10 أنشطة سريعة لبناء الفريق لمدة 5 دقائق لأي اجتماع

لا تفشل معظم أنشطة بناء الفريق بسبب خطأ النشاط نفسه، بل لأنها تُقام لمرة واحدة فقط. رحلة ليوم كامل خارج مقر العمل، وميسر محترف، وغداء مُعدّ، ثم العودة إلى الوضع الطبيعي يوم الاثنين. تُظهر الأبحاث المتعلقة بمشاركة الموظفين باستمرار أن التفاعلات الاجتماعية الصغيرة والمتكررة على مدى فترة زمنية تُسهم في بناء تماسك الفريق أكثر من فعالية سنوية واحدة [1].

تستغرق الأنشطة العشرة التالية خمس دقائق أو أقل لكل منها. قد يمتد بعضها إلى عشر دقائق إذا ما انخرط النقاش، مما يدل على نجاح النشاط. يتضمن كل نشاط خطوات دقيقة لإعداده في برنامج AhaSlides، ما يضمن عدم وجود أي تحضيرات مسبقة قبل بدء الاجتماع.

أنشطة كسر الجليد

1. مسابقة الأسئلة

مناسب لـ: العمل عن بعد، والعمل الهجين

يُعدّ اختبار الفريق السريع من أسهل الطرق لتحفيز النقاش في بداية الاجتماع. تتنافس الفرق لا الأفراد، ما يعني أن الأعضاء يميلون فورًا إلى بعضهم البعض (أو إلى محادثة على تطبيق سلاك) للتوصل إلى إجابة متفق عليها. يمكنك طرح أسئلة حول أي موضوع: معلومات عامة عن الشركة، أو معلومات عامة، أو حتى موضوع من الثقافة الشعبية يتناسب مع شخصية الفريق.

جائزة صغيرة للفريق الفائز ترفع من معنويات الفريق دون الحاجة إلى الكثير. القيمة الحقيقية تكمن في اللحظة المشتركة، وليس في الجائزة نفسها.

الإعداد في AhaSlides (أقل من 5 دقائق)

1. افتح برنامج AhaSlides واستخدم مولد الاختبارات المدعوم بالذكاء الاصطناعي أو اختر قالبًا جاهزًا من المكتبة.
2. حدد قواعد احتساب النقاط ومؤقتًا لكل سؤال.
3. انقر على "عرض"، ثم اعرض رمز الاستجابة السريعة، وقم بدعوة الفريق للانضمام عبر هواتفهم.
4. قم بتشغيل الاختبار واعرض لوحة المتصدرين بعد كل سؤال.

2. جوائز الكتاب السنوي

مناسب لـ: العمل عن بعد، والعمل الهجين

في كتب التخرج المدرسية، كان كل طالب يحصل على لقب مميز: الأكثر ترجيحاً للنجاح، والأكثر ترجيحاً لتأسيس فرقة موسيقية تحقق نجاحاً باهراً. وينطبق هذا النمط نفسه على بيئة العمل الجماعي، مع تعديل التصنيفات لتناسب بيئة العمل.

يتولى أحد الميسرين في شركة تقنية تضم 40 موظفًا إدارة هذه العملية في بداية كل اجتماع ربع سنوي شامل. يتم ترشيح فئات مثل "الأكثر ترجيحًا لقراءة الوثائق أولًا" أو "الأكثر ترجيحًا لإصلاح خطأ برمجي في الساعة 11 مساءً" من قبل الزملاء، وليس الإدارة، مما يحافظ على جوٍّ تعاوني بدلًا من جوٍّ استعراضي. تظهر النتائج في استطلاع رأي مباشر، بحيث يصوّت الجميع في وقت واحد ولا يشعر أحد بالإحراج.

الإعداد في AhaSlides (أقل من 5 دقائق)

1. أنشئ عرضًا تقديميًا جديدًا وانقر فوق "+ إضافة شريحة"، ثم اختر "استطلاع رأي".
2. اكتب كل جائزة على شكل سؤال استطلاع رأي مع ذكر أسماء أعضاء الفريق كخيارات للإجابة.
3. انقر على "عرض" وشارك رمز الاستجابة السريعة (QR code).
4. اعرض النتائج مباشرة مع ورود الأصوات.

