عملے کی ملاقاتیں۔ پیداواری بجلی کے گھنٹے ہونا چاہئے، ٹھیک ہے؟ لیکن اکثر وہ صرف اسٹیٹس رپورٹ اسنوز فیسٹس ہوتے ہیں۔ میٹنگز 10 کے یہ 2.0 احکام سیکھیں تاکہ آپ کی ٹیم کے مباحثوں کو متحرک فیصلہ سازی کے سیشنز میں تبدیل کیا جا سکے جہاں ہر کسی کی سطح بلند ہو جاتی ہے!
کی میز کے مندرجات
کیا اسٹاف میٹنگز مفید ہیں؟
کیا عملے کی ملاقاتیں واقعی ضروری ہیں یا قیمتی گھنٹوں کا ضیاع؟ جیسا کہ کوئی بھی باشعور کاروباری جانتا ہے، وقت پیسے کے برابر ہوتا ہے - تو کیا "میٹنگز" کے لیے بڑے حصوں کو باقاعدگی سے روکنا ہوشیار ہے؟
ہیک ہاں! جب صحیح طریقے سے کیا جائے تو، عملے کی میٹنگز قابل قدر ٹولز ہیں جو آپ کی کاروباری کارکردگی کو اگلے درجے تک لے جاتے ہیں۔
سب سے پہلے، comms کلیدی ہے - میٹنگز اہم اعلانات، اسٹیٹس اپ ڈیٹس اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے مثالی ہیں کہ ہر کوئی ایک ہی صفحہ پر ہے، اس طرح کہ ای میلز اور ٹیکسٹس بالکل مماثل نہیں ہو سکتے۔
کوآرڈینیشن بھی کلچ ہے - اہداف، پروجیکٹس اور کلائنٹ کے سامان کو ایک ساتھ ہیش آؤٹ کر دیتے ہیں اور اچانک سائلوز تعاون کے آسمان سے باہر ہو جاتے ہیں۔
مسائل؟ کوئی مسئلہ نہیں - ملاقات کا وقت چیلنجوں کو مواقع میں بدل دیتا ہے کیونکہ عملہ اجتماعی طور پر حل تیار کرتا ہے۔
اور وائبز؟ حوصلے کو فراموش کریں - یہ چیک اِن سیدھے کیمسٹری کو پروان چڑھاتے ہیں جس سے حوصلہ افزائی ہوتی ہے کیونکہ ساتھی جڑتے ہیں اور کسی چیز کا حصہ محسوس کرتے ہیں۔
بات چیت کی سہولت کے لیے اپنے عملے کو پول کریں۔
ہمارے پولنگ پلیٹ فارم کے ساتھ لفظی طور پر ہر چیز کے بارے میں ان کے ذہنوں میں کیا چل رہا ہے اس پر رائے حاصل کریں! لچکدار ہونا اعلیٰ صلاحیتوں کو برقرار رکھنے کی کلید ہے۔
اپنے عملے کی میٹنگ کو مزید پرجوش بنانے کے لیے 10 اصول
عملے کی میٹنگوں کے بھیس میں بورنگ، یک طرفہ یک زبانی سے زیادہ تیزی سے کوئی چیز لوگوں کو بند نہیں کرتی۔ لیکن ضروری نہیں کہ ایسا ہو۔ ان پرو ٹپس کے ساتھ، شرکاء بغیر شو سے چلے جائیں گے اور بغیر کسی وقت کے لازمی شرکت کریں گے!
