Selfs die mees gedissiplineerde maatskappye kan soms voel dat hul projekte verdwaal. Die probleem is dikwels een van voorbereiding. Die oplossing? 'N Goed gestruktureerde en volledig interaktiewe projek afskop vergadering!
Meer as bloot praal en seremonie, kan 'n goed uitgevoerde afskopbyeenkoms regtig iets moois aan die regtervoet laat afkom. Hier is 8 stappe om 'n projek-afskopbyeenkoms te hou wat opwinding oplewer en kry almal op dieselfde bladsy.
Afskoptyd!
Vergaderingswenke om te onthou
U moet vooraf 'n afskopvergadering-agenda hê. Die stuur van vroeë projekafskop-e-pos is baie belangrik! So, kom ons kyk na die paar afskopvergadering-agenda-voorbeelde!
Die afskopsessie moet kort en bondig wees, met baie speletjies en aktiwiteite, want dit is wanneer AhaSlides baie handig te pas kom! Kyk na meer wenke by ons soos hieronder:
Begin die gesprek.
Kry waardevolle insette van jou span en kliënte tydens projekafskopvergadering. Gebruik regstreekse meningspeilings, vrae en vrae en idee-uitruilinstrumente met hierdie gratis sjabloon!
🚀 Sien die sjabloon
Wat is 'n projek-afskopbyeenkoms?
Soos op die blik staan, is 'n projek-afskopvergadering 'n vergadering waar jy jou projek afskop.
Gewoonlik is 'n projekafskopvergadering die eerste ontmoeting tussen die kliënt wat 'n projek bestel het en die maatskappy wat dit tot lewe sal bring. Albei kante sal saam sit en bespreek die grondslae van die projek, die doel daarvan, sy doelwitte en hoe dit van idee tot uitvoering sal kom.
Oor die algemeen is daar 2 tipes van afskopvergaderings om van bewus te wees:
- Eksterne projek afskop - 'N Ontwikkelingspan sit saam met iemand van buite die onderneming, soos 'n kliënt of belanghebbende, en bespreek die plan vir 'n samewerkingsprojek.
- Interne PKM - 'N Span van binne die maatskappy gaan sit saam en bespreek die plan vir 'n nuwe interne projek.
Alhoewel albei hierdie tipes verskillende resultate kan hê, die prosedure is amper dieselfde. Daar is in wese geen deel nie van 'n eksterne projekopskop wat nie deel uitmaak van 'n interne projekopskop nie - die enigste verskil is vir wie u dit hou.
Meer betrokkenheid by jou byeenkomste
Waarom is projekafskopvergaderings so belangrik?
Die doel van Afskopvergaderings moet hard en duidelik wees! Dit lyk dalk eenvoudig genoeg om 'n projek af te skop net deur 'n klomp take aan die regte mense toe te wys, veral in vandag se Kanban-raad-behepte werkplek. Dit kan egter daartoe lei dat spanne voortdurend die pad verloor.
Onthou, net omdat u op die dieselfde bord beteken nie dat jy op die dieselfde bladsy.
Die kern daarvan is dat 'n projek-afskopbyeenkoms eerlik en oop is Dialoog tussen 'n kliënt en 'n span. Dit is nie 'n reeks aankondigings oor hoe die projek gaan werk, maar a gesprek oor planne, verwagtinge en doelwitte wat deur ongebreidelde debat bereik is.
Hier is 'n paar voordele van 'n projekopskopvergadering:
- Dit kry almal bereid - "Gee my ses uur om 'n boom af te kap, en ek spandeer die eerste vier om die byl te slyp." As Abraham Lincoln vandag geleef het, kan u verseker wees dat hy die eerste 4 uit 6 projekure in 'n projek-afskopbyeenkoms sou spandeer. Dit is omdat hierdie vergaderings bevat almal die nodige stappe om enige projek aan die regtervoet te kry.
- Dit behels alle sleutelspelers - Afskopvergaderings kan nie begin nie, tensy almal daar is: bestuurders, spanleiers, kliënte en enigiemand anders wat 'n belang in die projek het. Dit is so maklik om tred te verloor wie die leiding het oor wat sonder die duidelikheid van 'n afskopbyeenkoms om alles uit te vind.
- Dis oop en samewerkend – Soos ons gesê het, projekafskopvergaderings is debatte. Die bestes betrek almal deelnemers en bring die beste idees uit almal.
Meer betrokkenheid by jou byeenkomste
8 stappe tot 'n afskopvergadering vir Kickass-projek
Dus, wat is presies op die agenda van 'n projekopskopvergadering? Ons het dit verminder tot die volgende 8 stappe, maar u moet altyd onthou dat dit daar is geen vaste spyskaart vir hierdie tipe vergadering nie.
