Vergaderings in besigheid is bekend vir diegene in leiersposisies soos projekbestuurders of senior rolle binne 'n maatskappy. Hierdie byeenkomste is noodsaaklik om kommunikasie te verbeter, samewerking aan te moedig en sukses binne die organisasie te bevorder.
Almal is egter dalk nie bewus van hierdie vergaderings se definisies, tipes en doeleindes nie. Hierdie artikel dien as 'n omvattende gids en verskaf wenke vir die hou van produktiewe vergaderings in besigheid.
Wat is besigheidsvergadering?
'n Besigheidsvergadering is 'n vergadering van individue wat bymekaar kom om te bespreek en besluite te neem oor spesifieke onderwerpe wat met besigheid verband hou. Die doeleindes van hierdie vergadering kan insluit die opdatering van spanlede oor huidige projekte, die beplanning van toekomstige pogings, die oplossing van probleme of die neem van besluite wat die hele maatskappy beïnvloed.
Vergaderings in besigheid kan persoonlik gehou word, virtuele, of 'n kombinasie van beide en kan formeel of informeel wees.
Die doel van 'n besigheidsvergadering is om inligting uit te ruil, spanlede in lyn te bring en besluite te neem wat die besigheid help om sy doelwitte te bereik.
Tipes Vergaderings In Besigheid
Daar is verskeie tipes vergaderings in besigheid, maar die 10 algemene tipes sluit in:
1/ Maandelikse Spanbyeenkomste
Maandelikse spanvergaderings is gereelde vergaderings van 'n maatskappy se spanlede om deurlopende projekte te bespreek, take toe te wys en mense ingelig en in lyn te hou. Hierdie vergaderings vind gewoonlik maandeliks, op dieselfde dag plaas, en duur van 30 minute tot etlike ure (afhangende van die grootte van die groep en die hoeveelheid inligting wat gedek word).
Maandelikse spanvergaderings bied 'n geleentheid en leiding vir spanlede om inligting en idees uit te ruil, projekvordering te bespreek en seker te maak dat almal na dieselfde teiken werk.
Hierdie vergaderings kan ook gebruik word om enige uitdagings of probleme wat die span in die gesig staar aan te spreek, oplossings te identifiseer en besluite te neem wat die rigting van die projek of die span se werk beïnvloed.
An almal-hande vergadering is bloot 'n vergadering wat alle personeel van 'n maatskappy betrek, met ander woorde, 'n maandelikse spanvergadering. Dit is 'n gereelde vergadering – wat miskien een keer per maand plaasvind – en word gewoonlik deur die hoofde van die maatskappy bestuur.
2/ Stand Up Meetings
Die stand-up vergadering, ook bekend as daaglikse opstaan- of daaglikse skrumvergadering, is 'n tipe kort vergadering wat gewoonlik nie meer as 15 minute duur nie, en daagliks gehou word om die span vinnige opdaterings te gee oor die vordering van die projek, of voltooide werklading, beplan om werk vandag aan.
Terselfdertyd help dit om die struikelblokke wat die spanlede in die gesig staar te identifiseer en op te los en hoe dit die span se gemeenskaplike doelwitte beïnvloed.
3/ Status Update Vergaderings
Statusopdateringsvergaderings fokus op die verskaffing van opdaterings van spanlede oor die vordering van hul projekte en take. Hulle kan meer gereeld plaasvind as maandelikse vergaderings, soos weeklikse.
Die doel van statusopdateringsvergaderings is natuurlik om 'n deursigtige siening van die vordering van elke projek te verskaf en om enige uitdagings te identifiseer wat projeksukses kan beïnvloed. Hierdie vergaderings sal nie vasgevang word in kwessies soos bespreking of probleemoplossing nie.
Vir 'n groterskaalse vergadering kan die Status Update-vergadering ook 'n 'Stadsaalvergadering', 'n Stadsaalvergadering is bloot 'n beplande maatskappywye vergadering waarin die fokus is op bestuur wat vrae van werknemers beantwoord. Daarom het hierdie vergadering 'n V&A-sessie behels, wat dit meer oop en minder formuleerig maak as enige ander tipe vergadering!
4/ Probleemoplossingsvergaderings
Dit is vergaderings wat draai om die identifisering en oplossing van die uitdagings, krisisse of probleme waarmee 'n organisasie te kampe het. Hulle is dikwels onverwags en moet individue van verskillende departemente of spanne bring om saam te werk en oplossings vir spesifieke probleme te vind.
By hierdie vergadering sal daardie deelnemers hul sienings deel, gesamentlik die grondoorsake van probleme identifiseer en potensiële oplossings bied. Vir hierdie vergadering om effektief te wees, moet hulle aangemoedig word om openlik en eerlik te bespreek, blaam te vermy en daarop te fokus om antwoorde te vind.
5/ Besluitnemingsvergaderings
Hierdie vergaderings het die doel om belangrike besluite te neem wat die rigting van die projek, die span of die hele organisasie beïnvloed. Bywoners is gewoonlik individue met die nodige besluitnemingsgesag en kundigheid.