اصول نمبر 1 - پہلے سے تیاری کریں۔
جلسے کے لیے تیار ہوکر آنا اولین ترجیح ہونی چاہیے۔ آپ کو ایجنڈے اور کسی بھی متعلقہ مواد کا پہلے سے جائزہ لینا چاہیے۔ یہ ہر ایک کے وقت کا احترام ظاہر کرتا ہے اور آپ کو بحث میں فعال طور پر حصہ لینے کے قابل بناتا ہے۔
ہو سکتا ہے آپ یہاں میٹنگ سے متعلقہ موضوعات کو دیکھنا چاہیں:
قاعدہ نمبر 2 - وقت کی پابندی کریں۔
وقت سونا ہے۔ کسی کو آپ کا انتظار نہیں کرنا چاہیے۔ عملے کی میٹنگوں کے لیے وقت پر پہنچ کر، یہ دوسروں کے وقت کا احترام کرنے سے بھی آگے بڑھ جاتا ہے۔ یہ آپ کی وابستگی، پیشہ ورانہ مہارت، اور آپ کے کام کے لیے لگن کی عکاسی کرتا ہے۔ یہ اس بات کو بھی یقینی بناتا ہے کہ اہم موضوعات کو غیر ضروری تاخیر یا رکاوٹوں کے بغیر حل کیا جائے۔
اگر آپ بہت ساری چیزوں میں پھنس گئے ہیں اور شرکت نہیں کر سکتے ہیں تو منتظمین کو پیشگی مطلع کریں (1 دن غیر رسمی اور 2 دن رسمی ملاقاتوں کے لیے)۔
قاعدہ نمبر 3 - فعال طور پر حصہ لیں۔
عملے کی مؤثر میٹنگوں کے لیے فعال شرکت بہت ضروری ہے۔ جب آپ فعال طور پر بات چیت میں مشغول ہوتے ہیں اور اپنے خیالات اور بصیرت میں حصہ ڈالتے ہیں، تو آپ میٹنگ کے مجموعی معیار کو بڑھاتے ہیں اور ٹیم کو اس کے مقاصد کے حصول کی طرف لے جانے میں مدد کرتے ہیں۔
قاعدہ نمبر 4 - میٹنگ کے آداب پر عمل کریں۔
عملے کی میٹنگ کے دوران باعزت اور نتیجہ خیز ماحول کو برقرار رکھنے کے لیے مناسب میٹنگ کے آداب کی پابندی ضروری ہے۔ خلل ڈالنے والے رویے اس کے لیے اتپریرک ہیں۔ کم معیار کی ملاقاتیں، لہذا پروٹوکول جیسے ڈریس کوڈ کی پیروی کرنا، اسپیکر پر اپنی پوری توجہ دینا، مداخلت کرنے سے گریز کرنا اور اگر ضروری ہو تو میٹنگ کے دوران الیکٹرانک آلات استعمال کرنا۔
قاعدہ نمبر 5 - نوٹس لیں۔
عملے کی میٹنگوں میں حصہ لینے کے سب سے اہم حصوں میں سے ایک نوٹ لینا ہے۔ یہ آپ کو اہم معلومات کو برقرار رکھنے، ایکشن آئٹمز کو ٹریک کرنے اور بعد میں بات چیت کا حوالہ دینے میں مدد کرتا ہے۔ یہ آپ کی توجہ کا مظاہرہ کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اہم نکات کو فراموش نہ کیا جائے۔ مؤثر نوٹ لینے سے آپ کی مصروفیت میں اضافہ ہوتا ہے اور فیصلوں کی زیادہ موثر پیروی اور نفاذ میں مدد ملتی ہے۔
قاعدہ نمبر 6 - بحث پر غلبہ حاصل نہ کریں۔
