کیا آپ نے کبھی صبح دفتر کے کچن میں صرف اپنے ساتھی کارکنوں کو گہری بحث میں میز کے گرد جھرمٹ پایا ہے؟ جیسے ہی آپ اپنی کافی ڈالتے ہیں، آپ کو "ٹیم اپ ڈیٹس" اور "بلاکرز" کے ٹکڑوں کی آواز سنائی دیتی ہے۔ یہ امکان ہے کہ آپ کی ٹیم روزانہ ہے۔ کھڑے ہو جاؤ ملاقات کارروائی میں.
اس لیے، اس مضمون میں، ہم واضح کریں گے کہ روزانہ اسٹینڈ اپ میٹنگ کیا ہوتی ہے، اور ساتھ ہی وہ بہترین طریقے جو ہم نے خود سیکھے ہیں۔ پوسٹ میں ڈوبکی!
کی میز کے مندرجات
روزانہ اسٹینڈ اپ میٹنگ کیا ہے؟
اسٹینڈ اپ میٹنگ روزانہ ٹیم میٹنگ ہوتی ہے جس میں شرکاء کو اسے مختصر اور توجہ مرکوز رکھنے کے لیے کھڑا ہونا پڑتا ہے۔
اس میٹنگ کا مقصد جاری منصوبوں کی پیشرفت کے بارے میں فوری اپ ڈیٹ فراہم کرنا، کسی بھی رکاوٹ کی نشاندہی کرنا، اور 3 اہم سوالات کے ساتھ اگلے اقدامات کو مربوط کرنا ہے۔
- کل آپ نے کیا کیا؟
- آج آپ کیا کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں؟
- کیا آپ کے راستے میں کوئی رکاوٹیں ہیں؟
یہ سوالات ٹیم کو گہرائی سے مسئلہ حل کرنے کے بجائے ہم آہنگ اور جوابدہ رہنے پر توجہ مرکوز کرنے میں مدد کرتے ہیں۔ لہذا، اسٹینڈ اپ میٹنگز عام طور پر صرف 5 - 15 منٹ تک رہتی ہیں اور ضروری نہیں کہ میٹنگ روم میں ہوں۔
آپ کی اسٹینڈ اپ میٹنگ کے لیے مزید آئیڈیاز۔
اپنی کاروباری میٹنگز کے لیے مفت ٹیمپلیٹس حاصل کریں۔ مفت میں سائن اپ کریں اور ٹیمپلیٹ لائبریری سے جو چاہیں لیں!
"بادلوں کو"۔
AhaSlides کے ساتھ مزید نکات
اسٹینڈ اپ میٹنگز کی 6 اقسام
اسٹینڈ اپ میٹنگز کی کئی قسمیں ہیں، بشمول:
- روزانہ اسٹینڈ اپ: جاری منصوبوں کی پیشرفت کے بارے میں فوری اپ ڈیٹ فراہم کرنے کے لیے ہر روز ایک ہی وقت میں روزانہ کی میٹنگ، عام طور پر 15-20 منٹ تک جاری رہتی ہے۔
- سکرم اسٹینڈ اپ: میں استعمال ہونے والی روزانہ میٹنگ اگلی سافٹ ویئر کی ترقی طریقہ، جو مندرجہ ذیل ہے سکرم فریم ورک.
