هل انت مشارك

إتقان استراتيجية الاتصال الداخلي | 9 أفضل الممارسات في عام 2024

تقديم

جين نج شنومكس نوفمبر، شنومكس 8 دقيقة قراءة

عظيم استراتيجية الاتصال الداخلي هو شريان الحياة لأي منظمة ناجحة. في مناخ العمل المختلط اليوم، أصبح ضمان التواصل الشفاف والمتكرر عبر الفرق الموزعة أكثر أهمية من أي وقت مضى. ومع ذلك، لا تزال العديد من الشركات تكافح من أجل إرسال الرسائل بشكل صحيح عندما يكون الموظفون داخل المكتب وخارجه.

في هذا المنشور، سنستكشف أفضل الممارسات المستمدة من محترفي الاتصالات الداخليين في الشركات المتفوقة في العصر الهجين. ستحصل على نصائح داخلية لصياغة محتوى ذي صلة يجذب التفاعل بالإضافة إلى قياس ما يلقى صدى لدى جمهورك.

جدول المحتويات

المزيد من النصائح مع AhaSlides

نص بديل


هل تبحث عن طريقة لإشراك فرقك؟

احصل على قوالب مجانية لتجمعات عملك القادمة. قم بالتسجيل مجانًا وخذ ما تريد من مكتبة النماذج!


🚀 احصل على قوالب مجانًا

ما هي استراتيجية الاتصال الداخلي؟

تخيل أن لديك مجموعة من الأشخاص الموهوبين الذين يعملون معًا في شركة ما. الآن، لكي ينجح هذا الفريق، يحتاجون إلى التواصل بشكل جيد، تمامًا مثل الأصدقاء الذين يتحدثون ويتبادلون الأفكار. وهنا يأتي دور استراتيجية الاتصال الداخلي!

استراتيجية الاتصال الداخلي هي خطة وإطار شامل مصمم لتسهيل التواصل الفعال والكفؤ داخل المنظمة. 

الهدف الأساسي لهذه الإستراتيجية هو إنشاء قوة عاملة متماسكة ومستنيرة ومتفاعلة، مما يساهم في نهاية المطاف في نجاح المنظمة وتحقيق أهدافها.

ما هي استراتيجية الاتصال الداخلي
الصورة: freepik

هناك أربعة أنواع من الاتصالات الداخلية:

  • الاتصال من أعلى إلى أسفل (الإدارة لتواصل الموظف): يحدث هذا عندما تتدفق المعلومات من أعلى التسلسل الهرمي التنظيمي (مثل المديرين أو القادة) إلى المستويات الأدنى (الموظفين). إنه مثل رئيس يعطي التوجيهات للفريق. نحن نستخدم هذا النوع من التواصل لمشاركة الإعلانات المهمة أو أهداف الشركة أو السياسات الجديدة.
  • الاتصالات من أسفل إلى أعلى (اتصال الموظف إلى أعلى): إنه عكس الاتصال من أعلى إلى أسفل. تنتقل المعلومات من المستويات الدنيا (الموظفين) إلى القمة (المديرين أو القادة). يبدو الأمر وكأن الموظفين يشاركون أفكارهم أو تعليقاتهم أو مخاوفهم مع رؤسائهم. 
  • الاتصال الأفقي / الجانبي (الاتصال من نظير إلى نظير :): يحدث هذا النوع من التواصل بين الأشخاص على نفس المستوى داخل المنظمة. إنه مثل زملاء العمل الذين يتحدثون مع بعضهم البعض لتنسيق المهام أو مشاركة التحديثات. 
  • اتصال قطري: تخيل هذا على أنه مزيج من الاتصال من أعلى إلى أسفل والأفقي. يحدث ذلك عندما يحتاج الأشخاص من الأقسام أو المستويات المختلفة إلى العمل معًا في مشروع أو تبادل المعلومات. 