ایک متوازن اور جامع ملاقات کا ماحول بنانا ضروری ہے جہاں ہر ایک کی آواز سنی جائے۔ بحث پر اجارہ داری سے گریز کریں اور دوسروں کو اپنے خیالات اور نقطہ نظر کا اشتراک کرنے کا موقع دیں۔ عملے کی بہترین میٹنگوں کو فعال سننے کی سہولت فراہم کرنی چاہیے، ٹیم کے تمام اراکین کی شرکت کی حوصلہ افزائی کرنی چاہیے، اور ایک باہمی تعاون کے ماحول کو فروغ دینا چاہیے جو متنوع ان پٹ کی قدر کرتا ہے۔
قاعدہ #7 - ٹیم ورک کو نہ بھولیں۔
عملے کی ملاقاتیں صرف رسمی اور دباؤ پر مرکوز نہیں ہونی چاہئیں، خاص طور پر نئی ٹیم کے ساتھ عملے کی پہلی میٹنگ۔ ٹیم بانڈنگ اور کنکشن حاصل کرنے کے لیے اسے ایک آرام دہ اور خوشگوار جگہ کے ساتھ جانا چاہیے۔
نئے بانڈز کو مضبوط کرنے کے لیے، اہم آئٹمز پر بات کرنے سے پہلے ایک چھوٹا سا آئس بریکر گول کرنے پر غور کریں۔ ہم ان چھوٹے کھیلوں کی تجویز کرتے ہیں:
- وہیل گھماؤ۔: کچھ تفریحی اشارے تیار کریں اور انہیں وہیل پر لگائیں، پھر ہر فرد کو گھومنے کے لیے نامزد کریں۔ اسپنر وہیل کی ایک سادہ سرگرمی آپ کو اپنے ساتھیوں کی نئی نرالی باتوں کو فوری طور پر کھولنے دیتی ہے۔
- ٹیم کی جنگ: کچھ کوئز تیار کریں، ٹیم پلے ترتیب دیں، اور ٹیموں کو عزت کی جنگ کے لیے ایک دوسرے کے خلاف مقابلہ کرنے دیں۔ آپ ایک فوری ٹیم پلے ترتیب دے سکتے ہیں۔ یہاں. ہمارے پاس ناقابل فراموش کوئزز کی ایک لائبریری ہے جو استعمال کرنے کے لیے تیار ہے تاکہ کوئی وقت اور محنت ضائع نہ ہو!
قاعدہ نمبر 8 - دوسروں پر بات نہ کریں اور نہ ہی مداخلت کریں۔
عملے کی میٹنگوں کے دوران جامع مواصلت کلیدی حیثیت رکھتی ہے۔ ہوشیار رہیں کہ مداخلت نہ کریں یا دوسروں پر بات نہ کریں، کیونکہ یہ تعاون کو روک سکتا ہے اور متنوع نقطہ نظر کی قدر کو کم کر سکتا ہے۔ فعال طور پر سن کر اور بولنے کی اپنی باری کا انتظار کرتے ہوئے ہر ایک کو بولنے اور مکمل تعاون کرنے کا موقع دیں۔ یہ احترام، تعاون کی ثقافت کو فروغ دیتا ہے، اور بات چیت اور فیصلہ سازی کے مجموعی معیار کو بڑھاتا ہے۔
قاعدہ نمبر 9 - سوال پوچھنے سے باز نہ آئیں
عملے کی میٹنگوں کے دوران سوالات پوچھنے میں ہچکچاہٹ نہ کریں۔ آپ کا تجسس اور جستجو بصیرت انگیز گفتگو کو جنم دے سکتی ہے، اہم معاملات کو روشن کر سکتی ہے، اور بہتر تفہیم میں حصہ ڈال سکتی ہے۔ وضاحت طلب کرکے، اپنی حقیقی دلچسپی کا اشتراک کرکے، اور سیکھنے کی ثقافت کو فروغ دے کر، آپ دوسروں کو ان کے اپنے نقطہ نظر سے مشغول ہونے اور تعاون کرنے کی ترغیب دیتے ہیں۔ یاد رکھیں، ہر سوال نئے آئیڈیاز کو کھولنے اور ٹیم کو آگے بڑھانے کی صلاحیت رکھتا ہے۔
قاعدہ نمبر 10 - وقت کو نظر انداز نہ کریں۔
