Зникають великі нотатки? Новий персонал чекає на введення? Команди забивають цілі, але не отримують визнання? Виглядає як загальна зустріч стоїть на порядку денному!
Компанії всі руки, можливо, найкращий спосіб об’єднати всю вашу команду на невимушеній, але дуже продуктивній зустрічі.
Ось як це зробити правильно за допомогою прикладу порядку денного та безкоштовного інтерактивного шаблону!
Що таке збори всіх рук?
An загальна зустріч це просто зустріч за участю весь персонал компанії. Це регулярні збори, які відбуваються, можливо, раз на місяць, і зазвичай проводяться керівниками компанії.
Загальна зустріч намагається досягти кількох ключових речей...
- оновлювати персонал будь-яким нові оголошення не підходить для електронної пошти.
- встановити цілі компанії і відстежувати прогрес до існуючих.
- нагороджувати видатні досягнення від окремих осіб і команд.
- до визнати персонал які приєдналися, а також ті, хто вийшов.
- відповідати питання співробітників з усіх куточків бізнесу.
У відповідності з 2013 дослідження, загальні зустрічі можуть надихнути на відверті розмови. Керівники мають можливість почути безпосередньо людей на різних рівнях в організації.
При всьому цьому, кінцевий Метою загальної зустрічі є введення відчуття єдності в компанію. Не дивно, що сьогодні це те, що користується дедалі більшим попитом, і загальні зустрічі користуються сплеском популярності серед компаній, які прагнуть підтримувати міцні зв’язки у своїх лавах.
Смішний факт ⚓ Значення «загальної зустрічі» походить від старого морського заклику «всі на палубу», який використовувався для того, щоб зібрати всіх членів екіпажу корабля на верхню палубу, щоб допомогти зорієнтуватися під час шторму.
Навіщо проводити збори всіх учасників?
Я розумію; ми всі намагаємося уникнути синдрому «ще однієї зустрічі немає». Додавання ще однієї до списку щотижневих, щомісячних та щорічних зустрічей може здатися гарним способом налаштувати персонал проти вас, але насправді це може… зменшити кількість зустрічей, які ви проводите.
як? Тому що спільна зустріч — це всеосяжне. Він займає важливі частини багатьох інших зустрічей, які ви матимете протягом робочого місяця, і скорочує їх до короткого 1-годинного проміжку часу.
У відповідності з 2013 дослідження, загальні зустрічі можуть надихнути на відверті розмови. Керівники мають можливість почути безпосередньо людей на різних рівнях в організації.
Зрештою, це дійсно може звільнити деякий час у вашому розкладі. Ось деякі інші переваги зустрічі з усіма руками...
- Будьте інклюзивними - Важко передати, наскільки багато може означати для вашої команди те, що ви готові спілкуватися з ними щотижня чи місяця. Якщо ви надасте їм можливість поставити свої гострі запитання за допомогою запитань і відповідей, а також будете максимально відкритими та чесними з ними, це створить чудову корпоративну культуру.
- Будьте командою - Так само, як приємно чути від боса, так приємно бачити обличчя колег. Віддалена робота та сегментовані офіси часто можуть ізолювати людей, які мають бути найбільш задоволеними. Загальна зустріч дає їм неформальну можливість знову побачитися та поспілкуватися один з одним.
- Не пропустіть нікого - Вся ідея повної зустрічі полягає в тому, що це всі руки на палубі. Хоча у вас може бути кілька випадків відсутності, ви можете доносити свої повідомлення, знаючи, що всі, включно з віддаленими працівниками, чують те, що їм потрібно почути.
Руки вгору за На всі руки!
Якщо всі будуть там, влаштувати шоу. Візьміть цей безкоштовний інтерактивний шаблон презентації для наступної загальної зустрічі!
Порядок денний загальних зборів
Потрібен приклад загального порядку денного зустрічі, щоб по-справжньому зрозуміти, що насправді відбувається у всіх руках?
Ось 6 типових пунктів, які ви можете побачити на порядку денному, а також рекомендовані часові обмеження, щоб тримати все в порядку 1 годину.
1. Криголами
⏰ 5 хвилин
Оскільки це зустріч у масштабах компанії з потенційно новими обличчями, існує велика ймовірність того, що деякі колеги давно не мали можливості посидіти та поспілкуватися один з одним. Для зберігання використовуйте 1 або 2 льодолами командний дух зміцніть і розігрійте ці чудові мізки перед початком важкої зустрічі.
Вони є важливими на початку загальних нарад, оскільки вони руйнують формальну атмосферу, яка може вплинути на залученість співробітників, водночас допомагаючи колегам виявити несподівані зв'язки між відділами.
Спробуйте деякі з цих ідей:
- Який GIF описує ваш настрій? - Подаруйте всім кілька GIF-анімацій і попросіть їх проголосувати за ту, яка найкраще відповідає їхнім почуттям.
- Поділіться неприємною історією – Ось один приклад, який, як доведено, генерує гарні ідеї. Попросіть усіх написати коротку, незручну історію та анонімно надіслати її. Читання цих історій може стати кумедним початком порядку денного вашої загальних зборів.