- سپرنٹ اسٹینڈ اپ: سپرنٹ کے اختتام پر منعقد ہونے والی میٹنگ، جو کہ کاموں کے ایک سیٹ کو مکمل کرنے کے لیے، پیشرفت کا جائزہ لینے اور اگلی سپرنٹ کے لیے منصوبہ بندی کرنے کے لیے ایک ٹائم باکسڈ پیریڈ ہے۔
- پروجیکٹ اسٹینڈ اپ: اپ ڈیٹس فراہم کرنے، کاموں کو مربوط کرنے اور ممکنہ رکاوٹوں کی نشاندہی کرنے کے لیے پروجیکٹ کے دوران منعقد ہونے والی میٹنگ۔
- ریموٹ اسٹینڈ اپ: ویڈیو یا آڈیو کانفرنسنگ کے ذریعے دور دراز ٹیم کے اراکین کے ساتھ اسٹینڈ اپ میٹنگ۔
- ورچوئل اسٹینڈ اپ: ایک اسٹینڈ اپ میٹنگ جو ورچوئل رئیلٹی میں منعقد ہوتی ہے، جس سے ٹیم کے اراکین ایک مصنوعی ماحول میں مل سکتے ہیں۔
ہر قسم کی اسٹینڈ اپ میٹنگ کا ایک مختلف مقصد ہوتا ہے اور ٹیم اور پروجیکٹ کی ضروریات کے لحاظ سے مختلف حالات میں استعمال ہوتا ہے۔
روزانہ اسٹینڈ اپ میٹنگز کے فوائد
اسٹینڈ اپ میٹنگز آپ کی ٹیم کو بہت سے فائدے لاتی ہیں، بشمول:
1/ مواصلات کو بہتر بنائیں
اسٹینڈ اپ میٹنگز ٹیم کے اراکین کو اپ ڈیٹس کا اشتراک کرنے، سوالات پوچھنے اور تاثرات فراہم کرنے کے مواقع فراہم کرتی ہیں۔ وہاں سے، لوگ سیکھیں گے کہ کس طرح مؤثر طریقے سے بات چیت کرنا ہے اور اپنی مواصلات کی صلاحیت کو بہتر بنانا ہے۔
2/ شفافیت کو بہتر بنائیں
وہ کس چیز پر کام کر رہے ہیں اور انہوں نے کیا حاصل کیا ہے اس کا اشتراک کرکے، ٹیم کے اراکین پروجیکٹ کی پیشرفت میں مرئیت کو بڑھاتے ہیں اور ممکنہ رکاوٹوں کی جلد شناخت کرنے میں مدد کرتے ہیں۔ پوری ٹیم منصوبے کے ہر مرحلے میں ایک دوسرے کے لیے کھلی اور شفاف ہے۔
3/ بہتر صف بندی
اسٹینڈ اپ میٹنگ ٹیم کو ترجیحات، ڈیڈ لائنز اور اہداف پر متحد رکھنے میں مدد کرتی ہے۔ وہاں سے، یہ جلد سے جلد پیدا ہونے والے کسی بھی مسائل کو ایڈجسٹ کرنے اور حل کرنے میں مدد کرتا ہے۔
4/ احتساب میں اضافہ
اسٹینڈ اپ میٹنگ ٹیم کے اراکین کو ان کے کام اور پیشرفت کے لیے جوابدہ رکھتی ہے، جس سے پروجیکٹوں کو ٹریک پر اور وقت پر رکھنے میں مدد ملتی ہے۔
5/ وقت کا موثر استعمال
اسٹینڈ اپ میٹنگ مختصر اور نقطہ نظر سے ہوتی ہے، جس سے ٹیموں کو لمبی میٹنگوں میں وقت ضائع کرنے کے بجائے جلدی سے چیک ان کرنے اور کام پر واپس جانے کی اجازت ملتی ہے۔
اسٹینڈ اپ میٹنگ کو مؤثر طریقے سے چلانے کے لیے 8 اقدامات
ایک مؤثر اسٹینڈ اپ میٹنگ کو چلانے کے لیے، چند اہم اصولوں کو ذہن میں رکھنا ضروری ہے:
1/ ایک ٹائم ٹیبل کا انتخاب کریں جو آپ کی ٹیم کے لیے کام کرے۔
پروجیکٹ اور آپ کی ٹیم کی ضروریات پر منحصر ہے، میٹنگ کا وقت اور تعدد منتخب کریں جو کام کرتی ہے۔ یہ ہفتے میں ایک بار پیر کو صبح 9 بجے ہو سکتا ہے، یا ہفتے میں دو بار اور دیگر ٹائم فریم وغیرہ۔ گروپ کے کام کے بوجھ کے لحاظ سے ایک اسٹینڈ اپ میٹنگ منعقد کی جائے گی۔
2/ اسے مختصر رکھیں
