ወደ ውጤታማ ስብሰባዎች ዓለም እንኳን በደህና መጡ! እንደ ባለሙያዎች፣ ውጤቶችን ለመንዳት፣ ውሳኔዎችን ለማድረግ እና በመንገዱ ላይ ለመቆየት ስብሰባዎች ምን ያህል አስፈላጊ እንደሆኑ ሁላችንም እናውቃለን። ሆኖም ግን, ሁሉም ጥሩ ጥራት ያላቸው እና የሚመረጡ አይደሉም.
በተደጋጋሚ፣ ስለ ስብሰባዎች ሲጠየቁ፣ ብዙ ሰዎች በውጤታቸው ማነስ የተነሳ ጭንቅላታቸውን በመንቀጥቀጥ ወይም በንዴት ትንፍሽ ብለው ምላሽ ይሰጣሉ። ጉልበታቸውን እና ጊዜያቸውን በሚያሟጥጡ ውጤታማ ባልሆኑ ክፍለ ጊዜዎች ውስጥ ተጣብቀዋል። ለዚያም ነው, ዛሬ, እንማራለን እንዴት ጥሩ ስብሰባ ማድረግ እንደሚቻል!
እንጀምር!
ስብሰባዎን በAhaSlides ይጀምሩ።
ለስብሰባዎችዎ ነፃ አብነቶችን ያግኙ! በነጻ ይመዝገቡ እና የሚፈልጉትን ከአብነት ቤተ-መጽሐፍት ይውሰዱ!
🚀 ነፃ መለያ ይፍጠሩ ☁️
ጥሩ ስብሰባ የሚያደርገው ምንድን ነው?
ስብሰባዎች የማንኛውም ንግድ ወይም ድርጅት አስፈላጊ አካል እንደሆኑ አይካድም። ግለሰቦች የሚሰባሰቡበት፣ ሃሳብ የሚለዋወጡበት፣ ውሳኔ የሚወስኑበት እና ለጋራ አላማ የሚሠሩበት መድረክ ናቸው።
ጥሩ ስብሰባ በደንብ የተደራጀ፣ ውጤታማ፣ የተፈለገውን ውጤት የሚያስገኝ እና ሁሉም ተሳታፊዎች እንዲሰሙ እና እንዲከበሩ የሚያደርግ ነው።
ጥሩ ስብሰባን የሚፈጥሩ አንዳንድ ምክንያቶች እዚህ አሉ
- ግልጽ ዓላማ አለው። ጥሩ ስብሰባ የሚጀምረው አላማውን የሚገልጽ ግልጽ አጀንዳ ሲሆን ከስብሰባው ግቦች እና የሚጠበቁ ውጤቶች ጋር ስብሰባው እንዲቀጥል የሚረዳ እና ሁሉም ተሳታፊዎች ተግባራቸውን እንዲያውቁ ይረዳል.
- ውጤታማ ግንኙነትን ያበረታታል። ጥሩ ስብሰባ ውጤታማ ግንኙነት ይጠይቃል። ሁሉም ተሳታፊዎች ሀሳባቸውን እና ሀሳባቸውን የሚገልጹበት እድል ይኖራቸዋል፣ እና ውይይት በንቃት ማዳመጥ እና በአክብሮት ውይይት መበረታታት አለበት።
- ግልጽ ውጽዓቶች እና የመከታተያ እርምጃዎች አሉት. እነዚህ ከሌሉ ተሰብሳቢዎች ስለቀጣይ እርምጃቸው እርግጠኛ ስለማይሆኑ ስብሰባው ውጤታማ እና ውጤታማ ያልሆነ ነው። ከዚያ ወደ ማንኛውም ቀጣይ ስብሰባ ቅልጥፍናን ለማምጣት አስቸጋሪ ነው.
በ AhaSlides ተጨማሪ ጠቃሚ ምክሮች
- በንግድ ውስጥ ስብሰባዎች | 10 የተለመዱ ዓይነቶች እና ምርጥ ልምዶች
- ለማስተናገድ ምርጡ መንገድ የመግቢያ ስብሰባዎች
- ስኬታማ ለማስኬድ 11 ደረጃዎች የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ
ጥሩ ስብሰባ ለማድረግ 8 ምክሮች
እርግጥ ነው, ከላይ እንደተጠቀሰው ጥሩ ስብሰባ ለማድረግ እና የተሰብሳቢዎችን ጊዜ እና ጥረት ላለማባከን, ከስብሰባው በፊት, በስብሰባው ወቅት እና በኋላ ያለውን ዝግጅት እና ክትትል ግምት ውስጥ ማስገባት አለብዎት. እነዚህን እርምጃዎች ልብ ማለት ለስላሳ እና ስኬታማ ውጤት ዋስትና ይሆናል.
