Що таке процес планування проекту в управлінні проектами?

Ефективне управління проектом включає п’ять основних кроків: початок ініціювання, планування, виконання, моніторинг і контроль і завершення закриттям. Важливо відзначити, що жоден із успішних проектів не може ігнорувати жодну з цих стадій, особливо процес планування проекту, який тримає все в порядку, наприклад, виконання вчасно та в межах бюджету.

Планування проекту є серцевиною життєвого циклу проекту, що також означає, що це найскладніший етап. Однак завжди є спосіб потрапити туди.

У цій статті ми дізнаємося більше про планування проекту, визначення, приклади, процес і деякі інструменти планування, щоб допомогти вам краще зрозуміти процес планування проекту та навчитися справлятися з його труднощами. 

Поради щодо кращого залучення

• Управління проектом
• Приклад розкладу проекту
• Методологія водоспаду

Що таке визначення планування проекту?

Планування проекту можна визначити як систематичний процес окреслення, організації та розробки стратегії необхідних кроків і ресурсів, необхідних для досягнення конкретної мети протягом визначеного періоду часу. Це проактивний підхід, який передбачає визначення цілей, створення дорожньої карти та розподіл ресурсів для оптимізації продуктивності та зменшення ризиків.

За темою: Процес стратегічного управління | Найкращий путівник із 7 найкращими порадами

7 етапів процесу планування проекту

У цій частині ми розглянемо 7 етапів планування проекту:

Етап 1: Визначення цілей та масштабів проекту

Початковий етап процесу планування проекту обертається навколо чіткого визначення цілей проекту та обсягу. Це передбачає розуміння бажаних результатів, визначення зацікавлених сторін і встановлення вимірних цілей. Визначення меж проекту, кінцевих результатів і обмежень закладає основу для подальшої діяльності з планування.

Наприклад, Nike ставить перед собою ціль продажів – продати 3,00,000 30 XNUMX одиниць наступного року, що на XNUMX% більше порівняно з поточними продажами.

Етап 2: Проведення комплексної оцінки проекту

Ретельна оцінка проекту має вирішальне значення для прийняття обґрунтованих рішень і зниження ризиків. Цей етап передбачає проведення детального аналізу вимог проекту, ресурсів, потенційних ризиків і залежностей. Оцінюючи здійсненність проекту, життєздатність і потенційні проблеми, планувальники можуть визначити критичні фактори успіху та розробити стратегії для вирішення потенційних перешкод.

Етап 3: Розробка структури розподілу робіт (WBS)

На цьому етапі планування проекту весь проект розбивається на менші керовані компоненти. Цей підхід називається структурою розподілу робіт (WBS), яка забезпечує ієрархічне представлення завдань, підзавдань і результатів, забезпечуючи ясність і організацію. Це полегшує розподіл ресурсів і послідовність завдань, а також створює логічну основу для виконання проекту.

Етап 4: Оцінка ресурсів і встановлення часових рамок

Оцінка ресурсів і встановлення часових рамок також є ключовими для успіху планування проекту. Цей етап спрямований на визначення необхідного персоналу, бюджетних асигнувань і матеріалів, необхідних для виконання кожного завдання. Враховуючи залежність завдань, пріоритети та наявні ресурси, планувальники або менеджери можуть розробити реалістичні часові рамки, визначаючи ключові етапи на цьому шляху.

Етап 5: Виявлення ризиків і стратегії пом'якшення

Жоден проект не застрахований від ризиків, і їх раннє вирішення є життєво важливим для розробки плану. На цьому етапі потенційні ризики та невизначеності ідентифікуються, аналізуються та визначаються пріоритети. Для пом’якшення ризиків розробляються проактивні стратегії, що включають плани на випадок надзвичайних ситуацій, механізми передачі ризиків і альтернативні варіанти дій. Регулярний моніторинг і оцінка ризиків забезпечують адаптивність протягом життєвого циклу проекту.