آزاد میٹنگز کو ہر ممکن حد تک مختصر رکھا جانا چاہیے، عام طور پر 15-20 منٹ سے زیادہ نہیں۔ اس سے ہر کسی کو توجہ مرکوز رکھنے میں مدد ملتی ہے اور طویل بحثوں یا دلائل میں وقت ضائع کرنے سے بچتا ہے جو کہیں نہیں پہنچتے۔
3/ ٹیم کے تمام اراکین کی شرکت کی حوصلہ افزائی کریں۔
ٹیم کے تمام ممبران کی حوصلہ افزائی کی جانی چاہیے کہ وہ اپنی پیش رفت کے بارے میں اپ ڈیٹس کا اشتراک کریں، سوالات پوچھیں، اور رائے دیں۔ ہر ایک کو فعال طور پر حصہ لینے کی ترغیب دینے سے ٹیم ورک کی تعمیر میں مدد ملتی ہے اور کھلے، موثر کو فروغ ملتا ہے۔
4/ حال اور مستقبل پر توجہ مرکوز کریں، ماضی پر نہیں۔
اسٹینڈ اپ میٹنگ کا فوکس اس بات پر ہونا چاہیے کہ پچھلی میٹنگ کے بعد سے کیا حاصل ہوا ہے، آج کے لیے کیا منصوبہ بنایا گیا ہے، اور ٹیم کو کن رکاوٹوں کا سامنا ہے۔ ماضی کے واقعات یا مسائل کے بارے میں طویل بحث میں الجھنے سے گریز کریں۔
5/ ایک واضح ایجنڈا رکھیں
میٹنگ کا ایک واضح مقصد اور ڈھانچہ ہونا چاہیے، جس میں بحث کے لیے سیٹ سوالات یا عنوانات ہوں۔ اس لیے، میٹنگ کا واضح ایجنڈا رکھنے سے اس پر توجہ مرکوز رکھنے میں مدد ملتی ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام اہم موضوعات کا احاطہ کیا گیا ہے اور دیگر مسائل میں گم نہیں ہیں۔
6/ کھلی بات چیت کی حوصلہ افزائی کریں۔
اسٹینڈ اپ میٹنگ میں، کھلے – دیانت دار مکالمہ اور غور سے سننا فروغ دینا چاہئے. کیونکہ وہ کسی بھی ممکنہ خطرات کی جلد شناخت کرنے میں مدد کرتے ہیں اور ٹیم کو ان پر قابو پانے کے لیے مل کر کام کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔
7/ خلفشار کو محدود کریں۔
ٹیم کے ارکان کو ملاقات کے دوران فون اور لیپ ٹاپ بند کرکے خلفشار سے بچنا چاہیے۔ ٹیم کے اراکین کے لیے یہ شرط ہونی چاہیے کہ وہ میٹنگ پر مکمل توجہ مرکوز کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ سب ایک ہی صفحے پر ہیں۔
8/ مستقل مزاج رہیں
ٹیم کو طے شدہ ایجنڈے پر عمل کرتے ہوئے پہلے سے طے شدہ وقت اور جگہ پر روزانہ اسٹینڈ اپ میٹنگ کرنی چاہیے۔ اس سے ایک مستقل روٹین بنانے میں مدد ملتی ہے اور ٹیم کے اراکین کے لیے میٹنگوں کی تیاری اور فعال طور پر شیڈول بنانا آسان ہو جاتا ہے۔
ان بہترین طریقوں پر عمل کر کے، ٹیمیں اس بات کو یقینی بنا سکتی ہیں کہ ان کی اسٹینڈ اپ میٹنگیں نتیجہ خیز، موثر اور اہم ترین اہداف اور مقاصد پر مرکوز ہوں۔ اس کے علاوہ، روزانہ اسٹینڈ اپ میٹنگز مواصلات کو بہتر بنانے، شفافیت کو بڑھانے، اور ایک مضبوط، زیادہ تعاون کرنے والی ٹیم بنانے میں مدد کر سکتی ہیں۔
اسٹینڈ اپ میٹنگ فارمیٹ کی مثال
ایک مؤثر اسٹینڈ اپ میٹنگ کا ایک واضح ایجنڈا اور ڈھانچہ ہونا چاہیے۔ یہاں ایک تجویز کردہ شکل ہے:
- کا تعارف: میٹنگ کا آغاز فوری تعارف کے ساتھ کریں، بشمول میٹنگ کے مقصد کی یاد دہانی اور کوئی متعلقہ اصول یا رہنما خطوط۔
