilerle ilişkilendirin.
Şimdi görev kanıtlarını operasyonel verilerin yanına koyun. Her ölçüm için dört şeyi kaydedin: popülasyon (kimlerin dahil olduğu), payda (talep başına, personel başına veya ay başına), dönem ve kaynak.
Yönetimsel iyileştirme projelerinde yaygın olarak kullanılan ölçütler arasında yeniden işleme oranı, önlenebilir nedenlerle reddedilen taleplerin oranı, bir görevi tamamlama süresi ve işlem başına maliyet yer almaktadır. Her değişikliği, finans ortağınızın onayladığı birim maliyetle paraya çevirin. Ardından, önemli olan rakamı elde edin:
- Tahmini fayda: Ölçüdeki değişiklik, kararlaştırılan birim maliyetle çarpılır.
- Eğitime atfedilen pay: Tahmin değil, gerekçesi yazılı olarak belirtilmiş, haklı bir yüzde.
- Net tahmin: Sağlanan faydadan, dahil etmeye karar verdiğiniz eğitim ve proje maliyetlerini çıkardığınızda elde edilen tutar.
Olası bir bağlantıyı olası bir bağlantı olarak değerlendirin. Eğitimden sonra yeniden işleme oranındaki düşüş, eğitimin işe yaradığıyla tutarlıdır. Ancak eğitimin işe yaradığını kanıtlamaz.
4. Alternatif açıklamaları dikkate alın.
Karşılaştırma dönemi boyunca başka nelerin değiştiğini inceleyin. Kısa bir kontrol listesi yardımcı olacaktır:
- İş yoğunluğu. Satış hacimleri arttı mı yoksa azaldı mı? Daha sakin bir çeyrek genellikle daha az hata anlamına gelir.
- Kadrolar. Tecrübeli kişiler mi ayrıldı, yoksa hiç eğitim almamış yeni kişiler mi işe alındı?
- Müşteri veya ödeme yapanların karışımı. Talep türleri değişti mi?
- Süreç veya sistem değişiklikleri. İş akışında aynı anda başka bir değişiklik oldu mu?
Mümkün olduğunca karşılaştırma yapın. A eşleştirilmiş karşılaştırma Henüz bu eğitimi almamış benzer bir takımı inceliyor. aşamalı sunum Bu karşılaştırmayı neredeyse ücretsiz olarak sağlıyor: daha sonra eğitilen ekipler, önce eğitilen ekipler için bir kontrol grubu görevi görüyor. Ancak bir hastanede bu her zaman mümkün olmayabilir; çünkü her ekibin aynı anda değişikliğe ihtiyacı olabilir ve bu durumda dürüst olmak gerekirse daha düşük bir güven seviyesi bildirmeniz gerekir.
BMC Health Services Research'te 2022 yılında yayınlanan, büyük ölçekli sağlık hizmeti kalite iyileştirmesinin getirisini inceleyen bir makale burada faydalı olabilir. Yazarlar, getiriyi geniş bir şekilde, kalite iyileştirmesinden elde edilen herhangi bir parasal veya parasal olmayan değer olarak tanımlıyor ve sonuçların birbirine bağlı ve gözlemlenmesinin zor olduğunu belirtiyorlar. Doğrudan atıf iddiasında bulunmak yerine sonuçlara katkıyı değerlendirmeyi öneriyorlar ve geleneksel yatırım getirisini "kalite iyileştirme değerinin uzak ve eksik bir göstergesi" olarak adlandırıyorlar.Thusini ve ark., BMC Sağlık Hizmetleri Araştırması, 2022Bu durum idari projeler için de geçerlidir. Tek bir rakam ve yanlış bir kesinlik yerine, katkının kanıtlarını ve ona duyduğunuz güveni raporlayın.
5. Sonuçları raporlayın ve sonraki adımı seçin.
Bir finans komitesinin üzerinde işlem yapabileceği bir rapor tek sayfaya sığar. Bu örnek düzen, sonuç alanlarını bilerek boş bırakmıştır. Bunları kendi verilerinizle doldurun, asla başkalarından alınmış etki büyüklükleri kullanmayın.