Етап 6: комунікація та залучення зацікавлених сторін

Як клей, ефективна комунікація може утримати проект разом. Створення плану комунікації, який визначає канали, частоту та залучення зацікавлених сторін, є обов’язковим. Регулярні оновлення статусу, звіти про хід роботи та спільне обговорення сприяють прозорості, покращують координацію та керують очікуваннями зацікавлених сторін.

Етап 7: моніторинг, контроль та оцінка

Підходом до фіналу ефективної структури планування проекту є постійний етап моніторингу та оцінки. Цей етап спрямований на відстеження прогресу, порівняння його з встановленими віхами та виявлення відхилень. За необхідності вносяться корективи, щоб привести проект у відповідність із його цілями. Отримані уроки документуються, що дозволяє передавати знання та покращувати їх у майбутньому.

Які компоненти планування проекту?

Ось 7 ключових компонентів процесу планування проекту:

• Сфера застосування планування в менеджменті: Чітко визначте межі та цілі проекту.
• Структура розбивки робіт (WBS): Розбиття проекту на менші, керовані завдання.
• Хронологія та віхи: Встановлення реалістичної шкали часу та встановлення етапів для відстеження прогресу.
• Розподілення ресурсів: Визначення та розподіл необхідних ресурсів, включаючи персонал, бюджет і матеріали.
• Аналіз та пом'якшення ризиків: Виявлення потенційних ризиків і розробка стратегій їх пом'якшення.
• План спілкування: Створення ефективних каналів зв’язку для сприяння координації та співпраці між зацікавленими сторонами проекту.
• Моніторинг та оцінка: Впровадження механізмів для моніторингу прогресу проекту та оцінки продуктивності за попередньо визначеними KPI.

Чому потрібен процес планування проекту?

Це підвищує продуктивність проекту та ймовірність успіху

Є низка причин, чому проекти провалюються, і одна з них – нездатність визначити цілі, цілі та обов’язки серед членів команди (за оцінками, близько 39%). Проект не працюватиме гладко, якщо члени команди плутаються щодо своїх ролей та обов’язків. Крім того, відсутність чітких цілей і цілей або неправильне розуміння напрямку та мети проекту може призвести до неузгодженості та недостатньої концентрації, що призведе до неочікуваних збоїв і розповзання масштабу.

Це покращує командну співпрацю та спілкування 

Добре організований план створює можливість для членів команди ефективно спілкуватися та співпрацювати. Роль планування ще більш очевидна, особливо коли мова йде про міжвідомчі чи міжкомпанійні проекти із залученням багатьох співробітників і експертів з різних професій, які працюють разом. Як наслідок, чітка комунікація та співпраця покращують командну роботу, сприяють спільному баченню, знижують кількість конфліктів між працівниками та створюють позитивне середовище для проекту.

Це забезпечує оптимізацію ресурсів

Планування – це найкраща практика для найкращого використання ресурсів, включаючи час, людські ресурси, бюджет, обладнання та матеріали. Заздалегідь визначивши необхідні ресурси, команда проекту може гарантувати, що потрібні ресурси будуть доступні в потрібний час, мінімізуючи затримки та дублювання, а також оптимізуючи ефективність.

Це зменшує ризики та несподівані проблеми

Виявивши ризики на ранній стадії, команда проекту може розробити стратегії планування реагування на ризики та плани на випадок непередбачених ситуацій для їх вирішення. Цей проактивний підхід допомагає зменшити ймовірність і вплив ризиків, підвищити результативність проекту та зменшити ймовірність провалу.

Який найкращий процес планування проекту?

Для кращого планування проекту, а також для подолання проблем, які можуть виникнути під час планування, варто розглянути деякі методології планування проекту. Вони стосуються структурованих підходів і рамок, які використовуються для ефективного планування та управління проектами.