لماذا استراتيجية الاتصال الداخلي مهمة؟

في أي شركة ، تحافظ استراتيجية الاتصال الداخلي على اتصال الموظفين ومشاركتهم. تتم مشاركة الرسائل المهمة مثل إطلاق منتج جديد أو تغييرات في سياسات الشركة أو الأحداث القادمة على الفور. يمكن للموظفين أيضًا تقديم التعليقات والأفكار للإدارة ، مما يجعلهم يشعرون بالتقدير وجزء من الصورة الأكبر.

مع إستراتيجية صلبة ، يصبح مكان العمل مكانًا سعيدًا ومنتجًا ، حيث يكون الجميع في نفس الصفحة ، ويزدهر العمل الجماعي ، وتزدهر الشركة!

من المسؤول عن تطوير استراتيجية الاتصال الداخلي؟

تقع مسؤولية تطوير استراتيجية الاتصال الداخلي عادةً على عاتق فريق قيادة المنظمة وقسم الاتصالات أو الموارد البشرية. وهو ينطوي على التعاون بين مختلف أصحاب المصلحة لإنشاء استراتيجية شاملة وفعالة تتوافق مع أهداف المنظمة وقيمها.

فيما يلي الجهات الفاعلة الرئيسية المشاركة في تطوير استراتيجية الاتصال الداخلي:

  • فريق القيادة
  • قسم الاتصال أو الموارد البشرية
  • مستشارو الاتصالات: في بعض الحالات ، قد تبحث المنظمات عن استشاريين أو متخصصين في الاتصالات الخارجية لتقديم وجهات نظر جديدة وأفضل الممارسات في تطوير استراتيجية فعالة.
الصورة: freepik

متى تحدث استراتيجية الاتصال الداخلي؟

استراتيجية الاتصال الداخلي مستمرة وتحدث طوال دورة حياة المنظمة. إنه ليس شيئًا لمرة واحدة ولكنه جهد مستمر لضمان التواصل الفعال. فيما يلي بعض الحالات الرئيسية عند حدوثها:

  1. التخطيط التنظيمي: يتم بناء الإستراتيجية أثناء التخطيط لمواءمة الاتصال مع أهداف الشركة.
  2. تحديثات منتظمة: تتم إعادة النظر فيه بانتظام للتكيف مع التغييرات والاحتياجات المتطورة.
  3. التقييمات والتقديرات: من المهم جدا لعملية التقييم بما في ذلك مراجعة منتصف العامومراجعة نهاية العام و تقييم أداء الموظف.
  4. أثناء التغييرات: يصبح أمرًا حيويًا أثناء التغييرات الرئيسية مثل عمليات الدمج أو انتقال القيادة.
  5. إدخال السياسات: يضمن معرفة الموظفين بالسياسات أو المبادرات الجديدة.
  6. خلال الأزمة: يلعب دورًا مهمًا في توفير معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب في الأوقات الصعبة.
  7. تأهيل الموظف: يساعد الموظفين الجدد على الشعور بالترحيب وإطلاعهم على أدوارهم.
  8. العمليات اليومية: يضمن التواصل السلس بين الفرق والقيادة.
  9. البحث عن ردود الفعل: يدخل حيز التنفيذ عندما تطلب الشركة ملاحظات الموظفين ، ملاحظات المدير ويشجع التواصل المفتوح.

ما هي القنوات التي ستستخدمها استراتيجية الاتصال الداخلي؟

يمكن أن تختلف القنوات المستخدمة في استراتيجية الاتصال الداخلي اعتمادًا على تفضيلات المنظمة وحجمها وطبيعة المعلومات التي سيتم نقلها. فيما يلي بعض قنوات الاتصال الشائعة التي قد تستخدمها استراتيجية الاتصال الداخلي:

  1. البريد الإلكتروني
  2. إنترانت
  3. اجتماعات الفريق (اجتماعات وجهًا لوجه أو اجتماعات افتراضية منتظمة لمناقشة التقدم المحرز ومشاركة التحديثات والتعاون في المشاريع.)
  4. أدوات التعاون الرقمي (الأنظمة الأساسية مثل Microsoft Teams أو Slack أو أدوات إدارة المشاريع الأخرى.)
  5. المنشورات
  6. اجتماعات مجلس المدينة
  7. لافتات تنبيه
  8. وسائل التواصل الاجتماعي (المنصات الداخلية)
  9. استطلاعات الرأي
الصورة: freepik