- Поп вікторини! – Немає такої ситуації, яку не можна було б посилити трохи дрібниць. Швидка 5-хвилинна вікторина щодо поточних подій або практики компанії може надихнути на творчість і розпочати для вас хорошу чисту розвагу.
💡 Виїзд 10 криголамів на будь-яку зустріч - онлайн чи іншим чином!
2. Оновлення команди
⏰ 5 хвилин
Є ймовірність, що ви побачите на цій зустрічі нових облич, а також пропустите пару останніх відправлень. Найкраще вирішуйте це завчасно у порядку денному, щоб ніхто не сидів і незручно чекав, коли його представить.
Велика вдячність персоналу, який щойно пішов, — це не лише хороше керівництво, це гуманізує вас перед вашими людьми. Подібним чином, раннє представлення нових облич компанії – це чудовий спосіб допомогти їм відчути себе причетними та розслабити всіх до кінця зустрічі.
Для цього підійдуть лише швидка подяка та привітання, але ви можете зробити більше, зробивши коротку презентацію.
Важливо внести це питання на ранній стадії порядку денного (протягом перших 10 хвилин), щоб висловити повагу до колишніх колег і водночас завершити розмову для тих, хто залишився від команди.
Це також допомагає новим співробітникам відчувати себе щиро бажаними гостями, а не просто кимось іншим, зрештою створюючи позитивний тон, який зменшує тривожність у всіх присутніх.
3. Новини компанії
⏰ 5 хвилин
Ще один швидкий, але важливий пункт у порядку денному вашої загальної зустрічі – це інформування вашої команди про діяльність компанії. Чому це важливо? Це необхідно для того, щоб усі були в курсі ширших подій, подій та логістичних питань компанії, які стосуються всіх.
Майте на увазі, що йдеться не про проекти та цілі (про це за хвилину), а радше про оголошення, які впливають на всю компанію. Це може стосуватися нових укладених угод, нових планів щодо тімбілдингу, які вже розробляються, а також усіх цих необхідних нудних речей, наприклад, коли сантехнік прийде забрати кавову кружку, яку він залишив минулого разу.
Ця діяльність спрямована на забезпечення прозорості та узгодженості того, що відбувається в компанії, а також на збереження легкого та інформативного тону.
4. Прогрес цілі
⏰ 20 хвилин
Тепер ми у справжньому м’ясі ваших усіх рук. Тут ви продемонструєте цілі та з гордістю вихваляєтеся (або публічно плакати) прогресом вашої команди в їх досягненні.
Цей сегмент зазвичай відбувається після загальних оголошень і часто його очолюють керівники відділів або керівники команд, а ведучий або модератор керує процесом.
Можливо, це найважливіший розділ вашої зустрічі, тому ознайомтеся з цими короткими порадами...
- Використовуйте візуальні дані - Можливо, це не дивно, але графіки та діаграми є багато краще уточнювати дані, ніж текст. Покажіть прогрес кожного відділу як точку на графіку, щоб чіткіше зрозуміти, звідки вони приходять і куди (сподіваємося) прямують.
- Привітати і підштовхнути - Для вашої команди це може бути найбільш нервовою частиною всієї програми зустрічі для всіх. Розвійте страхи, привітавши команди з гарною роботою, і обережно підштовхнувши команди, які погано працюють, запитавши їх, що їм потрібно, щоб мати кращі шанси досягти своїх цілей.
- Зробіть його інтерактивним - Оскільки це найдовша частина вашої зустрічі з усіма руками, і багато аспектів не стосуються безпосередньо всіх, ви можете зберегти фокус в кімнаті за допомогою інтерактивності. Спробуйте опитування, рейтингову шкалу, хмару слів або навіть вікторину, щоб дізнатися, як це зробити на трасі ваша команда так думає.
Після того, як ви виступите з цією частиною виступу, було б гарною ідеєю розмістити команди в кімнатах для сеансів, щоб вони могли обдумати тристоронню відповідь...
- Що їм сподобалося в оновленні прогресу.
- Що їм не сподобалося в оновленнях прогресу.
- Блокувальник, який заважає кращому прогресу.
Ця діяльність спрямована на сприяння прозорості та підзвітності, а також мотивацію команд визнанням або конструктивним заохоченням.
5. Визнання персоналу
⏰ 10 хвилин
Визнання — це потужний мотиватор, а ваша загальна зустріч — ідеальний момент, щоб виділити невідомих героїв вашої організації.
Вам не обов’язково виконувати пісню й танцювати (багатьом із ваших співробітників усе одно це може бути некомфортно), але певне визнання та, можливо, невеликий приз можуть багато зробити не лише для окремої людини, а й для вашої зустрічі як ціле.
Загалом, це можна зробити двома способами:
- До зустрічі, усі керівники команд подають ім’я когось у своїй команді, хто вийшов за межі своєї ролі. Скористайтеся зустріччю, щоб відзначити найбільше поданих імен від кожної команди.
