Вправи з кайдзен-тренінгів: як структурувати 5S та кайдзен-тренінги, щоб команди на виробничому майданчику розробляли власні робочі процеси зі скорочення відходів

Команда на складальній дільниці проводить ранок, спостерігаючи за тим, як один оператор збирає підвузол. Кожні кілька хвилин вона йде до стелажа в кінці лінії за кріпленнями, а потім чекає на динамометричний інструмент, який використовує інший оператор. Ніхто цього не помітив, бо так завжди робилося. Команда пройшла навчання з 5S. Вони можуть назвати ці п'ять S. Чого вони не практикували, так це сприйняття цієї ходьби та очікування як марної трати та розробку змін, які вони могли б протестувати.

Це ілюстративний сценарій, а не задокументований випадок клієнта. Він показує прогалину, яку мають заповнити навчальні вправи кайдзен: перехід команд від знання термінології до виявлення втрат у власному процесі та пропонування покращень, які можна перевірити за базовим рівнем. Цей посібник призначений для керівників з навчання на заводах та керівників відділів технічного обслуговування або якості, які виконують роботи з покращення.

Що таке вправи кайдзен-тренінгу?

Вправи з кайдзен-тренінгу – це практичні завдання, в яких учні спостерігають за реальним або реалістичним процесом, виявляють втрати та розробляють невелике покращення, яке вони можуть протестувати. Інститут бережливого підприємництва описує кайдзен як японське слово, що означає «постійне вдосконалення», і стверджує, що процес кайдзен базується на циклах «Плануй-Виконуй-Перевіряй-Дій». Гарна вправа пропонує учням опрацювати цей цикл, а не повторювати його.

Швидкі факти

1. Опишіть проблему продуктивності

Почніть із завдання. Команда у виробничому цеху повинна мати можливість спостерігати за власною роботою, визначати, що не додає цінності, та пропонувати зміни, достатньо невеликі, щоб їх можна було спробувати виміряти. Це вимагає спостереження, аналізу та проектування, а не згадування.

Інститут бережливого підприємництва визначає муда як «будь-яка діяльність, яка споживає ресурси, не створюючи цінності для клієнта». Вона відокремлює втрати, які неможливо усунути одразу, такі як переробка процесу, від втрат, які можна швидко усунути за допомогою кайдзен, таких як повторне переміщення продуктів між кроками. Командам потрібно розрізняти ці два поняття. В іншому випадку вони або пропонують зміни, які ще не можуть спрацювати, або ігнорують швидкі перемоги, які є попереду.

У тому ж джерелі описується мета 5S як більше, ніж «одноразове прибирання будинку», і цитує попередження Майкла Балле про програми 5S, які перетворюються на «бюрократичну програму, щоб зробити робоче місце охайним». Якщо ваше навчання 5S завершується охайнішим робочим місцем та заповненим аркушем аудиту, можливо, воно навчає вигляду покращення, а не звичці.

2. Діагностуйте прогалини у навчанні та контексті

Порівняйте вимоги роботи з тим, що передбачає ваша поточна підготовка та оцінювання.

1. Чи використовує сучасна практика реальний процес? Якщо учні сортують коробку з різними предметами в класі, вони практикують перше «С». Вони не практикуються у пошуку відходів у процесі, який вони не розробляли.
2. Що таке когнітивний попит? У переглянутій таксономії Блума розбиття процесу на кроки, що додають цінність, і кроки, що не додають цінності, називається аналізом, визначення того, які зміни варто протестувати, — оцінюванням, а проектування нового робочого процесу — створенням. Називання п'яти «С» знаходиться на рівні запам'ятовування. Наш посібник з зіставлення навчальних завдань з таксономією Блума показує, як читати ці вимоги.
3. Чи щось, окрім майстерності, заважає? Якщо команда не має часу поза лінією, не має повноважень переміщувати стійку або нікого, хто міг би схвалити спробу, подальше навчання не призведе до покращень. Спочатку перевірте персонал, інструменти та процедури, а потім повідомте про блокувальників тому, кому вони належать.

3. Розробіть цілеспрямовану підготовку та практику

Дайте кожному етапу окреме завдання.

Підготовка: підтвердження основ. Коротка перевірка у самостійному темпі термінів, на яких базуються вправи: п'ять пунктів «С», типи відходів, які використовує ваш об'єкт, і як ваш завод працює за циклом «Планувати-Виконувати-Перевіряти-Діяти». Така перевірка відкликання підтверджує лише передумови. Не повідомляйте про це як про можливості.

