辦公室及活動經理必備的13門課程，協助您打造安全包容的工作環境。

上次審核日期為 2026 年 10 月 30 日，依據本文連結的來源。

全體員工大會已安排妥當，披薩已訂好，幻燈片也已準備就緒。這時，一位同事問影片是否會有字幕，另一位同事又問除了義大利辣香腸披薩還有什麼吃的。美國疾病管制與預防中心（CDC）表示 超過四分之一的美國成年人患有某種類型的殘疾。因此，在任何一個有 20 人的房間裡，可能有好幾個人需要一些你沒有計劃好的東西。

辦公室經理和行政人員的課程通常側重於日程安排、預算和行政軟體。這份清單涵蓋了工作的另一半：活動、公告和共享空間，這些地方往往最先出現權限和安全問題。您將獲得 13 門現成的課程，分為 4 組，分別介紹每門課程解決的問題以及如何實施。每組課程都以一個…結尾。 我們的選擇這些法律要點描述的是美國聯邦法規，因此請將其作為教學大綱，而不是判決書。

全部13門課程概覽

法律規定了你如何待人接物，但這並不要求你參加任何課程。

無障礙活動和交流

無障礙會議和活動

本課程旨在幫助組織者確保會議和活動對所有人都適用：包括字幕、場地和形式。辦公室經理負責預訂會議室、設置通話和發送參會詳情，因此大多數無障礙問題都源於或止於他們。課程內容涵蓋如何儘早詢問需求、虛擬會議和混合會議、線下場地以及會議當天和會後注意事項。課程中還有一個互動環節：選擇答案測驗。以下四個邀請函中，哪一個以適當的方式詢問了與會者的無障礙需求？

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可訪問的電子郵件、聊天和社交媒體帖子

辦公室經理負責發送許多全體員工資訊。這門25分鐘的課程旨在讓使用螢幕閱讀器等輔助科技的使用者能夠輕鬆閱讀電子郵件、聊天訊息和貼文。課程內容從重要性講起，逐步講解規則，然後進行練習，並將這些規則應用到您自己的訊息中。在練習環節，您可以嘗試以下方法：詢問學員同一則公告的兩個版本中，哪個版本對螢幕閱讀器使用者來說更容易閱讀，然後一起修改較難閱讀的版本。

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變更公告簡報：重組或政策變更

當辦公室搬遷、辦公桌使用規則變更或團隊重組時，辦公室經理通常會負責組織簡報會並解答會後的問題。這份由高階領導為受影響員工準備的45分鐘簡報模板，涵蓋了簡報會前的準備工作、如何有效地進行簡報以及簡報會後的流程。在簡報會期間，可以在一個開放式幻燈片中收集匿名問題，這樣大家就可以暢所欲言，提出那些平時只會在咖啡機旁閒聊時才會問的問題。

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我們的推薦：無障礙會議和活動。 它解決了人們立即註意到的問題，一旦房間、通話和邀請對每個人都有效，這篇文章中的其他所有課程都會運行得更好。

包容性的食物和慶祝活動

工作場所活動中的包容性餐飲

餐飲是活動中容易忽略某些人需求的環節。本課程旨在幫助活動組織者尊重人們的飲食、宗教和健康需求，內容涵蓋了解需求、收集和溝通需求、飲料選擇和時間安排、以及服務和標籤標註等方面。辦公室經理尤其需要這門課程，因為他們負責餐飲訂單。一個簡單的詞雲就能很好地解決問題：「是什麼讓您在工作活動中無法進食？」 答案往往會影響訂單的最終形式。

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策劃包容性慶祝活動和假期

年終派對、節日裝飾以及齋戒月期間的團隊午餐，這些都擺在了辦公室經理的辦公桌上。本課程涵蓋日期和日曆、如何妥善標記節日、包容性活動清單，以及適合任何信仰人士參與的熱身活動和小測驗。使用評分量表，在更改計畫前後，詢問大家在上一次慶祝活動中的參與感，評分範圍從 1 到 5。

