المذكرات الكبيرة في عداد المفقودين؟ فريق عمل جديد ينتظر أن يتم تقديمه؟ فرق تحطم أهدافها لكن لم تحصل على اعتراف؟ يبدو أن اجتماع شامل على جدول الأعمال!
ربما تكون الشركة الشاملة هي أفضل طريقة لتوحيد فريقك بأكمله في اجتماع غير رسمي ولكنه مثمر بشكل مكثف.
إليك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح ، باستخدام مثال لجدول الأعمال ونموذج تفاعلي مجاني!
جدول المحتويات
ما هو الاجتماع الشامل؟
An اجتماع شامل هو مجرد اجتماع يتضمن جميع موظفي الشركة. إنه اجتماع عادي - ربما مرة واحدة في الشهر - وعادة ما يديره رؤساء الشركة.
يحاول الاجتماع الشامل إنجاز بعض الأشياء الأساسية ...
- لتحديث الموظفين بأي إعلانات جديدة لا يصلح للبريد الإلكتروني.
- لتعيين أهداف الشركة وتتبع التقدم نحو الموجود منها.
- لمكافأة انجازات بارزة من الأفراد والفرق.
- إلى شكر الموظفين الذين انضموا وكذلك أولئك الذين غادروا.
- للإجابة أسئلة الموظف من كل ركن من أركان العمل.
مع كل ذلك ، فإن نهائي الهدف من الاجتماع الشامل هو الحقن الشعور بالوحدة في شركة. ليس من المستغرب ، في هذه الأيام ، أن هذا أمر يزداد الطلب عليه أكثر فأكثر ، وتتمتع الاجتماعات الجماعية بازدياد شعبيتها بين الشركات التي تتطلع إلى الحفاظ على قوة العلاقات داخل صفوفها.
حقيقة ممتعة يأتي معنى "الاجتماع الشامل" من المكالمة البحرية القديمة ، "كل الأيدي على ظهر السفينة" ، والتي تُستخدم لإحضار جميع أفراد طاقم السفينة إلى السطح العلوي للمساعدة في الإبحار في عاصفة.
هل اجتماع "الجميع" هو نفسه "قاعة المدينة"؟
لأكون صريحًا ، لا. على الرغم من أن اجتماع مجلس المدينة متشابه تمامًا ، إلا أنه يختلف عن الاجتماع الشامل بطريقة واحدة كبيرة:
يركز الجميع بشكل أكبر على تقديم المعلومات المخطط لها مسبقًا ، بينما يركز مجلس المدينة بشكل أكبر على الأسئلة والأجوبة.
هذا يعني أنه على الرغم من شعور الجميع بأنه اجتماع منتظم ، إلا أن قاعة المدينة يمكن أن تشعر وكأنها حدث سياسي مريح ، وهو في الواقع المكان الذي تحصل فيه على اسمها.
ومع ذلك ، فهما متماثلان في كثير من النواحي. كلاهما عبارة عن اجتماعات منتظمة على مستوى الشركة ، يديرها كبار الضباط ، والتي تزود الموظفين بالمعلومات اللازمة والأوسمة.
تحقق من أفضل أفكار الاجتماع من:
ابدأ في ثوان.
احصل على المزيد من أفكار وقوالب الاجتماعات باستخدام AhaSlides. قم بالتسجيل مجانًا وخذ ما تريد من مكتبة النماذج!
🚀 قوالب مجانية ☁️
لماذا عقد اجتماع شامل؟
أحصل عليه؛ كلنا نحاول تجنب متلازمة "ليس لقاء آخر". قد تبدو إضافة واحدة أخرى إلى قائمة الاجتماعات الأسبوعية والشهرية والسنوية طريقة جيدة لتحويل موظفيك ضدك ، ولكن في الواقع ، قد يكون ذلك تقليل عدد الاجتماعات التي تعقدها.
كيف؟ لأن الاجتماع الشامل شامل للجميع. يستغرق الأمر الأجزاء المهمة من العديد من الاجتماعات الأخرى التي ستعقدها في شهر عملك ويختصرها إلى فترة زمنية ضيقة مدتها ساعة واحدة.
في النهاية ، يمكن أن يؤدي هذا حقًا إلى توفير بعض الوقت في جدولك الزمني. فيما يلي بعض الفوائد الأخرى للاجتماع الشامل ...
- كن شاملاً - من الصعب التعبير عن مدى ما قد يعنيه لفريقك أنك على استعداد للجلوس معهم كل أسبوع أو شهر. منحهم الفرصة لطرح أسئلتهم الملحة من خلال أسئلة وأجوبة وأن تكون منفتحًا وصادقًا معهم قدر الإمكان يبني ثقافة شركة رائعة.