Gebruik hierdie 8 stappe as 'n riglyn, maar moet nooit vergeet dat die finale agenda daarby is nie jy!
Stap # 1 - Inleidings en ysbrekers
Natuurlik is die enigste manier om enige afskopvergadering af te skop deur die deelnemers met mekaar vertroud te maak. Maak nie saak die lengte of omvang van jou projek nie, kliënte en spanlede moet op voornaam-terme met mekaar wees voordat hulle doeltreffend kan saamwerk.
Terwyl 'n eenvoudige 'draai-om-die-tafel' tipe inleiding genoeg is om mense vertroud te maak met name, kan 'n ysbreker nog 'n laag van persoonlikheid en verlig die bui voor die afskop van die projek.
Probeer hierdie een: Spin die wiel 🎡
Lê 'n paar eenvoudige inleidingsonderwerpe op a draaiwiel, kry dan elke spanlid om dit te draai en antwoord op watter onderwerp die wiel ook al land. Snaakse vrae word aangemoedig, maar hou dit min of meer professioneel!
Wil u meer soos hierdie hê? Ons het 10 ysbrekers vir enige vergadering reg hier.
Stap # 2 - Projekagtergrond
Met die formaliteite en feesvieringe uit die weg, is dit tyd om aan te skop deur die steenkoue besigheid af te skop. Om die vergadering suksesvol te loods, moet jy 'n duidelike agenda vir die afskopvergadering hê!
Soos alle wonderlike verhale doen, is dit die beste om aan die begin te begin. Skets alle korrespondensie tussen u en u kliënte om almal by die projek betrokke te kry om te weet wat tot dusver gebeur het.
Dit kan skermkiekies van e-posse, tekste, notules van vorige vergaderings of enige bronne wees wat enige vorm van konteks vir u onderneming en u kliënt toevoeg. Maak dit maklik vir almal om te visualiseer deur 'n tydlyn te maak.
Stap # 3 - Vraag na projekte
Benewens die korrespondensie-agtergrond, wil u diep duik in die besonderhede van hoekom hierdie projek word in die eerste plek afgeskop.
Dit is 'n belangrike stap, want dit bied 'n duidelike oorsig van die pynpunte wat die projek wil oplos, wat beide spanne en kliënte te alle tye voorop moet hou.
Protip ????
Stadiums soos hierdie is ryp vir bespreking. Vra u kliënte en u span om hul idees te gee oor waarom hulle dink dat hierdie projek uitgedink is.
Indien van toepassing, moet u altyd probeer om die stem van die kliënt in hierdie afdeling. Werk saam met die kliënt om werklike voorbeelde van verbruikers te kry wat pynpunte noem wat jou projek probeer regmaak. Hul menings moet vorm hoe jou span die projek benader.
Stap # 4 - Projekdoelwitte
U het dus gekyk na die verlede van die projek, is dit nou tyd om na die toekoms.
As u direkte doelwitte en 'n duidelike definisie van sukses vir u projek het, kan dit u span regtig help om dit te bereik. Nie net dit nie, dit sal ook vir u kliënt wys dat u ernstig is met die werk en dat u net so 'n hoë belang het in hoe dit gaan.
Vra jou afskopgangers 'hoe sal sukses lyk?' Is dit meer klante? Meer resensies? 'N Beter kliëntetevredenheidskoers?
Dit maak nie saak wat die doel is nie, dit moet altyd wees ...
- Bereikbaar - Moenie jouself te veel inspan nie. Ken u perke en kom met 'n doel wat u eintlik kans hê om te bereik.
- Meetbare - Bevorder u doel met data. Streef na 'n spesifieke nommer en hou u vordering daarteen dop.
- snel - Gee jouself 'n einddatum. Doen alles wat u kan om u doelwitte te bereik voor die sperdatum.
Stap # 5 - Die verklaring van werk
Om 'vleis' in 'afskopvergadering' te plaas, is 'n verklaring van werk (SoW) 'n stewige duik in die besonderhede van die projek en hoe dit uitgevoer gaan word. Dis die hooffakturering op die afskopagenda en moet die meeste van u aandag geniet.
Kyk na hierdie inligting oor wat u in u werkopgawe moet insluit:
Hou in gedagte dat die verklaring van werk nie soveel oor bespreking gaan as die res van die agenda vir die projekopskopvergadering nie. Dit is regtig die tyd vir 'n projek wat eenvoudig lei die plan van aksie uiteensit vir die komende projek, stoor dan die bespreking vir die volgende punt van die vergadering.
Net soos die res van u afskopbyeenkoms, is u verklaring van werk super veranderlike. Die besonderhede van u werkverklaring hang altyd af van die kompleksiteit van die projek, die grootte van die span, die betrokke dele, ens.
Wil jy meer weet? 💡 Kyk hierna omvattende artikel oor die opstel van 'n verklaring van werk.
