يقضي فريق في خط تجميع صباحًا يراقب عاملة تقوم بتجميع جزء فرعي. كل بضع دقائق، تذهب إلى رف في نهاية الخط لجلب أدوات التثبيت، ثم تنتظر أداة عزم الدوران التي تستخدمها عاملة أخرى. لم يلاحظ أحد ذلك، لأن هذه هي الطريقة المعتادة. خضع الفريق لتدريب 5S، ويعرفون عناصرها الخمسة. لكن ما لم يتدربوا عليه هو اعتبار هذا المشي والانتظار مضيعة للوقت، وتصميم تغيير يمكنهم اختباره.
هذا مثال توضيحي، وليس حالة عميل موثقة. يُظهر هذا المثال الفجوة التي ينبغي أن تسدها تمارين تدريب كايزن: نقل الفرق من مجرد معرفة المصطلحات إلى تحديد الهدر في عملياتهم الخاصة واقتراح تحسينات يمكن التحقق منها مقارنةً بالوضع الراهن. هذا الدليل مُعدٌّ لمديري التدريب في المصانع وقادة الصيانة أو الجودة الذين يُشرفون على أعمال التحسين.
ما هي تمارين تدريب كايزن؟
تمارين كايزن التدريبية هي مهام عملية يلاحظ فيها المتدربون عملية حقيقية أو واقعية، ويحددون أوجه الهدر، ويصممون تحسينًا بسيطًا يمكنهم اختباره. ويصف معهد لين إنتربرايز ذلك. كايزن كلمة "كايزن" هي كلمة يابانية تعني "التحسين المستمر"، وتنص على أن عملية كايزن تقوم على دورات التخطيط والتنفيذ والتحقق والعمل. ويُعدّ التمرين الجيد هو الذي يطلب من المتعلمين تطبيق هذه الدورة عمليًا، وليس مجرد ترديدها.
حقائق سريعة
| سؤال | اجابة قصيرة |
|---|---|
| ما هي المهمة؟ | حدد أوجه الهدر في العملية وصمم تحسينًا قابلاً للاختبار. |
| ما هو 5S؟ | الفرز، والترتيب (أو التقويم)، والتلميع، والتوحيد، والاستدامة: ممارسات مكان العمل التي تدعم التحكم البصري. |
| ما هي نتيجتك؟ | جودة التشخيص وجدوى التجربة المقترحة. |
| هل يكفي معرفة مصطلحات نظام 5S؟ | لا. هذا يدل على أنه تم تدريس المفردات، وليس على أن الفريق قادر على اكتشاف الهدر في عملية جديدة. |
| من الذي يُصدّق على القضية؟ | مسؤول الصيانة أو الجودة الذي يعرف العملية. |
| ما الذي لا يستطيع التدريب إصلاحه؟ | قيود التصميم، ونقص الموظفين، ومشاكل التوريد، وثقافة لا تُؤخذ فيها الاقتراحات بعين الاعتبار. |
| كيف عرفت أنها نجحت؟ | عملية جديدة وغير مسبوقة يتم تقييمها وفقًا لمعايير متفق عليها، ثم يتم إجراء تحسين تحت الإشراف على خط الإنتاج. |
1. صف مشكلة الأداء
ابدأ بالعمل. يجب أن يكون فريق العمل في خط الإنتاج قادرًا على مراقبة عمله، وتحديد ما لا يُضيف قيمة، واقتراح تغيير بسيط بما يكفي لمحاولة قياسه. يتطلب ذلك الملاحظة والتحليل والتصميم، لا مجرد التذكر.
يُعرّف معهد المؤسسة الرشيقة مودا يُعرَّف الهدر بأنه "أي نشاط يستهلك موارد دون أن يُضيف قيمة للعميل". وهو يُفرِّق بين الهدر الذي لا يُمكن إزالته فورًا، مثل إعادة العمل التي لا تزال العملية بحاجة إليها، والهدر الذي يُمكن إزالته بسرعة من خلال التحسين المستمر (كايزن)، مثل النقل المتكرر للمنتجات بين المراحل. يجب على الفرق التمييز بين هذين النوعين من الهدر، وإلا فإنها إما أن تقترح تغييرات غير قابلة للتطبيق حاليًا أو تتجاهل فرص التحسين السريع المتاحة أمامها.
ويصف المصدر نفسه الغرض من 5S باعتبارها أكثر من مجرد "تنظيف منزلي لمرة واحدة"، وتستشهد بتحذير مايكل باليه بشأن برامج 5S التي تتحول إلى "برنامج بيروقراطي لجعل مكان العمل يبدو أنيقًا". إذا انتهى تدريبك على 5S بمحطة عمل أكثر ترتيبًا واستمارة تدقيق مكتملة، فقد يكون ذلك تعليمًا لمظهر التحسين بدلاً من العادة.