عملے کی میٹنگوں کے دوران پیشہ ورانہ مہارت کو برقرار رکھنے کے لیے، وقت کی گہری آگاہی کا ہونا بہت ضروری ہے۔ مقررہ میٹنگ کے دورانیے کو وقت پر شروع اور ختم کرتے ہوئے احترام کریں۔ عملے کی میٹنگ کا کامیابی سے آغاز گفتگو کو مرکوز رکھنے اور ہر کسی کے وقت کے موثر استعمال کو یقینی بنانے کے لیے موضوع سے ہٹ کر کرنے سے گریز کرتا ہے۔ وقت کے انتظام کی مہارتوں کا مظاہرہ کرکے اور پیشہ ورانہ مہارت کو برقرار رکھتے ہوئے، آپ ایک نتیجہ خیز اور باعزت ملاقات کے ماحول میں حصہ ڈالتے ہیں جو ٹیم کے لیے زیادہ سے زیادہ نتائج حاصل کرتا ہے۔
AhaSlides کے ساتھ اپنے عملے کی میٹنگوں کی سطح بلند کریں۔
عملے کی میٹنگوں میں واہ لانے کی صلاحیت ہوتی ہے، اگر ہم صرف اپنی ٹیم کی اجتماعی دماغی طاقت کو استعمال کریں۔ انہیں AhaSlides کے لائیو پول، کوئز، ووٹنگ کی خصوصیات اور بہت کچھ کے ساتھ دو طرفہ بات چیت میں شامل کریں۔
سیکنڈ میں شروع کریں۔
اپنی میٹنگ کی کارکردگی کو ایک اور سطح تک ہیک کرنے کے لیے مفت ٹیمپلیٹس حاصل کریں! مفت میں سائن اپ کریں اور ٹیمپلیٹ لائبریری سے جو چاہیں لیں!
"بادلوں کو"۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
ورچوئل اسٹاف میٹنگ کیا ہے؟
ورچوئل اسٹاف میٹنگ آن لائن یا ڈیجیٹل پلیٹ فارمز کے ذریعے منعقد کی جانے والی میٹنگ ہے، جہاں شرکاء ویڈیو کانفرنسنگ یا تعاون کے ٹولز کا استعمال کرتے ہوئے مختلف مقامات سے دور سے جڑتے ہیں۔ کسی جسمانی جگہ پر جمع ہونے کے بجائے، شرکاء اپنے کمپیوٹر، لیپ ٹاپ، یا موبائل آلات کا استعمال کرتے ہوئے عملی طور پر میٹنگ میں شامل ہوتے ہیں۔
ایک اچھی سٹاف میٹنگ کیا ہے؟
ایک اچھی عملے کی میٹنگ کا ایک اچھی طرح سے طے شدہ مقصد، منظم ایجنڈا، موثر ٹائم مینجمنٹ، اور ٹیم ورک اور باہمی تعاون کے ساتھ مسائل کے حل کو فروغ دیتا ہے۔ میٹنگ کے فالو اپ کے لیے میٹنگ کی تاثیر کا جائزہ لینے اور شرکاء سے فیڈ بیک جمع کرنے کی ضرورت ہے۔
عملے کے اجلاسوں کی اقسام کیا ہیں؟
عملے کی میٹنگز کی کئی اقسام درج ذیل ہیں: آن بورڈنگ میٹنگز، کِک آف میٹنگز، فیڈ بیک اور سابقہ میٹنگز، تعارفی میٹنگز، اسٹیٹس اپ ڈیٹ میٹنگز، برین اسٹارمنگ میٹنگز اور اسٹاف کے ساتھ ون آن ون میٹنگز۔
عملے کی میٹنگ کی قیادت کون کرتا ہے؟
عملے کی میٹنگ کا لیڈر کوئی ایسا شخص ہونا چاہیے جو میٹنگ کے عمل کو مؤثر طریقے سے منظم کر سکے، بات چیت کو ٹریک پر رکھ سکے، شرکت کی حوصلہ افزائی کر سکے، اور اس بات کو یقینی بنائے کہ میٹنگ کے مقاصد حاصل ہوں۔
جواب: فوربس
