ہموار تعارفی میٹنگز کی میزبانی کیسے کریں | بہترین ٹپس 2024 میں کھول دی گئیں!

کیا تم کبھی گئے ہو وہاں کامیاب تعارفی ملاقاتیں?

اگر آپ کام پر کسی نئی کراس فنکشنل ٹیم یا نئی پروجیکٹ ٹیم میں حصہ لے رہے ہیں، تو وہ دوسرے محکموں سے یا دوسری کمپنیوں سے تعلق رکھنے والا کوئی فرد ہو سکتا ہے جس سے آپ واقف نہیں ہوں گے یا آپ نے پہلے کام کیا ہو گا، اور آپ یہ یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ اپنی صلاحیتوں اور خیالات کو ٹیم میں لگانے اور سرمایہ کاری کرنے کی تیاری - خاص طور پر اگر وہ ٹیم اعلیٰ کارکردگی کا مظاہرہ کر رہی ہو۔ اس طرح، نئے ساتھیوں کو اکٹھا کرنے کے لیے میٹنگ کی میزبانی کرنا ضروری ہے۔

تاہم، اس میں کوئی تعجب کی بات نہیں ہے اگر آپ تھوڑا سا عجیب اور گھبراہٹ محسوس کرتے ہیں کیونکہ یہاں تک کہ سب سے زیادہ تجربہ کار پیشہ ور افراد بھی نئی ٹیم کے ساتھ ابتدائی ملاقات کرتے وقت پریشان ہوتے ہیں۔ اگر آپ لیڈر ہیں اور پیداواری تعارفی میٹنگز کی میزبانی کرنے میں ناکامی کے بارے میں فکر مند ہیں۔

یہ مضمون آپ کو ایک مکمل گائیڈ، مثالیں اور تجاویز دے گا کہ تعارفی میٹنگز کو کس چیز سے کامیاب بنایا جاتا ہے۔

اس مضمون میں، آپ سیکھیں گے

AhaSlides سے مزید نکات

• بزنس میں میٹنگز
• اسٹینڈ اپ میٹنگ | الٹیمیٹ گائیڈ
• اچھی ملاقات کے لیے بہترین 8 نکات

تعارفی میٹنگ کیا ہے؟

ایک تعارفی یا تعارفی ملاقات جب ٹیم کے تعارف کی بات آتی ہے تو اس کا بالکل وہی مطلب ہوتا ہے جب یہ پہلی بار ہوتا ہے کہ ٹیم کے ممبران اور ان کے رہنما باضابطہ طور پر ایک دوسرے سے ملتے ہیں، اس بات کا تعین کرنے کے لیے کہ آیا اس میں شامل افراد ورکنگ ریلیشن شپ بنانا چاہتے ہیں اور ٹیم کے ساتھ عہد کرنا چاہتے ہیں۔ مستقبل.

اس کا مقصد ٹیم کے اراکین کو ہر شریک کے پس منظر، دلچسپیوں اور اہداف کو جاننے کے لیے ساتھ رہنے کا وقت دینا ہے۔ آپ کی اور آپ کی ٹیم کی ترجیحات پر منحصر ہے، آپ تعارفی ملاقاتیں رسمی یا غیر رسمی ترتیب دے سکتے ہیں۔

ایک معیاری تعارفی میٹنگ کے ایجنڈے میں شامل ہیں:

• میٹنگ کا مقصد متعارف کروائیں۔
• قائدین اور ہر رکن کا تعارف کروائیں۔
• ٹیم کے قواعد و ضوابط، کام، فوائد، اور علاج پر تبادلہ خیال کریں…
• کچھ کھیل کھیلنے کا وقت
• میٹنگیں ختم کریں اور فالو اپ اقدامات کریں۔

تعارفی ملاقاتوں کا مقصد کیا ہے؟

چیک کرنے کے لیے صرف تعارف کو ایک باکس کے طور پر نہ دیکھیں۔ اس وقت کو حقیقی رابطوں کو بھڑکانے، منفرد بصیرت حاصل کرنے، اور بے عیب ٹیم ورک کے لیے ایک فریم ورک قائم کرنے کے لیے استعمال کریں۔ تعارفی ملاقاتیں اس کے لیے شاندار ہیں:

• ٹیم ورک اور ٹیم ہم آہنگی کو فروغ دیں۔

تعارفی ملاقاتوں کا پہلا مقصد اجنبیوں کو قریبی ساتھیوں تک لانا ہے۔ اگر آپ نے پہلے کبھی ایک دوسرے کو نہیں دیکھا ہے اور آپ ان کے بارے میں بہت کم جانتے ہیں، تو آپس میں ہم آہنگی اور تعلق کی کمی ہوگی، جو ٹیم کی روح اور پیداواری صلاحیت کو متاثر کر سکتی ہے۔ جب لوگ ٹیم کے قوانین، مناسب انعامات، اور سزا کے بارے میں بات کر سکتے ہیں اور ان کو متحد کر سکتے ہیں، یا یہ جانتے ہیں کہ ان کے رہنما منصفانہ اور دیانت دار لوگ ہیں، ان کے ساتھی شائستہ، قابل اعتماد، ہمدرد، اور بہت کچھ ہیں، اعتماد کی خواہش اور کام کا ایک مثبت ماحول بنایا جائے گا۔ ٹیم

• تناؤ اور بے چینی کو توڑ دیں۔

اگر ملازمین کام کی جگہ کے دباؤ والے ماحول میں کام کرتے ہیں تو پیداواری صلاحیت میں کمی واقع ہو گی۔ یہ بھی اچھا نہیں ہے کہ ملازمین اپنے لیڈر کو ان سے متاثر ہونے کے بجائے ڈراتے ہیں۔ تعارفی ملاقاتیں نئی ​​ٹیموں کو اپنے خیالات اور آراء کا اشتراک کرنے کے لیے زیادہ پر اعتماد محسوس کرنے میں مدد کر سکتی ہیں۔ وہ آسانی سے دوست بنانا، بات چیت کرنا، اور مزید تعاون کے لیے عجیب و غریب پن کو کم کرنا بھی شروع کر دیتے ہیں۔ مثال کے طور پر، ٹیم کا کوئی رکن بولنے اور مدد طلب کرنے میں ہچکچاہٹ محسوس نہیں کرتا ہے جب وہ ڈیڈ لائن کو پورا کرنے سے قاصر ہوں۔

• ڈھانچے میں مدد کریں اور معیارات اور طریقوں کو سیدھ کریں۔

اصول و ضوابط پر زور پہلی تعارفی ملاقاتوں کا ایک اہم حصہ ہے۔ ٹیم ورک کے آغاز میں اسے واضح، منصفانہ اور سیدھا بنانے میں ناکامی ٹیم کے تنازع اور غلط مواصلت کو جنم دے سکتی ہے۔ اس کے برعکس، اگر آپ ٹیم کو فالو کر سکتے ہیں۔ معیارات اور طرز عمل، ٹیم کی تاثیر اور کارکردگی کی وجہ سے وسائل کی کارکردگی ہو گی، ساتھ ہی، ٹیم کے ممبران کے درمیان کام کی اطمینان کو بڑھانا جو ایک مربوط ٹیم کا حصہ ہیں۔

ایک مؤثر تعارفی میٹنگ کیسے ترتیب دی جائے۔

تعارفی ملاقاتیں معیاری میٹنگ پلاننگ کے عمل کی پیروی کر سکتی ہیں۔ 5 پی ایس: مقصد, منصوبہ بندی, تیاری, شرکت، اور پیش رفت. آپ کے وقت کی حد، شرکاء کی تعداد، آپ کی ٹیم کے پس منظر، اور آپ کے وسائل پر منحصر ہے، آپ رسمی یا غیر معمولی تعارفی ملاقاتیں ترتیب دے سکتے ہیں۔ پہلا تاثر اہم ہے۔ جب آپ منظم اور قابل غور ملاقاتیں دکھائیں گے تو آپ کی ٹیم کے ممبران جتنا زیادہ احترام اور اعتماد کریں گے۔