| Alan | Ne kaydedilecek? | Sonuç |
|---|---|---|
| Müdahale ve roller | Program, proje ve katılımcılar | |
| Nüfus ve dönem | Kimler dahil, ne zamandan ne zamana kadar | |
| Başlangıç ve takip görevi puanları | Aynı kriterler, farklı durumlar | |
| Operasyonel ölçü ve payda | Örneğin, 100 talep başına yeniden işleme oranı. | |
| Tahmini fayda | Değişiklik, onaylanmış birim maliyetle çarpılır. | |
| Eğitime atfedilen pay ve nedenleri | Akıl yürütme ve karşılaştırma kullanıldı. | |
| Teslimat ve işletme maliyetleri | Ayrı olarak listelenmiştir | |
| Net tahmin ve güven | Yüksek, orta veya düşük, sebebi ile birlikte | |
| Dönem içindeki diğer değişiklikler | İş yükü, personel sayısı, karışım, süreç | |
| Önerilen işlem | Ölçeklendir, revize et veya durdur |
Her bir eylemi haklı çıkaracak unsurları önceden belirleyin. Görev puanları daha önce görülmemiş vakalarda iyileştiğinde, operasyonel ölçümler beklenen yönde ilerlediğinde, diğer açıklamalar kontrol edildiğinde ve ihtiyatlı varsayımlar altında net tahmin pozitif kaldığında programı genişletebilirsiniz. Görev puanları iyileştiğinde ancak operasyonel ölçümler değişmediğinde, bu durum eğitim dışındaki kısıtlamaları gösterir ve programı revize edebilirsiniz. Her ikisinde de bir değişiklik olmadığında ise programı durdurabilirsiniz. Sonuçların kriterleri belirlememesi için, bu kuralları sponsorunuzla rakamlara bakmadan önce kararlaştırın.
Gerçekçi bir örnek üzerinden ilerleyin.
Örnek niteliğindedir. Kullanımdan önce bir finans ortağı ve bir bilişim veya uyumluluk sorumlusu tarafından vaka ve yanıt kriterlerinin doğrulanması gerekmektedir.
Dosya. Bir ekip, personel ve iş hacimleri değişirken, hasar talepleri iş akışını yeniden tasarlıyor. Eğitimden sonraki altı ay içinde yeniden işleme oranı düştü. Aynı dönemde iki deneyimli kodlayıcı ayrıldı ve ikinci çeyrekte iş hacmi biraz azaldı.
Görev. Öğrenci, eğitimin makul bir şekilde sağlayabileceği tasarrufları tahmin eder, kararını açıklar, kanıtları sunar ve henüz eksik olan bilgileri belirtir.
İlk deneme. "Yeniden işleme oranı düştü, bu nedenle eğitim tüm farkı kurtardı. Düşüşü yeniden işleme maliyetimizle çarptım ve bunu yatırım getirisi olarak raporladım." Bu, her şeyi eğitime atfediyor ve diğer değişiklikleri göz ardı ediyor.
Geri bildirim ve yeniden deneme. Eğitmen, başka nelerin değiştiğini, eğitimli ve eğitimsiz personelin farklı olup olmadığını ve birim maliyetinin nereden geldiğini sorar. Öğrenciden faydayı paylaşması istenir.
Daha güçlü bir girişim. "Yeniden işleme oranı düştü, ancak iki deneyimli kodlayıcı ayrıldı ve hacim azaldı, bu nedenle tümünü eğitime bağlayamam. Görülmemiş vakalardaki görev puanları yükseldi, bu da eğitim katkısını destekliyor. Gözlemlenen tasarrufu, haklı gösterebileceğim azaltılmış bir payı ve düşük ila orta düzeyde bir güven derecesini rapor ederdim. Güveni artırmak için eğitimli ve eğitimsiz personel tarafından yapılan yeniden işleme ve finans departmanından birim maliyetine ihtiyacım var." Bu, gözlemlenen tasarrufları neden olunan tasarruflardan ayırır ve hangi kanıtların eksik olduğunu belirtir.
Basit bir değerlendirme ölçeğiyle yetenekleri değerlendirin.
Her bir kriteri 0 ile 2 arasında puanlayın:
| Kriter | Gözlemlenebilir kanıtlar |
|---|---|
| Görev yürütme | Eğitimle bağlantılı bir projenin maliyetini ve faydalarını ölçer ve her bir rakamı destekleyen kanıtları kaydeder. |
| muhakeme | Kısıtlamaları, alternatifleri ve belirsizliği açıklar, net maliyet tahminlerini ve atfedilen hususlara olan güveni kontrol eder. |
| Sınırları | Onaylanmış prosedürleri kullanır ve bilgi veya yetki yetersiz olduğunda yardım arar. |
Çapa noktaları: 0 eksik veya desteksiz, 1 ilgili eksikliklerle kısmi ve 2 ise kabul edilen kriterlere göre eksiksiz ve gerekçelendirilmiş anlamına gelir. Kritik hataları ayrı olarak tanımlayın; örneğin, diğer nedenler kontrol edilmeden tüm değişikliği eğitime bağlamak gibi, böylece genel puan bir hatayı gizleyemez. Bu değerlendirme bir öneridir, onaylanmış bir hazırlık standardı değildir: uygulayıcı ile birlikte uyarlayın ve pilot uygulamasını yapın. Her aktiviteyi gerektirdiği düşünce biçimine uyarlamak için kılavuzumuza bakın. Öğrenme etkinliklerini Bloom Taksonomisi ile eşleştirmek.
