A cuộc họp quản lý chiến lược là một trong những phương pháp tốt nhất giúp đội ngũ hiệu suất cao rà soát và cải thiện chất lượng công việc cũng như năng suất để tạo ra kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần biết về cuộc họp quản lý chiến lược và cách khai mạc cuộc họp một cách hiệu quả.
Cuộc họp quản lý chiến lược là gì?
Cuộc họp quản lý chiến lược (SMM) là một mô hình quản lý tập trung vào chiến lược quản lý tổng thể của một công ty, bao gồm quản lý quy trình, ngân sách, chất lượng, tiêu chuẩn và nhà cung cấp để đánh giá hiệu quả công việc và hiệu quả kinh doanh. (Tham khảo: Quản trị Dịch vụ Tổng hợp)
Cuộc họp này có thể diễn ra hàng quý và có thể cần dữ liệu được thu thập từ cuộc họp chiến lược tiếp thị, cuộc họp chiến lược kinh doanh hoặc cuộc họp chiến lược bán hàng.
Trong ngắn hạn, mục đích của các cuộc họp chiến lược là tìm ra cách sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực của công ty để đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu cụ thể.
Thêm mẹo làm việc với AhaSlides
- Các cuộc họp trong kinh doanh | 10 loại phổ biến và thực tiễn tốt nhất
- 8 mẹo hay nhất để Chúc Buổi Họp Vui Vẻ trong 2023
- Hơn 20 cuộc họp nhóm trực tuyến thú vị Trò chơi phá băng để Tương tác tốt hơn vào năm 2023
- Công cụ phá băng cuộc họp ảo
- Trò chơi họp nhóm ảo
- Cuộc họp khởi động dự án
- Hướng dẫn cuộc họp chung tay
- Hướng dẫn cuộc họp của Tòa thị chính
Mẫu miễn phí cho cuộc họp của bạn/h3>
Nhận bản trình bày trực tiếp được tạo sẵn cho các cuộc họp của bạn. Đăng ký miễn phí và lấy những gì bạn muốn từ thư viện mẫu!
🚀 Lên mây ☁️
Lợi ích của cuộc họp quản trị chiến lược?
Cuộc họp quản trị chiến lược không chỉ giúp người tham dự chủ động hơn với công việc từ việc đến đúng giờ, chuẩn bị tài liệu, các câu hỏi đặt ra trong quá trình hoạch định chiến lược mà còn mang lại 5 lợi ích như sau:
Giảm chi phí
Nhiều tổ chức đã chuyển sang khuôn khổ cuộc họp quản lý chiến lược. Bởi vì kế hoạch SMM giúp các công ty hiện sử dụng các công cụ và dịch vụ chi phí thấp (thậm chí miễn phí) để phân tích chéo dữ liệu giữa các cuộc họp để xem điều gì hiệu quả, điều gì không và điều gì có thể hoạt động tốt.
Điều này giúp chi tiêu, phân bổ và đầu tư các nguồn lực một cách khôn ngoan và hiệu quả nhất có thể.
Tiết kiệm thời gian và năng lượng
Lập kế hoạch cho các cuộc họp hiệu quả cho phép các bộ phận hoặc người tham gia hiểu được mục đích của cuộc thảo luận chiến lược và những gì họ cần chuẩn bị và đóng góp.
Ví dụ, họ sẽ mang theo những tài liệu gì, trình bày những con số gì, những nhiệm vụ hay giải pháp nào sẽ được rút ra sau cuộc họp.
Việc chia nhỏ các công việc để chuẩn bị cho cuộc họp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức do không bị lan man hay trở thành người chỉ trích lỗi của ai mà quên mất mục đích của cuộc họp.
Tăng sức mạnh đàm phán
Trong cuộc họp, sẽ không tránh khỏi những tranh cãi hay bất đồng. Nhưng điều này thúc đẩy khả năng đàm phán của các thành viên trong nhóm khi phải thảo luận và tìm ra giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề cho khách hàng và doanh nghiệp. Bạn có thể ngạc nhiên khi tìm thấy một nhà đàm phán xuất sắc trong nhóm của bạn!
