Уявіть собі: ви витратили години на створення своєї презентації. Слайди виглядають чудово. Зміст солідний. Але щойно ви ступите перед аудиторією, ваш розум порожній. Ви пропускаєте момент на третьому слайді. Ви втрачаєте хід думок на сьомому слайді. Ви закінчуєте і одразу згадуєте три речі, які забули сказати.
Нотатки доповідача вирішують цю проблему. Не перетворюючи вас на когось, хто читає сценарій, а надаючи вам тиху сітку безпеки, яка тримає вас у курсі справ, навіть не підозрюючи вашої аудиторії про її існування.
Більшість доповідачів або взагалі не використовують їх, або використовують неправильно. Цей посібник охоплює обидва аспекти: як швидко додавати нотатки в PowerPoint та як використовувати їх таким чином, щоб покращити якість вашої презентації.
Чому нотатки доповідача варті вашого часу
Очевидна перевага — це впевненість. Коли ваші тези, переходи та ключова статистика розташовані прямо під слайдом, ви витрачаєте менше розумової енергії, намагаючись згадати, що буде далі, і більше — на реальний зв’язок зі своєю аудиторією.
Але нотатки не просто заспокоюють нерви. Вони підтримують порядок на ваших слайдах. Все, що інакше перетворилося б на третій маркований список або стіну тексту на екрані, тепер може відображатися у ваших нотатках, де це бачитимете лише ви. Ваша аудиторія отримує візуальні ефекти. Ви отримуєте деталі.
Вони також роблять вашу презентацію повторюваною. Якщо ви проводите одну й ту саму сесію для кількох груп, детальні нотатки означають, що ви щоразу охоплюєте ту саму тему, без необхідності перебудовувати своє мислення з нуля перед кожною сесією.
А щойно ви закінчите презентацію, ваші нотатки стануть готовим довідковим документом. Роздрукуйте їх, поділіться ними або використовуйте як основу для подальшого електронного листа. Підготовка, яку ви провели, не обов’язково має зникнути з моменту закриття ноутбука.
Як додати нотатки в PowerPoint: покрокова інструкція
Існує три способи додавання нотаток доповідача в PowerPoint. Усі вони працюють. Різниця полягає в тому, коли і чому ви звертаєтесь до кожного з них.
Спосіб 1: Використання області «Нотатки» у звичайному режимі
Найкраще підходить для швидкого редагування та щоденного використання.
Це найшвидший спосіб, який більшість людей використовує щодня. Якщо вашу презентацію вже відкрито, вам знадобиться приблизно 10 секунд, щоб додати першу нотатку.
Відкрийте презентацію та переконайтеся, що ви перебуваєте у звичайному режимі. Ви знайдете його на вкладці «Вигляд» у верхній частині екрана. Звичайний режим зазвичай є режимом за замовчуванням, тому є велика ймовірність, що ви вже його використовуєте.
Подивіться внизу екрана, трохи нижче слайда. Ви побачите розділ із написом «Натисніть, щоб додати нотатки». Це ваша панель нотаток. Натисніть на неї та почніть друкувати.
Ви можете форматувати свої нотатки так само, як і будь-який інший текст: жирний шрифт, курсив, марковані списки. Однак, зробіть це простим. Нотатки призначені лише для вашого ока, і чим вони чіткіші, тим швидше ви зможете їх переглянути під час презентації.
Одна практична порада: панель нотаток за замовчуванням має досить невелику смужку внизу екрана. Якщо ви додаєте щось більше, ніж один-два рядки, перетягніть роздільник вгору, щоб звільнити більше місця. Це спрощує весь процес.
Коли ви закінчите з одним слайдом, натисніть на наступну мініатюру на лівій панелі та повторіть. От і все.
Спосіб 2: Використання подання сторінки «Нотатки»
Найкраще підходить для детальних, довгих нотаток або підготовки когось іншого до презентації.
Якщо перший спосіб здається тісним, ось альтернативний варіант. У режимі перегляду сторінки нотаток кожен слайд відображається на повну сторінку: сам слайд зверху, а під ним є великий відкритий простір для нотаток.
