Cách đưa ra phản hồi hiệu quả | 12 mẹo và ví dụ

Đưa ra phản hồi là một nghệ thuật giao tiếp và thuyết phục, đầy thử thách nhưng đầy ý nghĩa.

Giống như sự đánh giá, phản hồi có thể là nhận xét tích cực hoặc tiêu cực và không bao giờ dễ dàng đưa ra phản hồi, cho dù đó là phản hồi với đồng nghiệp, bạn bè, cấp dưới, đồng nghiệp hay sếp của bạn.

So cách đưa ra phản hồicó hiệu quả? Hãy xem 12 mẹo và ví dụ hàng đầu để đảm bảo mọi phản hồi bạn đưa ra đều có tác động nhất định.

Người tạo cuộc thăm dò trực tuyếntăng cường sự tham gia khảo sát, trong khi AhaSlides có thể dạy bạn thiết kế bảng câu hỏivà khảo sát ẩn danhthực hành tốt nhất!

Mục lục

Tầm quan trọng của việc đưa ra phản hồi là gì?
Cách đưa ra phản hồi — Tại nơi làm việc
Cách đưa ra phản hồi — Trong trường học
Các nội dung chính

Văn bản thay thế

Nhận biết bạn bè của bạn tốt hơn! Hãy thiết lập một cuộc khảo sát trực tuyến ngay bây giờ!

Sử dụng câu đố và trò chơi trên AhaSlides để tạo ra cuộc khảo sát thú vị và tương tác, để thu thập ý kiến của công chúng tại nơi làm việc, trong lớp học hoặc trong các cuộc tụ họp nhỏ

🚀 Tạo khảo sát miễn phí☁️

Tầm quan trọng của việc đưa ra phản hồi là gì?

"Điều quý giá nhất bạn có thể nhận được là những phản hồi trung thực, ngay cả khi nó chỉ trích một cách tàn nhẫn", Elon Musk nói.

Phản hồi là điều không bao giờ nên bỏ qua. Những phản hồi giống như một bữa sáng, nó mang lại lợi ích cho mỗi cá nhân phát triển, kéo theo đó là sự phát triển của tổ chức.

Đó là chìa khóa để mở ra sự cải tiến và tiến bộ, đóng vai trò là cầu nối giữa những kỳ vọng của chúng ta và kết quả thực tế mà chúng ta đạt được.

Khi nhận được phản hồi, chúng ta được cung cấp một tấm gương cho phép chúng ta suy ngẫm về hành động, ý định của mình và tác động của chúng ta đối với người khác.

Bằng cách đón nhận phản hồi và sử dụng nó để làm lợi thế cho mình, chúng ta có thể đạt được những điều tuyệt vời và tiếp tục tăng trưởng và phát triển với tư cách cá nhân cũng như nhóm.

Cách đưa ra phản hồi — Tại nơi làm việc

Khi đưa ra thông tin cụ thể, bạn nên chú ý đến giọng điệu của mình và nói cụ thể để đảm bảo người nhận không cảm thấy bị xúc phạm, choáng ngợp hoặc mơ hồ.

Nhưng những điều này không đủ để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Dưới đây là các mẹo và ví dụ có chọn lọc hơn để giúp bạn đưa ra phản hồi tại nơi làm việc một cách hiệu quả, cho dù đó là sếp, người quản lý, đồng nghiệp hay cấp dưới của bạn.

Lời khuyên số 1: Tập trung vào hiệu suất chứ không phải cá tính

Làm thế nào để đưa ra phản hồi cho nhân viên? “Đánh giá là về công việc và nó được thực hiện tốt như thế nào,”Keary nói. Vì vậy, điều đầu tiên và quan trọng nhất cần nhớ khi đưa ra phản hồi ở nơi làm việc là ưu tiên hiệu suất và chất lượng công việc được đánh giá hơn là tập trung vào tính cách của từng cá nhân.

❌ "Kỹ năng thuyết trình của bạn tệ quá."

✔️ "Tôi nhận thấy báo cáo bạn gửi tuần trước chưa đầy đủ. Hãy cùng thảo luận cách khắc phục."

