11 bước để tổ chức một cuộc họp quản lý chiến lược thành công

A cuộc họp quản lý chiến lược là một trong những phương pháp tốt nhất giúp đội ngũ hiệu suất cao rà soát và cải thiện chất lượng công việc cũng như năng suất để tạo ra kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần biết về cuộc họp quản lý chiến lược và cách khai mạc cuộc họp một cách hiệu quả. 

Mục lục

• #1 - Cuộc họp quản lý chiến lược là gì?
• #2 - Lợi ích của cuộc họp quản lý chiến lược
• #3 - Ai nên tham dự cuộc họp quản lý chiến lược? 
• #4 - Cách tổ chức một cuộc họp quản lý chiến lược hiệu quả (Kế hoạch SMM)

Cuộc họp quản lý chiến lược là gì?

Quản lý các cuộc họp chiến lược (SMM) Là một mô hình quản lý tập trung vào chiến lược tổng thể của một công ty, bao gồm quản lý quy trình, ngân sách, chất lượng, tiêu chuẩn và nhà cung cấp để đánh giá hiệu quả công việc và hiệu quả kinh doanh.

Cuộc họp này có thể diễn ra hàng quý và có thể cần dữ liệu được thu thập từ cuộc họp chiến lược tiếp thị, cuộc họp chiến lược kinh doanh hoặc cuộc họp chiến lược bán hàng.

Trong ngắn hạn,Mục đích của các cuộc họp chiến lược là tìm ra cách sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực của công ty để đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu cụ thể.

Thêm mẹo làm việc với AhaSlides

• Các cuộc họp trong kinh doanh| 10 loại và phương pháp hay nhất
• 8 mẹo hay nhất để Chúc Buổi Họp Vui Vẻ
• Họp Quản lý Chiến lược

Nhận các mẫu cuộc họp miễn phí giúp khơi dậy những cuộc trò chuyện sôi nổi!

Đăng ký miễn phí và nhận những gì bạn muốn miễn phí

🚀 Mẫu miễn phí ☁️

Lợi ích của cuộc họp quản lý chiến lược

Cuộc họp quản trị chiến lược không chỉ giúp người tham dự chủ động hơn trong công việc từ việc đến đúng giờ và chuẩn bị tài liệu, câu hỏi để hỏi trong quá trình hoạch định chiến lược mà còn mang lại 5 lợi ích sau:

Giảm chi phí

Nhiều tổ chức đã chuyển sang khuôn khổ cuộc họp quản lý chiến lược. Kế hoạch SMM hiện giúp các công ty sử dụng các công cụ và dịch vụ chi phí thấp (thậm chí miễn phí) để phân tích chéo dữ liệu giữa các cuộc họp để xem điều gì hiệu quả, điều gì không và điều gì có thể hoạt động tốt. 

Điều này giúp chi tiêu, phân bổ và đầu tư nguồn lực một cách khôn ngoan và hiệu quả nhất có thể.

Tiết kiệm thời gian và năng lượng

Lập kế hoạch cho các cuộc họp hiệu quả cho phép các bộ phận hoặc người tham gia hiểu được mục đích của cuộc thảo luận chiến lược cũng như những gì họ cần chuẩn bị và đóng góp.

Ví dụ, họ sẽ mang theo những tài liệu gì, trình bày những con số gì, những nhiệm vụ hay giải pháp nào sẽ được rút ra sau cuộc họp.

Việc chia nhỏ các công việc để chuẩn bị cho cuộc họp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức do không bị lan man hay trở thành người chỉ trích lỗi của ai mà quên mất mục đích của cuộc họp.

Tăng cường sức mạnh đàm phán

Trong cuộc họp sẽ không tránh khỏi những tranh cãi, bất đồng. Tuy nhiên, điều này làm tăng khả năng đàm phán của các thành viên trong nhóm khi phải thảo luận và tìm ra giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề cho khách hàng và doanh nghiệp. Bạn có thể ngạc nhiên khi tìm thấy một nhà đàm phán xuất sắc trong nhóm của mình!

Quản lý rủi ro 

Không ai muốn tham dự một cuộc họp bị hủy bỏ giữa chừng vì không có dữ liệu hoặc giải quyết vấn đề.

