Tờ rơi họp khởi động dự án làm móng gồm 8 bước (+Mẫu miễn phí!)

Ngay cả những công ty kỷ luật nhất hiện có đôi khi cũng có thể cảm thấy dự án của họ đang đi chệch hướng. Thường xuyên hơn không, vấn đề là một trong những chuẩn bị. Giải pháp?Một cấu trúc tốt và hoàn toàn tương tác cuộc họp khởi động dự án!

Không chỉ đơn thuần là sự phô trương và nghi lễ, một cuộc họp khởi động được thực hiện tốt thực sự có thể mang lại điều gì đó tuyệt vời cho chân chính. Dưới đây là 8 bước để tổ chức một cuộc họp khởi động dự án nhằm xây dựng sự hào hứng và mọi người ở cùng một trang.

Thời gian bắt đầu!

Cuộc họp Khởi động Dự án là gì?
Tại sao các Cuộc họp Khởi động Dự án lại quan trọng như vậy?
8 bước cho cuộc họp khởi động dự án Kickass
Mẫu chương trình họp khởi động dự án

Mẹo họp cần nhớ

Bạn phải có chương trình họp khởi động trước. Gửi email khởi động dự án sớm là rất quan trọng! Vì vậy, hãy cùng xem một số mẫu chương trình họp khởi động!

Buổi khởi động nên ngắn gọn và súc tích, với nhiều trò chơi và hoạt động, vì đây là lúc AhaSlides rất hữu ích! Hãy xem thêm các mẹo khác cùng chúng tôi dưới đây:

Văn bản thay thế

Bắt đầu cuộc trò chuyện.

Nhận thông tin đầu vào có giá trị từ nhóm và khách hàng của bạn trong cuộc họp khởi động dự án. Sử dụng các công cụ trao đổi ý kiến, hỏi đáp và bỏ phiếu trực tiếp với mẫu miễn phí này!

🚀 Xem mẫu

Cuộc họp Khởi động Dự án là gì?

Giống như nó nói trên tin, một cuộc họp khởi động dự án là một cuộc họp nơi bạn bắt đầu dự án của mình.

Thông thường, cuộc họp khởi động dự án là cuộc gặp đầu tiên giữa khách hàng đã đặt hàng dự án và công ty sẽ thực hiện dự án đó. Cả hai bên sẽ ngồi lại với nhau và thảo luận về nền tảng của dự án, mục đích, mục tiêu của nó và cách nó sẽ đi từ ý tưởng đến hiện thực.

Nói chung, có loại 2 của các cuộc họp khởi động cần lưu ý:

Khởi động dự án bên ngoài -Một nhóm phát triển ngồi xuống với một người nào đó từ bên ngoàicông ty, như một khách hàng hoặc bên liên quan, và thảo luận về kế hoạch cho một dự án hợp tác.
PKM nội bộ - Một nhóm nghiên cứu từ ở trong công ty ngồi lại với nhau và thảo luận về kế hoạch cho một dự án nội bộ mới.

Mặc dù cả hai loại này có thể có kết quả khác nhau, thủ tụclà khá giống nhau. Về cơ bản có không có phần nàovề buổi khởi động dự án bên ngoài không nằm trong buổi khởi động dự án nội bộ - sự khác biệt duy nhất là bạn nắm giữ nó cho ai.

Tương tác nhiều hơn với các cuộc tụ họp của bạn

Tại sao các Cuộc họp Khởi động Dự án lại quan trọng như vậy?

Mục đích của Cuộc họp khởi động phải rõ ràng và rõ ràng! Có vẻ đơn giản để bắt đầu một dự án chỉ bằng cách giao một loạt nhiệm vụ cho đúng người, đặc biệt là ở nơi làm việc bị ám ảnh bởi bảng Kanban ngày nay. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn tới việc các đội liên tục lạc đường.

Hãy nhớ rằng, chỉ vì bạn đang ở trên cùng một bảngkhông có nghĩa là bạn đang ở trên cùng một trang.

Trọng tâm của nó, một cuộc họp khởi động dự án là một cuộc họp trung thực và cởi mở Đối thoại giữa một khách hàng và một nhóm. Của nó không một loạt các thông báo về cách thức hoạt động của dự án, nhưng cuộc trò chuyệnvề kế hoạch, kỳ vọng và mục tiêu đạt được bằng cuộc tranh luận không hồi kết.