Etkileşimli sunumun yardımcı olduğu yerler
Etkileşimli formatlar, insanların cevabı duymadan önce karar vermeleri gereken durumlarda yardımcı olur. Canlı bir oturumda, kolaylaştırıcı talep vakasını gösterebilir, her kişiden tasarrufların ne kadarını eğitime atfedeceklerini yazmalarını isteyebilir ve ardından tahminlerin neden farklı olduğunu tartışmadan önce dağılımı gösterebilir. Aynı vaka, hazırlık için kendi hızınızda da çalıştırılabilir. AhaSlides, etkileşimli öğrenmeyi ve canlı ile kendi hızınızda sunum arasında geçişi destekler. Kullanmayı planladığınız herhangi bir özel yazma, geri bildirim veya raporlama işlevini kendi iş akışınıza göre kontrol edin ve yapay zekayı, simülatörleri ve sistem entegrasyonlarını, çalıştıklarını görene kadar harici veya onaylanmamış olarak değerlendirin. Format seçimi konusunda rehberlik için makalemize bakın. Uyarlanabilir, etkileşimli ve canlı öğrenmeyi ne zaman kullanmalı?.
Kalabilecek kısıtlamalar
- Atıf. Karşılaştırma grubu olmadan, bir katkıyı tahmin edebilirsiniz, ancak bir nedeni kanıtlayamazsınız.
- Gecikme süresi. Bazı indirimlerin hesaba katılması çeyrekler sürebilir ve kısa bir süre içinde bu indirimleri kaçırabilirsiniz.
- Veri kalitesi. Operasyonel veriler eksik olabilir veya tanımları dönem ortasında değişebilir.
- Diğer değişiklikler. Personel sayısı, iş hacmi ve ödeme kuralları, küçük bir eğitim etkisinin önüne geçebilir.
- Aktarım. Eğitim amaçlı bir vakadaki performans, günlük baskı altındaki performansla aynı değildir.
Bunları sponsorlara erkenden bildirin. Eğitim, insanların yapabileceklerini geliştirir. Ancak çalışma koşullarını değiştirmez.
Sık Sorulan Sorular
Kalite geliştirme eğitiminin yatırım getirisi (ROI) nedir?
Bu yöntem, eğitimle bağlantılı bir iyileştirme projesinin faydalarını maliyetleriyle karşılaştırır; genellikle net faydaların maliyetlere bölünmesiyle elde edilir. Temel adım, eğitimin faydanın ne kadarını haklı olarak sağlayabileceğini belirlemektir.
Eğitimin tasarruflara yol açtığını kanıtlayabilir misiniz?
Nadiren. Eşleştirilmiş bir karşılaştırma veya aşamalı bir uygulama daha güçlü kanıt sağlar, ancak çoğu hastane ortamında kanıt yerine gerekçelendirilmiş bir katkı ve güven düzeyi rapor edilir.
Teslimat maliyetleri ve işletme maliyetleri birlikte mi hesaplanmalı?
Bunları ayrı ayrı raporlayın. Teslimat maliyetleri eğitimin kendisini tanımlar. Operasyonel maliyetler ise daha geniş kapsamlı iyileştirme projesini tanımlar. Yatırım getirinizi (ROI) hangi toplam üzerinden hesapladığınızı belirtin.
Memnuniyet anketi tasarrufların kanıtı mıdır?
Hayır. Memnuniyet ve tamamlanma, teslimat göstergeleridir. Tasarruf için görev kanıtı ve operasyonel verilere ihtiyaç vardır.
Nerede başlar
Hali hazırda bir temel verisi olan bir iyileştirme projesi seçin. Analizin desteklemesi gereken kararı yazın, dahil edeceğiniz maliyetleri listeleyin, paydasıyla birlikte bir operasyonel ölçüt seçin ve bir finans ortağına birim maliyeti onaylatın. Sonuç alanları boş bırakılarak tek sayfalık rapor taslağı hazırlayın ve veriler gelmeden önce ölçek, revizyon veya durdurma kuralları üzerinde anlaşın.
Bu tür bir uygulamanın kendi ekibinizle nasıl canlı olarak yürütülebileceğini ve sonrasında kendi hızınızda nasıl yeniden kullanılabileceğini görmek için AhaSlides'ı inceleyin.