• مقصد

یہ ملاقاتوں کے اہداف طے کرنے کے بارے میں ہے۔ جب آپ میٹنگوں کے اہداف کی فہرست بناتے ہیں تو واضح اور جامع رہیں تاکہ اگر کوئی شریک غیر متعلقہ سرگرمیوں سے مشغول ہو جائے تو آپ آسانی سے سب کو توجہ میں واپس لا سکیں۔ آپ ایک گول اہرام کو ترتیب دے کر اہداف کی تشکیل پر غور کر سکتے ہیں جو مختلف سطحوں پر اہداف کے ہر سیٹ کا خاکہ پیش کرتا ہے۔

• منصوبہ بندی

پہلی چیز جو نئے ٹیم لیڈروں کو کرنی چاہیے وہ ہے تفصیلات کی منصوبہ بندی کرنا یا ایجنڈا تیار کرنا۔ جب آپ کے پاس حوالہ دینے کے لیے کچھ ہوتا ہے تو خود سے ہر چیز کو یاد رکھنے کی کوشش سے تناؤ سے نجات ملتی ہے۔ آپ پاورپوائنٹ کے ذریعے سلائیڈ شو کا استعمال کرتے ہوئے ٹیمپلیٹ بنا سکتے ہیں۔ یا ہاتھ سے لکھے ہوئے کیو کارڈز۔

• تیاری

اس حصے میں کچھ سرگرمیاں شامل ہیں جیسے میٹنگ کا تعارفی اسکرپٹ تیار کرنا اور سرکاری میٹنگ شروع کرنے سے پہلے ایجنڈے کا جائزہ لینا۔ آپ کے لیے تمام اہم معلومات کو بولنا اور سپیکر نوٹس یا اسکرپٹ کی مدد سے ایجنڈے پر توجہ مرکوز کرنا آسان ہو جائے گا جب آپ کا اچانک دماغ پھسل جائے گا۔

• شرکت

میٹنگز کے دوران نئے اراکین کو سوالات پوچھنے اور انٹرایکٹو سرگرمیوں میں مشغول ہونے کی ترغیب دینا نہ بھولیں۔ اگر دوسرے اتنے ہچکچاتے ہیں تو ان سے ان کی رائے پوچھیں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ ٹیم کے ہر فرد کو بولنے کا موقع ملے نہ کہ صرف ایکسٹروورٹ ممبرز پر توجہ مرکوز کریں۔ آپ ایک لائیو پول کی میزبانی کر سکتے ہیں تاکہ کچھ انٹروورٹس اپنی رائے براہ راست شیئر کر سکیں۔

• پیش رفت

آپ کو اپنی میٹنگ کو سمری کے ساتھ سمیٹنا چاہیے اور اگلے اقدامات کے لیے اقدامات سے آگاہ کرنا چاہیے۔ اور، میٹنگ کے بعد فالو اپ ایک اہم حصہ ہے، آپ حتمی فیصلہ کرنے پر غور کر سکتے ہیں اور انہیں دستاویز کر سکتے ہیں۔

ایک تعارفی میٹنگ کامیابی سے ترتیب دینے کے لیے نکات

• انٹرایکٹو پریزنٹیشن ٹول استعمال کریں۔

پہلے دن شرم یا عجیب محسوس کر رہے ہو؟ آپ AhaSlides جیسے انٹرایکٹو پریزنٹیشن ٹول کا استعمال کرکے اپنی تعارفی میٹنگز کو 100 گنا زیادہ پرلطف بنا سکتے ہیں!

A

اسے کرنے کے ایک درجن طریقے ہیں، لیکن ہم اس خاکہ کو فوری طور پر برف کو توڑنے کے لیے تجویز کرتے ہیں:

• تعارفی سلائیڈ سے شروع کریں۔
• پوائنٹس اور لیڈر بورڈ کے ساتھ اپنے بارے میں کوئز کے ساتھ چیزوں کو بہتر بنائیں۔
• آخر میں ایک سوال و جواب کی سلائیڈ کے ساتھ سمیٹیں جہاں ہر کوئی ایسی چیزیں پوچھ سکتا ہے جو وہ آپ کے بارے میں سوچ رہے ہیں۔