3. مطابقة قائمة الأمنيات

مناسب لـ: العمل عن بعد، والعمل الشخصي

يُقدّم كل عضو في الفريق بندًا واحدًا من قائمة أمنياته بشكلٍ مجهول. ثم يحاول الفريق ربط كل بند بالشخص الذي كتبه. يتطلب التخمين الصحيح معرفةً بزملائك، بينما يكشف الخطأ عن مدى ضآلة معرفتك، مما يفتح باب النقاش.

هذا الأمر ينجح بشكل خاص مع الفرق الجديدة أو عندما ينمو قسم ما بسرعة ولا يجد الناس الوقت الكافي للتعرف على بعضهم البعض خارج نطاق مهام العمل.

الإعداد في AhaSlides (أقل من 5 دقائق)

1. اجمع قائمة الأمنيات من أعضاء الفريق قبل الاجتماع عبر رسالة قصيرة أو نموذج.
2. افتح برنامج AhaSlides، وانقر على "شريحة جديدة"، ثم اختر "مطابقة الزوج".
3. أدخل الأسماء على جانب واحد وعناصر قائمة الأمنيات على الجانب الآخر، بترتيب عشوائي.
4. قم بتشغيل النشاط واكشف عن الأزواج الصحيحة في النهاية.

4. المفضلة المكبرة

مناسب لـ: العمل عن بعد

قبل بدء الجلسة، اطلب من كل عضو في الفريق إرسال صورة مقرّبة لغرض شخصي يحتفظ به على مكتبه أو في مكان عمله. خلال النشاط، اعرض كل صورة مكبّرة واطلب من المجموعة تحديد كل من الغرض وصاحبه.

تكمن أهمية هذا النشاط في الحوار الذي يلي الكشف عن الشيء. يشرح الناس سبب أهمية هذا الشيء بالنسبة لهم، مما ينتج عنه إفصاح شخصي قصير ولكنه صادق، وهو بالضبط نوع اللحظة التي تبني الألفة مع مرور الوقت.

الإعداد في AhaSlides (أقل من 5 دقائق)

1. اجمع صورًا مكبّرة من أعضاء الفريق قبل الاجتماع.
2. افتح برنامج AhaSlides واستخدم نوع الشريحة "إجابة قصيرة".
3. أضف الصورة إلى الشريحة واسأل: "ما هذا، ولمن ينتمي؟"
4. اعرض الصورة كاملة ودع المالك يشرح القصة.

أنشطة بناء الثقة

5. لم أفعل ذلك أبدًا

مناسب لـ: العمل عن بعد، والعمل الشخصي

يتناوب اللاعبون على مشاركة شيء لم يفعلوه قط، بدءًا بعبارة "لم يسبق لي أن...". يرفع كل من فعل ذلك يده (حضوريًا) أو يتفاعل برمز تعبيري (عن بُعد). تبدو اللعبة وكأنها لعبة جماعية في حفلة جامعية، وطابعها مرح، لكن جوهرها هو الإفصاح الصادق.

إن السبب في بناء الثقة من خلال الإفصاح هو نفسه السبب الذي يجعل الإفصاح يبني الثقة في أي مكان: فعندما يعترف شخص ما بأنه لم يركب طائرة قط، أو أنه بكى ذات مرة وهو يشاهد إعلانًا تجاريًا لطعام الكلاب، يصبح أكثر إنسانية في نظر زملائه. وهذا ما يبقى.

الإعداد في AhaSlides (أقل من 5 دقائق)

1. افتح برنامج AhaSlides واستخدم ميزة "عجلة الدوران".
2. أدخل من 10 إلى 15 عبارة "لم أفعلها من قبل" تغطي مزيجًا من السفر والهوايات ومواقف العمل.
3. أدر العجلة لاختيار عبارة، ثم دع الفريق يرد.
4. كل من قام بهذا الأمر ولو لفترة وجيزة يروي القصة.

6. حقيقتان، كذبة واحدة

مناسب لـ: العمل عن بعد، والعمل الشخصي

يُشارك أحد الأشخاص بثلاث عبارات عن نفسه: اثنتان صحيحتان وواحدة خاطئة. يصوّت باقي أعضاء الفريق على العبارة التي يعتقدون أنها خاطئة، ثم يطرحون أسئلة متابعة قبل الكشف عنها. يشجع هذا الأسلوب المشاركين على صياغة حقائق مثيرة للاهتمام، الأمر الذي غالبًا ما يُفاجئ زملاءهم أكثر من الكذبة نفسها.