Lời khuyên số 2: Đừng đợi đánh giá hàng quý

Đưa phản hồi trở thành hoạt động thường ngày có vẻ là một ý tưởng tuyệt vời. Thời gian không thể trôi chậm hơn để chờ chúng ta tiến bộ. Tận dụng mọi cơ hội để đưa ra phản hồi, ví dụ, bất cứ khi nào bạn quan sát thấy một nhân viên làm việc tốt hoặc vượt lên trên, hãy đưa ra phản hồi tích cực ngay lập tức.

Mẹo số 3: Làm việc đó một cách riêng tư

Làm thế nào để đưa ra phản hồi cho đồng nghiệp? Hãy ở trong hoàn cảnh của họ khi bạn đưa ra phản hồi. Họ sẽ cảm thấy thế nào khi bạn la mắng hoặc đưa ra những phản hồi không tốt cho họ trước mặt nhiều người?

❌ Nói trước mặt đồng nghiệp khác: "Mark, anh luôn đến muộn! Mọi người đều để ý và điều đó thật xấu hổ.

✔️ Khen ngợi công khai: ''Bạn đã làm rất tốt!" hoặc yêu cầu họ tham gia thảo luận riêng.

*Ví dụ về cách đưa ra phản hồi tiêu cực theo cách tích cực*

Lời khuyên số 4: Hãy hướng tới giải pháp

Làm thế nào để đưa ra phản hồi cho sếp của bạn? Phản hồi không phải là ngẫu nhiên. Đặc biệt là khi bạn muốn đưa ra phản hồi cho cấp trên. Khi cung cấp phản hồi cho người quản lý và sếp của bạn, điều quan trọng cần nhớ là ý định của bạn là đóng góp tích cực vào thành công của nhóm và sự phát triển chung của tổ chức.

❌ "Dường như bạn chưa bao giờ hiểu được những thách thức của đội chúng tôi."

✔️ Tôi muốn thảo luận về điều gì đó mà tôi đã quan sát được trong các cuộc họp dự án của chúng ta. [vấn đề/vấn đề] Tôi đang suy nghĩ về một giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề này.

Mẹo số 5: Làm nổi bật những điểm tích cực

Làm thế nào để đưa ra phản hồi tốt? Phản hồi tích cực có thể đạt được mục tiêu giúp đồng nghiệp của bạn tiến bộ một cách hiệu quả như những lời chỉ trích tiêu cực. Xét cho cùng, các vòng phản hồi không phải là điều đáng sợ. Nó thúc đẩy động lực để trở nên tốt hơn và làm việc chăm chỉ hơn.

❌ "Bạn luôn chậm trễ thời hạn."

✔️ "Khả năng thích ứng của bạn là tấm gương tích cực cho những người còn lại trong nhóm."

Mẹo số 6: Tập trung vào một hoặc hai điểm chính

Khi cung cấp phản hồi, hiệu quả của thông điệp của bạn có thể được nâng cao đáng kể bằng cách giữ cho nó tập trung và ngắn gọn. Nguyên tắc "càng ít càng tốt" được áp dụng ở đây – tập trung vào một hoặc hai điểm chính đảm bảo rằng phản hồi của bạn vẫn rõ ràng, hữu ích và đáng nhớ.

💡Để có thêm cảm hứng đưa ra phản hồi, hãy xem:

Cách đưa ra phản hồi — Trong trường học

Làm cách nào để đưa ra phản hồi cho người bạn biết trong bối cảnh học thuật, chẳng hạn như sinh viên, giáo viên, giáo sư hoặc bạn cùng lớp? Những lời khuyên và ví dụ sau đây chắc chắn sẽ đảm bảo sự hài lòng và đánh giá cao của người nhận.

Mẹo số 7: Phản hồi ẩn danh

Phản hồi ẩn danh là một trong những cách tốt nhất để đưa ra phản hồi trong môi trường lớp học khi giáo viên muốn thu thập phản hồi từ học sinh. Họ có thể thoải mái đưa ra những đề xuất cải tiến mà không cần lo lắng về những hậu quả tiêu cực.

