የስብሰባ አጀንዳን ከምሳሌዎች እና ነጻ አብነቶች ጋር ለመፃፍ 8 ቁልፍ እርምጃዎች

ስለዚህ ፣ ምንድነው የስብሰባ አጀንዳ? እንደ እውነቱ ከሆነ፣ ሁላችንም ትርጉም የለሽ በሚሰማን የስብሰባዎች አካል ነበርን፣ በኢሜል ሊፈቱ የሚችሉ መረጃዎችን ለመወያየት ለምን መገናኘት እንዳለብን እንኳን ሳንረዳ። አንዳንድ ሰዎች ምንም አይነት ችግር ሳይፈቱ ለሰዓታት በሚቆዩ ስብሰባዎች ላይ መገኘት ሊኖርባቸው ይችላል።

ይሁን እንጂ ሁሉም ስብሰባዎች ውጤታማ አይደሉም, እና ከቡድንዎ ጋር በብቃት ለመስራት ከፈለጉ, አጀንዳ ያለው ስብሰባ ከነዚህ ከላይ ከተጠቀሱት አደጋዎች ያድንዎታል.

በጥሩ ሁኔታ የተነደፈ አጀንዳ ለስብሰባው ግልጽ የሆኑ ግቦችን እና ተስፋዎችን ያስቀምጣል, ይህም ሁሉም ሰው ዓላማውን እንዲያውቅ እና በፊት, ጊዜ እና በኋላ ምን መሆን እንዳለበት እንዲያውቅ ያደርጋል.

ስለዚህ, ይህ ጽሑፍ የስብሰባ አጀንዳ ስለመኖሩ አስፈላጊነት, ውጤታማ ለመፍጠር እርምጃዎች እና በሚቀጥለው ስብሰባዎ ውስጥ ለመጠቀም ምሳሌዎችን (+ አብነቶችን) ይመራዎታል.

• ለምን እያንዳንዱ ስብሰባ አጀንዳ ያስፈልገዋል
• ውጤታማ የስብሰባ አጀንዳ ለመጻፍ 8 ቁልፍ እርምጃዎች
• የስብሰባ አጀንዳ ምሳሌዎች እና ነጻ አብነቶች
• የስብሰባ አጀንዳዎን በ AhaSlides ያዘጋጁ
• ቁልፍ Takeaways 

ከ AhaSlides ጋር ተጨማሪ የስራ ምክሮች

• በንግድ ውስጥ 10 የስብሰባ ዓይነቶች
• የስብሰባ ደቂቃዎችምርጥ የአጻጻፍ መመሪያ፣ ምሳሌዎች (+ ነፃ አብነት) በ2023
• 6 ምርጥ የስብሰባ ጠላፊዎች

ለምን እያንዳንዱ ስብሰባ አጀንዳ ያስፈልገዋል

እያንዳንዱ ስብሰባ ውጤታማ እና ውጤታማ እንዲሆን አጀንዳ ያስፈልገዋል። የስብሰባ አጀንዳ የሚከተሉትን ጥቅሞች ያስገኛል።

• የስብሰባውን አላማ እና አላማ ግልፅ አድርግ, እና ውይይቱ ላይ እንዲያተኩር እና በትክክለኛው መንገድ ላይ እንዲቆይ ያግዙ.
• የስብሰባ ጊዜ እና ፍጥነት ያቀናብሩ, ምንም ትርጉም የሌላቸው ክርክሮች አለመኖራቸውን ያረጋግጡ, እና በተቻለ መጠን ብዙ ጊዜ ይቆጥቡ.
• ለተሳታፊዎች የሚጠበቁ ነገሮችን ያዘጋጁ, እና ሁሉም አስፈላጊ መረጃዎች እና የተግባር እቃዎች መሸፈናቸውን ያረጋግጡ.
• ተጠያቂነትን እና አደረጃጀትን ያበረታታል።, ይበልጥ ውጤታማ እና ውጤታማ ስብሰባዎችን ይመራል.