Do đó, cuộc họp tiếp theo có nghĩa là mọi người cần lập kế hoạch, thu thập và cung cấp dữ liệu từ các cuộc họp trước đây, phân tích dữ liệu đó và giúp chuyển phân tích đó thành các bước hành động tiếp theo. Những hoạt động này đảm bảo quản lý rủi ro tốt hơn. Hoặc thậm chí làm cho cuộc họp hiệu quả hơn hoặc hướng tới mục tiêu hơn cuộc họp trước. 

Theo dõi chặt chẽ ngân sách và tài nguyên

Tiến hành các cuộc họp nhóm hiệu quả sẽ có thể giám sát và điều chỉnh các nguồn lực và đưa ra các quyết định ngân sách sáng suốt. Các cuộc họp đánh giá chiến lược sẽ giúp làm nổi bật các phòng ban hoặc chương trình có thể cần thêm kinh phí để thành công. Họ cũng là một nơi tốt để xem liệu bạn có cần tăng / giảm ngân sách hoặc lực lượng lao động của mình hay không.

Ai nên tham dự cuộc họp quản lý chiến lược? 

Những người được yêu cầu có mặt tại cuộc họp sẽ là những người có chức vụ cao hơn như Giám đốc điều hành (Giám đốc điều hành, Giám đốc điều hành, Giám đốc thành phố, v.v.) và người quản lý trực tiếp dự án.

Những người chơi chủ chốt được yêu cầu phải có tiếng nói trong việc lập kế hoạch, nhưng không phải ai cũng có mặt trong bàn.

Quá nhiều người trong phòng có thể dẫn đến căng thẳng, hỗn loạn và bối rối. Nếu bạn có nhiều người muốn tham gia vào quá trình này, hãy bao gồm họ theo cách như Thu thập ý kiến ​​của nhân viên thông qua các cuộc khảo sát và tính phí ai đó trong cuộc họp để đảm bảo dữ liệu này được đưa vào bảng và được coi là một phần của quy trình.

Cách tổ chức một cuộc họp quản lý chiến lược hiệu quả (Kế hoạch SMM) 

Đảm bảo các cuộc họp quản lý chiến lược của bạn bắt đầu hấp dẫn và hiệu quả bằng cách lập kế hoạch phù hợp. Với những bước này

Chuẩn bị cuộc họp

Hãy nhớ làm theo các hướng dẫn sau để lập kế hoạch một cuộc họp với 4 bước:

• Lên lịch thời gian và thu thập dữ liệu / báo cáo cần thiết

Lên lịch và đảm bảo mời tất cả các lãnh đạo và nhân viên chủ chốt được yêu cầu tham dự cuộc họp này. Đảm bảo những người trong phòng là những người có thể tham gia tích cực vào cuộc họp.

Đồng thời, thu thập các dữ liệu, báo cáo cần thiết, cập nhật các chỉ số trạng thái, thậm chí cả các câu hỏi cần giải đáp trong cuộc họp. Đảm bảo nội dung gửi không quá gần ngày họp để mọi người có thể xem qua dữ liệu gần đây nhất và viết phân tích về các xu hướng hoặc vấn đề mới nổi.

• Mẫu chương trình kế hoạch

Một chương trình nghị sự giúp bạn và những người tham gia đi đúng hướng. Ý tưởng chương trình cuộc họp sẽ đảm bảo câu trả lời cho các câu hỏi:

• Tại sao chúng ta có cuộc họp này?
• Chúng ta cần hoàn thành những gì khi cuộc họp kết thúc?
• Các bước tiếp theo chúng ta nên làm là gì?

Hãy nhớ rằng Chương trình họp quản lý chiến lược có thể giống như một cuộc xem xét các mục tiêu, biện pháp và sáng kiến, xác nhận chiến lược và tiếp tục các dự án và định hướng chiến lược hiện tại.