Quản lý rủi ro
Không ai muốn tham dự một cuộc họp bị hủy bỏ giữa chừng vì không có dữ liệu hoặc giải quyết vấn đề.
Do đó, theo dõi cuộc họp có nghĩa là mọi người cần lập kế hoạch, thu thập và cung cấp dữ liệu từ các cuộc họp trước đây, phân tích dữ liệu đó và giúp chuyển phân tích đó thành các bước tiếp theo có thể hành động. Các hoạt động này đảm bảo quản lý rủi ro tốt hơn. Hoặc thậm chí làm cho cuộc họp hiệu quả hơn hoặc hướng đến mục tiêu hơn lần trước.
Theo dõi chặt chẽ ngân sách và tài nguyên
Tiến hành các cuộc họp nhóm hiệu quả sẽ có thể giám sát và điều chỉnh các nguồn lực và đưa ra các quyết định ngân sách sáng suốt. Các cuộc họp đánh giá chiến lược sẽ giúp làm nổi bật các phòng ban hoặc chương trình có thể cần thêm kinh phí để thành công. Họ cũng là một nơi tốt để xem liệu bạn có cần tăng / giảm ngân sách hoặc lực lượng lao động của mình hay không.
Ai nên tham dự một cuộc họp quản lý chiến lược?
Những người được yêu cầu xuất hiện tại cuộc họp sẽ là các nhà lãnh đạo như Giám đốc điều hành (Giám đốc điều hành, Giám đốc điều hành, Giám đốc thành phố, v.v.) và người quản lý trực tiếp của dự án.
Những người chơi chủ chốt được yêu cầu phải có tiếng nói trong việc lập kế hoạch, nhưng không phải ai cũng có mặt trong bàn.
Quá nhiều người trong phòng có thể dẫn đến căng thẳng, hỗn loạn và bối rối. Nếu bạn có nhiều người muốn tham gia vào quá trình này, hãy bao gồm họ theo cách như Thu thập ý kiến của nhân viên thông qua các cuộc khảo sát và tính phí ai đó trong cuộc họp để đảm bảo dữ liệu này được đưa vào bảng và được coi là một phần của quy trình.
Làm thế nào để điều hành một cuộc họp quản lý chiến lược (Kế hoạch SMM)?
Chuẩn bị cuộc họp
Hãy nhớ làm theo các hướng dẫn sau để lập kế hoạch một cuộc họp với 4 bước:
- Lên lịch thời gian và thu thập dữ liệu / báo cáo cần thiết
Lên lịch và đảm bảo mời tất cả các lãnh đạo và nhân viên chủ chốt được yêu cầu tham dự cuộc họp này. Đảm bảo những người trong phòng là những người có thể tham gia tích cực vào cuộc họp.
Đồng thời, thu thập các dữ liệu cần thiết và báo cáo, cập nhật các chỉ số trạng thái và cả những câu hỏi cần giải đáp trong cuộc họp. Đảm bảo rằng các bài gửi không quá gần với ngày họp để mọi người có thể xem qua dữ liệu gần đây nhất và viết phân tích về các xu hướng hoặc vấn đề mới nổi.
- Mẫu chương trình kế hoạch
Một chương trình nghị sự giúp bạn và những người tham gia đi đúng hướng. Ý tưởng chương trình cuộc họp sẽ đảm bảo câu trả lời cho các câu hỏi:
- Tại sao chúng ta có cuộc họp này?
- Chúng ta cần hoàn thành những gì khi cuộc họp kết thúc?
- Các bước tiếp theo chúng ta nên làm là gì?
Hãy nhớ rằng Chương trình họp quản lý chiến lược có thể giống như một cuộc xem xét các mục tiêu, biện pháp và sáng kiến, xác nhận chiến lược và tiếp tục các dự án và định hướng chiến lược hiện tại.
