تُبنى معظم عمليات إعداد الموظفين الجدد لاستخدام السجلات الصحية الإلكترونية حول النظام نفسه: هذه شاشة تسجيل الدخول، وهذه القائمة، وهذا نموذج لكل نوع من أنواع الملاحظات. يحصل الموظف الجديد على شهادة. وتبدأ مشاكل التوثيق في الجناح في الأسبوع التالي.
هذا الدليل مُعدٌّ لمديري التعلم والتطوير في المستشفيات، ومسؤولي المعلوماتية أو الامتثال، الذين يرغبون في نقطة انطلاق مختلفة: وهي تحديد سير العمل المطلوب من الموظف، والصعوبات التي قد يواجهها أثناء إنجازه. ويوضح الدليل كيفية تشخيص ما إذا كانت المشكلة ناتجة عن نقص في التدريب أو خلل في النظام، وكيفية تصميم الإعداد والتدريب حول مهمة حقيقية، وكيفية تقييم قدرة الموظف الجديد على إنجازها، مع توثيق كامل ومتوافق مع المعايير.
وضع يستحق التخطيط له
السيناريو أدناه هو مثال توضيحي، وليس حالة موثقة.
انضمت موظفة استقبال جديدة إلى قسم المرضى يوم الاثنين. وبحلول يوم الخميس، طُلب منها إكمال تحديث روتيني لسجل المريض بعد دخوله. المهمة بسيطة نظريًا: تأكيد البيانات الديموغرافية، وتسجيل جهة الإحالة، وإرفاق نموذج الموافقة، وإتمام الإدخال. لكن عمليًا، واجهت أربع عقبات. نموذج الموافقة مُرفق على شاشة مختلفة عن تلك التي عُرضت في الجلسة التدريبية. حقلان يبدوان متطابقين لكنهما يُغذيان تقارير مختلفة. حقل إلزامي يرفض إدخالًا صحيحًا برسالة غير مفيدة. والإجراء المحلي في حالة عدم وجود جهة إحالة مكتوب في وثيقة لم يذكرها أحد.
يُكمل الموظف إدخال البيانات، لكنه يترك أحد الحقول فارغًا ويستخدم حلًا بديلًا بنص حر في حقل آخر. السجل غير مكتمل، والشخص التالي الذي يعتمد عليه يرث هذا النقص.
هل هذه مشكلة تدريبية؟ جزئياً. هل هي مشكلة تدريبية فقط؟ بالتأكيد لا. هذا التمييز هو جوهر العمل التصميمي.
ابدأ بالمهمة، وليس بالنظام
قبل فتح أي محتوى تدريبي، اكتب في جملة واحدة ما يجب أن يكون عليه الدور الوظيفي. على سبيل المثال: أكمل سير عمل سجل المريض من البداية إلى النهاية، وحدد أين تخلق عملية التوثيق احتكاكًا. هناك فعلان مهمان هنا، وهما مختلفان.
يُعدّ إكمال سير العمل تطبيق مهمة. يستخدم المتعلم إجراءً معروفًا في موقف لم يتدرب عليه حرفيًا. تحديد الاحتكاك هو تحليل or تقييم المهمة: على المتعلم أن يلاحظ وجود خطأ ما، وأن يُحدد ما إذا كان الخطأ منه أم من النظام، وأن يُقرر ما يجب فعله حيال ذلك. هذه المتطلبات المعرفية مستمدة من تصنيف بلوم المُعدَّل، وهي تُحدد ما تتطلبه المهمة من الشخص، وليس كيفية أدائها.
هذا الأمر مهم بسبب التوافق. يوضح مركز إيبرلي بجامعة كارنيجي ميلون هذه النقطة بوضوح: إذا كان الهدف هو تطبيق المهارات ولكن التقييم يقيس فقط الاستذكار، فإن المتعلمين يمارسون شيئًا واحدًا ويتم الحكم عليهم بناءً على شيء آخر، مما يقوض كلاً من الدافع والتعلم (مركز إيبرلي، مواءمة الأهداف والتقييمات والاستراتيجيات التعليميةاختبار الاختيار من متعدد حول أسماء قوائم الطعام لا يُخبرك إلا القليل عما إذا كان بإمكان شخص ما إكمال تحديث القبول أعلاه.