هذا مناسب تمامًا لأسابيع تعريف الموظفين الجدد بالفريق. فعندما يلعب الموظف الجديد، يتعرف الفريق الحالي عليه فورًا، ويدرك الموظف الجديد أن الفريق مستعد للمشاركة.

الإعداد في AhaSlides (أقل من 5 دقائق)

1. افتح برنامج AhaSlides وقم بإنشاء شريحة "استطلاع رأي".
2. حدد العبارات الثلاث كخيارات للاستطلاع واسأل: "أي منها كذبة؟"
3. امنح الفريق من 60 إلى 90 ثانية لطرح الأسئلة قبل التصويت.
4. اكشف عن الإجابة ودع الشخص يشارك القصة الحقيقية وراء كل عبارة.

7. قصص محرجة مجهولة المصدر

مناسب لـ: العمل عن بعد، والعمل الشخصي

يُقدّم كل شخص موقفاً محرجاً كتابياً، دون الكشف عن هويته. يقرأ الميسّر كل موقف بصوت عالٍ بينما تُصوّت المجموعة على صاحب القصة. بعد التصويت، يُكشف عن صاحب القصة الحقيقي.

تُعدّ السرية أمراً بالغ الأهمية هنا. فالناس يشاركون بحرية أكبر عندما لا يُذكر اسمهم، وغالباً ما تكون القصص التي تظهر أكثر تسلية بكثير من أي شيء قد يُفصحون عنه علناً. كما أنها تُحقق تكافؤ الفرص: فلا أحد يعرف مسبقاً من كتب ماذا، وبالتالي لا أحد يُقدّم عرضاً أمام جمهور.

الإعداد في AhaSlides (أقل من 5 دقائق)

1. أنشئ شريحة "مفتوحة النهاية" في AhaSlides واعرض رمز الاستجابة السريعة (QR code).
2. امنح الفريق دقيقتين لإرسال قصة بشكل مجهول.
3. اقرأ كل مشاركة بصوت عالٍ وقم بإجراء استطلاع رأي سريع لتخمين المؤلف.
4. مرر مؤشر الماوس فوق كل قصة للكشف عن الاسم الحقيقي.

8. صور الأطفال

مناسب لـ: العمل عن بعد، والعمل الهجين

قبل الاجتماع، اطلب من كل عضو في الفريق صورةً له وهو رضيع أو في طفولته. اعرض الصور واحدةً تلو الأخرى، واطلب من المجموعة تحديد هوية الشخص في كل صورة. بمجرد الكشف عن الهوية الحقيقية، يشارك الشخص ذكرى سريعة من تلك الفترة.

والنتيجة دائماً ما تكون دافئة. يشعر الناس بفضول حقيقي لمعرفة كيف كان شكل زملائهم في طفولتهم، وغالباً ما تبقى الصور موضوعاً للحديث لفترة طويلة بعد انتهاء الاجتماع.

الإعداد في AhaSlides (أقل من 5 دقائق)

1. اجمع صورة واحدة من طفولة كل عضو في الفريق قبل الجلسة.
2. افتح برنامج AhaSlides، أنشئ شريحة "مطابقة الأزواج"، وأدخل الأسماء على جانب واحد.
3. أضف الصور إلى الجانب المقابل بترتيب عشوائي.
4. اطلب من الجميع مطابقة الأسماء مع الصور، ثم اكشفوا الإجابات معًا.

أنشطة حل المشكلات

9. كارثة الجزيرة المهجورة

مناسب لـ: العمل عن بعد، والعمل الشخصي

هبط فريقكم اضطرارياً على جزيرة مهجورة. بإمكان كل فرد انتشال ثلاثة أشياء من الحطام. التحدي: عليكم تخمين ما سيختاره زملاؤكم قبل أن يكشفوا عن إجاباتهم.

يعتمد نجاح التخمينات على مدى معرفتك بأولويات وقيم الشخص. وغالبًا ما تكشف جلسة التقييم، على الرغم من إيجازها، عن اختلافات حقيقية في كيفية تفكير الناس في المخاطر، والجدوى العملية، وما يهمهم فعلاً، وهو سياق مفيد في أي بيئة عمل تعاونية.