Đây là chương trình làm việc mẫu:
- 9.00 sáng - 9.30 sáng: Tổng quan về mục đích của cuộc họp
- 9.30h11.00 - XNUMXhXNUMX: Đánh giá lại toàn bộ quá trình
- 1.00 PM - 3.00 PM: Cập nhật các Phòng ban và Lãnh đạo
- 3.00 giờ - 4.00 giờ chiều: Các vấn đề còn tồn tại
- 4.00 giờ chiều - 5.00 giờ chiều: Các giải pháp được đưa ra
- 5.00 giờ chiều - 6.00 giờ chiều: Kế hoạch hành động
- 6.00 giờ chiều - 6.30 giờ XNUMX chiều: Phiên QnA
- 6.30:7.00 - XNUMX PM: Kết thúc
- Đặt ra các quy tắc cơ bản
Bạn có thể đặt ra các quy tắc để mọi người chuẩn bị trước cuộc họp.
Ví dụ, nếu họ không thể tham dự, họ phải cử một trợ lý thay thế.
Hoặc người tham dự phải giữ trật tự, tôn trọng người nói, không ngắt lời (v.v.)
- Theo tháng Họp tất tay
Như đã nói ở trên, hội nghị quản trị chiến lược là một sự kiện lớn, thường được tổ chức hàng quý. Vì vậy, nếu bạn muốn nhân viên của mình làm quen với cách làm này và chuẩn bị kỹ càng nhất có thể. Bạn cần xem lại cuộc họp và tổ chức các cuộc họp chung tay hàng tháng để cập nhật cho nhân viên bất kỳ thông báo mới nào không phù hợp với email cũng như đặt ra các mục tiêu của công ty và theo dõi tiến độ đối với những thông báo hiện có.
Nếu một cuộc họp chung tay sẽ giúp nhân viên làm quen và chuẩn bị dữ liệu cho quản lý chiến lược thì cuộc họp khởi động dự án là cuộc họp đầu tiên giữa khách hàng đã đặt mua một dự án và công ty sẽ đưa nó vào cuộc sống. Cuộc họp này sẽ chỉ cần những người đóng vai trò chủ chốt để thảo luận về nền tảng của dự án, mục đích và mục tiêu của nó.
Cuộc họp
- Xác định mục đích cuộc họp và kết quả mong muốn
Một cuộc họp lập kế hoạch chiến lược hoàn toàn có thể trở nên sai lầm nếu nó được tổ chức mà không đưa ra cho tất cả mọi người những mục tiêu đã xác định và những kết quả đầu ra đòi hỏi. Đó là lý do tại sao bước đầu tiên là xác định một mục tiêu rõ ràng, hữu hình cho cuộc họp.
Một số ví dụ về mục tiêu rõ ràng:
- Một chiến lược trên mạng xã hội để tiếp cận khán giả trẻ hơn.
- Kế hoạch phát triển một sản phẩm mới, một tính năng mới.
Bạn cũng có thể đặt các chủ đề cuộc họp quản lý chiến lược cụ thể như một phần của mục tiêu, chẳng hạn như tăng trưởng kinh doanh trong nửa cuối năm.
Hãy càng cụ thể càng tốt với mục tiêu của bạn. Bằng cách đó, mọi người sẽ dễ dàng tiếp tục làm việc và đưa ra quyết định đúng đắn hơn.
- Phá băng
Với sự thay đổi trong cách làm việc sau hai năm đại dịch, các công ty phải luôn sẵn sàng với các cuộc họp ảo và cuộc họp truyền thống kết hợp. Mọi người giao tiếp qua màn hình máy tính trong khi những người khác đang ngồi tại văn phòng đôi khi sẽ khiến đồng nghiệp của bạn cảm thấy kém hào hứng và mất kết nối.
Vì vậy, bạn cần một tàu phá băng cuộc họp nhóm ảo và các hoạt động gắn kết vào đầu buổi gặp mặt để hâm nóng bầu không khí.
- Làm cho cuộc họp tương tác
Một cuộc họp kinh doanh hiệu quả đòi hỏi sự giao tiếp và cộng tác từ tất cả những người tham dự. Vì vậy, bạn cũng có thể giao một danh sách nhiệm vụ cho các phòng ban cụ thể trong công ty của bạn để thảo luận dưới dạng trò chơi họp nhóm ảo, câu đố hoặc các phiên động não.