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我們的推薦：策劃包容性強的慶祝活動和節慶。 慶祝活動的目的是為了讓人們聚在一起，而一個短期課程就能阻止每年悄悄將一位同事排除在外的慶祝活動。

安全意識宣導活動與社群媒體

社群媒體與傳播政策

本課程規定了員工在網路上發布和談論組織相關內容的規則。範本頁以《國家勞動關係法》為依據，而國家勞動關係委員會則引用該法第7條。 保障僱員參與團體活動的權利 員工享有互助或保護的權利，而第 8(a)(1) 條規定，雇主干涉這些權利屬於不公平勞動行為。請諮詢您的律師，以了解該條款如何影響貴公司的政策。假設：一位同事在網路上抱怨辦公環境。這是否違反了公司政策？

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網路安全意識月資料包：啟動會議

辦公室經理通常負責執行安全團隊所規劃的內部活動。這個全體員工的20分鐘啟動會議涵蓋了當月的計畫安排，並確保每個人都能參與學習。會議開始，可以進行一個選擇題投票，詢問大家今年遇到的最常見的詐騙手段，然後現場公佈結果。如需更輕鬆的每週後續跟進，請參閱我們的指南。 網路釣魚脈衝檢查 Slack.

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網路安全意識月工具包：每週例會資料包

啟動階段的積極性在第二週就會逐漸減弱。建議在十月每週的團隊會議開始時進行一次簡短的討論，主題可以是密碼安全、網絡釣魚，或者有人跟踪你進門之類的——辦公室經理往往最先註意到這些問題。這些十分鐘的討論會貫穿整個十月，其中包含一節關於如何進行每週討論會的課程，以及一節關於如何營造友好氛圍的課程，讓大家可以積極提問，而不是感到不知所措。最後，還有一個包含五個問題的最終檢查環節。你也可以在每次討論會結束時進行單一投票，以活躍氣氛。

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資料分類與處理

辦公室經理每天都要處理訪客登記、員工名單、合約和送貨詳情。本課程旨在教導團隊如何正確地對敏感資訊進行分類和處理，內容涵蓋哪些資訊是允許處理的、哪些資訊屬於危險訊號以及如何向上級報告。在案例練習環節中，您可以嘗試將日常文件（例如訪客登記表、供應商發票、員工生日清單）分類到正確的類別中。然後，練習當敏感檔案誤入錯誤的收件匣時應該如何處理。

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我們的推薦：網路安全意識月工具包：啟動會議。 這是一種將安全日曆快速轉化為人們參與的時刻的方式，每週的例會也以此為基礎。

公平與行為

歧視與平等就業機會

美國平等就業機會委員會（EEOC）表示， 雇主做出任何僱用決定都是非法的。 因種族、膚色、宗教、性別、國籍、年齡（40歲及以上）、殘疾或基因資訊而受到歧視。同一頁指出，騷擾可以採取侮辱、冒犯性或貶損性言論或其他言語或肢體行為的形式，這種情況可能發生在聚會上，也可能發生在辦公桌前。本課程涵蓋相關法律、識別歧視、提供便利措施和舉報流程。情境：團隊社交活動中，一個玩笑針對了一位同事。組織者該怎麼做？

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防止報復

美國平等就業機會委員會表示， 報復行為違法 針對申請人或員工的投訴，包括但不限於與經理溝通歧視或騷擾情況，或要求為殘疾或宗教習俗提供便利，均屬違法行為。辦公室經理在策劃活動和分配場地時，經常會收到這類請求。本課程涵蓋受保護的活動、何為報復行為以及經理模組。請大家思考：一位同事上個月投訴了聚會場地。將他排除在策劃小組之外是否公平？

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行為守則

本課程為辦公室團隊制定了一套清晰的禮物、誠信、衝突處理和暢所欲言的標準。辦公室經理負責選擇供應商、餐飲服務商和場地，因此供應商會將禮品籃寄送給他們。課程會探討灰色地帶，並提供決策架構。例如：餐飲服務商在收到大訂單後贈送音樂會門票。學員們投票決定如何處理，然後查看政策解決方案。