Планування водоспаду

Методологія Waterfall — це послідовний підхід, який поділяє проект на окремі фази, причому кожна фаза спирається на попередню. Він має лінійну прогресію, де кожна фаза має бути завершена перед переходом до наступної. Ключові етапи зазвичай включають збір вимог, проектування, розробку, тестування, розгортання та обслуговування. Водоспад найкраще підходить для проектів із чітко визначеними та стабільними вимогами.

PRINCE2 (Проекти в контрольованому середовищі)

PRINCE2 — це методологія управління проектами на основі процесів, яка широко використовується у Великій Британії та в усьому світі. Він забезпечує структуровану основу для планування, моніторингу та контролю проекту. PRINCE2 поділяє проекти на керовані етапи та наголошує на ефективному управлінні, управлінні ризиками та залученні зацікавлених сторін. Він широко відомий своєю спрямованістю на бізнес-обґрунтування та комплексну документацію.

PRISM (інтеграція проектів, обсяг, час і управління ресурсами)

PRISM — це методологія управління проектами, розроблена Інститутом управління проектами (PMI). Він забезпечує комплексну структуру, яка включає інтеграцію, масштаб, час і управління ресурсами. PRISM наголошує на структурованому підході до планування проекту, включаючи такі процеси, як визначення цілей проекту, створення структур розподілу робіт, планування діяльності та розподіл ресурсів.

За темою: Найкращі шаблони стратегічного планування у 2024 році | Завантажити безкоштовно

Які існують інструменти та програмне забезпечення для планування проекту?

Інструменти та програмне забезпечення для планування проектів стали незамінними для ефективного управління проектами в сучасному швидкоплинному та динамічному бізнес-ландшафті. Як керівник проекту ви можете переглянути ці найкращі пропозиції:

Microsoft Project це комплексне програмне забезпечення для планування проектів, яке широко використовується професіоналами в різних галузях промисловості. Він пропонує низку надійних функцій для керування завданнями, ресурсами, графіками та бюджетами.

Асана це універсальний інструмент для планування проектів, відомий своїми надійними функціями та гнучкістю. Він пропонує централізовану платформу для ефективного планування, організації та відстеження проектів командами.

Trello це популярне програмне забезпечення для планування завдань, відоме своєю простотою та візуальною привабливістю. Його зручний інтерфейс складається з дошок, списків і карток, що дозволяє командам легко організовувати та розставляти пріоритети завдань.

За темою: 10 порад щодо ефективного використання Asana Project Management у 2024 році

Які 10 кроків планування проекту?

Процес планування проекту відрізняється від організації до організації, залежно від обсягу та масштабу проектів. Деякі менеджери можуть віддати перевагу наступним 10 крокам планування проекту:

1. Визначте завдання та цілі проекту.
2. Визначте зацікавлених сторін проекту.
3. Проведіть ретельний аналіз обсягу проекту.
4. Розробіть детальну структуру розподілу робіт (WBS).
5. Визначити залежності проекту та послідовність завдань.
6. Оцініть потреби в ресурсах і створіть план ресурсів.
7. Розробіть реалістичний графік проекту.
8. Визначити та оцінити ризики проекту.
9. Скласти план спілкування.
10. Отримати схвалення проекту та завершити план проекту.

ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ

Заключні думки

Важливо відзначити, що планування проекту є найкращим процесом, щоб усе було позитивно. Хоча програмне забезпечення для планування проекту може допомогти підвищити продуктивність процесу планування проекту, будь ласка, не сприймайте це як належне, роль керівника проекту та координація команди набагато важливіша.

Отже, не забудьте мати ознайомча зустріч об’єднати всі команди на початку проекту та тренувати навички, щоб забезпечити високу продуктивність і мотивацію ваших команд протягом усього проекту. Якщо вам потрібні більш привабливі та захоплюючі презентації чи навчання, AhaSlides може бути вашим найкращим партнером із багатьма безкоштовними розширеними функціями та шаблонами та конкурентним ціновим планом для всіх компаній.

Ref: BIJU'S | план тижня | Teachtarget