Hierdie vergadering sal vooraf voorsien moet word van alle relevante inligting, wat belanghebbendes benodig. Dan, om te verseker dat die besluite wat tydens die vergadering geneem word uitgevoer word, word die opvolgaksies vasgestel met 'n voltooiingstyd.
6/ Dinkskrumvergaderings
Dinkskrumvergaderings fokus op die generering van nuwe en innoverende idees vir jou besigheid.
Die beste deel van 'n dinkskrumsessie is hoe dit spanwerk en uitvindsel bevorder terwyl dit op die kollektiewe intelligensie en verbeelding van die groep gebruik maak. Almal word toegelaat om hul opinies uit te spreek, uit mekaar se idees te put en met oorspronklike en nuutste oplossings vorendag te kom.
7/ Strategiese Bestuursvergaderings
Strategiese bestuursvergaderings is hoëvlakvergaderings wat fokus op hersiening, ontleding en besluitneming rakende 'n organisasie se langtermyndoelwitte, rigting en prestasie. Senior bestuurders en die leierskapspan woon hierdie vergaderings by, wat kwartaalliks of jaarliks gehou word.
Tydens hierdie vergaderings word die organisasie hersien en geëvalueer, asook mededingendheid of nuwe geleenthede vir groei en verbetering identifiseer.
8/ Projek Afskopvergaderings
A projek afskop vergadering is 'n vergadering wat die amptelike begin van 'n nuwe projek aandui. Dit bring sleutelpersone van die projekspan, insluitend projekbestuurders, spanlede en belanghebbendes van ander departemente, bymekaar om doelwitte, doelwitte, tydlyne en begrotings te bespreek.
Dit bied ook 'n geleentheid vir die projekbestuurder om duidelike kommunikasiekanale te vestig, verwagtinge te stel en te verseker dat spanlede hul rolle en verantwoordelikhede verstaan.
Dit is 'n paar van die mees algemene tipes vergaderings in besigheid, en die formaat en struktuur kan verander na gelang van die grootte en tipe van die organisasie.
9/ Inleidende Vergaderings
An inleidende vergadering is die eerste keer dat spanlede en hul leiers mekaar amptelik ontmoet, om te bepaal of die betrokke individue 'n werksverhouding wil opbou en in die toekoms tot die span wil verbind.
Hierdie vergadering het ten doel om spanlede tyd te gee om saam te bly om elke deelnemer se agtergrond, belangstellings en doelwitte te leer ken. Afhangende van jou en jou span se voorkeur, kan jy inleidende vergaderings formeel of informeel opstel, afhangende van verskillende kontekste.
10/ Stadsaalvergaderings
Hierdie konsep het ontstaan uit plaaslike New England-dorpsvergaderings waar politici kiesers sou ontmoet om kwessies en wetgewing te bespreek.
Vandag is 'n stadsaal vergadering is 'n beplande maatskappywye vergadering waar bestuur vrae direk van werknemers beantwoord. Dit maak voorsiening vir oop kommunikasie en deursigtigheid tussen leierskap en personeel. Werknemers kan vrae vra en onmiddellike terugvoer kry.
Beantwoord almal die belangrike vrae
Moenie 'n maat mis met AhaSlides' gratis V&A-instrument. Wees georganiseerd, deursigtig en 'n goeie leier.
Hoe om vergaderings in besigheid te hou
Ten einde te hou 'n goeie vergadering, eerstens moet jy 'n stuur vergadering uitnodiging e-pos.
Om effektiewe vergaderings in besigheid te hou, vereis noukeurige beplanning en voorbereiding om te verseker dat die vergadering produktief is en die beoogde doelwitte bereik. Die volgende raad kan jou help om produktiewe sakevergaderings te hou:
1/ Definieer die doel en doelwitte
Om die doel en doelwitte van 'n besigheidsvergadering te definieer is van kritieke belang om te verseker dat die vergadering produktief is en die beoogde uitkoms lewer. Hulle moet die volgende verseker:
- Die doel. Maak seker dat die vergadering 'n doel het om spesifieke onderwerpe te bespreek, besluite te neem of opdaterings te verskaf. Jy moet definieer hoekom die vergadering nodig is en die verwagte uitkoms.
- Doelwitte. Die doelwitte van 'n besigheidsvergadering is spesifieke, meetbare uitkomste wat jy teen die einde van die vergadering wil bereik. Hulle moet ooreenstem met die algehele doel van die vergadering met die tydlyn, KPI, ens.
Byvoorbeeld, 'n vergadering om 'n nuwe produk bekendstelling te bespreek, moet doelwitte hê wat ooreenstem met die algehele doelwit om verkope te verhoog of markaandeel te verbeter.
2/ Berei 'n vergadering agenda voor
A vergadering agenda dien as 'n padkaart vir die vergadering en help om die bespreking gefokus en op koers te hou.
Deur dus 'n effektiewe agenda voor te berei, kan jy verseker dat besigheidsvergaderings produktief en gefokus is en dat almal bewus is van wat om te bespreek, wat om te verwag en wat bereik moet word.