Stap # 6 - Afdeling V&A
Alhoewel u verplig voel om u Q & A-afdeling tot die einde toe te verlaat, beveel ons dit aan direk na u werkverklaring.
So 'n vetterige segment sal beslis vrae van u kliënt en u span laat ontstaan. Aangesien die grootste deel van die vergadering so vars in almal se gedagtes is, is dit die beste om te slaan terwyl die strykyster warm is.
Deur gebruik te maak van interaktiewe aanbiedingsagteware om u vrae en antwoorde aan te bied, kan u help om alles glad te laat tik, veral as u 'n hoë bywoningsgetal by u projekopstappie is ...
- Dis georganiseer - Vrae word gerangskik volgens gewildheid (deur middel van stemme) of volgens tyd en kan gemerk word as 'beantwoord' of aan die bokant vasgepen.
- Dis gemodereer - Vrae kan goedgekeur en afgewys word voordat dit op die skerm vertoon word.
- Dis anonymous - Vrae kan anoniem ingedien word, wat beteken dat almal 'n stem het.
Stap # 7 - Moontlike probleme
Soos ons voorheen gesê het, gaan 'n projekopskopbyeenkoms daaroor om so oop en eerlik as moontlik te wees. Dit is hoe jy 'n gevoel van vertroue met u kliënt vanaf die begin.
Daarom is dit die beste om die potensiële probleme wat die projek onderweg kan ondervind te bespreek. Niemand vra jou om die toekoms hier te voorspel nie, net om 'n voorlopige lys te maak van hindernisse wat jy kan belemmer.
Aangesien u, u span en u kliënt hierdie projek met verskillende belange sal benader, is dit ideaal om te kry almal betrokke by die potensiële probleembespreking.
Stap # 8 - Inboek
Om gereeld by u kliënt in te skryf, is 'n ander manier om vertroue tussen beide partye te versterk. Op u afskopbyeenkoms het u 'n paar vrae om aan te spreek wat, wanneer, wie en hoe hierdie aanmeldings gaan plaasvind.
Inboek is 'n taamlike fyn balans tussen deursigtigheid en poging. Alhoewel dit lekker is om so oop en deursigtig moontlik te wees, moet u dit regkry binne die omvang van hoe beskikbaar u eintlik sal wees be oop en deursigtig.
Sorg dat u die vrae beantwoord voor die einde van die vergadering:
- Wat? - Presies in watter besonderhede moet die kliënt opgedateer word? Moet hulle van elke klein detail van vordering weet, of is dit net die groot teken wat saak maak?
- Wanneer? - Hoe gereeld moet u span u kliënt opdateer? Moet hulle vertel wat hulle elke dag gedoen het, of net aan die einde van die week saamvat wat hulle reggekry het?
- Wie? - Watter spanlid sal die een wees wat met die kliënt skakel? Sal daar 'n lid van elke span, in elke stadium, of net een enkele korrespondent gedurende die hele projek wees?
- Hoe werk dit? - Met watter metode gaan die kliënt en die korrespondent kontak hou? Gereelde video-oproep, e-pos of voortdurend opgedateerde regstreekse dokument?
Soos die geval is met die meeste onderwerpe op die agenda van 'n projekopskopvergadering, is dit die beste om dit in die openbaar te bespreek. Vir 'n groot span en 'n groot groep kliënte kan u dit makliker vind om 'n lewendige peiling om die opsies te beperk om die beste inskrywingsformule moontlik te maak.
Wil jy meer weet? 💡 Kyk na sommige beste praktyke om by jou kliënte aan te meld.
Doen doeltreffende opnames met AhaSlides
Projek Afskopvergadering Agenda Sjabloon
Met u kundig beplande afskopvergadering wat net wag om 'n bietjie kop in die raadsaal te blaas, kan die laaste aanraking 'n bietjie wees interaksie om dit alles bymekaar te bring.
Het jy dit geweet 29% van besighede voel verbonde met hul kliënte (Gallup)? Onbetrokkenheid is 'n epidemie op B2B-vlak, en dit kan afskopvergaderings laat voel soos 'n plat, oninspirerende proses deur die formaliteite.
Om u kliënte en spanne deur interaktiewe skyfies te betrek, kan regtig verhoog die deelname en verhoog aandagstrekke.
AhaSlides het 'n arsenaal gereedskap insluitend regstreekse meningspeilings, Q&A en dinkskrumskyfies, en selfs lewendige vasvrae en speletjies om u projek op die regte manier aan te steek.
Klik hieronder om 'n gratis sjabloon vir u afskopvergadering te kry wat nie afgelaai kan word nie. Verander alles wat u wil hê en bied dit gratis aan!
Klik hieronder om 'n gratis AhaSlides-rekening te skep en u eie interessante vergaderings te skep deur interaktiwiteit!