ከስብሰባው በፊት - መልካም ስብሰባ ይሁንላችሁ
1/ የስብሰባውን ዓላማና ዓይነት ይግለጹ
የስብሰባው አላማ፣ አላማ እና አይነት መገለጽ እና መረጋገጥ ያለበት ሁሉም ተሳታፊዎች መረዳት አለባቸው። ማንም ሰው ለ 10 ደቂቃዎች ወደ ስብሰባ መምጣት አይፈልግም እና አሁንም የእነሱን ሃላፊነት እና የውይይት ነጥቦቹን አያውቅም. አንዳንድ የስብሰባ ዓይነቶች እንደ ልዩ ዓላማዎች ብቻ ያገለግላሉ
- ውሳኔ ሰጪ ስብሰባዎች. ውሳኔዎች እና እርምጃዎች በሚያስፈልጉበት ጊዜ ይከናወናሉ.
- ችግር ፈቺ ስብሰባዎች. ለችግሩ/ችግር መፍትሄ ለመፈለግ ተጠርተዋል።
- የማሰብ ችሎታ ስብሰባዎች። ከአባላት አስተዋፅዖ ጋር አዳዲስ ሀሳቦችን የሚሰበስቡበት ቦታ ናቸው።
2/ አጀንዳ ይኑርህ
ሀ ስብሰባ አጀንዳ እና ከስብሰባው በፊት ለሁሉም ተሳታፊዎች ይላኩት, ይህም ተሰብሳቢዎች የስብሰባውን ዓላማ, ግቦች እና የሚጠበቁ ውጤቶችን እንዲገነዘቡ ይረዳል. እንዲሁም እንደ ሪፖርቶች፣ መረጃዎች፣ አቀራረቦች ወይም ሌሎች ተዛማጅ ሰነዶች ያሉ አስፈላጊ መረጃዎችን እና ሰነዶችን በንቃት እንዲሰበስቡ ለመርዳት እንደ መመሪያ ሆኖ ያገለግላል።
3/ መሰረታዊ ህጎችን ማቋቋም
መሰረታዊ ደንቦቹ በሁሉም ተሳታፊዎች በቅድሚያ የተስማሙ እና ውጤታማ እና የተከበረ የውይይት ሁኔታ ለመፍጠር የሚረዱ መመሪያዎች ወይም ደንቦች ናቸው. እነሱ ንቁ ማዳመጥን ማበረታታት፣ ልዩነትን ማክበር፣ የውይይት ጊዜ መገደብ፣ ወዘተ ሊያካትቱ ይችላሉ።
በስብሰባው ወቅት - መልካም ስብሰባ ይሁንላችሁ
4/ በበረዶ ሰባሪ ጨዋታ ይጀምሩ
ጀምሮ ሀ የፈጠራ በረዶ-ተላላፊ ውጥረቱን ለማርገብ እና ሁሉም ሰው ለቡድን ስብሰባ በትክክለኛው ስሜት ውስጥ እንዲገኝ ለማድረግ ጥሩ መንገድ ነው። በስብሰባ መጀመሪያ ላይ የማይመች የዝምታ ጊዜዎችን መስበር ፍሬያማ እና አስደሳች ክፍለ ጊዜን ለማዘጋጀት ይረዳል።
ጊዜ ያለፈበት ላይ ከመታመን ይልቅ ቀላል ልብ ያላቸው ክርክሮች፣ ተራ ውይይቶች ወይም በጣም አዝናኝ፣ ፈጠራ፣ ተወዳዳሪ እና በቀላሉ በጥቂት ደቂቃዎች ውስጥ ሊፈጠር በሚችል የቀጥታ ጥያቄዎች ውስጥ መሳተፍ ትችላለህ። ታዲያ ለምን አዲስ ነገር አትሞክርም?
5/ የትብብር ቦታ መፍጠር
የቡድን ስብሰባ በቡድን ለመወያየት እና ውሳኔዎችን ለማድረግ ጠቃሚ እድል ነው. የቡድን አባላት በቦታው ላይ አዳዲስ ሀሳቦችን ለማፍለቅ ከመሞከር ይልቅ የተዘጋጁትን ዘገባዎች፣ ሃሳቦች እና አመለካከቶች ወደ ጠረጴዛው ማምጣት አለባቸው። በዚህ መንገድ ቡድኑ በደንብ የታሰበበት እና ትክክለኛ የመጨረሻ ውሳኔ ላይ ለመድረስ በጋራ መስራት ይችላል።
ቡድኑ የተወያዩባቸውን ሃሳቦች የቀጥታ ዳሰሳ ለማድረግ እና የእውነተኛ ጊዜ ግብረመልስን ለመሰብሰብ ሊያስብበት ይችላል። የቀጥታ ስርጭት ከ AhaSlides ባለብዙ ምርጫ ወይም ክፍት ጥያቄዎች።
ልዩ የሆነ የQR ኮድ ወይም ማገናኛ በመጠቀም የቡድን አባላት ወዲያውኑ ገብተው ግብዓታቸውን ማቅረብ ይችላሉ፣ እና ውጤቶቹ በቀጥታ በስክሪኑ ላይ ይታያሉ። ይህ ጊዜን እንዳያባክን ይረዳል እና ሁሉም ሀሳቦች በትክክል መያዛቸውን ያረጋግጣል.