Практика: вправи, які змушують команди приймати рішення. Три вправи кайдзен-тренінгу, у порядку зростання популярності:

• Знайдіть відходи. Покажіть короткий відеоролик або письмовий покроковий опис процесу. Кожен учень перераховує кожен крок, який не додає цінності, і позначає його, наприклад, ходьба, очікування або пошук. Порівняйте списки, а потім обговоріть кроки, які люди пропустили.
• Зобразіть рух на карті. Учні малюють шлях, яким деталь рухається через комірку. Інститут бережливого підприємництва називає це діаграма спагетті, оскільки маршрут часто схожий на тарілку спагетті. Багато команд малюють пішохідний шлях оператора таким самим чином. Карта робить ходьбу та зворотний шлях видимими.
• Розробіть експеримент. Для однієї з проблем відходів команда пропонує зміни, зазначає, чого вони очікують від них покращення, як вони будуть порівнювати їх з сьогоднішнім базовим рівнем і називає, що може піти не так.

Зворотній зв'язок, пов'язаний з рішеннями. «Ви помітили ходьбу, але не очікування на спільний інструмент» корисніше, ніж загальний бал. Зворотній зв'язок щодо експерименту має стосуватися того, чи покаже вимірювання зміну, а не того, чи добре звучить ідея.

Живий ввід чи асинхронний огляд? Жива взаємодія додає найбільшої цінності, коли команди порівнюють свої списки відходів та сперечаються про те, яку зміну протестувати, оскільки саме розбіжності є уроком. Асинхронного огляду достатньо для вивчення словникового запасу та для звірки списку відходів з анотованим експертним списком. Поширеним поєднанням є самостійна підготовка, а потім фасилітована сесія на лінії або за роботою над кейсом.

4. Розгляньте реалістичний приклад

Ілюстрація. Керівник відділу технічного обслуговування або якості повинен перевірити випадок та критерії відповіді перед використанням.

Справа. Оператор збирає підвузол на робочому місці. Кріплення зберігаються в кінці лінії. Інструмент для затягування крутного моменту використовується на наступній станції. Команда має короткий відеоролик із трьома циклами складання та поточним часом циклу станції.

Завдання. Команда перераховує виявлені втрати, вибирає одну з них для вирішення та пише пропозицію щодо покращення на одну сторінку: зміна, очікуваний ефект, базовий показник, тривалість випробування та хто має його схвалити.

Перша спроба. Команда помічає шлях до стійки з кріпленнями та пропонує перемістити всі кріплення на робочу станцію. Вони не згадують про очікування на спільний інструмент. У їхній пропозиції йдеться, що зміна «заощадить час», але не вказано жодної базової лінії та можливості перевірити.

Зворотній зв'язок та повторна спроба. Ведучий просить команду переглянути відео ще раз і засікти час кожного проходження та кожного очікування. Тепер вони бачать, що очікування інструменту займає більше часу, ніж прогулянка за кріпленнями. Ведучий запитує: що б ви виміряли до і після, і що може змінитися внаслідок цієї зміни?

Сильніша спроба. «Спостерігаються втрати: ходьба до стелажа, приблизно чотири поїздки за цикл, та очікування на спільний інструмент для регулювання крутного моменту. Ми пропонуємо випробувати другий інструмент на цій станції протягом одного тижня. Базовий рівень: час циклу та час очікування з трьох циклів, що вимірюються за часом, сьогодні. Перевірка: ті ж самі вимірювання в кінці випробування. Ризик: другий інструмент потребує калібрування, тому нам потрібне схвалення відділу технічного обслуговування. Якщо очікування не скорочується, ми повертаємо інструмент і наступного разу пробуємо заміну кріплення».

Чому кожна відповідь є обґрунтованою або неповною. Оцінюйте кожен варіант за затвердженими критеріями, а не за вподобаннями фасилітатора. Перша спроба виявляє реальні втрати, але пропускає більші та пропонує зміни, які неможливо перевірити. Більш сильна спроба надає пріоритет використанню доказів, визначає базову лінію та перевірку, а також називає тих, хто має схвалити. Вона також уникає заяв про успіх до випробування, що є метою кроку «Перевірка».

5. Оцінка можливостей та планування передачі

Доказом спроможності є реакція команди на новий процес, з яким вона раніше не стикалася. Оцініть кожен критерій за короткою шкалою від 0 до 2, визначеною разом з вашим керівником з технічного обслуговування або якості.