ውጤታማ የስብሰባ አጀንዳ ለመጻፍ 8 ቁልፍ እርምጃዎች

ውጤታማ የስብሰባ አጀንዳ ለመጻፍ የሚያግዙዎት አንዳንድ ቁልፍ ምክሮች እዚህ አሉ።

1/ የስብሰባውን ዓይነት ይወስኑ 

ምክንያቱም የተለያዩ አይነት ስብሰባዎች የተለያዩ ተሳታፊዎችን፣ ቅርፀቶችን እና አላማዎችን ሊያካትቱ ስለሚችሉ፣ ለሁኔታው ተገቢውን መምረጥ አስፈላጊ ነው።

• የፕሮጀክት ጅምር ስብሰባ: የፕሮጀክቱን፣ ግቦቹን፣ የጊዜ ሰሌዳውን፣ በጀትን እና የሚጠበቁትን አጠቃላይ እይታ የሚያቀርብ ስብሰባ።
• የሁሉም እጅ ስብሰባሁሉም ሰራተኞች እንዲሳተፉ የሚጋበዙበት የድርጅት አቀፍ ስብሰባ አይነት። ስለ ኩባንያው አፈጻጸም፣ ግቦች እና ዕቅዶች ለሁሉም ሰው ለማሳወቅ እና በድርጅቱ ውስጥ የጋራ ዓላማ እና አቅጣጫን ማሳደግ።
• የከተማ አዳራሽ ስብሰባሰራተኞች ጥያቄዎችን የሚጠይቁበት፣ ወቅታዊ መረጃ የሚቀበሉበት እና ለከፍተኛ አመራር እና ለሌሎች አመራሮች ግብረ መልስ የሚሰጡበት የኩባንያው ማዘጋጃ ቤት ስብሰባ።
• የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባከፍተኛ አመራሮች ወይም የስራ አስፈፃሚዎች ተሰብስበው በረጅም ጊዜ አቅጣጫ ላይ ለመወያየት እና ለማቀድ የሚደረግ ስብሰባ። 
• ምናባዊ የቡድን ስብሰባየቨርቹዋል ቡድን ስብሰባዎች ፎርማት አቀራረቦችን፣ ውይይቶችን እና በይነተገናኝ እንቅስቃሴዎችን ሊያካትት ይችላል እና የቪዲዮ ኮንፈረንስ ሶፍትዌሮችን፣ የፈጣን መልእክት ወይም ሌሎች ዲጂታል የመገናኛ መሳሪያዎችን በመጠቀም ሊከናወን ይችላል። 
• የአእምሮ ማጎልበት ክፍለ ጊዜተሳታፊዎች አዳዲስ ሀሳቦችን የሚያመነጩበት እና የሚወያዩበት የፈጠራ እና የትብብር ስብሰባ።
• የአንድ ለአንድ ስብሰባ፡- በሁለት ሰዎች መካከል የሚደረግ የግል ስብሰባ፣ ብዙ ጊዜ ለአፈጻጸም ግምገማዎች፣ ስልጠና ወይም የግል እድገት ስራ ላይ ይውላል።

2/ የስብሰባውን ዓላማና ግብ ይግለጹ

ስብሰባው ለምን እንደሚካሄድ እና እርስዎ ወይም ቡድንዎ ምን ለማሳካት እንደሚፈልጉ በግልጽ ይግለጹ።

3/ ቁልፍ ርዕሶችን መለየት 

መደረግ ያለባቸውን ዋና ዋና ርዕሰ ጉዳዮች ዘርዝሩ፣ መወሰድ ያለባቸውን አስፈላጊ ውሳኔዎች ጨምሮ።

4/ የጊዜ ገደብ መመደብ

ስብሰባው በጊዜ ሰሌዳው ላይ መቆየቱን ለማረጋገጥ ለእያንዳንዱ ርዕስ እና ለጠቅላላው ስብሰባ ተገቢውን ጊዜ ይመድቡ።

5/ ተሳታፊዎችን እና ሚናቸውን መለየት

በስብሰባው ላይ እነማን እንደሚሳተፉ ይዘረዝሩ እና ሚናቸውን እና ኃላፊነታቸውን ይግለጹ።

6/ ቁሳቁሶችን እና ደጋፊ ሰነዶችን ማዘጋጀት

በስብሰባው ወቅት አስፈላጊ የሆኑትን ማንኛውንም ጠቃሚ መረጃዎችን ወይም ቁሳቁሶችን ይሰብስቡ.