3/ Nooi die regte deelnemers
Oorweeg wie die vergadering moet bywoon op grond van hul rol en die onderwerpe wat bespreek moet word. Nooi slegs diegene wat teenwoordig moet wees om te verseker dat die vergadering vlot verloop. Sommige faktore om te oorweeg om die regte deelnemers te kies, sluit in geskiktheid, vlak van kundigheid en gesag.
4/ Ken tyd effektief toe
Maak seker dat jy genoeg tyd vir elke onderwerp in jou agenda toewys, met inagneming van die belangrikheid en kompleksiteit van elke kwessie. Dit sal help om te verseker dat alle onderwerpe volle aandag kry en dat die vergadering nie oortyd gaan nie.
Jy moet ook soveel as moontlik by die skedule hou, maar ook buigsaam genoeg wees om veranderinge aan te bring indien nodig. Jy kan ook oorweeg om kort pouses te neem om deelnemers te help herlaai en te herfokus. Dit kan die vergadering se energie en belangstelling behou.
5/ Maak die vergaderings meer interaktief en boeiend
Maak besigheidsvergaderings meer interaktief en boeiend deur alle deelnemers aan te moedig om te praat en hul gedagtes en idees te deel. Sowel as die gebruik van interaktiewe aktiwiteite, soos lewendige stembusse or dinkskrums en draaiwiele help om deelnemers betrokke en gefokus op die bespreking te hou.
Of gebruik die AhaSlides voorafgemaakte sjabloonbiblioteek om afskeid te neem van vervelige vergaderings en glansende oë.
Kyk na: 20+ Online Pret Ysbreker Speletjies vir beter betrokkenheid, of 14 inspirerend Speletjies vir virtuele vergaderings, met die beste 6 vergadering hacks jy kan in 2024 vind!
6/ Vergaderingsnotule
Neem notule van die vergadering tydens 'n besigheidsvergadering is 'n belangrike taak wat help om die hoofbesprekings en besluite wat tydens die vergadering geneem is, te dokumenteer. Dit help ook om deursigtigheid te verbeter en verseker dat almal op dieselfde bladsy is voordat hulle na die volgende vergadering gaan.
7/ Volg aksie-items op
Deur aksie-items op te volg, kan jy verseker dat die besluite wat tydens die vergadering geneem is, in werking gestel word en dat almal duidelik is oor hul verantwoordelikhede.
En versamel ALTYD terugvoer van die deelnemers om komende besigheidsvergaderings nog beter te maak – jy kan die terugvoer deel nadat dit afgehandel is, via e-posse of aanbiedingskyfies. Dit maak vergaderings nie vervelig nie en almal het pret💪
Kry gratis opname sjablone vir jou vergaderings!
Sluit gratis aan en neem wat jy wil hê uit die sjabloonbiblioteek!
🚀 Gratis sjablone ☁️
Belangrike take
Hopelik, met hierdie artikel van AhaSlides, kan jy die tipe vergaderings in besigheid en hul doeleindes onderskei. Deur ook hierdie stappe en beste praktyke te volg, kan jy help om te verseker dat jou besigheidsvergaderings doeltreffend, gefokus is en die gewenste resultate lewer.
Om sakevergaderings effektief te hou, kan help om kommunikasie, samewerking en sukses binne 'n organisasie te verbeter en is 'n sleutelkomponent van suksesvolle besigheidsbestuur.
Algemene vrae
Hoekom is vergaderings belangrik in besigheid?
Vergaderings maak voorsiening vir effektiewe kommunikasie beide afwaarts en opwaarts binne 'n organisasie. Belangrike opdaterings, idees en terugvoer kan gedeel word.
Watter vergaderings moet 'n besigheid hê?
– Alle-hande/Alle-personeel vergaderings: Maatskappywye vergaderings om opdaterings, aankondigings te deel en kommunikasie oor departemente heen te bevorder.
– Bestuurs-/leierskapvergaderings: Vir senior bestuur om hoëvlakstrategie, planne te bespreek en sleutelbesluite te neem.
– Departement/spanvergaderings: Vir individuele departemente/spanne om te sinkroniseer, take te bespreek en kwessies binne hul bestek op te los.
– Projekvergaderings: Om vordering te beplan, na te spoor en blokkeerders vir individuele projekte op te los.
– Een-tot-een: Individuele aanmeldings tussen bestuurders en direkte verslae om werk, prioriteite en professionele ontwikkeling te bespreek.
– Verkoopsvergaderings: Vir die verkoopspan om prestasie te hersien, geleenthede te identifiseer en verkoopsstrategieë te beplan.
– Bemarkingsvergaderings: Gebruik deur die bemarkingspan vir die beplanning van veldtogte, inhoudskalender en die meting van sukses.
– Begrotings-/Finansieringsvergaderings: Vir finansiële oorsig van uitgawes teenoor begroting, vooruitskatting en beleggingsbesprekings.
– Aanstellingsvergaderings: Om hervat te kyk, onderhoude te voer en besluite te neem vir nuwe werksgeleenthede.
– Opleidingsvergaderings: Om aanboord-, vaardigheidsontwikkelingsessies vir werknemers te beplan en te lewer.
– Kliëntvergaderings: Om kliënteverhoudings te bestuur, terugvoer en toekomstige werk te bepaal.