Đây là chương trình làm việc mẫu:

1. 9.00h9.30 - XNUMXhXNUMX: Tổng quan về mục đích cuộc họp
2. 9.30h11.00 - XNUMXhXNUMX: Đánh giá lại toàn bộ quá trình
3. 1.00 giờ chiều - 3.00 giờ chiều: Cập nhật các phòng ban và lãnh đạo
4. 3.00 - 4.00 chiều: Các vấn đề tồn đọng
5. 4.00 giờ chiều - 5.00 giờ chiều: Giải pháp được đưa ra
6. 5.00 giờ chiều - 6.00 giờ chiều: Kế hoạch hành động
7. 6.00h - 6.30hXNUMX: Phiên QnA
8. 6.30h7.00 chiều - XNUMXh tối: Tổng kết

• Đặt ra các quy tắc cơ bản

Bạn có thể đặt ra các quy tắc để mọi người chuẩn bị trước cuộc họp.

Ví dụ, nếu họ không thể tham dự, họ phải cử một trợ lý thay thế. 

Hoặc người tham dự phải giữ trật tự, tôn trọng người nói, không ngắt lời (v.v.)

• Theo Tháng Họp tất tay

Như đã nói ở trên, hội nghị quản trị chiến lược là một sự kiện lớn, thường được tổ chức hàng quý. Vì vậy, nếu bạn muốn nhân viên của mình làm quen với cách làm này và chuẩn bị kỹ càng nhất có thể. Bạn cần xem lại cuộc họp và tổ chức các cuộc họp chung tay hàng tháng để cập nhật cho nhân viên bất kỳ thông báo mới nào không phù hợp với email cũng như đặt ra các mục tiêu của công ty và theo dõi tiến độ đối với những thông báo hiện có.

• Thực hiện cuộc họp khởi động Dự án

Nếu một cuộc họp chung tay sẽ giúp nhân viên làm quen và chuẩn bị dữ liệu cho quản lý chiến lược thì cuộc họp khởi động dự án là cuộc họp đầu tiên giữa khách hàng đã đặt mua một dự án và công ty sẽ đưa nó vào cuộc sống. Cuộc họp này sẽ chỉ cần những người đóng vai trò chủ chốt để thảo luận về nền tảng của dự án, mục đích và mục tiêu của nó.

Cuộc họp

• Xác định mục đích cuộc họp và kết quả mong muốn

Một cuộc họp hoạch định chiến lược hoàn toàn có thể sai lầm nếu nó được tổ chức mà không đưa ra cho mọi người những mục tiêu xác định và yêu cầu đầu ra. Đó là lý do tại sao bước đầu tiên là xác định mục tiêu rõ ràng, hữu hình cho cuộc họp.

Một số ví dụ về mục tiêu rõ ràng:

• Một chiến lược trên mạng xã hội để tiếp cận khán giả trẻ hơn. 
• Kế hoạch phát triển một sản phẩm mới, một tính năng mới.

Bạn cũng có thể đặt các chủ đề cuộc họp quản lý chiến lược cụ thể như một phần của mục tiêu, chẳng hạn như tăng trưởng kinh doanh trong nửa cuối năm.

Hãy càng cụ thể càng tốt với mục tiêu của bạn. Bằng cách đó, mọi người sẽ dễ dàng tiếp tục làm việc và đưa ra quyết định đúng đắn hơn.

• Phá băng 

Với sự thay đổi trong cách làm việc sau hai năm đại dịch, các công ty phải luôn sẵn sàng với các cuộc họp ảo và cuộc họp truyền thống kết hợp. Mọi người giao tiếp qua màn hình máy tính trong khi những người khác đang ngồi tại văn phòng đôi khi sẽ khiến đồng nghiệp của bạn cảm thấy kém hào hứng và mất kết nối.

Vì vậy, bạn cần một cuộc họp nhóm với tàu phá băng và các hoạt động gắn kết vào đầu buổi gặp mặt để hâm nóng bầu không khí.

• Làm cho cuộc họp tương tác

Để nhóm của bạn đầu tư đầy đủ vào phiên chiến lược đòi hỏi phải thúc đẩy tính tương tác thực sự. Thay vì trình bày độc lập, hãy thử chia thành các nhóm để các bộ phận khác nhau có thể nghĩ ra giải pháp cho những trở ngại gần đây.

Chỉ định cho mỗi nhóm một thách thức mà công ty bạn đang phải đối mặt. Sau đó, hãy để sự sáng tạo của họ được phát huy - dù là thông qua trò chơi xây dựng nhóm, thăm dò ý kiến ​​nhanh hoặc câu hỏi thảo luận sâu sắc. Việc chia sẻ quan điểm ở định dạng áp suất thấp hơn có thể mang lại những hiểu biết sâu sắc bất ngờ.