الإعداد في AhaSlides (أقل من 5 دقائق)

1. افتح برنامج AhaSlides وقم بإنشاء شريحة "مفتوحة النهاية".
2. اطلب من الجميع كتابة عناصرهم الثلاثة في وقت واحد، دون مشاركة أي منها حتى انتهاء الوقت.
3. اختر لاعبًا واحدًا كموضوع للتحليل واعرض ما توقعه الجميع بشأنه.
4. امنح نقاطاً للتخمينات الصحيحة واكشف عن الإجابات الفعلية.

10. جلسة عصف ذهني لمدة خمس دقائق

مناسب لـ: العمل عن بعد، والعمل الشخصي

تُتيح جلسات العصف الذهني المنظمة، التي تركز على مشكلة حقيقية ذات أهمية بسيطة، للفرق فرصة التدرب على توليد الأفكار دون ضغط المشاريع ذات الأهمية الكبيرة. وتشير الأبحاث إلى أن جلسات العصف الذهني الجماعية المنظمة، لا سيما عند تقديم الأفكار كتابيًا في وقت واحد بدلًا من طرحها شفهيًا واحدة تلو الأخرى، تُنتج نطاقًا أوسع من الأفكار من خلال تقليل الحواجز الاجتماعية والميل إلى التمسك بالاقتراح الأول [2].

اختر مشكلة حقيقية ولكنها غير عاجلة: كيف يمكن تحسين اجتماع الفريق الصباحي يوم الاثنين، أو ما الذي يجب فعله للاحتفال القادم للفريق، أو ما هي العملية التي يمكن تبسيطها. امنح الجميع دقيقتين لتقديم أفكارهم، ثم صوّت على أفضلها.

إن النتيجة أقل أهمية من العادة. فالفرق التي تمارس التفكير التعاوني في بيئات ذات مخاطر منخفضة تطبق تلك الأنماط بسهولة أكبر عندما ترتفع المخاطر.

الإعداد في AhaSlides (أقل من 5 دقائق)

1. افتح برنامج AhaSlides وأنشئ شريحة "العصف الذهني".
2. اكتب المشكلة كسؤال واعرض رمز الاستجابة السريعة (QR code).
3. اضبط مؤقتًا لمدة دقيقتين ودع الجميع يقدمون أفكارهم في وقت واحد.
4. اعرض جميع المشاركات واطلب من المجموعة التصويت لأفضلها.

جعل الأنشطة القصيرة فعالة

إن قيمة أي نشاط مدته خمس دقائق تتراكم مع الوقت، وليست فورية. فممارسة أحد هذه الأنشطة مرة واحدة كفيلة بإضفاء جو من المرح والود. أما ممارسة نشاط مماثل في بداية كل اجتماع أسبوعي، مع التناوب بين أشكال مختلفة، فتبني الألفة على مدى أشهر بطريقة لا يمكن ليوم واحد من أيام الفريق أن يحققها.

أظهرت دراسة أجرتها مؤسسة غالوب حول تفاعل الموظفين في مكان العمل أن الفرق ذات التفاعل العالي تحقق ربحية أعلى بنسبة 21% وإنتاجية أعلى بنسبة 17% مقارنةً بالفرق غير المتفاعلة [1]. ويُعدّ التواصل الاجتماعي أحد أقوى محفزات هذا التفاعل، ولذلك فإن خمس دقائق في بداية الاجتماع تتراكم لتصبح شيئًا ملموسًا مع مرور الوقت. والآلية ليست غامضة: فالناس يبذلون جهدًا أكبر من أجل زملائهم الذين يعرفونهم ويثقون بهم.

لا تتطلب الأنشطة المذكورة أعلاه أي ميزانية، ولا مورد خارجي، ولا خبرة خاصة. كل ما تتطلبه هو خمس دقائق وقرار البدء.

مصادر

[1] غالوب. حالة مكان العمل الأمريكي. https://www.gallup.com/workplace/285674/improve-employee-engagement-workplace.aspx. بيانات حول المشاركة ونتائج أداء الفريق.

[2] ResearchGate. دراسة حول العوامل المؤثرة في فعالية جلسات العصف الذهني الجماعية (2009/2010). بحث حول تكوين الفريق، ومعالجة المعلومات الاجتماعية، والأساليب التفاعلية في فعالية العصف الذهني.