Các hoạt động này phải khuyến khích đối thoại cởi mở và trung thực về những thách thức mà công ty của bạn đang phải đối mặt. Nếu có thể, hãy phá bỏ mọi rào cản có thể cản trở tiến trình của bạn.
Đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các tài liệu chiến lược, cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về tiến độ và thảo luận các vấn đề chiến lược trong thời gian thực.
- Xác định những thách thức tiềm ẩn
Điều gì xảy ra nếu cuộc họp vượt quá thời gian quy định? Nếu ban lãnh đạo phải vắng mặt để giải quyết các vấn đề đột xuất khác thì sao? Nếu tất cả mọi người đều bận rộn đổ lỗi cho người khác và không nhận được kết quả đầu ra như mong muốn?
Hãy liệt kê tất cả các rủi ro có thể xảy ra với các giải pháp để chuẩn bị thật tốt!
Ví dụ: hãy cân nhắc sử dụng đồng hồ đếm ngược cho các mục hoặc bản trình bày cụ thể trong chương trình làm việc.
- Sử dụng công cụ trực tuyến
Ngày nay, việc sử dụng hình ảnh và công cụ là điều bắt buộc trong cuộc họp nếu bạn muốn truyền đạt ý tưởng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các báo cáo, thống kê cũng sẽ được trình bày trực quan và dễ hiểu nhờ các công cụ này. Nó cũng khuyến khích mọi người cung cấp thông tin đầu vào và giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng bằng cách nhận phản hồi theo thời gian thực. Bạn có thể tìm thấy các công cụ và nhà cung cấp mẫu miễn phí như AhaSlide, Miro và Google Slide.
Ví dụ, Sử dụng Bản trình bày tương tác và các công cụ như thăm dò ý kiến và khảo sát để tạo ý tưởng sáng tạo và hiển thị chúng trong thời gian thực.
- Kết thúc với định dạng Cuộc họp Tòa thị chính
Hãy kết thúc cuộc họp bằng phần hỏi đáp trong Thình thức Họp Hội trường riêng.
Những người tham gia có thể nêu ra những câu hỏi họ muốn và nhận được câu trả lời ngay lập tức từ các nhà lãnh đạo. Điều đó chứng tỏ rằng các nhà lãnh đạo không chỉ là những người ra quyết định phiến diện, mà còn là những người có suy nghĩ chín chắn, không chỉ đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu mà còn nghĩ đến lợi ích của nhân viên.
- Mẹo để tạo điều kiện cho một cuộc họp Quản lý chiến lược
Ngoài các bước trên, đây là một số lưu ý nhỏ giúp bạn cách tổ chức buổi hoạch định chiến lược tốt hơn:
- Đảm bảo rằng mọi người đều đang tham gia thảo luận.
- Hãy chắc chắn rằng mọi người đang tích cực lắng nghe.
- Đảm bảo rằng mọi người đều áp dụng kỹ năng làm việc nhóm của họ.
- Làm việc để thu hẹp các tùy chọn càng ít càng tốt.
- Đừng ngại kêu gọi biểu quyết để xem mức độ quan điểm và sự đồng thuận.
- Sáng tạo! Lập kế hoạch chiến lược là thời gian để khám phá sự sáng tạo và xem phản ứng và giải pháp cho các tình huống của cả nhóm.
Tóm tắt
Để điều hành một cuộc họp quản lý chiến lược thành công. Bạn phải chuẩn bị tốt mọi khâu từ con người, tài liệu, dữ liệu, công cụ. Đưa ra một chương trình nghị sự và gắn bó với nó để những người tham gia biết họ sẽ làm gì và những nhiệm vụ nào sẽ được giao.
AhaSlide hy vọng sẽ cung cấp tất cả các câu trả lời cho câu hỏi của bạn về cách dẫn dắt một buổi lập kế hoạch chiến lược. Hy vọng bạn thích các mẹo và kỹ thuật hỗ trợ được nêu trong bài viết này để duy trì các Cuộc họp quản lý chiến lược và các hoạt động nhóm tích cực và hiệu quả dù ngoại tuyến hay trực tuyến.