قم بالتشخيص قبل وصف الدواء
قبل البدء في أي مشروع، قارن المهمة كما تُنفذ فعلياً بما يُدرّس ويُختبر في برنامج التدريب الحالي. تساعد أربع نقاط فحص في التمييز بين فجوات التدريب والأسباب الأخرى:
- راقب المهمة. شاهد العديد من الموظفين المبتدئين أو ذوي الخبرة وهم يكملون سير العمل، وسجل الأخطاء والحلول البديلة والتردد.
- قارن ذلك بالتدريب. هل يتبع البرنامج الحالي هذا التسلسل تحديداً، أم النظام بشكل عام؟ وهل يتطلب أي تقييم من المتعلم إكماله؟
- افحص البيئة. هل الأدوات، وصلاحيات الوصول، ومستويات التوظيف، والإجراءات المحلية متوافقة مع ما تم افتراضه في التدريب؟ لا يمكن للموظف الجديد الذي لا يملك مستوى الوصول المناسب ممارسة المهمة، بغض النظر عما تم تغطيته في الفصل الدراسي.
- ابحث عن عيوب النظام. إذا واجه الموظفون ذوو الخبرة صعوبةً أيضاً، أو استخدموا نفس الحل البديل، فمن المرجح أن يكون السبب هو تصميم الشاشة أو الحقل أو القاعدة. لن يُجدي المزيد من التدريب نفعاً. لذا، يُرجى إبلاغ قسم تقنية المعلومات بطلب تغيير.
هذا هو المأزق الذي يجب مواجهته بصراحة مع أصحاب المصلحة: قد تتطلب عيوب سهولة الاستخدام تغييرات في النظام، لا مزيدًا من التدريب. إذا استُخدم التدريب للتغطية على عيب ما، فإن التكلفة ستعود في كل دفعة. تعامل مع أسلوبك الحالي وحدود تقييمك الحالي كفرضيات للاختبار، لا كحقائق.
إعداد التصميم والممارسة المتعلقة بسير العمل
بمجرد معرفة الثغرات التي يمكن للتدريب سدها، قم بمطابقة كل مرحلة من مراحل البرنامج مع المهمة.
التحضير. تحقق من المتطلبات الأساسية من خلال اختبار تشخيصي قصير قبل بدء التدريب العملي. تأكد من إلمام الشخص بالمصطلحات اللازمة، مثل الفرق بين حقل التسجيل والحقل السريري، والقواعد التنظيمية التي تحكم المهمة، مثل ما يجب تسجيله ومن يحق له تسجيله. الدراسة الذاتية مناسبة لهذه المرحلة. يُؤكد اختبار الاستذكار هنا المتطلبات الأساسية فقط، ولا يُعد دليلاً على قدرة الشخص على أداء العمل.
رسم خرائط سير العمل. ارسم خريطة لسير العمل الفعلي شاشةً تلو الأخرى، بما في ذلك الخطوات التي يتجاهلها المستخدمون والنقاط التي يختلف فيها النظام عن الإجراءات المحلية. استخدم الخريطة لبناء دراسة حالة عملية ومفتاح الإجابات، وقدمها إلى مسؤول المعلوماتية أو الامتثال للتحقق منها. تتحول الخريطة نفسها إلى تدقيق للتفاعلات: فكل نقطة لاحظ فيها المراقبون أخطاءً أو حلولًا بديلة تُعدّ مرشحةً لإصلاح النظام، أو إضافة أداة مساعدة وظيفية أوضح، أو دراسة حالة عملية.
الممارسة. أعطِ المتعلمين المهمة كاملةً، مع مثال واقعي، واطلب منهم شرح قراراتهم وتنفيذها. يجب أن تكون الملاحظات مرتبطة بالقرار، على سبيل المثال: "لقد أرفقتَ نموذج الموافقة بنوع السجل الخاطئ. إليك الأدلة التي كان بإمكانك التحقق منها، وإليك ما يجب فعله عندما يكون نوع النموذج غير واضح." تكون الملاحظات حول السرعة والاكتمال أكثر فعالية عندما تكون محددة لكل خطوة.
مباشر أم غير متزامن؟ تُضيف مُداخلات المُدرّب المُباشر قيمةً كبيرةً عندما يكون الخيار مُبهمًا: عندما يكون هناك خياران مُبرران، أو عندما يتعارض الإجراء مع النظام. تُساعد المُناقشة التي يُديرها شخصٌ مُلمٌّ بالممارسات المحلية على حلّ ما لا يُمكن لدليل الإجابات المكتوب حله. أما المُراجعة غير المُتزامنة فهي كافية لتأكيد القواعد، والتحقق من التذكّر، وتقديم التغذية الراجعة في الحالات الواضحة.
