ایونٹ مینجمنٹ کمپنی | وقت، پیسہ اور تناؤ کو بچانے کے لیے 10 نکات

کامل ایونٹ کی منصوبہ بندی کرنا زبردست محسوس کر سکتا ہے، اور یہیں پر ہے۔ ایونٹ مینجمنٹ کمپنیاں اندر ا جاو.

چاہے آپ زندگی بھر کی شادی کا خواب دیکھ رہے ہوں، سالگرہ کا جشن منا رہے ہوں یا کارپوریٹ کانفرنس منعقد کرنے کی ضرورت ہو، ایک ایونٹ مینجمنٹ کمپنی آپ کے وژن کو ایک ایسے تجربے میں بدل سکتی ہے جسے لوگ بھول نہیں پائیں گے۔

یہ جاننے کے لیے مضمون پڑھتے رہیں کہ ایونٹ مینجمنٹ کمپنی دراصل کیا ہے، ان کا کردار، نیز بہترین کو منتخب کرنے کے لیے تجاویز اور سرخ جھنڈوں سے بچنے کے لیے کیا ہیں۔

کی میز کے مندرجات

• مجموعی جائزہ
• ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کیا ہے؟
• ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کا کام کیا ہے؟
• بہترین ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کا انتخاب کیسے کریں؟
• ایونٹ مینجمنٹ کی تجاویز کا جائزہ لیتے وقت کن چیزوں سے پرہیز کیا جائے؟
• واقعات کی کون سی مثالیں ہیں جن کی منصوبہ بندی ایک ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کر سکتی ہے؟
• Takeaways

مجموعی جائزہ

ایک ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کیا ہے؟

شادی سے لے کر کارپوریٹ میٹنگ تک کسی بھی پیمانے کے ایونٹ کی منصوبہ بندی کرتے وقت، ایونٹ مینجمنٹ کمپنی یقینی بنا سکتی ہے کہ سب کچھ بغیر کسی رکاوٹ کے چلتا ہے۔

ایونٹ پلانرز کلائنٹس کی ضروریات، اہداف اور بجٹ کو سمجھنے کے لیے ان کے ساتھ مل کر کام کرتے ہیں۔ پھر وہ کلائنٹ کے وژن کے مطابق ایک جامع ایونٹ پلان تیار کرتے ہیں تاکہ کلائنٹس کو ذہنی سکون ملے کہ ان کا ایونٹ ویژن ایک یادگار حقیقت بن جائے۔

ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کا کام کیا ہے؟

ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کے بہت سے مقاصد ہیں، جیسے کہ ایک بہترین ایونٹ کا انعقاد جو کلائنٹس کے تمام مطالبات کو پورا کرتا ہے۔ ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کا بنیادی کام اپنے کلائنٹس کی جانب سے کامیاب ایونٹس کی منصوبہ بندی، ہم آہنگی اور ان پر عملدرآمد کرنا ہے۔ وہ تمام لاجسٹکس اور تفصیلات کو سنبھالتے ہیں تاکہ کلائنٹ تنظیم کے بارے میں فکر کرنے کے بجائے اپنے ایونٹ سے لطف اندوز ہونے پر توجہ مرکوز کرسکیں۔

ایونٹ آرگنائزنگ کمپنی کے کچھ اہم کاموں میں شامل ہیں۔

# 1 - ایونٹ کا تصور اور منصوبہ بنائیں - وہ تقریب کے وژن، اہداف اور بجٹ کو سمجھنے کے لیے کلائنٹس کے ساتھ کام کرتے ہیں، پھر اس وژن کو پورا کرنے کے لیے ایک جامع منصوبہ تیار کرتے ہیں۔

#2 - مقام کو محفوظ بنائیں اور معاہدوں پر گفت و شنید کریں۔ - وہ ممکنہ مقامات کی تلاش کرتے ہیں، مقام، جگہ، سہولیات، قیمتوں اور دستیابی کی بنیاد پر اختیارات کا موازنہ کرتے ہیں، بہترین کو محفوظ بناتے ہیں اور کلائنٹ کی جانب سے معاہدوں پر بات چیت کرتے ہیں۔