2. تشخيص فجوات التعلم والسياق
قارن بين متطلبات الوظيفة وما تتضمنه ممارساتك التدريبية الحالية وما يتم تقييمه.
- هل تستخدم الممارسة الحالية عملية حقيقية؟ إذا قام المتعلمون بفرز صندوق من العناصر المختلطة في الفصل الدراسي، فإنهم يكونون قد مارسوا الخطوة الأولى. لم يمارسوا إيجاد النفايات في عملية لم يصمموها.
- ما هو المطلب المعرفي؟ في تصنيف بلوم المُعدَّل، يُعتبر تقسيم العملية إلى خطوات مُضيفة للقيمة وأخرى غير مُضيفة لها تحليلاً، وتقييم أي تغيير يستحق التجربة تقييماً، وتصميم سير العمل الجديد ابتكاراً. أما تسمية العناصر الخمسة (الخمسة Ss) فتقع على مستوى التذكر. دليلنا لـ مطابقة أنشطة التعلم مع تصنيف بلوم يوضح كيفية قراءة هذه المطالب.
- هل هناك شيء آخر غير المهارة يعيق الأمر؟ إذا لم يتوفر لدى الفريق وقت كافٍ للابتعاد عن خط الإنتاج، أو لم تكن لديهم صلاحية نقل الرفوف، أو لم يكن هناك من يوافق على التجارب، فلن يُحقق المزيد من التدريب أي تحسن. لذا، تحقق أولاً من عدد الموظفين والأدوات والإجراءات، وأبلغ المسؤولين عن أي معوقات.
3. تصميم إعداد وتدريب هادف
امنح كل مرحلة مهمة مميزة.
التحضير: التأكد من الأساسيات. مراجعة سريعة ذاتية الوتيرة للمصطلحات التي تعتمد عليها التمارين: مبادئ "الخمسة سين"، وأنواع النفايات التي يستخدمها موقعك، وكيفية إدارة مصنعك لدورة "التخطيط والتنفيذ والتحقق والتحسين". تؤكد مراجعة كهذه المتطلبات الأساسية فقط، ولا تُدرجها ضمن القدرات.
التدريب: تمارين تجعل الفرق تتخذ قرارات. ثلاثة تمارين تدريبية لتحسين الأداء (كايزن)، مرتبة حسب تزايد الطلب:
- حدد مكان النفايات. اعرض مقطع فيديو قصيرًا أو شرحًا مكتوبًا لعملية ما. يقوم كل متعلم بإدراج كل خطوة لا تضيف قيمة ويصنفها، على سبيل المثال المشي أو الانتظار أو البحث. قارن القوائم، ثم ناقش الخطوات التي أغفلها المشاركون.
- ارسم خريطة الحركة. يرسم المتعلمون المسار الذي يسلكه جزء ما عبر الخلية. ويطلق معهد لين إنتربرايز على هذا اسم مخطط معكرونة سباغيتيلأن المسار غالباً ما يبدو كطبق من المعكرونة. ترسم العديد من الفرق مسار سير المشغل بنفس الطريقة. وتجعل الخريطة المشي والعودة إلى المسار السابق واضحين.
- صمم التجربة. بالنسبة لنوع واحد من النفايات، يقترح الفريق تغييرًا، ويحدد ما يتوقعون أن يتحسن، ويقول كيف سيقيسونه مقابل خط الأساس الحالي، ويذكر ما يمكن أن يحدث بشكل خاطئ.
يتم ربط التغذية الراجعة بالقرارات. إنّ عبارة "لقد لاحظتَ المشي، ولكن ليس انتظار الأداة المشتركة" أكثر فائدة من إعطاء النتيجة الإجمالية. ينبغي أن يركز التقييم على التجربة على ما إذا كان المقياس سيُظهر التغيير، وليس على ما إذا كانت الفكرة تبدو جيدة.
إدخال مباشر أم مراجعة غير متزامنة؟ تُضيف المدخلات المباشرة قيمةً كبيرةً عندما تُقارن الفرق قوائم الهدر الخاصة بها وتتناقش حول التغيير الذي يجب اختباره، لأن الاختلاف هو الدرس المستفاد. يكفي إجراء مراجعة غير متزامنة للمصطلحات وللتحقق من قائمة الهدر مقابل قائمة الخبراء المُعلّقة. يتضمن المزيج الشائع التحضير الذاتي، ثم جلسة مُيسّرة أثناء العمل أو على الحالة.
4. قم بدراسة مثال واقعي
توضيحي. يجب على مسؤول الصيانة أو الجودة التحقق من صحة الحالة ومعايير الإجابة قبل الاستخدام.