- كن فريقًا - كما أنه من الرائع أن تسمع من المدير ، فإنه من الرائع أيضًا أن ترى وجوه زملائه الموظفين. غالبًا ما يؤدي العمل عن بُعد والمكاتب المجزأة إلى عزل الأشخاص الذين من المفترض أن يكونوا أكثر تبلورًا. يوفر لهم الاجتماع الشامل فرصة غير رسمية لرؤية بعضهم البعض والدردشة معهم مرة أخرى.
- لا تفوت أحدا - الفكرة الكاملة وراء الاجتماع الشامل هي أنه كل الأيدي على سطح السفينة. بينما قد يكون لديك عدد قليل من الغيابات ، يمكنك تسليم رسائلك مع العلم أن الجميع ، بما في ذلك العمال عن بعد ، يسمع ما يحتاجون إلى سماعه.
ارفعوا أيديكم عن كل الأيدي!
إذا كان الجميع سيكون هناك ، وضعت على المعرض. احصل على قالب العرض التقديمي المجاني والتفاعلي هذا لاجتماعك الشامل القادم!
جدول أعمال الاجتماع
تحتاج إلى مثال على جدول أعمال اجتماع متعدد الأيدي لتلتف حول ما تريده حقًا في الواقع يحدث في أيدي الجميع؟
فيما يلي 6 عناصر نموذجية قد تراها على جدول الأعمال ، بالإضافة إلى الحدود الزمنية الموصى بها لإبقاء كل شيء على ما يرام 1 ساعة.
1. كسارات الجليد
⏰ 5 دقيقة
نظرًا لكونه اجتماعًا على مستوى الشركة مع وجود بعض الوجوه الجديدة المحتملة ، فهناك فرصة جيدة لأن بعض الزملاء لم تتح لهم الفرصة للجلوس والدردشة مع بعضهم البعض منذ فترة. استخدم 1 أو 2 من كاسحات الجليد للاحتفاظ بها روح الفريق أقوياء ودفئوا تلك العقول الجميلة قبل أن يبدأ ثقل الاجتماع.
جرب بعض هذه الأفكار:
- أي GIF يصف حالتك المزاجية؟ - قدم للجميع بعضًا من صور GIF واطلب منهم التصويت على أفضل صورة تنطبق على ما يشعرون به.
- شارك بقصة محرجة - هذا واحد ثبت أنه يولد أفكارًا جيدة. اطلب من الجميع أن يكتبوا قصة قصيرة ومحرجة ويقدموها دون الكشف عن هويتهم. يمكن أن تكون قراءة هذه الأشياء بمثابة بداية مرحة لجدول أعمال اجتماعك الشامل.
- اختبار مفاجئ! - ليس هناك موقف لا يمكن تصعيده بقليل من التوافه. اختبار سريع مدته 5 دقائق حول الأحداث الجارية أو ممارسات الشركة يمكن أن يلهم الإبداع ويبدأ كل يديك ببعض المرح الجيد والنظيف.
💡 تسجيل المغادرة 10 كاسرات جليد لأي اجتماع - عبر الإنترنت أو غير ذلك! جنبا إلى جنب مع بعض الأفكار ل اجتماع انطلاق المشروع!
2. تحديثات الفريق
⏰ 5 دقيقة
هناك احتمال أن تنظر إلى بعض الوجوه الجديدة في هذا الاجتماع ، بالإضافة إلى فقد بعض رحلات المغادرة الأخيرة. من الأفضل أن معالجة هذا في وقت مبكر في جدول الأعمال حتى لا يجلس أحد في مكان محرج ينتظر تقديمه.
إن تقديم الشكر الجزيل للموظفين الذين غادروا للتو ليس فقط قيادة جيدة ، بل يضفي عليك طابعًا إنسانيًا أمام موظفيك. وبالمثل ، يعد تقديم وجوه جديدة للشركة مبكرًا طريقة رائعة لمساعدتهم على الشعور بالاندماج وجعل الجميع مرتاحين لبقية الاجتماع.
مجرد شكر وتحية سريعة ستفعل ذلك ، ولكن يمكنك بذل جهد إضافي من خلال تقديم عرض تقديمي قصير.
3. أخبار الشركة
⏰ 5 دقيقة
عنصر آخر سريع ولكنه أساسي في جدول أعمال الاجتماع الشامل الخاص بك هو العنصر الذي يمكنك من خلاله تحديث فريقك على دخول وخروج الشركة.
ضع في اعتبارك أن هذا لا يتعلق بالمشاريع والأهداف (التي تأتي في غضون دقيقة) ، ولكن المزيد عن الإعلانات التي تؤثر على الشركة بأكملها. يمكن أن يكون هذا عن صفقات جديدة تم إبرامها ، جديدة بناء الفريق خطط في خط الأنابيب وأيضًا كل تلك الأشياء المملة الضرورية ، مثل اليوم الذي أتى فيه السباك لالتقاط كوب القهوة الذي تركه في المرة السابقة.