7/ አጀንዳውን አስቀድመው ያሰራጩ

ሁሉም ሰው ዝግጁ እና ዝግጁ መሆኑን ለማረጋገጥ የስብሰባውን አጀንዳ ለሁሉም ተሳታፊዎች ይላኩ።

8/ አጀንዳውን እንደ አስፈላጊነቱ ይከልሱ እና ይከልሱ

ከስብሰባው በፊት አጀንዳው የተሟላ እና ትክክለኛ መሆኑን ለማረጋገጥ ይከልሱ እና አስፈላጊ የሆኑትን ክለሳዎች ያድርጉ።

የስብሰባ አጀንዳ ምሳሌዎች እና ነጻ አብነቶች 

ለተለያዩ የስብሰባ ዓይነቶች የሚያገለግሉ የስብሰባ አጀንዳዎች ጥቂት ምሳሌዎች እዚህ አሉ።

1/ የቡድን ስብሰባ አጀንዳ

ቀን: 

አካባቢ: 

ተሳታፊዎች: 

የቡድን ስብሰባ አላማዎች፡-

• የፕሮጀክት አፈፃፀም ሂደቱን ለማዘመን
• ወቅታዊ ችግሮችን እና መፍትሄዎችን ለመገምገም

የቡድን ስብሰባ አጀንዳ፡- 

• መግቢያ እና አቀባበል (5 ደቂቃ) | @የአለም ጤና ድርጅት
• ያለፈው ስብሰባ ግምገማ (10 ደቂቃዎች) | @የአለም ጤና ድርጅት
• የፕሮጀክት ማሻሻያ እና የሂደት ሪፖርቶች (20 ደቂቃዎች) | @የአለም ጤና ድርጅት
• ችግር ፈቺ እና ውሳኔ አሰጣጥ (20 ደቂቃ) | @የአለም ጤና ድርጅት
• ክፍት ውይይት እና አስተያየት (20 ደቂቃ) | @የአለም ጤና ድርጅት
• እርምጃ እና ቀጣይ እርምጃዎች (15 ደቂቃዎች) | @የአለም ጤና ድርጅት
• የመዝጊያ እና የሚቀጥለው ስብሰባ ዝግጅት (5 ደቂቃ) | @የአለም ጤና ድርጅት

ነፃ ወርሃዊ የስብሰባ አብነት ከ AhaSlides ጋር

2/ የሁሉም እጅ ስብሰባ አጀንዳ

ቀን: 

አካባቢ: 

ኤችመጨረሻ፡ 

የስብሰባ ዓላማዎች፡-

• የኩባንያውን አፈፃፀም ለማዘመን እና ለሰራተኞች አዲስ ተነሳሽነት እና እቅዶችን ለማስተዋወቅ።

የስብሰባ አጀንዳ፡- 

• እንኳን ደህና መጣችሁ እና መግቢያ (5 ደቂቃ)
• የኩባንያው አፈጻጸም ማሻሻያ (20 ደቂቃዎች)
• የአዳዲስ ተነሳሽነቶች እና እቅዶች መግቢያ (20 ደቂቃዎች)
• የጥያቄ እና መልስ ክፍለ ጊዜ (30 ደቂቃዎች)
• የሰራተኛ እውቅና እና ሽልማቶች (15 ደቂቃዎች)
• የመዝጊያ እና ቀጣይ የስብሰባ ዝግጅቶች (5 ደቂቃዎች)

የሁሉም እጆች ስብሰባ አብነት

3/ የፕሮጀክት ኪኮፍ ስብሰባ አጀንዳ

ቀን: 

አካባቢ: 

ተሳታፊዎች:

የስብሰባ ዓላማዎች፡-

• ለፕሮጀክቱ ግልጽ ግቦችን እና ተስፋዎችን ለመመስረት
• የፕሮጀክቱን ቡድን ለማስተዋወቅ
• የፕሮጀክት ፈተናዎችን እና አደጋዎችን ለመወያየት