القضية. يقوم عامل بتجميع جزء فرعي في محطة عمل. تُخزّن أدوات التثبيت في نهاية خط الإنتاج. يتم استخدام أداة عزم الدوران بشكل مشترك مع المحطة التالية. لدى الفريق مقطع فيديو قصير يوضح ثلاث دورات تجميع ووقت الدورة الحالي للمحطة.
المهمة. يقوم الفريق بإدراج أنواع الهدر التي يرونها، ويختار أحدها لمعالجته، ويكتب اقتراح تحسين من صفحة واحدة: التغيير، والأثر المتوقع، والمقياس الأساسي، ومدة التجربة، ومن يجب عليه الموافقة عليها.
محاولة أولى. لاحظ الفريق مسارًا طويلًا نحو رفّ المثبتات، واقترح نقل جميع المثبتات إلى محطة العمل. لم يذكروا مسألة انتظار الأداة المشتركة. وذكر اقتراحهم أن التغيير "سيوفر الوقت"، لكنه لم يحدد أي أساس أو طريقة للتحقق من ذلك.
تلقي الملاحظات وإعادة المحاولة. يطلب الميسّر من الفريق مشاهدة الفيديو مرة أخرى وحساب وقت كل خطوة ووقت الانتظار. يلاحظون الآن أن انتظار الأداة يستغرق وقتًا أطول من المشي للحصول على أدوات التثبيت. يسأل الميسّر: ما الذي ستقيسونه قبل وبعد، وما الذي قد يُحدثه هذا التغيير؟
محاولة أقوى. لوحظ هدر في الوقت: المشي إلى الرف، حوالي أربع مرات لكل دورة، والانتظار لاستخدام أداة عزم الدوران المشتركة. نقترح تجربة أداة ثانية في هذه المحطة لمدة أسبوع. خط الأساس: وقت الدورة ووقت الانتظار من ثلاث دورات موقوتة اليوم. التحقق: نفس القياسات في نهاية التجربة. المخاطرة: الأداة الثانية تحتاج إلى معايرة، لذا نحتاج إلى موافقة قسم الصيانة. إذا لم ينخفض وقت الانتظار، نعيد الأداة ونجرب تغيير المثبت التالي.
لماذا كل رد قابل للدفاع عنه أو غير مكتمل. قيّم كل محاولة وفقًا لمعايير معتمدة، لا وفقًا لتفضيلات الميسّر. المحاولة الأولى تكشف عن الهدر الحقيقي، لكنها تغفل الهدر الأكبر، وتقترح تغييرًا لا يمكن اختباره. أما المحاولة الأقوى، فتعطي الأولوية لاستخدام الأدلة، وتحدد خطًا أساسيًا وآلية للتحقق، وتُعيّن الجهة المسؤولة عن الموافقة. كما أنها تتجنب ادعاء النجاح قبل التجربة، وهو الهدف من خطوة "التحقق".
5. تقييم القدرات وتخطيط عملية النقل
دليل الكفاءة هو استجابة الفريق لعملية جديدة لم يسبق له التعامل معها. قيّم كل معيار من المعايير المحددة بالتنسيق مع مسؤول الصيانة أو الجودة، باستخدام مقياس تقييم قصير من 0 إلى 2.
| معيار | أدلة قابلة للملاحظة |
|---|---|
| تشخيص | يحدد الهدر في العملية، ويرتب أولوياته، ويسجل الأدلة عليه. |
| تصميم التجربة | يقترح تغييراً مع تأثير متوقع، وخط أساس، وآلية تحقق، ومهلة زمنية. |
| الحدود | يستخدم الإجراءات المعتمدة، ويحدد الأشخاص الذين يجب عليهم الموافقة على التغيير، ويطلب المساعدة عند غياب المعلومات أو السلطة. |
المعايير: 0 تعني غائبة أو غير مدعومة، 1 تعني جزئية مع وجود إغفالات ذات صلة، و2 تعني كاملة ومبررة وفقًا للمعايير المتفق عليها. حدد الأخطاء الحرجة بشكل منفصل، على سبيل المثال اقتراح يتجاوز إجراءً وقائيًا أو متطلب معايرة، بحيث لا يمكن للدرجة الإجمالية الجيدة إخفاء أي خطأ حرج. هذا المعيار هو نقطة انطلاق مقترحة، وليس معيارًا معتمدًا للجاهزية. دليلنا إلى تقييم الحكم وحل المشكلات في التدريب يشمل ذلك معايرة المقيمين وكتابة المعايير.
متابعة في مكان العمل. بعد قضاء وقت كافٍ على خط الإنتاج، اطلب من كل فريق إجراء تحسين واحد تحت إشراف مباشر على عمليته الخاصة. يصف معهد لين إنتربرايز ذلك ورشة كايزن كنشاط جماعي، يستغرق عادةً خمسة أيام، يقوم فيه فريق بتحديد وتنفيذ تحسين جوهري في عملية ما. يمكن أن تكون متابعة الفريق أقصر بكثير. المهم هو أن يحدد الفريق خط الأساس، ويجري التجربة، ويقدم تقريرًا بالنتائج، بما في ذلك الحالات التي لم يُجدِ فيها التغيير نفعًا.