Dưới đây là một số lợi ích của việc tổ chức cuộc họp khởi động dự án:

Nó được tất cả mọi người chuẩn bị - "Hãy cho tôi sáu giờ để chặt một cái cây và tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu".Nếu Abraham Lincoln còn sống đến ngày hôm nay, bạn có thể yên tâm rằng ông ấy sẽ dành 4 trong số 6 giờ đầu tiên của dự án cho cuộc họp khởi động dự án. Đó là bởi vì những cuộc họp này chứa đựng Tất cả các các bước cần thiết để đưa bất kỳ dự án nào đi đúng hướng.
Nó liên quan đến tất cả những người chơi chính- Cuộc họp khởi động không thể bắt đầu trừ khi tất cả mọi người đều có mặt ở đó: người quản lý, trưởng nhóm, khách hàng và bất kỳ ai khác có cổ phần trong dự án. Thật dễ dàng để mất dấu ai chịu trách nhiệm về việc gì nếu không có một cuộc họp khởi động rõ ràng để tìm ra tất cả.
Đó là cởi mở và hợp tác - Như chúng tôi đã nói, các cuộc họp khởi động dự án là những cuộc tranh luận. Những người giỏi nhất tham gia Tất cả các người tham dự và mang lại những ý tưởng tốt nhất từ tất cả mọi người.

Tương tác nhiều hơn với các cuộc tụ họp của bạn

8 bước cho cuộc họp khởi động dự án Kickass

Vì vậy, chính xác những gì được bao gồm trong chương trình nghị sự của cuộc họp khởi động dự án? Chúng tôi đã thu hẹp nó xuống còn 8 bước bên dưới, nhưng bạn phải luôn nhớ rằng có không có menu thiết lập cho loại cuộc họp này.

Sử dụng 8 bước này như một hướng dẫn, nhưng đừng bao giờ quên rằng chương trình làm việc cuối cùng nằm ở bạn!

Bước #1 - Giới thiệu và phá băng

Đương nhiên, cách duy nhất để bắt đầu bất kỳ cuộc họp khởi động nào là làm cho những người tham gia làm quen với nhau. Bất kể độ dài hoặc mức độ của dự án của bạn, khách hàng và các thành viên trong nhóm cần phải có tên gọi với nhau trước khi họ có thể làm việc hiệu quả cùng nhau.

Mặc dù phần giới thiệu kiểu 'đi vòng quanh bàn' đơn giản là đủ để mọi người làm quen với những cái tên, nhưng người phá băng có thể thêm một lớp khác nhân cách và Làm sáng tâm trạngtrước khi bắt đầu dự án.

Hãy thử cái này:Spin the Wheel 🎡

Đưa ra một số chủ đề giới thiệu đơn giản về Vòng quay may mắn , sau đó yêu cầu từng thành viên trong nhóm quay nó và trả lời bất kỳ chủ đề nào mà bánh xe hướng đến. Các câu hỏi hài hước được khuyến khích, nhưng hãy chắc chắn rằng nó ít nhiều mang tính chuyên nghiệp!

Một chiếc vòng may mắn có thể được sử dụng như một vật phá băng.

Muốn nhiều hơn như thế này?💡 Chúng tôi đã có 10 tàu phá băng cho bất kỳ cuộc họp nàongay tại đây.

Bước # 2 - Bối cảnh dự án

Sau những thủ tục và lễ hội đã qua đi, đã đến lúc bắt đầu bằng cách bắt đầu công việc kinh doanh lạnh lùng này. Để cuộc họp khai mạc thành công, bạn cần có chương trình nghị sự rõ ràng cho cuộc họp khai mạc!

Như tất cả những câu chuyện hay đều làm, tốt nhất là nên bắt đầu ngay từ đầu. Phác thảo tất cả thư từgiữa bạn và khách hàng của bạn để giúp mọi người tham gia vào dự án nắm bắt đầy đủ những gì đã xảy ra cho đến nay.

Đây có thể là ảnh chụp màn hình của email, văn bản, biên bản từ các cuộc họp trước hoặc bất kỳ tài nguyên nào bổ sung bất kỳ loại ngữ cảnh nào cho công ty và khách hàng của bạn. Giúp mọi người dễ hình dung bằng cách lập dòng thời gian.

Bước #3 - Nhu cầu dự án

Ngoài nền tảng về thư từ, bạn sẽ muốn tìm hiểu sâu vào các chi tiết của tại sao dự án này đang được khởi động ngay từ đầu.

Đây là một bước quan trọng vì nó cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về những điểm khó khăn mà dự án đang tìm cách giải quyết, đó là điều mà cả nhóm và khách hàng luôn phải luôn nghĩ đến.