Перейдіть на вкладку «Вигляд» і виберіть «Сторінка нотаток». Ви побачите саме те, що друкується, якщо вам коли-небудь знадобиться розповсюдити свої нотатки після сесії. Клацніть в області нотаток і введіть стільки, скільки вам потрібно.
Цей режим добре працює, коли ви пишете детальні сценарії, додаєте довгий контекст або готуєте нотатки для презентації. Перехід між слайдами відбувається повільніше, тому він краще підходить для спеціального сеансу написання нотаток, ніж для швидкого редагування на льоту.
Спосіб 3: Використання подання структури для групових нотаток
Найкраще підходить для планування на ранній стадії, коли ваші слайди ще не готові.
Тут не стільки додавання нотаток, скільки одночасне створення презентації та нотаток. Якщо ви все ще на стадії планування, варто про це знати.
Перейдіть на вкладку «Вигляд» і виберіть «Структурний вигляд». Ви побачите вміст слайда, організований як безперервний текстовий документ. Це корисно для правильного структурування, перш ніж переходити до окремих слайдів. Ви можете створити тут чернетки своїх тез для обговорення разом із вмістом слайда, а потім вирішити, що стане слайдом, а що залишиться в нотатках.
Це не найпоширеніший підхід, але для людей, які краще думають у тексті, ніж у слайдах, він може зробити весь процес створення більш природним.
Використання режиму доповідача для відображення нотаток під час презентації
Додавання нотаток – це лише половина справи. Інша половина – це можливість бачити їх під час презентації, без того, щоб їх бачила також і ваша аудиторія. Саме для цього й призначений режим доповідача.
Якщо ви підключені до другого екрана або проектора, запустіть слайд-шоу на вкладці «Слайд-шоу». Після запуску знайдіть опцію «Вигляд доповідача» в елементах керування внизу екрана. Натисніть її.
Тепер на вашому моніторі відображатимуться чотири речі: поточний слайд, нотатки доповідача, попередній перегляд наступного слайда та таймер. Ваша аудиторія бачитиме лише слайди на головному екрані.
Саме така система робить нотатки доповідача справді потужними. Ви можете переглядати свої нотатки, бачити, що буде далі, і відстежувати час, і все це без переривання ходу виступу та демонстрації своєї підготовки всім присутнім.
Одна річ, яку слід перевірити заздалегідь: для розпізнавання двох окремих дисплеїв у режимі доповідача PowerPoint потрібен. Якщо він не активується, переконайтеся, що ваш другий екран або проектор правильно підключено та виявлено в налаштуваннях дисплея. На Mac доступ до нього можна отримати через меню «Слайд-шоу», а не через вкладку.
Друк нотаток PowerPoint
Якщо ви хочете розповсюдити свої нотатки після сесії або просто мати фізичну копію для довідки, роздрукувати їх дуже просто.
Перейдіть до меню «Файл», потім до «Друк». У параметрах макета друку знайдіть пункт «Сторінки нотаток». Це надрукує кожен слайд із відповідними нотатками під ним, по одному слайду на сторінку. Ви можете надрукувати всі слайди або вибрати певні, залежно від ваших потреб.
Це проста річ, але роздруковані нотатки – це напрочуд гарний спосіб залишити все після тренінгів чи семінарів. Більшість людей не думають про це. Тих же, хто замислюється, набагато частіше просять надати слайди.
Як писати нотатки доповідача, які дійсно вам допоможуть
Додавання нотаток – це найлегша частина. Написання нотаток, які дійсно покращують вашу презентацію, вимагає трохи більше роздумів. Ось що відрізняє корисні нотатки від тих, які ви проігноруєте, щойно опинитеся перед аудиторією.
Пишіть так, як ви говорите, а не так, як ви пишете
Нотатки — це не сценарій. Вони — підказка. Якщо ви пишете формальними, повними реченнями, ви або читатимете їх слово в слово і звучатимете як робот, або ж виявиться, що їх занадто повільно читати, і ви взагалі перестанете їх використовувати.