#3 - سپلائرز اور دکانداروں کو مربوط کریں۔ - وہ تمام مطلوبہ سپلائرز جیسے کیٹررز، فوٹوگرافرز، ڈیکوریٹرز، رینٹل وغیرہ کی شناخت، انتخاب، بکنگ اور ان کا نظم کرتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ سب کچھ آسانی سے چلتا ہے۔

#4 - ایونٹ کے بجٹ کا نظم کریں۔ - وہ بجٹ بناتے ہیں، اخراجات کو ٹریک کرتے ہیں اور کلائنٹ کے مقاصد کو حاصل کرتے ہوئے اخراجات کو بچانے کے طریقے تلاش کرتے ہیں۔

#5 - ٹائم لائنز اور نظام الاوقات بنائیں - وہ تفصیلی نظام الاوقات اور ہنگامی منصوبے تیار کرتے ہیں تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ واقعہ حسب منشا ظاہر ہو۔

#6 - تفریحی منصوبہ بندی - وہ ایونٹ کے پروگرام کے حصے کے طور پر کسی بھی پرفارمنس، مقررین یا سرگرمیوں کا بندوبست کرتے ہیں۔

#7 - سجاوٹ اور اشارے - وہ ضروری سجاوٹ، کپڑے، پھول، اسٹیجنگ اور اشارے کا آرڈر دیتے ہیں۔

#8 - ایونٹ کے عملے کی خدمات حاصل کریں اور ان کا نظم کریں۔ - وہ ایونٹ کو چلانے میں مدد کے لیے درکار تمام عارضی عملے کو تلاش کرتے، بک کرتے اور ان کا نظم کرتے ہیں۔

#9 - ایونٹ پلان کو بے عیب طریقے سے انجام دیں۔ - ایونٹ کے دن، وہ سیٹ اپ کی نگرانی کرتے ہیں، تمام وینڈرز کا نظم کرتے ہیں، مسائل کا ازالہ کرتے ہیں اور پروگرام کی منصوبہ بندی کے مطابق آگے بڑھنے کو یقینی بناتے ہیں۔

#10 - ایونٹ کے بعد فالو اپ کریں۔ - وہ سامان کی واپسی، انوائس کی ادائیگی، شکریہ کے نوٹ بھیجنے، کامیابیوں کا جائزہ لینے اور بہتری کے شعبوں جیسے کاموں کو سنبھالتے ہیں۔

بہتر واقعات کے لیے تجاویز

• واقعہ انتظام
• انٹرایکٹو میوزیم
• ایونٹ ڈیزائننگ

بہترین ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کا انتخاب کیسے کریں۔?

بہترین ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کو تلاش کرنے میں وقت لگ سکتا ہے، لیکن ان حقیقت پسندانہ تجاویز کے ساتھ، وہ آپ کے سامنے کے دروازے پر ہوں گے🚪

# 1 - تجربہ - ان کمپنیوں پر غور کریں جنہوں نے آپ کے پیمانے اور دائرہ کار میں بہت سے واقعات کو کامیابی کے ساتھ انجام دیا ہے۔ ان کے پاس ایک عمل ہوگا اور وہ جانتے ہیں کہ پیدا ہونے والے عام مسائل کو کس طرح سنبھالنا ہے۔

#2 - پورٹ فولیو - ماضی کے واقعات کی مثالوں کا جائزہ لیں جس کی کمپنی نے منصوبہ بندی اور انتظام کیا ہے۔ معیار، تخلیقی صلاحیتوں اور تفصیل پر توجہ دیں جو آپ کے وژن سے میل کھاتی ہے۔

#3 - حوالہ جات - کمپنی اپنے وعدوں کو پورا کرنے اور مسائل کو پیشہ ورانہ طریقے سے نمٹانے کی تصدیق کے لیے پچھلے کلائنٹس سے حوالہ جات طلب کریں اور ان کی جانچ کریں۔