Khi triệu tập lại, hãy yêu cầu phản hồi có cấu trúc nhưng cởi mở từ mỗi phiên họp. Nhắc nhở mọi người rằng không có ý tưởng “sai” nào ở giai đoạn này. Mục tiêu của bạn là hiểu mọi quan điểm để cuối cùng cùng nhau vượt qua những trở ngại.

• Xác định những thách thức tiềm ẩn

Điều gì xảy ra nếu cuộc họp vượt quá thời gian quy định? Nếu ban lãnh đạo phải vắng mặt để giải quyết các vấn đề đột xuất khác thì sao? Nếu tất cả mọi người đều bận rộn đổ lỗi cho người khác và không nhận được kết quả đầu ra như mong muốn?

Hãy liệt kê tất cả các rủi ro có thể xảy ra với các giải pháp để chuẩn bị thật tốt!

Ví dụ: hãy cân nhắc sử dụng đồng hồ đếm ngược cho các mục hoặc bản trình bày cụ thể trong chương trình làm việc. 

• Sử dụng công cụ trực tuyến 

Ngày nay, việc sử dụng hình ảnh và công cụ là điều bắt buộc trong cuộc họp nếu bạn muốn truyền đạt ý tưởng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các báo cáo, thống kê cũng sẽ được trình bày trực quan và dễ hiểu nhờ các công cụ này. Nó cũng khuyến khích mọi người cung cấp thông tin đầu vào và giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng bằng cách nhận phản hồi theo thời gian thực. Bạn có thể tìm thấy các công cụ và nhà cung cấp mẫu miễn phí như AhaSlide, Miro và Google Slide.

Ví dụ, Sử dụng Bản trình bày tương tácvà các công cụ như thăm dò ý kiến ​​và khảo sát để tạo ra các ý tưởng sáng tạo và hiển thị chúng trong thời gian thực.

• Kết thúc với định dạng Cuộc họp Tòa thị chính 

Hãy kết thúc cuộc họp bằng phần hỏi đáp trong Thình thức Họp Hội trường riêng.

Người tham gia có thể nêu câu hỏi họ muốn và nhận được câu trả lời ngay lập tức từ lãnh đạo. Nó chứng tỏ rằng các nhà lãnh đạo không chỉ là những người ra quyết định vô danh mà còn là những người có tư duy sâu sắc, không chỉ đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu mà còn nghĩ đến lợi ích của nhân viên.

• Lời khuyên để tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc họp quản lý chiến lược

Ngoài các bước trên, đây là một số lưu ý nhỏ giúp bạn cách tổ chức buổi hoạch định chiến lược tốt hơn:

• Đảm bảo rằng mọi người đều đang tham gia thảo luận.
• Hãy chắc chắn rằng mọi người đang tích cực lắng nghe.
• Đảm bảo rằng mọi người đều áp dụng kỹ năng làm việc nhóm của họ.
• Làm việc để thu hẹp các tùy chọn càng ít càng tốt.
• Đừng ngại kêu gọi biểu quyết để xem mức độ quan điểm và sự đồng thuận.
• Sáng tạo! Lập kế hoạch chiến lược là thời gian để khám phá sự sáng tạo và xem phản ứng và giải pháp cho các tình huống của cả nhóm.

Tóm tắt

Để điều hành một cuộc họp quản lý chiến lược thành công. Bạn phải chuẩn bị tốt mọi khâu từ con người, tài liệu, dữ liệu, công cụ. Đưa ra một chương trình nghị sự và gắn bó với nó để những người tham gia biết họ sẽ làm gì và những nhiệm vụ nào sẽ được giao. 

AhaSlide hy vọng sẽ cung cấp tất cả câu trả lời cho câu hỏi của bạn về cách dẫn dắt một phiên lập kế hoạch chiến lược. Hy vọng bạn thích những mẹo và kỹ thuật hỗ trợ được nêu trong bài viết này để duy trì các cuộc họp quản lý chiến lược và hoạt động nhóm luôn tích cực và hiệu quả dù ngoại tuyến hay trực tuyến.

Những câu hỏi thường gặp

tags: Hội nghị kinh doanh

Chia sẻ