6/ ቡድንዎን በቅርበት ይያዙ
ተሰብሳቢዎችዎ በስብሰባው ላይ እንዲሳተፉ በማድረግ ትኩረታቸውን እንዲከፋፍሉ እድል አይስጡ። ሁሉም ሰው የሚሳተፍበት እና የሚያዋጣበት "የመስመር ላይ ክብ ጠረጴዛ" ማዘጋጀት ትችላላችሁ። ከአፋር ሰዎች ጋር? አታስብ. ስም የለሽ ጥ እና ኤ ይህንን ችግር ይፈታል.
እንዲሁም፣ ለድንገተኛነት የተወሰነ ቦታ መፍቀድን አይርሱ። ምክንያቱም ጤናማ እና ንቁ ስብሰባ ለአዳዲስ መፍትሄዎች እና ፈጠራዎች ተስማሚ ቦታ ነው። ተሳታፊዎች በፈጠራ እንዲያስቡ በማበረታታት ዘገምተኛ እና አስጨናቂ ሁኔታን መስበር ቃል ደመና አስደሳች እና ውጤታማ እንቅስቃሴ ይሆናል. ይሞክሩ እና ይመልከቱ።
ከስብሰባው በኋላ - መልካም ስብሰባ ይሁንላችሁ
7/ ግልጽ በሆነ የክትትል ድርጊቶች እና የጊዜ ሰሌዳዎች ያበቃል
የስትራቴጂክ ክፍለ ጊዜውን ለመጨረስ፣ እያንዳንዱ ተሳታፊ በሚቀጥለው እርምጃቸው ላይ ግልጽነት እንዳለው እርግጠኛ ይሁኑ።
ክፍሎች እንዲወያዩ ያድርጉ፡-
- ምን ዓይነት መለኪያዎች እድገታቸውን ያሳያሉ? ግስጋሴውን መከታተል እንዲቻል ልዩ ይሁኑ።
- የትኞቹ ተሻጋሪ አጋሮች ለስኬት ቅንጅት ያስፈልጋቸዋል? ጠንካራ ትብብር ቁልፍ ነው።
- ቀጣይ ስብሰባዎች ምን ዓይነት ዝማኔዎች ያስፈልጋሉ? ሪፖርቶች? የዝግጅት አቀራረቦች? የአዕምሮ ውጣ ውረዶችን አስቀድመው ያስቡ.
- የመጀመሪያ ውጤት ወይም መረጃ መቼ መጠበቅ እንችላለን? ፍጥነቱን ለማስቀጠል ከፍተኛ ፍላጎት ያላቸው እና ሊደረስባቸው የሚችሉ የግዜ ገደቦችን ያዘጋጁ።
8/ የስብሰባ ቃለ ጉባኤ ይኑርህ
ሁልጊዜ ዝርዝር፣ ጥልቅ፣ ግልጽ እና ለመረዳት ቀላል ያስፈልጎታል። ስብሰባ ደቂቃዎች ለተሳታፊዎች, ለዲሬክተሮች ቦርድ, ለከፍተኛ አመራሮች እና ለመሳተፍ ለማይችሉ ሰዎች ለመላክ. እነሱ ሰነዶች ብቻ አይደሉም, ለቀጣዮቹ ስብሰባዎች የይዘት መሠረት ግን ህጋዊ መሰረት (አስፈላጊ ከሆነ).
ቁልፍ Takeaways
ተስፋ እናደርጋለን ፣ ጥሩ ስብሰባ ለማድረግ ጠቃሚ ምክሮች አሃስላይዶች ከላይ የተጋሩ በጣም ውስብስብ አይደሉም. ውጤታማ ስብሰባዎች ሁሉም ሰው አድናቆት የሚሰማው፣ የሚሰማው እና እንዲናገር የሚበረታታባቸው ስብሰባዎች መሆናቸውን አስታውስ። ስብሰባው የተወሰነ ውጤት ማምጣት እና የታለመለትን ዓላማ መፈጸም አለበት. ከስብሰባው በኋላ ሁሉም ሰው የራሱን ሚና ይቀበላል እና የተወያዩትን እቅዶች ለመከተል ቃል ገብቷል.