- انفرادی اپ ڈیٹس: ٹیم کے ہر رکن کو اس بارے میں ایک مختصر اپ ڈیٹ فراہم کرنا چاہیے کہ انھوں نے پچھلی میٹنگ کے بعد سے کیا کام کیا، وہ آج کس چیز پر کام کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں، اور ان کو درپیش رکاوٹیں (سیکشن 3 میں مذکور 1 اہم سوالات کا استعمال کریں). اسے مختصر رکھا جانا چاہیے اور سب سے اہم معلومات پر توجہ مرکوز کرنی چاہیے۔
- گروپ ڈسکشن: انفرادی اپ ڈیٹس کے بعد، ٹیم اپ ڈیٹس کے دوران سامنے آنے والے کسی بھی مسائل یا خدشات پر بات کر سکتی ہے۔ توجہ حل تلاش کرنے اور منصوبے کے ساتھ آگے بڑھنے پر ہونی چاہیے۔
- ایکشن آئٹمز: کسی بھی کارروائی کی اشیاء کی شناخت کریں جو اگلی میٹنگ سے پہلے لینے کی ضرورت ہے۔ ان کاموں کو ٹیم کے مخصوص ارکان کو تفویض کریں اور آخری تاریخ مقرر کریں۔
- نتیجہ: زیر بحث اہم نکات اور تفویض کردہ کسی بھی کارروائی کے آئٹمز کا خلاصہ کرکے میٹنگ کا اختتام کریں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ اگلی میٹنگ سے پہلے ہر کوئی واضح ہے کہ انہیں کیا کرنا ہے۔
یہ فارمیٹ میٹنگ کے لیے ایک واضح ڈھانچہ فراہم کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام اہم موضوعات کا احاطہ کیا گیا ہے۔ ایک مستقل فارمیٹ کی پیروی کرتے ہوئے، ٹیمیں اپنی اسٹینڈ اپ میٹنگز کا زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھا سکتی ہیں اور اہم ترین اہداف اور مقاصد پر توجہ مرکوز رکھ سکتی ہیں۔
نتیجہ
آخر میں، اسٹینڈ اپ میٹنگ ان ٹیموں کے لیے ایک قیمتی ٹول ہے جو مواصلت کو بہتر بنانے اور ایک مضبوط، زیادہ باہمی تعاون پر مبنی ٹیم بنانے کے خواہاں ہیں۔ میٹنگ کو مرکوز، مختصر اور پیاری رکھ کر، ٹیمیں روزانہ ان چیک انز کا زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھا سکتی ہیں اور اپنے مشنوں سے وابستہ رہ سکتی ہیں۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
اسٹینڈ اپ بمقابلہ سکرم میٹنگ کیا ہے؟
اسٹینڈ اپ بمقابلہ سکرم میٹنگ کے درمیان اہم فرق:
- تعدد - روزانہ بمقابلہ ہفتہ وار / دو ہفتہ وار
- دورانیہ - 15 منٹ زیادہ سے زیادہ بمقابلہ کوئی مقررہ وقت نہیں۔
- مقصد - ہم آہنگی بمقابلہ مسئلہ حل کرنا
- حاضرین - صرف بنیادی ٹیم بمقابلہ ٹیم + اسٹیک ہولڈرز
- فوکس - اپ ڈیٹس بمقابلہ جائزے اور منصوبہ بندی
کھڑے ملاقات کا کیا مطلب ہے؟
اسٹینڈنگ میٹنگ ایک باقاعدگی سے طے شدہ میٹنگ ہے جو مستقل بنیادوں پر ہوتی ہے، جیسے ہفتہ وار یا ماہانہ۔
اسٹینڈ اپ میٹنگ میں آپ کیا کہتے ہیں؟
جب روزانہ اسٹینڈ اپ میٹنگ میں، ٹیم اکثر اس بارے میں بات کرے گی:
– ہر شخص نے کل کیا کام کیا – کاموں/منصوبوں کا ایک مختصر جائزہ جو لوگ پچھلے دن پر مرکوز تھے۔
- آج ہر شخص کس چیز پر کام کرے گا - موجودہ دن کے لیے اپنے ایجنڈے اور ترجیحات کا اشتراک کرنا۔
- کوئی بھی مسدود کام یا رکاوٹیں - پیشرفت کو روکنے والے کسی بھی مسئلے کو کال کرنا تاکہ ان کو حل کیا جاسکے۔
- فعال منصوبوں کی حیثیت - اہم اقدامات یا جاری کام کی حیثیت کے بارے میں اپ ڈیٹ فراہم کرنا۔