#4 - تخصص - کچھ کمپنیاں کارپوریٹ تقریبات پر توجہ مرکوز کرتی ہیں جبکہ دیگر شادیوں میں مہارت رکھتی ہیں۔ آپ کے مخصوص ایونٹ کی قسم کے مطابق تجربہ اور ضروری وسائل رکھنے والے کے لیے جائیں۔

#5 - ٹیم - ایونٹ مینجمنٹ ٹیم کے اہم ممبران سے ملیں جو آپ کے ایونٹ کی منصوبہ بندی اور اس پر عمل درآمد کریں گے۔ ان کی پیشہ ورانہ مہارت، ردعمل اور اپنی ضروریات اور وژن کی گرفت کا اندازہ لگائیں۔

#6 - معاہدہ اور قیمت - بہترین معاہدے کی شرائط اور قیمت حاصل کرنے کے لیے متعدد تجاویز (کم از کم 3) کا موازنہ کریں۔ یقینی بنائیں کہ کام کا دائرہ واضح ہے اور آپ تمام فیسوں کو سمجھتے ہیں۔

#7 - شہرت - جائزے، ایوارڈز (اگر کوئی ہیں)، ایونٹ انڈسٹری کی تنظیموں میں اس کا موقف اور یہ کہ کمپنی کب سے کاروبار میں قانونی حیثیت اور معیار کے اشارے کے طور پر کام کر رہی ہے۔

#8 - مواصلات - کمپنی کو آپ کی ضروریات کو غور سے سننا چاہیے، آپ کے تمام سوالات کا جواب دینا چاہیے اور درخواستوں کا فوری جواب دینا چاہیے۔ اچھی بات چیت کامیاب کام کرنے والے تعلقات کی کلید ہے۔

#9 - لچک - بہترین کمپنیاں معیاری ٹیمپلیٹ پر سختی سے قائم رہنے کے بجائے، آپ کے بجٹ اور ترجیحات کی بنیاد پر اپنی خدمات کو حسب ضرورت بنانے کے لیے تیار ہیں۔

#10 - شفافیت - بجٹ، معاہدوں، ٹائم لائنز اور منصوبوں میں مکمل شفافیت پر اصرار کریں۔ ایسی کمپنیوں سے بچیں جو خفیہ ہیں یا تفصیلات شیئر کرنے سے انکاری ہیں۔

#11 - بحران کا انتظام - وہ پیدا ہونے والے غیر متوقع مسائل سے کیسے نمٹتے ہیں؟ بحران کے انتظام کا مضبوط تجربہ رکھنے والی کمپنی آفات سے بچنے میں مدد کرے گی۔

#12 - اختراع - کیا وہ آپ کے مقاصد کو تخلیقی طریقوں سے حاصل کرنے کے لیے نئے آئیڈیاز اور حل کے لیے کھلے ہیں؟ ترقی پسند کمپنیاں نئے نتائج کو فروغ دیتی ہیں۔

#13 - انشورنس - کیا وہ آپ کے ایونٹ کے لیے ذمہ داری کی کوریج سمیت ضروری انشورنس رکھتے ہیں؟ یہ آپ کو خطرات اور دعووں سے بچاتا ہے۔

#14 - اقدار - کیا ان کا کاروباری نقطہ نظر اور کمپنی کی اقدار آپ کی تنظیم کی ثقافت کے مطابق ہیں؟ ثقافتی فٹ باہمی افہام و تفہیم کی طرف جاتا ہے۔

#15 - ٹیکنالوجی - کیا وہ ٹیک سیوی ہیں اور ہمیشہ انڈسٹری کے رجحانات کے بہترین طریقوں کی پیروی کرتے ہیں؟ کیا وہ منصوبوں کو منظم اور ٹریک پر رکھنے کے لیے پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر جیسی ٹیکنالوجی کا فائدہ اٹھاتے ہیں؟ ٹیکنالوجی کارکردگی کو بہتر بناتی ہے۔