كيف نطور إستراتيجية اتصال داخلي؟

يتضمن تطوير استراتيجية اتصال داخلي فعالة عدة خطوات لضمان توافقها مع أهداف المنظمة وتلبية احتياجات الاتصال لموظفيها. فيما يلي دليل خطوة بخطوة لمساعدتك في تطوير استراتيجية الاتصال الداخلي:

1 / تحديد أهداف وغايات الاتصال: 

حدد الأهداف التي تريد تحقيقها باستخدام الإستراتيجية. سيؤدي وجود أهداف محددة إلى توجيه جهود الاتصال الخاصة بك، سواء كانت تعزيز التعاون، أو زيادة مشاركة الموظفين، أو جعل الموظفين متوافقين مع رؤية الشركة.

2 / تحديد الجماهير المستهدفة: 

تحديد شرائح الموظفين المختلفة واحتياجات التواصل الفريدة الخاصة بهم. قم بتخصيص الرسائل والقنوات لتناسب تفضيلات كل مجموعة وأدوارها ومتطلباتها.

  • على سبيل المثال ، قد يطلب فريق التسويق تحديثات متكررة للحملات الجديدة ، بينما يحتاج قسم تكنولوجيا المعلومات إلى معلومات حول تحديثات النظام والمشكلات الفنية.

3 / اختيار قنوات الاتصال: 

اعتمادًا على نوع المعلومات التي سيتم تقديمها والجمهور المستهدف ، اختر أفضل طرق الاتصال. فكر في استخدام مجموعة متنوعة من القنوات ، مثل منصات الدردشة والبريد الإلكتروني والإنترانت واجتماعات الفريق وأدوات التعاون الرقمي.

4 / إنشاء إرشادات الرسالة: 

تحديد لهجة وأسلوب ولغة الاتصال. تأكد من أن الرسائل واضحة وموجزة ومتوافقة مع قيم الشركة وثقافتها.

5 / تنفيذ الاتصال ثنائي الاتجاه: 

شجع الحوار المفتوح وحلقات التغذية الراجعة لخلق ثقافة المشاركة. توفير سبل للموظفين للتعبير عن آرائهم واقتراحاتهم واهتماماتهم.

6 / إنشاء جدول اتصالات: 

ضع جدولًا زمنيًا للتواصل المنتظم. حدد تواتر التحديثات والاجتماعات وجلسات التعليقات لإبقاء الموظفين على اطلاع ومشاركين.

7 / اعداد خطة اتصالات الازمات: 

ضع خطة للتواصل بشكل فعال في أوقات الأزمات أو المواقف الصعبة. من خلال وجود خطة اتصالات الأزمات متطورة، يمكن للشركة الاستجابة بفعالية للتحديات، وإبقاء الموظفين على اطلاع، والحفاظ على الثقة في قدرة المنظمة على التغلب على الأزمات.

8 / تدريب وتثقيف: 

توفير التدريب للموظفين والمديرين على ممارسات الاتصال الفعالة ، خاصة للأدوات أو القنوات الجديدة التي يتم تقديمها.

9 / القياس والتقويم: 

ضع مقاييس لتقييم فعالية استراتيجية الاتصال الداخلي. اجمع التعليقات من الموظفين وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لإجراء تحسينات.

بالإضافة إلى ذلك ، حافظ على مرونة الإستراتيجية وقم بتعديلها حسب الحاجة بناءً على الملاحظات والاحتياجات التنظيمية المتغيرة وتقنيات الاتصال الناشئة.

اجعل الاتصال الداخلي فعالاً باستخدام AhaSlides 

يمكن أن تكون AhaSlides أداة قوية لتعزيز الاتصال الداخلي!