Пишіть так, як би ви пояснили щось колезі. Скорочення, фрагменти, невимушені фрази. Фраза «Три причини, чому це важливо» корисніша в середині презентації, ніж «Є три основні причини, чому це важливо». Мета — швидкий погляд, а не уважне прочитання.
Робіть їх достатньо короткими для сканування
Якщо ваші нотатки займають три абзаци на слайд, це вже не нотатки. Це сценарій, у написанні якого ви не зізналися.
Зазвичай достатньо одного або двох коротких маркованих списків на слайд. Якщо ви ловите себе на тому, що пишете більше, запитайте себе, чи потрібно зайвим деталям записуватися в нотатки, чи вони сигналізують про те, що слайд намагається зробити забагато.
Додайте свої переходи
Це те, про що більшість людей забуває. Недостатньо знати, що ви говорите на кожному слайді. Вам потрібно знати, як ви переходите від одного до наступного.
Простий рядок внизу кожного слайда для нотаток чудово підходить: «Міст до слайда з даними» або «Запитайте аудиторію про їхній досвід, перш ніж рухатися далі». Переходи – це момент, коли доповідачі втрачають нитку спілкування, і достатньо нагадування в один рядок, щоб залишатися на зв’язку.
Зверніть увагу на свій час
Додайте приблизні часові орієнтири до слайдів, де темп має значення: «Дві хвилини тут» або «Залиште п’ять хвилин на запитання в кінці». Вам не потрібно засікати час для кожного слайда, але знання того, де ви повинні бути на середині, запобігає легкій паніці від усвідомлення того, що ви запізнилися, коли попереду ще десять слайдів.
Позначте свої номери
Якщо ви цитуєте статистику, відсоток або конкретну цифру, запишіть це у свої нотатки. Не тому, що ви не можете її запам'ятати, а тому, що неправильне цитування цифри перед аудиторією непомітно підриває вашу довіру. Швидкий погляд для підтвердження завжди вартий того.
Скажіть собі, де шукати
Для слайдів зі складними візуальними елементами, діаграмами або кількома точками даних корисна коротка вказівка: «Почніть з лівого стовпця» або «Сплеск у третьому кварталі є ключовим моментом». Це допоможе вам не загубитися на власному слайді, поки дивиться аудиторія.
Розвиток інтерактивних презентацій
Нотатки доповідача роблять вас більш впевненим та організованим доповідачем. Але підготовка не дає вам жодного результату. Інша половина чудової презентації — це те, що відбувається між вами та вашою аудиторією, поки ви фактично перебуваєте в кімнаті.
Ось тут і знадобляться такі інструменти, як AhaSlidesПоки ваші нотатки допомагають вам бути в курсі подій за лаштунками, AhaSlides додає опитування в реальному часі, вікторини, хмари слів та сеанси запитань і відповідей безпосередньо у ваш потік презентації. Ваша аудиторія бере участь у режимі реального часу зі своїх телефонів, результати миттєво з’являються на екрані, а енергія в кімнаті переходить з пасивної на активну.
Ці дві речі добре працюють разом. Ваші нотатки відповідають за вашу презентацію. AhaSlides відповідає за вашу аудиторію. Жодне з них не замінює інше, і правильне виконання обох завдань – це те, що відрізняє презентацію, яку люди слухають, від тієї, яку вони справді запам'ятовують.
Підсумок: опануйте свою презентацію за допомогою нотаток доповідача
Чудові презентації не трапляються випадково. Вони трапляються тому, що хтось ретельно продумав, що саме потрібно сказати, як це зробити та що саме потрібно отримати від аудиторії.
Нотатки доповідача – це місце, де живе це мислення. Почніть використовувати їх правильно, і ви майже одразу помітите різницю: плавніша подача, менше моментів втрати концентрації, більше впевненості в аудиторії.
Виберіть один метод із розділу найкращих практик та застосуйте його до своєї наступної презентації. Подивіться, що зміниться. Потім будуйте на основі цього.