Опорні точки: 0 означає відсутність або непідтвердження, 1 означає часткове з відповідними пропусками, а 2 означає повне та обґрунтоване відповідно до узгоджених критеріїв. Окремо визначте критичні помилки, наприклад, пропозицію, яка обходить запобіжний засіб або вимогу калібрування, щоб хороший загальний бал не міг їх приховати. Ця рубрика є запропонованою відправною точкою, а не затвердженим стандартом готовності. Наш посібник з оцінювання судження та вирішення проблем у навчанні охоплює калібрування оцінювачів та письмових основ.

Спостереження за робочим місцем. Після відповідного часу на лінії попросіть кожну команду виконати одне контрольоване вдосконалення власного процесу. Інститут бережливого підприємництва описує семінар кайдзен як групова діяльність, що зазвичай триває п'ять днів, під час якої команда визначає та впроваджує значне покращення в процесі. Ваш подальший контроль може бути набагато меншим. Важливо те, що команда визначає базову лінію, проводить випробування та звітує про те, що сталося, зокрема, коли зміна не допомогла.

Виміряйте, що змінилося

Оцініть ті самі два показники, якість діагностики та доцільність експерименту, для базового завдання та для невидимого подальшого завдання. Визначте генеральну сукупність, знаменник та час. Якщо ви також відстежуєте результати лінії, такі як час циклу або кількість завершених спроб покращення, перевірте, що ще змінилося за той самий період, наприклад, нове обладнання, інший асортимент продукції або персонал, перш ніж зараховувати навчання. Запропонована зміна не вважається підтвердженим покращенням, доки її перевірка не буде завершена.

Де допомагає інтерактивна доставка

Інтерактивні формати допомагають з тими частинами цього дизайну, які залежать від зобов’язань кожного, перш ніж вони побачать групу. Під час живої зустрічі фасилітатор може відтворити відео процесу, попросити кожного учасника надіслати виявлені ними відходи, а потім показати їх розподіл перед початком обговорення. Той самий кейс може проходити у власному темпі, як і підготовка. AhaSlides підтримує інтерактивне навчання та перехід між живим навчанням та власним темпом. Звірте будь-які функції створення, зворотного зв'язку чи звітності, на які ви плануєте покладатися, з вашим власним робочим процесом та розглядайте симулятори, штучний інтелект та системні інтеграції як зовнішні або непідтверджені, доки ви не побачите їх у роботі. Щодо відповідного виробничого проектування, дивіться наш посібник з навчання операторів у вирішенні проблем з усуненням неполадок.

Що не виправить навчання

• Планування та простір. Команда може запропонувати переміщення стелажа. Хтось все одно має це схвалити та профінансувати.
• Кадровий склад та час. Роботи з покращення потребують вільного часу, що є рішенням щодо складання графіка.
• Постачання та обладнання. Нестача інструментів або деталей — це проблема закупівель, а не дефіцит навичок.
• Що відбувається з пропозиціями. Якщо пропозиції ніколи не випробовуються, команди припиняють їх вносити.
• Обмеження доказів. Один випадок показує один набір варіантів. Оцінка не описує, як команда загалом покращує свою роботу.

Заздалегідь назвіть їх спонсорам і домовтеся, хто вирішить кожен з них.

Часті питання

Що таке вправи кайдзен-тренінгу?

Практичні завдання, в яких учні знаходять втрати в процесі та розробляють невелике покращення, яке вони можуть протестувати, використовуючи цикл «Плануй-Виконуй-Перевір-Дій».

Які приклади вправ кайдзен?

Виявлення відходів у відео процесу, відображення рухів оператора за допомогою спагеті-діаграми та написання односторінкової пропозиції щодо покращення з базовою лінією та перевіркою.

Чи 5S те саме, що й кайдзен?

№ 5S – це набір робочих практик, що підтримують візуальний контроль та стабільність. Кайдзен – це постійне вдосконалення, і 5S часто є одним із перших методів, які команда використовує в ньому.

Звідки ви знаєте, що кайдзен-тренінг спрацював?

Оцініть новий, небачений процес за якістю діагностики та доцільністю запропонованого експерименту, порівняйте його з базовим рівнем, а потім перевірте, чи команди проводять реальне випробування на лінії, та повідомте про нього.

З чого почати

Виберіть один процес, який ваші команди виконують щодня. Зніміть три цикли, попросіть керівника з технічного обслуговування або якості узгодити основні втрати в ньому та складіть рубрику з трьома критеріями. Виконайте вправу «визначення втрат» з однією командою, а потім оцініть новий процес, перш ніж розгортати його.

Щоб побачити, як подібна справа може бути запущена в реальному часі та повторно використана у власному темпі згодом, ознайомтеся AhaSlides.