4. الهدف التقدم
⏰ 20 دقيقة
نحن الآن في اللحم الحقيقي لجميع أياديكم. هذا هو المكان الذي ستظهر فيه الأهداف وتتباهى بفخر (أو تبكي علنًا) بشأن تقدم فريقك نحوها.
ربما يكون هذا هو أهم قسم في اجتماعك ، لذا تحقق من هذه النصائح السريعة ...
- استخدم البيانات المرئية - قد لا يكون هذا مفاجئًا ، لكن الرسوم البيانية والرسوم البيانية تؤدي دور كثيرا وظيفة أفضل لتوضيح البيانات من النص. أظهر تقدم كل قسم كنقطة على الرسم البياني لمنحهم إشارة أوضح من أين أتوا وإلى أين يذهبون (نأمل).
- تهنئة وتنبيه - بالنسبة لفريقك ، قد يكون هذا هو الجزء الأكثر إثارة للأعصاب في جدول أعمال الاجتماع الشامل بأكمله. تخلص من مخاوفك من خلال تهنئة الفرق على عملها الجيد ، ودفع الفرق التي كانت ضعيفة الأداء برفق من خلال سؤالهم عما يحتاجون إليه للحصول على فرصة أفضل للوصول إلى أهدافهم.
- اجعلها تفاعلية - نظرًا لكونه أطول جزء من اجتماعك الشامل ، ومع وجود العديد من الجوانب التي لا تنطبق مباشرة على الجميع ، فقد ترغب في الحفاظ على التركيز في الغرفة ببعض التفاعل. جرب استطلاعًا ، أو مقياس تصنيف ، أو سحابة كلمات أو حتى اختبارًا لترى كيف على الطريق فريقك يعتقدون أنهم كذلك.
بمجرد تقديم هذا الجزء من الحديث ، من الجيد وضع الفرق في غرف جانبية حتى يتمكنوا من تبادل الأفكار حول استجابة ثلاثية ...
- ما أعجبهم في تحديث تقدمهم.
- ما لم يعجبهم في تحديث تقدمهم.
- مانع يقف في طريق تقدم أفضل.
5. تقدير الموظفين
⏰ 10 دقيقة
لا يوجد شيء أسوأ من الاستعباد لشيء لا تنسب إليه الفضل. إنها رغبة أساسية لكل فرد من موظفيك في التوق إلى الائتمان عند استحقاق الائتمان ، لذا استخدم هذا الجزء من اجتماعك الشامل لمنحهم الأضواء التي يستحقونها.
لا يتعين عليك وضع أغنية كاملة والرقص (قد يشعر العديد من موظفيك بعدم الارتياح لهذا على أي حال) ، ولكن بعض التقدير وربما جائزة صغيرة يمكن أن تفعل الكثير ، ليس فقط للفرد ، ولكن لاجتماعك أيضًا. ككل.
بشكل عام ، هناك طريقتان للقيام بذلك:
- قبل الاجتماع، يرسل جميع قادة الفريق اسم شخص ما في فريقهم ذهب إلى أبعد الحدود في دوره. استخدم الاجتماع لتأكيد الاسم الأكثر إرسالًا من كل فريق.
- خلال الاجتماع - امسك ال يعيش سحابة الكلمات من أجل "البطل الصامت" للجميع. سيظهر الاسم الأكثر إرسالًا من جمهورك بشكل كبير في وسط سحابة الكلمات ، مما يمنحك فرصة للاعتراف علنًا بمن هو.
معلومه- سرية 💡 أ عجلة دوارة هي أداة التبرع بالجوائز المثالية. لا يوجد شيء مثله لمشاركة الجمهور!
6. افتح سؤال وجواب
⏰ 15 دقيقة
أنهِ ما يعتبره الكثيرون الأولوية القصوى في اجتماع متعدد الأيدي: يعيش Q & A.
هذه فرصة لأي شخص من أي قسم لطرح الأسئلة على كبار المسؤولين. توقع أي شيء وكل شيء من هذا الجزء ، ورحب به أيضًا ، فقد يشعر فريقك أن هذه هي المرة الوحيدة التي يمكنهم فيها الحصول على إجابة مباشرة لمخاوف صحيحة.
إذا كان لديك فريق كبير ، فإن إحدى طرق التعامل مع الأسئلة والأجوبة بكفاءة هي طرح الأسئلة قبل أيام قليلة من اجتماعك الشامل ، ثم قم بالتصفية من خلالها للعثور على الأسئلة التي تستحق الإجابة أمام الجمهور.