የስብሰባ አጀንዳ፡- 

• እንኳን ደህና መጣችሁ እና መግቢያ (5 ደቂቃ) | @የአለም ጤና ድርጅት
• የፕሮጀክት አጠቃላይ እይታ እና ግቦች (15 ደቂቃዎች) | @የአለም ጤና ድርጅት
• የቡድን አባል መግቢያዎች (5 ደቂቃዎች) | @የአለም ጤና ድርጅት
• ሚና እና የኃላፊነት ስራዎች (20 ደቂቃዎች) | @የአለም ጤና ድርጅት
• የጊዜ ሰሌዳ እና የጊዜ መስመር አጠቃላይ እይታ (15 ደቂቃዎች) | @የአለም ጤና ድርጅት
• የፕሮጀክት ተግዳሮቶች እና አደጋዎች ውይይት (20 ደቂቃ) | @የአለም ጤና ድርጅት
• የድርጊት እቃዎች እና ቀጣይ እርምጃዎች (15 ደቂቃዎች) | @የአለም ጤና ድርጅት
• የመዝጊያ እና የሚቀጥለው ስብሰባ ዝግጅት (5 ደቂቃ) | @የአለም ጤና ድርጅት

እነዚህ ምሳሌዎች ብቻ መሆናቸውን እና የአጀንዳው አጀንዳዎች እና ቅርፀቶች በስብሰባው ልዩ ፍላጎቶች እና ግቦች ላይ ማስተካከል እንደሚችሉ ልብ ይበሉ. 

የስብሰባ አጀንዳዎን በ AhaSlides ያዘጋጁ 

ከ AhaSlides ጋር የስብሰባ አጀንዳ ለማዘጋጀት እነዚህን ደረጃዎች ይከተሉ፡

• መለያ ፍጠር አስቀድመው ካላደረጉት ይመዝገቡ አሃስላይዶች እና መለያ ይፍጠሩ። ወይም ወደ እኛ ይሂዱ የሕዝብ አብነቶች ቤተ መጻሕፍት.

• የስብሰባ አጀንዳ አብነት ይምረጡ፡- እንደ መነሻ ሊጠቀሙባቸው የሚችሉ የተለያዩ የስብሰባ አጀንዳ አብነቶች አሉን። በቀላሉ ለፍላጎትዎ የሚስማማውን ይምረጡ እና ጠቅ ያድርጉ "አብነት አግኝ"

• አብነቱን ያብጁ አብነት ከመረጡ በኋላ, እቃዎችን በመጨመር ወይም በማስወገድ, ቅርጸቱን በማስተካከል እና የቀለም መርሃ ግብሩን በመቀየር ማበጀት ይችላሉ.

• የአጀንዳ ንጥሎችዎን ያክሉ፡- የአጀንዳ ንጥሎችዎን ለመጨመር የስላይድ አርታዒውን ይጠቀሙ። ጽሑፍ፣ ስፒነር ጎማ፣ የሕዝብ አስተያየት መስጫ፣ ምስሎች፣ ሠንጠረዦች፣ ገበታዎች፣ እና ተጨማሪ ማከል ይችላሉ።

• ከቡድንዎ ጋር ይተባበሩ፡- ከቡድን ጋር እየሰሩ ከሆነ በአጀንዳው ላይ መተባበር ይችላሉ። የዝግጅት አቀራረቡን እንዲያርትዑ የቡድን አባላትን ብቻ ይጋብዙ እና ለውጦችን ማድረግ፣ አስተያየቶችን ማከል እና አርትዖቶችን መጠቆም ይችላሉ።

• አጀንዳውን አካፍሉን፡- ዝግጁ ሲሆኑ፣ አጀንዳውን ለቡድንዎ ወይም ለተሳታፊዎች ማጋራት ይችላሉ። አገናኝን ወይም በQR ኮድ በኩል ማጋራት ይችላሉ።

በ AhaSlides፣ በመንገድ ላይ እንዲቆዩ እና የስብሰባ አላማዎችዎን እንዲያሳኩ የሚያግዝዎትን ሙያዊ፣ በሚገባ የተዋቀረ የስብሰባ አጀንዳ በቀላሉ መፍጠር ይችላሉ።

ቁልፍ Takeaways 

በ AhaSlides አብነቶች እገዛ እነዚህን ቁልፍ ደረጃዎች እና ምሳሌዎች በመከተል፣ እርስዎን ለስኬት የሚያዘጋጅ በሚገባ የተዋቀረ የስብሰባ አጀንዳ መፍጠር እንደሚችሉ ተስፋ እናደርጋለን።

ተደጋግሞ የሚነሱ ጥያቄዎች