Mẹo số 8: Xin phép

Đừng làm họ ngạc nhiên; thay vào đó, hãy xin phép đưa ra phản hồi trước. Dù họ là giáo viên hay học sinh, hay bạn cùng lớp thì tất cả đều đáng được tôn trọng và có quyền nhận được những phản hồi về họ. Lý do là họ có thể chọn thời điểm và địa điểm mà họ cảm thấy thoải mái nhất khi nhận phản hồi.

❌ "Bạn luôn vô tổ chức trong lớp. Thật là bực mình."

✔️"Tôi đã nhận thấy điều gì đó và sẽ đánh giá cao suy nghĩ của bạn. Chúng ta có thể thảo luận về vấn đề đó được không?"

Mẹo số 9: Biến nó thành một phần của bài học

Làm thế nào để đưa ra phản hồi cho học sinh? Đối với giáo viên và nhà giáo dục, không có cách nào tốt hơn để đưa ra phản hồi cho học sinh hơn là thông qua việc dạy và học. Bằng cách đưa phản hồi trở thành một phần không thể thiếu trong cấu trúc bài học, học sinh có thể học hỏi từ hướng dẫn theo thời gian thực và tự đánh giá với sự tham gia tích cực.

✔️ Trong lớp Quản lý thời gian, giáo viên có thể tạo thời gian thảo luận để học sinh chia sẻ ý kiến về dấu câu, gợi ý cách đi đúng giờ.

Mẹo số 10: Viết nó ra

Việc cung cấp phản hồi bằng văn bản cũng có ảnh hưởng như nói chuyện trực tiếp với họ trong sự riêng tư. Lợi ích tốt nhất này là cho phép người nhận xem xét và suy ngẫm về nhận xét của bạn. Nó có thể bao gồm những quan sát tích cực, đề xuất tăng trưởng và các bước cải tiến có thể thực hiện được.

❌ "Bài thuyết trình của bạn đã tốt, nhưng nó có thể còn tốt hơn nữa."

✔️ "Tôi đánh giá cao sự chú ý của bạn đến từng chi tiết trong dự án. Nhưng tôi khuyên bạn nên cân nhắc việc kết hợp nhiều dữ liệu hỗ trợ hơn để củng cố khả năng phân tích của mình."

Lời khuyên số 11: Khen ngợi nỗ lực của họ chứ không phải tài năng của họ

Làm thế nào để đưa ra phản hồi mà không bán quá nhiều? Trong trường học hoặc nơi làm việc, có người có thể vượt trội hơn người khác vì tài năng của họ, nhưng đó không phải là lý do để bào chữa khi đưa ra phản hồi kém. Phản hồi mang tính xây dựng là ghi nhận nỗ lực của họ và những gì họ đã làm để vượt qua trở ngại, chứ không phải là khen ngợi tài năng của họ.

❌ "Bạn có tài năng bẩm sinh trong lĩnh vực này nên thành tích của bạn được mong đợi."

✔️ "Sự cam kết luyện tập và học tập của bạn rõ ràng đã được đền đáp. Tôi đánh giá cao sự chăm chỉ của bạn."

Mẹo số 12: Yêu cầu phản hồi

Phản hồi phải là con đường hai chiều. Khi bạn đưa ra phản hồi, việc duy trì giao tiếp cởi mở bao gồm việc mời phản hồi từ người nhận và có thể tạo ra một môi trường hợp tác và hòa nhập nơi cả hai bên có thể học hỏi và phát triển.

✔️ "Tôi đã chia sẻ một số suy nghĩ về dự án của bạn. Tôi tò mò muốn biết suy nghĩ của bạn về phản hồi của tôi và liệu bạn có nghĩ rằng nó phù hợp với tầm nhìn của bạn hay không. Chúng ta hãy trò chuyện về vấn đề đó."

Những điểm chính

Tôi đảm bảo rằng bạn đã học được rất nhiều từ bài viết này. Và tôi rất vui được chia sẻ với bạn một công cụ trợ giúp tuyệt vời giúp bạn đưa ra phản hồi mang tính hỗ trợ và mang tính xây dựng theo cách thoải mái và hấp dẫn hơn.

💡Mở tài khoản với AhaSlidesngay bây giờ và tiến hành phản hồi và khảo sát ẩn danh miễn phí.

Tham khảo: Harvard Business Review | Lattice | 15five | Gương | 360 Học tập