Protip 👊

Các giai đoạn như thế này đã chín muồi để thảo luận. Hỏi khách hàng của bạn và nhóm của bạn để đưa ra ý tưởng của họ tại sao họ nghĩ rằng dự án này là mơ ước.

Nếu có thể, bạn nên luôn cố gắng tạo kênh ý kiến của khách hàngtrong phần này. Cộng tác với khách hàng để lấy các ví dụ thực tế về người tiêu dùng đề cập đến các điểm yếu mà dự án của bạn đang cố gắng khắc phục. Ý kiến của họ sẽ định hình cách nhóm của bạn tiếp cận dự án.

Bước #4 - Mục tiêu dự án

Vậy là bạn đã xem xét qua của dự án, bây giờ là lúc để xem xét tương lai.

Việc có các mục tiêu trực tiếp và định nghĩa rõ ràng về thành công cho dự án của bạn sẽ thực sự giúp nhóm của bạn nỗ lực hướng tới mục tiêu đó. Không chỉ vậy, nó sẽ cho khách hàng của bạn thấy rằng bạn nghiêm túc với công việc và có quyền lợi cao tương tự trong cách công việc diễn ra.

Hỏi những người tham dự cuộc họp khởi động của bạn 'Thành công sẽ như thế nào?'Có nhiều khách hàng hơn không? Nhiều đánh giá hơn? Tỷ lệ hài lòng của khách hàng tốt hơn?

Dù mục tiêu là gì thì nó vẫn phải luôn...

Đạt được- Đừng căng thẳng quá. Biết giới hạn của bạn và đưa ra mục tiêu bạn thực sự có cơ hội đạt được.
Đo lường - Thúc đẩy mục tiêu của bạn bằng dữ liệu. Hãy nhắm đến một con số cụ thể và theo dõi tiến trình của bạn hướng tới nó.
Đúng giờ - Hãy cho mình một ngày kết thúc. Hãy làm mọi thứ có thể để đạt được mục tiêu trước thời hạn đó.

Bước #5 - Tuyên bố công việc

Đưa 'thịt' vào 'cuộc họp khởi động', Tuyên bố Công việc (SoW) là một phần đi sâu vào các chi tiết cụ thể của dự án và cách nó sẽ được thực hiện. Đó là thanh toán chínhtrong chương trình cuộc họp khởi động và sẽ nhận được hầu hết sự chú ý của bạn.

Xem đồ họa thông tin này về những gì cần đưa vào bản tuyên bố công việc của bạn:

Đồ họa thông tin giải thích 6 bước nhỏ liên quan đến việc công bố tuyên bố công việc tại cuộc họp khởi động dự án.

Hãy nhớ rằng tuyên bố về công việc không liên quan nhiều đến thảo luận như phần còn lại của chương trình họp khởi động dự án. Đây thực sự là lúc để một dự án dẫn đầu đơn giản vạch ra kế hoạch hành độngcho dự án sắp tới, sau đó lưu cuộc thảo luận cho mục tiếp theo của cuộc họp.

Cũng giống như phần còn lại của cuộc họp khởi động, tuyên bố về công việc của bạn là siêu biến. Các chi tiết cụ thể trong tuyên bố công việc của bạn sẽ luôn phụ thuộc vào mức độ phức tạp của dự án, quy mô của nhóm, các bộ phận liên quan, v.v.

Bạn muốn biết thêm?💡 Kiểm tra cái này bài viết toàn diện về việc tạo ra một tuyên bố về công việc.

Bước #6 - Phần hỏi đáp

Mặc dù bạn có thể cảm thấy buộc phải rời khỏi phần Hỏi & Đáp cho đến hết nhưng chúng tôi thực sự khuyên bạn nên giữ nó ngay sau tuyên bố công việc của bạn.

Một phân khúc mạnh mẽ như vậy chắc chắn sẽ làm nảy sinh các câu hỏi từ cả khách hàng và nhóm của bạn. Với phần lớn cuộc họp vẫn còn rất mới mẻ trong tâm trí mọi người, tốt nhất hãy tấn công khi bàn ủi còn nóng.

Việc sử dụng phần mềm trình bày tương tác để tổ chức phần Hỏi & Đáp có thể giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ, đặc biệt nếu cuộc họp khởi động dự án của bạn có số lượng người tham dự cao....

Đó là tổ chức- Các câu hỏi được sắp xếp theo mức độ phổ biến (thông qua lượt tán thành) hoặc theo thời gian và có thể được đánh dấu là 'đã trả lời' hoặc được ghim lên đầu.
Đó là kiểm duyệt- Các câu hỏi có thể được phê duyệt và loại bỏ trước khi chúng được hiển thị trên màn hình.
Đó là vô danh - Các câu hỏi có thể được gửi ẩn danh, nghĩa là mọi người đều có tiếng nói.