مثال عملي: تحديث القبول
توضيحي. ينبغي على الممارس التحقق من صحة الحالة ومعايير الإجابة قبل الاستخدام.
القضية. يتلقى المتدرب سجلاً افتراضياً لمريض وهمي، ويُطلب منه إكمال تحديث بيانات القبول. تتضمن الحالة نموذج موافقة ممسوح ضوئياً، وخطاب إحالة بدون رقم مرجعي، وحقلاً يرفض تنسيق الإدخال الموضح في دليل التدريب.
خيارات المتعلم. عند عدم وجود رقم مرجعي، يمكن للمتعلم (أ) ترك الحقل فارغًا وإكمال العملية، أو (ب) كتابة نص بديل، أو (ج) تسجيل النقص باستخدام الإجراء المعتمد وطلب المعلومات المفقودة. أما عند رفض الحقل، فيمكنه (أ) إعادة المحاولة بتنسيق مختلف حتى يتم قبوله، أو (ب) كتابة القيمة في ملاحظة نصية حرة، أو (ج) تسجيل المشكلة كعطل نظام مشتبه به ومتابعة الخطوة المؤقتة المعتمدة.
ردود الفعل. لكل خيار، توضح الملاحظات سبب كونه مقبولاً أو غير مكتمل وفقًا للمعايير المتفق عليها. يُعتبر الحقل الفارغ غير مكتمل، لأن المستخدمين اللاحقين لا يستطيعون تحديد ما إذا كانت البيانات مفقودة أم لا. أما العنصر النائب فهو غير مقبول، لأنه يسجل معلومات غير صحيحة. تسجيل الفجوة وفقًا للإجراء المعتمد يُعدّ مكتملاً. في القرار الثاني، قد يؤدي تجربة التنسيقات حتى يتم قبول أحدها إلى إدخال صحيح، ولكنه يخفي خللاً يحتاج فريق المعلوماتية إلى رؤيته. تسجيل الخطأ هو الاستجابة التي تحمي كلاً من السجل والمجموعة التالية.
المحاولة الثانية. يحاول المتعلم حل حالة ثانية ذات فجوة مختلفة، مثل نموذج موافقة مرفق ولكنه غير موقع، ويطبق نفس المنطق عليها.
على مستوى المجموعة، تصبح تقارير الاحتكاك الخاصة بالمتعلمين أيضًا قائمة منظمة بالعيوب المشتبه بها لفريق المعلوماتية.
تقييم القدرات والتخطيط للنقل
اختر مقاييس تتناسب مع المهمة. ومن بين المقاييس العملية ما يلي: وقت إنجاز المهمة و اكتمال الوثائق. حدد كليهما قبل أن تبدأ: ما الذي يعتبر كاملاً، ومن يحكم عليه، وما هي السجلات الموجودة في المقام، ومتى تقوم بالقياس.
يضمن معيار بسيط اتساق التقييم. المعيار أدناه هو اقتراح يمكن تعديله بالتنسيق مع أخصائي الشؤون السريرية أو أخصائي الامتثال. وهو ليس معيارًا معتمدًا للجاهزية.
| معيار | ما يبحث عنه المراقب | العلامة |
|---|---|---|
| تنفيذ المهمة | يُكمل سير العمل ويحدد أي عوائق في التوثيق، ويسجل الإجراء والأدلة التي تدعمه. | 0 إلى 2 |
| منطق | يشرح القيود والبدائل ومواطن عدم اليقين ذات الصلة؛ ويتحقق من وقت المهمة واكتمال الوثائق. | 0 إلى 2 |
| الحدود | يستخدم الإجراءات المعتمدة ويطلب المساعدة عند نقص المعلومات أو الصلاحيات | 0 إلى 2 |
المعايير: 0 تعني غائبة أو غير مدعومة؛ 1 تعني جزئية مع وجود ثغرات ذات صلة؛ 2 تعني كاملة ومبررة وفقًا للمعايير المتفق عليها. حدد الأخطاء الجوهرية بشكل منفصل، على سبيل المثال تسجيل معلومات غير صحيحة، أو تجاوز التحقق المطلوب من الموافقة. يجب ألا تخفي النتيجة الإجمالية أي خلل جوهري.
