當你想像最壞的情況時，你的心跳加速：
❗️ 一位演講者在上台前幾分鐘生病了。
❗️ 活動當天您的場地突然斷電。
❗️ 或者最糟糕的是 – 有人在您的活動中受傷。
這些令人反胃的想法讓你徹夜難眠。
但如果您提前仔細、系統地計劃，即使是最混亂的事件也可以得到管理。
一個簡單的 事件風險管理清單 可以幫助您在潛在問題破壞您的活動之前識別、準備和緩解這些問題。 讓我們找出清單中的 10 項必備條件，將憂慮轉化為周密的行動計劃。
表中的內容
概述
| 什麼是事件風險？ | 意外和不可預見的問題，可能會對組織者和公司品牌產生負面影響。 |
| 事件風險的例子？ | 極端天氣、食品安全、火災、騷亂、安全威脅、金融風險… |
什麼是事件的風險管理？
事件風險管理涉及識別可能威脅事件的潛在風險或問題，然後製定流程和預防措施來減輕這些風險。 這有助於活動組織者制定應急計劃，以最大程度地減少中斷並在出現問題時快速恢復。 還利用事件風險管理清單來確保克服每一個潛在威脅。
作為活動策劃者管理風險的 5 個步驟是什麼？
我們知道，身為活動策劃者，面對各種可能發生的情況，壓力很大。 為了避免您過度思考，請按照我們簡單的 5 個步驟為活動制定完美的風險管理計劃：
• 識別風險 – 集思廣益，討論活動中可能出現問題的所有可能情況。 考慮場地問題、惡劣天氣、技術故障、演講者取消、食品問題、受傷、出席率低等因素。廣泛思考並綜合考慮 頭腦風暴工具 保持想法完整。
• 評估可能性和影響 – 對於每個已識別的事件風險，估計其發生的可能性以及它可能對您的事件產生的潛在影響。 這有助於確定哪些風險需要最徹底的緩解計畫。
• 制定應急計劃 – 對於優先級較高的風險，制定具體的備份計劃、解決方案和突發事件，以在這些風險確實發生時最大限度地減少干擾。 這可能涉及確認替代場地、供應商、時間表等。
• 分配職責 – 指定一個人負責執行每一項應急計劃，並向您的團隊明確傳達角色。 這確保瞭如果風險確實發生，有人會採取行動。
• 練習你的計劃 – 運行潛在場景以找出事件風險管理計劃中的差距。 培訓您的團隊如何應對不同情況將建立信心，以便他們能夠成功管理活動當天出現的問題。
提高參與度的技巧
事件風險管理清單
事件風險管理清單需要涵蓋哪些一般要點？ 通過下面的事件風險清單示例尋找靈感。
#1 – 場地
簽訂合同
☐ 獲得的許可證和執照
已確認平面圖和設置安排
規定的餐飲和技術要求
已確定備用場地並待命
#2 – 天氣
☐ 惡劣天氣監測和通知計劃
如有需要，可提供帳篷或替代住所
☐ 如果需要，安排將活動移至室內
#3 – 技術
已測試的 A/V 和其他技術設備
☐ 獲得的 IT 支持聯繫信息
可供備份的紙質材料打印件
☐ 互聯網或停電應急計劃
#4 – 醫療/安全
提供急救箱和 AED
緊急出口有明顯標記
接受過緊急程序培訓的工作人員
現有的安全/警察聯繫信息
#5 – 揚聲器
收到的簡歷和照片
選定的備用發言者作為備用發言者
已傳達演講者應急計劃
#6 – 出席率
已確認最低出勤門檻
已傳達取消政策
✓ 如果活動取消，退款計劃已到位
#7 – 保險
有效的一般責任保險單
☐ 獲得保險證明書
#8 – 文檔
合同、許可證和執照的副本
☐ 所有供應商和供應商的聯繫信息
活動計劃、議程和/或行程
#9 – 人員配備/志願者
分配給工作人員和志願者的角色
☐ 可用於填寫缺席情況的備份
已完成應急程序和應急計劃培訓
#10 – 食品和飲料
為任何易腐爛的用品提供備份
✓ 為延遲/錯誤訂單/過敏客人準備的替代食物選擇
提供額外的紙製品、餐具和服務用具
#11 – 廢物和回收
☐ 分發垃圾箱和回收容器
☐ 分配在活動期間和活動結束後收集垃圾的角色
#12 – 處理投訴的程序
指定處理與會者投訴的工作人員
解決問題並在需要時提供退款/補償的協議
#13 – 緊急疏散計劃
已準備好疏散路線和集合點
☐ 讓工作人員駐紮在出口附近
#14 – 失踪人員協議
指定負責失踪兒童/老人/殘疾人的工作人員
已獲得未成年人父母/監護人的聯繫信息
#15 – 事件報告
為員工創建事件報告表以記錄任何緊急情況
風險管理的五要素是什麼？
風險不僅僅是運氣不好——它是每一次冒險的一部分。 但透過正確的事件風險管理計劃，您可以控制風險造成的混亂，並將威脅轉化為機會。 風險管理的五種方法包括：
• 風險識別 – 想想像技術故障這樣的小事情……一直到徹底的災難。 列出風險可以讓它們從你的腦海中消失，並記錄在紙上，讓你可以面對它們。
• 風險評估– 對每種風險進行評級，以了解哪個風險構成最大的威脅。 考慮一下：這種情況發生的可能性有多大？ 如果這樣做會造成什麼損害？ 對風險進行優先級排序，將您的精力集中在真正重要的問題上。
• 風險緩解 – 制定反擊計劃！ 考慮如何減少風險發生的可能性，或者減少風險發生時的影響，或者兩者兼而有之。 你越能提前削弱風險，它們對你的干擾就越小。
• 風險監控 – 一旦你的初步計劃到位，請保持警惕。 監控新風險出現或舊風險發生變化的跡象。 根據需要調整您的策略，以跟上不斷變化的威脅形勢。
• 風險報告 – 與您的團隊分擔風險和計劃。 讓其他人參與進來可以獲得認可，暴露你可能錯過的弱點，並分配管理風險的責任。
什麼是事件管理中的清單？
活動管理中的清單是指活動組織者在活動之前核實已準備、安排或計劃的項目或任務列表。
全面的風險管理清單有助於確保您在安排成功執行活動所需的所有細節時不會忽略任何重要事項。
檢查表對於事件管理很有用，因為它們：
• 提供清晰度和結構 – 它們按順序列出，詳細說明了需要完成的所有事情，因此不會遺漏任何內容。
• 鼓勵充分準備 – 檢查項目可以激勵組織者確保所有安排和預防措施在活動開始前實際到位。
• 改善溝通 – 團隊可以劃分和分配清單項目，以確保每個人都了解自己的角色和職責。
• 支持一致性 – 對重複發生的事件使用相同的清單有助於保持標準並每次發現需要改進的地方。
• 揭示差距或弱點 – 未檢查的項目會突出顯示被遺忘的事情或需要更多計劃，使您能夠在問題出現之前解決它們。
• 促進交接 – 將清單交給新組織者可以幫助他們了解為規劃以前的成功活動所做的一切。
投資訊息
通過事件風險管理清單中的這些額外內容，您就可以為戰場做好充分準備！ 準備工作可以將潛在的混亂轉化為平靜的信心。 因此，將每個項目添加到您的列表中。 將它們一一劃掉。 看看這份清單將憂慮轉化為力量。 因為您預期得越多，您精心計劃和準備的風險就越大。
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