Bước #7 - Các vấn đề tiềm ẩn

Giống như chúng tôi đã nói trước đây, một cuộc họp khởi động dự án là một cuộc họp cởi mở và trung thực nhất có thể. Đó làcách bạn xây dựng một cảm giác tin tưởng với khách hàng của bạn ngay từ đầu.

Để đạt được mục tiêu đó, tốt nhất là thảo luận về các vấn đề tiềm ẩn mà dự án có thể gặp phải trong quá trình thực hiện. Không ai yêu cầu bạn phải dự đoán tương lai ở đây, chỉ để đưa ra một danh sách dự kiến những rào cản mà bạn có thể gặp phải.

Vì bạn, nhóm của bạn và khách hàng của bạn sẽ tiếp cận dự án này với các mức độ đóng góp khác nhau, nên thật lý tưởng để có được mọi ngườitham gia vào cuộc thảo luận vấn đề tiềm ẩn.

Bước #8 - Đăng ký

Trao đổi với khách hàng của bạn thường xuyên là một cách khác để củng cố niềm tin giữa cả hai bên. Tại cuộc họp khởi động dự án, bạn có một số câu hỏi cần giải quyết về gì, khi nào, ai và làm thế nào những đăng ký này sẽ xảy ra.

Đăng ký là một hành động cân bằng khá tốt giữa minh bạchvà nỗ lực. Mặc dù việc cởi mở và minh bạch nhất có thể là điều tốt nhưng bạn phải quản lý việc này trong phạm vi khả năng thực sự của bạn. becông khai và minh bạch.

Đảm bảo rằng bạn đã trả lời những câu hỏi này trước khi kết thúc cuộc họp:

Những gì?- Chính xác thì khách hàng cần cập nhật chi tiết nào? Họ có cần biết về từng chi tiết nhỏ của tiến trình không, hay đó chỉ là những dấu hiệu quan trọng?
Khi nào?- Nhóm của bạn nên cập nhật khách hàng của mình với tần suất như thế nào? Họ nên kể lại những gì họ đã làm hàng ngày hay chỉ tổng hợp những gì họ đã làm được vào cuối tuần?
Ai? - Thành viên nào trong nhóm sẽ là người liên lạc với khách hàng? Sẽ có một thành viên của mỗi nhóm, ở mỗi giai đoạn hay chỉ một phóng viên duy nhất trong toàn bộ dự án?
Làm thế nào? - Khách hàng và phóng viên sẽ giữ liên lạc bằng phương pháp nào? Cuộc gọi video, email hoặc tài liệu trực tiếp được cập nhật liên tục?

Giống như hầu hết các mục trong chương trình nghị sự của cuộc họp khởi động dự án, tốt nhất bạn nên thảo luận một cách cởi mở. Đối với một nhóm lớn và một nhóm khách hàng lớn, bạn có thể thấy dễ dàng hơn khi thực hiện cuộc thăm dò trực tiếpđể giảm bớt các tùy chọn để thiết lập công thức đăng ký tốt nhất có thể.

Bạn muốn biết thêm? 💡 Kiểm tra một số các phương pháp hay nhất để liên hệ với khách hàng của bạn.

Khảo sát hiệu quả với AhaSlides

Mẫu chương trình họp khởi động dự án

Với cuộc họp khởi động được lên kế hoạch chuyên nghiệp của bạn chỉ chờ để thổi bay tâm trí trong phòng họp, lần chạm cuối cùng có thể là một chút tương tácđể mang tất cả lại với nhau.

Bạn có biết rằng chỉ 29% doanh nghiệpcảm thấy được kết nối với khách hàng của họ ( Gallup)? Sự tách rời là một bệnh dịch ở cấp độ B2B và nó có thể khiến các cuộc họp khởi động có cảm giác như một quá trình tẻ nhạt, tẻ nhạt thông qua các thủ tục.

Thu hút khách hàng và nhóm của bạn thông qua các trang trình bày tương tác thực sự có thể tăng cường sự tham giavà nâng cao nhịp độ chú ý.

AhaSlides có một kho công cụbao gồm các cuộc thăm dò trực tiếp, Hỏi & Đáp và các trang trình bày động não, và thậm chí câu đố trực tiếpvà các trò chơi để kích hoạt dự án của bạn theo đúng cách.