ولكن ، إذا كنت تريد أن تكون أكثر شفافية بشأن العملية برمتها ، فما عليك سوى السماح لفريقك بطرح الأسئلة عليك عبر a منصة الأسئلة والأجوبة المباشرة. بهذه الطريقة ، يمكنك الاحتفاظ بكل شيء منظم, أدار و100٪ ودية للعمال عن بعد.
مساعدة إضافية لاجتماع شامل
إذا كنت تتطلع إلى تجسيد كل يديك في شيء أطول قليلاً من ساعة واحدة ، فجرّب هذه الأنشطة الإضافية ...
1. قصص العملاء
يمكن أن تكون الأوقات التي تلمس فيها شركتك أحد العملاء دافعًا قويًا للغاية لفريقك.
اطلب من فريقك إرسال أي تقييمات رائعة من العملاء ، سواء قبل الاجتماع أو أثناءه. اقرأ هذه الأسئلة للفريق بأكمله ، أو حتى قم بإجراء اختبار حتى يتمكن الجميع من تخمين العميل الذي قدم المراجعة.
2. فريق الحديث
لنكن صادقين ، فعادة ما يكون أعضاء الفريق أقرب إلى قادة فريقهم من مديريهم التنفيذيين.
دع الجميع يسمع من صوت مألوف من خلال دعوة قادة كل فريق للصعود إلى المسرح وتقديم نسختهم من تقدم الهدف خطوة. من المرجح أن يكون هذا أكثر دقة ودقة ، ويمنح الآخرين استراحة من صوتك!
3. وقت الاختبار!
قم بإضفاء الإثارة على جميع أياديك من خلال اختبار تنافسي. يمكنك وضع كل فريق في ... فرق ، ثم اجعلهم يتحدون لوحة الصدارة من خلال الأسئلة المتعلقة بالعمل.
ما هو ناتج المحتوى المتوقع لدينا هذا العام؟ ما هو معدل تبني أكبر ميزة لدينا العام الماضي؟ أسئلة مثل هذه لا تعلم فقط بعض مقاييس الشركة المهمة ، بل إنها تجعل اجتماعك يضخ وتساعد على ذلك بناء الفرق التي تريدها.
الأسئلة المتكررة
ما هو الفرق بين قاعة المدينة وكل الأيدي؟
تعتبر اجتماعات مجلس المدينة عبارة عن جلسات تحديث/أسئلة وأجوبة أكثر محلية، في حين أن جميع الأيدي عبارة عن توجيهات كاملة للشركة يقودها كبار المسؤولين التنفيذيين.
ما هو جدول أعمال الاجتماع الشامل؟
ويختلف الأمر من شركة إلى أخرى، ولكن جدول أعمال الاجتماع الشامل يتضمن عادةً ما يلي:
- تحديثات الشركة - يقدم الرئيس التنفيذي أو غيره من المديرين التنفيذيين نظرة عامة على أداء الشركة خلال الفترة الماضية (ربع السنة أو السنة)، وتحديثات الأعمال الرئيسية، والمنتجات / المبادرات الجديدة التي تم إطلاقها، وما إلى ذلك.
- التحديثات المالية - يشارك المدير المالي المقاييس المالية الرئيسية مثل الإيرادات والربحية والنمو مقارنة بالفترات الماضية وتقديرات المحللين.
- الغوص العميق في الإستراتيجية - تركز القيادة على مجال واحد من الأعمال / الإستراتيجية بعمق مثل خطط التوسع الجديدة في السوق، وخريطة طريق التكنولوجيا، والشراكات.
– التقدير – الاعتراف بأفضل الأداء والفرق وإنجازاتهم.
- تحديثات الأشخاص - يتحدث رئيس الموارد البشرية عن أهداف التوظيف، واستراتيجيات الاحتفاظ، وتغييرات المزايا، وعملية الترقيات، وما إلى ذلك.
- جلسة أسئلة وأجوبة - خصص وقتًا للموظفين لطرح الأسئلة على الفريق التنفيذي.
– مناقشة خريطة الطريق – تشارك القيادة خريطة الطريق الإستراتيجية والأولويات للأشهر الستة إلى الاثني عشر القادمة.
ما هو الاسم الأفضل لاجتماع جميع الأيدي؟
فيما يلي بعض الأسماء البديلة للاجتماع الشامل الذي قد يكون أفضل من "الاجتماع الشامل":
- اجتماع تحديث الشركة - يركز على غرض المعلومات/التحديث دون تحديد أنه مخصص لجميع الموظفين.
- حالة [الشركة] - تتضمن نظرة استراتيجية أوسع مثل خطاب "حالة الاتحاد".
– تجمع كل الفريق – مصطلح أكثر ليونة من مصطلح “كل الأيدي” الذي لا يزال يشير إلى الفريق بأكمله.