- Під час зустрічі - Створіть живу хмару слів для кожного «мовчазного героя». Ім’я, яке найчастіше надсилається вашою аудиторією, буде великим у центрі хмари слів, даючи вам можливість публічно визнати, хто б це не був.
Ритуал визнання заслуг персоналу може підвищити моральний дух, зміцнити повагу між співробітниками та додати позитивного емоційного піднесення вашим загальним зборам.
Чайові 💡 Спіннер – ідеальний інструмент для розіграшу призів. Немає нічого кращого для залучення аудиторії!
6. Відкрийте Q&A
⏰ 15 хвилин
Завершіть тим, що багато хто вважає найвищим пріоритетом у загальній зустрічі: питаннями та відповідями в прямому ефірі.
Це шанс для будь-кого з будь-якого відділу поставити запитання керівництву. Очікуйте від цього сегменту всього і будь-чого, і також вітайте його, оскільки ваша команда може відчути, що це єдиний час, коли вони можуть отримати пряму відповідь на обґрунтоване занепокоєння.
Якщо у вас велика команда, один із способів ефективного вирішення запитань і відповідей — поставити запитання за кілька днів до вашої загальної зустрічі, а потім відфільтрувати їх, щоб знайти ті, на які варто відповісти перед натовпом.
Мета цього сегмента не просто надати відповіді, а дати вашій команді голос, показати, що керівництво слухає, і завершити зустріч тоном відкритість та повага.
Але якщо ви хочете бути більш прозорими щодо всього процесу, просто дозвольте своїй команді ставити вам запитання через платформу запитань і відповідей у реальному часі. Таким чином, ви зможете зберегти все Організований, модерується і 100% зручний для віддалених працівників.
Як провести загальну зустріч за допомогою AhaSlides
1. Підготуйте свою презентацію
- Створіть нову презентацію на AhaSlides.
- Структуруйте свої слайди з ключовими темами, які ви хочете охопити: оновлення компанії, досягнення команди, оголошення, запитання та відповіді тощо.
- Використовуйте суміш інформативні слайди (текст, зображення, діаграми) та інтерактивні слайди (опитування, вікторини, хмари слів, запитання та відповіді).
2. Додайте інтерактивні елементи
- Опитування: Зберіть думки або швидкий зворотний зв'язок щодо нових ініціатив.
- Слайди із запитаннями та відповідями: Дозвольте співробітникам ставити запитання в режимі реального часу, на які ви зможете відповісти під час або після презентації.
- Хмари слів: Зберігайте настрої команди або виділіть ключові теми.
- Вікторини: Залучайте команду цікавими перевірками знань або корпоративними вікторинами.
3. Спільний доступ
- Перед зустріччю поділіться унікальне посилання або код для приєднання з усіма учасниками, щоб вони могли брати участь за допомогою своїх смартфонів або пристроїв.
- Закликайте всіх приєднатися на кілька хвилин раніше, щоб уникнути затримок.
4. Під час зустрічі
- Презентуйте свої слайди, перемикаючись між інформативним контентом та інтерактивними завданнями.
- Використовуйте результати опитувань у реальному часі та відповіді на запитання та відповіді, щоб стимулювати обговорення.
- Підтримуйте динаміку сесії, залучаючи всіх, а не просто одностороннє спілкування.
5. Залучайте та контролюйте подальші дії
- Використовуйте результати опитувань та сесії запитань і відповідей, щоб вирішувати проблеми та відзначати досягнення.
- Зберігайте відповіді та результати для подальшого використання або для обміну з ширшою командою.
- За бажанням, поділіться повною презентацією або її коротким змістом після зустрічі.
Додаткова допомога для повноцінної зустрічі
Якщо ви хочете реалізувати всі свої можливості у щось довше ніж 1 годину, спробуйте ці додаткові дії...
1. Історії клієнтів
Моменти, коли ваша компанія торкнулася клієнта, можуть бути надзвичайно сильною мотивацією для вашої команди.
Перед або під час зустрічі попросіть вашу команду надіслати вам приємні відгуки від клієнтів. Прочитайте їх для всієї команди або навіть проведіть вікторину, щоб кожен міг здогадатися, який клієнт дав який відгук.
2. Командна бесіда
Давайте будемо чесними, члени команди часто набагато ближчі до керівників своїх команд, ніж до свого генерального директора.
Нехай кожен почує знайомий голос, запросивши лідерів кожної команди вийти на сцену і висловити свою версію досягнення мети крок. Це, швидше за все, буде зрозумілим і точним, і це дозволить іншим відволіктися від вашого голосу!
3. Час вікторини!
Оживіть свої сили за допомогою конкурсної вікторини. Ви можете об’єднати кожну команду в... команди, а потім попросити їх боротися за таблицю лідерів за допомогою запитань, пов’язаних із роботою.
Який наш прогнозований випуск контенту цього року? Який був рівень впровадження нашої найбільшої функції минулого року? Такі питання не лише навчають деяким важливим показникам компанії, але й заряджають ваші зустрічі енергією та допомагають створити потрібні вам команди.