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合法招聘、面試和薪資透明度

辦公室經理通常負責撰寫行政職位的招聘廣告並安排面試。美國平等就業機會委員會（EEOC）表示，這種情況是 發布招募廣告是違法行為 表示對受保護特徵的偏好，或因該特徵而阻止某人申請。本課程涵蓋法律廣告、問題以及適用的薪酬透明度規則。對於評審小組的任何成員，我們的指南也適用於… 招募經理面試培訓 更進一步。先做一個小測試：你會改寫以下五個招募廣告短語中的哪幾個？

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我們的選擇：行為準則。 辦公室經理負責選擇供應商、餐飲服務商和場地，因此禮品和回禮在他們的工作中經常會用到。

如何實施該計劃

首先，要開設適用於所有人的「是」類課程（歧視和機會平等、防止報復、社交媒體政策），因為這些課程存在法律風險；此外，還要為所有撰寫招聘廣告的人員增加合法招聘方面的培訓。然後，儘早落實無障礙設計： 超過四分之一的美國成年人患有殘疾根據美國疾病管制與預防中心 (CDC) 的說法，無障礙會議和資訊課程將對您的下一次活動有所幫助。

1. 第一個月： 歧視和平等就業機會、防止報復、社交媒體和溝通政策以及無障礙會議和活動。
2. 第一季內： 易於理解的資訊、包容性的食物和慶祝活動、數據處理和行為準則。
3. 每年： 每年十月都會舉辦「網路安全意識月」活動，包括「Yes」課程複習測驗、網路安全意識月工具包，以及假期前的慶祝活動課程。
4. 當你需要它時： 組織架構調整的變更公告簡報，以及所有撰寫招募廣告人員的法律招募流程。

新增您辦公室所在州或國家的法規。諮詢人力資源部門或律師以了解適用規則。如果您也領導團隊，請參閱我們的指南。 主管領導力培訓 涵蓋了該角色的這一方面。

開展這些課程的方法 AhaSlides

你可以利用以下任何一項功能，將這些內容建構成自訂進度的課程： AhaSlides 課程創建者可以將其作為直播課程簡報運行，或者兩者兼而有之，並在課程結束後進行調查，並在 30 天後進行回訪，以了解發生了哪些變化。

1. 選擇答案： 展示四份活動邀請函，並詢問哪一份邀請函對無障礙需求的詢問比較到位，或者今年人們遇到的騙局最常見到哪種。
2. 詞云： 問問自己「是什麼讓你在工作活動中吃不下飯？」最關鍵的幾個字能指出下次餐飲訂單需要改進的地方。
3. 評分標準： 在慶祝活動開始前和結束後，詢問“在上次慶祝活動中，你覺得自己有多融入？”，評分從 1 到 5。
4. 開放式： 在變革公告簡報會上收集匿名問題，讓人們提出他們原本不會問自己的問題。

常見問題

辦公室經理需要接受哪些訓練？

辦公室經理需要具備行政和組織技能，以及包容性基礎知識、無障礙溝通、資料處理和安全意識。以上課程涵蓋了第二類技能，而行政技能課程可能並未涉及。

如何策劃一場包容性強的辦公室活動？

在邀請函中詢問賓客的無障礙設施和飲食需求，確認場地狀況，提供種類豐富的食物並標註標籤，避免將活動主題定在某個宗教節日上。提前公佈清晰的活動詳情，讓賓客做好規劃。

辦公室經理資格認證值得考嗎？

如果你想升遷到高階職位或後勤崗位，而你的雇主又很重視相關資質，那麼參加訓練就很有必要。在日常工作中，關於無障礙設施、行為規範和安全方面的實用課程，對辦公室的正常運作同樣至關重要。

什麼是無障礙會議？

這是一場場地、材料和形式都充分考慮瞭如何讓每個人都能參與的會議。這意味著提供字幕或文字稿、清晰易讀的幻燈片、無障礙會議室，並在會議前詢問與會者的需求。

本文僅提供一般信息，不構成法律建議。如需就您自身工作場所的相關事宜做出決定，請諮詢合格的勞動法律師或監管機構。