متعلقہ تجربہ اور ثابت شدہ ٹریک ریکارڈ، اچھی ساکھ اور آپ کے منفرد وژن کو عملی جامہ پہنانے اور اپنے خصوصی ایونٹ کے لیے آپ کی توقعات سے تجاوز کرنے کے لیے ضروری لچک، مواصلات اور شفافیت کے ساتھ ایونٹ مینجمنٹ کمپنی تلاش کریں۔

ایونٹ مینجمنٹ کی تجاویز کا جائزہ لیتے وقت کن چیزوں سے پرہیز کیا جائے؟

کچھ ایونٹ مینجمنٹ کمپنیوں میں کچھ سرخ جھنڈے ہیں جن پر آپ کو دھیان دینے کی ضرورت ہے۔ اس سے بچنا بعد میں پھانسی کے مرحلے میں گولی سے بچ جائے گا۔

• مبہم یا عام زبان - وہ تجاویز جو خاص طور پر آپ کے ایونٹ کے مقاصد، بجٹ کے تقاضوں یا ٹائم لائن کو پورا نہیں کرتی ہیں وہ سرخ پرچم ہیں۔ ان کمپنیوں سے ہوشیار رہیں جو اپنی تجویز کو حسب ضرورت بنانے کے بجائے عام زبان استعمال کرتی ہیں۔

• کام کا غیر واضح یا غیر متعینہ دائرہ - ایسی کمپنیوں سے پرہیز کریں جو واضح طور پر یہ واضح نہیں کرتی ہیں کہ وہ کون سی خدمات فراہم کریں گی اور کون سے کام ان کی تجویز سے خارج ہیں۔ دائرہ کار مفصل اور جامع ہونا چاہیے۔

• حد سے زیادہ اضافی فیس - اضافی فیسوں والی تجاویز پر نظر رکھیں جن کا واضح طور پر بیان نہیں کیا گیا ہے، جیسے ایندھن کے سرچارجز، انتظامی فیس یا ادائیگی پروسیسنگ چارجز. ان سب کو شفاف اور واضح طور پر بیان کیا جانا چاہیے۔

• سوالوں کے جواب دینے سے انکار - اگر کوئی کمپنی منصوبہ بندی کی تفصیلات، معاہدوں یا قیمتوں کے بارے میں آپ کے سوالات کا جواب دینے سے گریز کرتی ہے، تو اس کا امکان یہ ہے کہ وہ کچھ چھپا رہی ہے۔ اعتماد سازی کے لیے شفافیت اہم ہے۔

واقعات کی کیا مثالیں ہیں جن کی منصوبہ بندی ایک ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کر سکتی ہے؟

• شادیوں - شادیوں کی منصوبہ بندی اور عمل درآمد بہت سی ایونٹ مینجمنٹ کمپنیوں کے لیے ایک بنیادی خدمت ہے۔ وہ جگہ کے انتخاب سے لے کر دعوت ناموں اور دن بھر کی کوآرڈینیشن تک منصوبہ بندی کے تمام پہلوؤں کو سنبھالتے ہیں۔

• کانفرنسیں اور تجارتی شوز - ایونٹ کمپنیاں بڑے کارپوریٹ ایونٹس جیسے کانفرنسز، سیمینارز، سمٹ، پروڈکٹ لانچ اور تجارتی شوز کا اہتمام کر سکتی ہیں۔ وہ رجسٹریشن، اسپیکر کوآرڈینیشن، وینیو لاجسٹکس، کیٹرنگ اور رجسٹریشن کا انتظام کرتے ہیں۔

• پروڈکٹ کا آغاز - ایونٹ مینیجر عوام کے لیے نئی مصنوعات یا خدمات کی نقاب کشائی کرنے کے لیے عمیق، بز کے لائق واقعات تخلیق کر سکتے ہیں۔ وہ سرگرمیوں، مظاہروں اور پروموشنل عناصر کی منصوبہ بندی کرتے ہیں جیسے براہ راست انتخابات اور سوالات حوصلہ افزائی پیدا کرنے کے لئے.