قم بقياس ما تغير
قيّم نفس المقياسين، جودة التشخيص وجدوى التجربة، في مهمة أساسية ومهمة متابعة غير مُدربة. حدد المجموعة السكانية، والمقام، والتوقيت. إذا كنت تتابع أيضًا نتائج خط الإنتاج، مثل زمن الدورة أو عدد محاولات التحسين المكتملة، فتحقق من التغييرات الأخرى التي طرأت في نفس الفترة، مثل المعدات الجديدة، أو مزيج المنتجات المختلف، أو عدد الموظفين، قبل اعتماد التدريب. لا يُعتبر التغيير المقترح تحسينًا مُثبتًا إلا بعد اكتمال التحقق منه.
حيث يساعد التوصيل التفاعلي
تُسهّل الأساليب التفاعلية تنفيذ جوانب هذا التصميم التي تعتمد على التزام جميع المشاركين قبل رؤية المجموعة. ففي جلسة مباشرة، يُمكن للمُيسّر عرض فيديو توضيحي للعملية، وطلب من كل مشارك تقديم النفايات التي رصدها، ثم عرضها قبل بدء النقاش. ويمكن تطبيق نفس الأسلوب بشكل فردي كتحضير. AhaSlides يدعم التعلم التفاعلي والتنقل بين التعلم المباشر والتعلم الذاتي. تحقق من أي وظيفة تأليف أو ملاحظات أو تقارير تنوي الاعتماد عليها في سير عملك، وتعامل مع المحاكيات والذكاء الاصطناعي وتكامل الأنظمة على أنها خارجية أو غير مؤكدة حتى ترى أنها تعمل. للاطلاع على تصميم تصنيع ذي صلة، راجع دليلنا لـ تدريب المشغلين على استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
ما لا يُصلحه التدريب
- التصميم والمساحة. يمكن للفريق أن يقترح نقل رف. لكن لا يزال يتعين على شخص ما الموافقة على ذلك وتمويله.
- التوظيف والوقت. يتطلب العمل على التحسين وقتاً بعيداً عن خط الإنتاج، وهذا قرار يتعلق بجدول اللاعبين.
- التوريدات والمعدات. إن نقص الأدوات أو قطع الغيار هو مشكلة شراء، وليس نقصاً في المهارات.
- ماذا يحدث للاقتراحات؟ إذا لم يتم تجربة المقترحات مطلقا، فإن الفرق تتوقف عن تقديمها.
- حدود الأدلة. تُظهر كل حالة مجموعة واحدة من الخيارات. ولا تُشير النتيجة إلى كيفية تحسين الفريق لعمله بشكل عام.
قم بتسمية هذه المشاكل للرعاة مبكراً واتفق على من سيتولى إصلاح كل منها.
الأسئلة المتكررة
ما هي تمارين تدريب كايزن؟
مهام تدريبية يكتشف فيها المتعلمون الهدر في عملية ما ويصممون تحسينًا صغيرًا يمكنهم اختباره، باستخدام دورة التخطيط والتنفيذ والتحقق والعمل.
ما هي بعض الأمثلة على تمارين كايزن؟
اكتشاف الهدر في فيديو العملية، ورسم خريطة لحركة المشغل باستخدام مخطط سباغيتي، وكتابة اقتراح تحسين من صفحة واحدة مع خط أساس وفحص.
هل نظام 5S هو نفسه نظام كايزن؟
نظام 5S هو مجموعة من ممارسات العمل التي تدعم التحكم البصري والاستقرار. كايزن هو التحسين المستمر، وغالبًا ما يكون نظام 5S من أوائل الأساليب التي يستخدمها الفريق ضمنه.
كيف تعرف أن تدريب كايزن قد نجح؟
قم بتقييم عملية جديدة وغير مسبوقة من حيث جودة التشخيص وجدوى التجربة المقترحة، وقارنها بخط الأساس، ثم تحقق من أن الفرق تقوم بتشغيل وتقديم تقرير عن تجربة حقيقية على الخط.
من أين أبدا
اختر عملية واحدة تُنفذها فرقك يوميًا. صوّر ثلاث دورات منها، واطلب من مسؤول الصيانة أو الجودة تحديد أوجه الهدر الرئيسية فيها، وصياغة معايير التقييم الثلاثة. أجرِ تمرين "تحديد الهدر" مع فريق واحد، ثم قيّم العملية الجديدة قبل تطبيقها على نطاق واسع.
للاطلاع على كيفية تشغيل حالة كهذه بشكل مباشر وإعادة استخدامها ذاتيًا لاحقًا، استكشف AhaSlides.