AhaSlides کے انٹرایکٹو پریزنٹیشن پلیٹ فارم کے ساتھ، آپ ایک ایسا زبردست تعارف تیار کر سکتے ہیں جو لوگوں کو چاند پر لے جائے🚀اس ٹیمپلیٹ کو یہاں آزمائیں:

• "ہم" کے ساتھ ایک تعارف شروع کریں۔"

ٹیم مشترکہ اہداف حاصل کرنے کے لیے ٹیم کے اراکین کے درمیان تعاون پر کام کرتی ہے نہ کہ ذاتی صلاحیتوں کو ظاہر کرنے کے لیے۔ لہذا، "ہم" ثقافت کے احساس پر زور دینا اہم ہے۔ ذاتی تعارف کے علاوہ اپنی تعارفی سلائیڈز اور پوری میٹنگز میں جہاں تک ممکن ہو "میں" کے بجائے "ہم:" استعمال کرنے کی کوشش کریں۔ یہ بالآخر ٹیم کو زیادہ مؤثر طریقے سے تعاون کرنے کی ترغیب دیتا ہے کیونکہ وہ سمجھتے ہیں کہ وہ ایک مربوط نقطہ نظر کا اشتراک کر رہے ہیں اور اپنے لیے بجائے ٹیم کے لیے کام کرنے کے لیے زیادہ وقف ہیں۔

• اپنے ساتھی ساتھیوں کی تفریح ​​کریں۔

تعارفی ملاقاتوں کو انتہائی دلچسپ طریقوں سے کیسے شروع کیا جائے؟ چونکہ تمام ممبران ایک دوسرے کے لیے نئے ہیں، بطور میزبان، آپ کچھ فوری آئس بریکرز کے ساتھ شروع کرنے پر غور کر سکتے ہیں۔ آپ 2 سے 3 گیمز اور کوئزز اور دماغی طوفان کے سیشن بھی ترتیب دے سکتے ہیں تاکہ دوسروں کو ان کی شخصیت، صلاحیتوں اور سوچ کا اشتراک کرنے کا وقت مل سکے۔ ٹیم کی ہم آہنگی اور کام کی جگہ کی ثقافت اور روابط کو بہتر بنانے کے لیے دوسروں کے ساتھ بات چیت اور کام کریں۔ مثال کے طور پر، آپ کچھ گیمز آزما سکتے ہیں۔ تعریف کا حلقہ, سکیوینجر شکار کرتا ہے۔، کیا آپ اس کے بجائے…

• وقت کے انتظام

عام طور پر، انتہائی نتیجہ خیز ملاقاتیں، 15-45 منٹ تک چل سکتی ہیں، خاص طور پر تعارفی ملاقاتیں، جنہیں 30 منٹ میں کنٹرول کیا جانا چاہیے۔ نئے ساتھیوں کے لیے یہ کافی وقت ہے کہ وہ ایک دوسرے کو جانیں، اپنا مختصر تعارف کرائیں، اور ٹیم بنانے کی چند آسان اور تفریحی سرگرمیوں میں ایک دوسرے کے ساتھ تعاون کریں۔ آپ نے مختلف حصوں کے لیے وقت کی حدیں بھی مقرر کی ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کا وقت ختم نہیں ہو رہا ہے جبکہ آپ کے پاس ابھی بھی بہت کچھ چھپانے کے لیے ہے۔

کلیدی لے لو

تعارفی ملاقاتوں سے فائدہ اٹھا کر نئی ٹیم کے ساتھ ٹیم ورک شروع کرنا آپ کی ٹیم کے لیے فائدہ مند ہے۔ پہلی ملاقات کو ترتیب دینا مشکل اور تقلید ہو سکتا ہے۔ جب آپ تیاری کے عمل میں ہوں، تو مدد حاصل کرنے میں ہچکچاہٹ محسوس نہ کریں چاہے آپ پاورپوائنٹ ماسٹر ہی کیوں نہ ہوں۔ آپ یقینی طور پر اپنے کام کو آسان بنا سکتے ہیں اور اپنے دن کو بچا سکتے ہیں۔ AhaSlides.

اکثر پوچھے گئے سوالات

جواب: بے شک. بیٹر اپ, لنکڈ