• فنڈ ریزرز اور چیریٹی ایونٹس - غیر منافع بخش ایونٹس جیسے چیریٹی بالز، رنز/واک اور عطیات ایونٹ کمپنیوں کے زیر انتظام ایونٹ کی ایک اور عام قسم ہے۔ وہ زیادہ سے زیادہ حاضری اور فنڈز اکٹھا کرنے پر توجہ دیتے ہیں۔

• کمپنی پارٹیاں - ایونٹ کمپنیاں کمپنی کی چھٹیوں کی پارٹیوں، موسم گرما میں باہر جانے کی منصوبہ بندی اور انتظام کرنے میں مدد کرتی ہیں، ریٹائرمنٹ کی تقریبات اور ملازمین کے سماجی واقعات کی دیگر اقسام۔ وہ سرگرمیوں اور کیٹرنگ کا بندوبست کرتے ہیں۔

• ایوارڈ کی تقریبات اور گالا - ایوارڈ شوز، گالا ڈنر اور بلیک ٹائی ایونٹس کی منصوبہ بندی کرنا کچھ مکمل سروس ایونٹ مینجمنٹ کمپنیوں کے لیے ایک اور خاصیت ہے۔ وہ سجاوٹ، بیٹھنے کے چارٹ، گفٹ ٹوکریاں اور تقریریں سنبھالتے ہیں۔

• مصنوعات کی مظاہرین - ایک پروڈکٹ لائن کی نمائش کرنے کی منصوبہ بندی کرنے والی کمپنیوں کے لیے، ایونٹ کے منصوبہ ساز انٹرایکٹو مظاہروں، ٹیسٹ ڈرائیوز، ذائقہ کے ٹیسٹ اور ممکنہ گاہکوں کو پروڈکٹ کی نمائش کے لیے دیگر مؤثر طریقے ڈیزائن کر سکتے ہیں۔

ایونٹ مینجمنٹ کمپنیاں مختلف سائز اور اقسام کے ایونٹس کی منصوبہ بندی کرتی ہیں، جن میں مباشرت کی شادیوں سے لے کر بڑی کارپوریٹ کانفرنسوں، فنڈ ریزرز، پارٹیوں، پروڈکٹ کی لانچنگ اور بہت کچھ شامل ہے - بنیادی طور پر کوئی بھی منصوبہ بند ایونٹ جہاں کلائنٹ کے مقاصد کو حاصل کرنے کے لیے پیشہ ورانہ ہم آہنگی اور لاجسٹکس کی ضرورت ہوتی ہے۔

Takeaways

ایک ماہر ایونٹ مینجمنٹ کمپنی کی خدمات حاصل کرنا ایک بنیادی وژن کو ایک ایسے تجربے میں بدل دیتا ہے جس کے بارے میں لوگ برسوں تک بات کرنا بند نہیں کریں گے۔

ان کا انتظام آپ کو لاجسٹک سر درد سے آزاد کرتا ہے تاکہ آپ ایک مہربان میزبان کے کردار کو پوری طرح سے بسر کر سکیں۔ ایونٹ کی جگہ کو بالکل ٹھیک ترتیب دیں، جس میں پرجوش مہمان مزیدار کیٹرنگ اور حیرت انگیز تفریح ​​سے لطف اندوز ہو رہے ہوں - جب آپ کمرے میں ٹہل رہے ہوں، ہر کسی کے ساتھ گھل مل جانے کا وقت ہو۔ کمال ہے نا؟

اپنے ایونٹ کو مزید انٹرایکٹو بنانا چاہتے ہیں؟ کوشش کریں۔ AhaSlides آئس بریکرز، پولز اور کوئزز کی ایک سیریز تک رسائی حاصل کرنے کے لیے جو سیشن کو دوسری سطح پر لے جاتے ہیں۔