الإنهيارات يمكن أن يكون أداة قوية لتعزيز الاتصال الداخلي وجعله أكثر فعالية بعدة طرق:

  • الاجتماعات التفاعلية وقاعات المدن: يمكنك استخدام استطلاعات الرأي الحية, مسابقاتو جلسات الأسئلة والأجوبة لإشراك المشاركين ، وجمع التعليقات في الوقت الفعلي ، وتشجيع المشاركة النشطة في الاجتماعات الافتراضية وقاعات البلدية مع الموظفين. 
  • ردود الفعل في الوقت الحقيقي: باستخدام AhaSlides ، يمكنك إنشاء استطلاعات الرأي وتوزيعها بسرعة ، كلمة سحابة للموظفين. يمكّنك هذا من جمع تعليقات قيمة حول مواضيع مختلفة ، مثل مبادرات الشركة أو رضا الموظفين أو برامج التدريب.
  • التدريب والتعلم: يمكنك دمج الاختبارات والاستطلاعات التفاعلية باستخدام قوالب مسبقة الصنع لاختبار فهم الموظفين وتعزيز المفاهيم الأساسية لتعزيز الدورات التدريبية وورش العمل.
  • أنشطة بناء الفريق: تقدم AhaSlides أنشطة بناء الفريق مثل مسابقات كاسحة الجليد والألعاب ذات عجلة دوارة, مولد فريق عشوائي. يمكن أن تعزز هذه الأنشطة الصداقة الحميمة والتعاون بين الموظفين ، حتى في الفرق البعيدة أو الموزعة.
  • اعتراف الموظف: يمكن استخدام AhaSlides للتعرف على إنجازات الموظفين ومعالمهم ومساهماتهم والاحتفال بها. هذا يعزز معنويات الموظفين وتحفيزهم.
  • ملاحظات مجهولة: يمكن لميزة الاقتراع المجهول في النظام الأساسي تمكين الموظفين من تقديم الملاحظات دون خوف من التداعيات، مما يعزز بيئة اتصال أكثر انفتاحًا وصدقًا.
  • إشراك الموظفين عن بعد: بالنسبة للمؤسسات ذات الفرق البعيدة أو الموزعة ، يمكن أن تكون AhaSlides أداة قيمة لضمان بقاء جميع الموظفين على اتصال ومشاركين ومطلعين.

الوجبات السريعة الرئيسية 

إن استراتيجية الاتصال الداخلي الفعالة هي العمود الفقري لمنظمة جيدة الأداء ومتناغمة. فهو يعزز ثقافة المنظمة ويؤدي في النهاية إلى تحسين الإنتاجية والنجاح. 

الأسئلة الشائعة

كيف تطور استراتيجية اتصال داخلي؟

فيما يلي خطوات تساعدك على تطوير استراتيجية الاتصال الداخلي: تحديد أهداف وغايات الاتصال، وتحديد الجماهير المستهدفة، واختيار قنوات الاتصال، ووضع إرشادات للرسائل، وتنفيذ الاتصال ثنائي الاتجاه، وإنشاء جدول للاتصالات، وإعداد خطة اتصال للأزمات، والتدريب والتثقيف وقياس وتقييم وتكييف الاستراتيجية حسب الحاجة.

ما هي أنواع الاتصال الداخلي الأربعة؟

الأنواع الأربعة للاتصالات الداخلية هي الاتصال من أعلى إلى أسفل (الاتصال من الإدارة إلى الموظف)، والاتصالات من الأسفل إلى الأعلى (الاتصال بالموظف إلى الأعلى)، والاتصالات الأفقية/الجانبية (الاتصال من نظير إلى نظير)، والاتصالات القطرية.

ما هي محاور استراتيجية الاتصال الداخلي؟

ركائز استراتيجية الاتصال الداخلي هي أهداف محددة ، وتجزئة الجمهور المستهدف ، وقنوات الاتصال المناسبة ، وإرشادات الرسائل ، والاتصال ثنائي الاتجاه ، والتدريب والتقييم.

المرجع: الشرق الأوسط