لغرض نقل المعرفة، يُنصح بتقييم حالة جديدة غير مألوفة بدلاً من الحالة المستخدمة في الممارسة العملية، ومتابعة المتدرب في مكان العمل بعد أن يكتسب خبرة كافية في العمل الحقيقي. وتوصي مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها (CDC) بتقييم كل من التعلم ونقل المعرفة كلما أمكن ذلك، لأن الشخص الذي يجتاز التدريب بنجاح قد يواجه صعوبة في تطبيقه في العمل.مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها، تقييم التدريب: قياس الفعالية). يمكن أن تكون مهمة العمل الخاضعة للإشراف أو مراجعة عينة من مدخلات المتعلم الحقيقية من قبل الموجه بمثابة تلك المتابعة.
إذا كانت عملية انضمامك تتضمن عمليات تسليم بين التخصصات، مثل قيام فريق التسجيل بتسليم السجلات إلى الطاقم الطبي، فإن وكالة أبحاث وجودة الرعاية الصحية برنامج TeamSTEPPS يُعدّ هذا نقطة انطلاق لموارد العمل الجماعي والتواصل في مجال الرعاية الصحية. اطلب من مُدرّب سريري اختيار الأدوات المناسبة وتكييفها.
ما يمكن أن تُظهره الأدلة وما لا يمكن أن تُظهره
كن واضحاً بشأن ما يمكنك المطالبة به. هذه هي الأسئلة التي يجب أن يجيب عنها التدقيق.
ما الذي سيُظهر أن المتعلمين قادرون على إكمال سير العمل وتحديد نقاط الضعف؟ تُقاس درجات التقييم بناءً على حالة غير مألوفة، ووقت إنجاز المهمة، واكتمال التوثيق مقارنةً بالخط الأساسي، وجودة تقارير الاحتكاك المُقدمة. قارن بين المتشابهات: نفس المجموعة، ونفس المقام، ونفس التوقيت.
ما هي القيود التي قد تبقى حتى بعد تحسن الأداء؟ هناك عدة عوامل. تبقى الشاشات والقواعد المعيبة قائمة حتى يتم تعديل النظام. يؤثر عدد الموظفين وعبء العمل وصلاحيات الوصول على الوقت المتاح للشخص لتوثيق المعلومات بشكل صحيح. تبقى الإجراءات المحلية المتعارضة مع النظام متعارضة. كما أن التغييرات التشغيلية المتزامنة، مثل قالب جديد أو ترقية البرنامج، قد تؤثر على مقاييسك بغض النظر عن التدريب. لذا، ادرس هذه العوامل جيدًا قبل أن تُعزى أي تغيير إلى البرنامج.
تدعم المصادر المذكورة أعلاه مبادئ تصميم مواءمة الأهداف والممارسة والتقييم، وقياس التعلم ونقل المعرفة. وهي لا تُعدّ دليلاً على أن أي برنامج أو منصة معينة تُخفف من عبء التوثيق. لا يقدم هذا المقال أي وعود بتحقيق نتائج محددة، وينبغي ألا يتضمن تقييمك الخاص أي وعود مماثلة.
أين يمكن أن تتناسب شرائح AhaSlides
يدعم AhaSlides التعلم التكيفي والتفاعلي، ويتيح لك التنقل بين التعلم المباشر والتعلم الذاتي. في برنامج تدريبي مثل البرنامج المذكور أعلاه، قد يشمل ذلك مراجعةً ذاتيةً للمتطلبات الأساسية قبل التدريب العملي، وجلسةً تفاعليةً مُيسَّرةً لاتخاذ القرار المُبهم، ومراجعةً ذاتيةً لحالة جديدة بعد ذلك. يجب التحقق من وظائف التأليف والتعليقات والتقارير المحددة ومقارنتها بسير عملك الخاص من خلال عرض توضيحي قبل اعتمادها في التخطيط. يجب التعامل مع أي تكامل مع الذكاء الاصطناعي أو المحاكاة أو السجلات الصحية الإلكترونية على أنه خارجي أو غير مؤكد حتى يتم عرضه عمليًا.
خطوتك التالية
ابدأ بمعايير المهمة: اختر سير عمل واحد ذو حجم كبير في مستشفاك، وصغ المعايير الثلاثة المذكورة أعلاه مع مسؤول المعلوماتية أو الامتثال، وراقب محاولتين أو ثلاث محاولات فعلية. تُشكّل الصعوبات التي تسجلها قائمة بنقاط الضعف في التدريب وعيوب النظام، مرتبةً حسب أهميتها.
عندما يصبح تصميمك جاهزًا، يمكننا أن نوضح لك كيف ستعمل نسخة حية وذاتية السرعة من مراحل التدريب والمراجعة. اطلب عرضًا تجريبيًا لبرنامج AhaSlides وأحضر معك سير عملك.
