بالنسبة لقسم الموارد البشرية ، فإن "عملية الإعداد" التي تستغرق شهرين بعد تعيين موظف جديد تمثل تحديًا دائمًا. يجب أن يجدوا دائمًا طريقة لمساعدة هذا الموظف "المبتدئ" على الاندماج بسرعة مع الشركة. في الوقت نفسه ، قم ببناء علاقة قوية بين الاثنين للحفاظ على خدمة الموظفين لفترة أطول. إذن ما هو الأفضل أمثلة على عملية الإعداد?
لحل هاتين المشكلتين، من الضروري أن يكون لديك 4 خطوات مدمجة مع قوائم التحقق التي تدعم عملية الإعداد بنجاح.
جدول المحتويات
المزيد من النصائح مع AhaSlides
لدينا قوالب تأهيل جاهزة للاستخدام
بدلًا من التوجيه الممل، دعنا نبدأ اختبارًا ممتعًا لتأهيل موظفيك الجدد بنجاح. سجل مجانا!
🚀 ابدأ مسابقة مجانية ☁️
ما هي عملية الإعداد؟ | أفضل الأمثلة على عمليات الإعداد
تشير عملية الإعداد إلى الخطوات التي تتخذها الشركة للترحيب بالموظف الجديد ودمجه في مؤسستهم. تتمثل أهداف الإعداد في جعل الموظفين الجدد منتجين بسرعة في أدوارهم ومتصلين بثقافة الشركة.
وفقًا للخبراء ومتخصصي الموارد البشرية، يجب أن تتم عملية الإعداد بشكل استراتيجي - لمدة عام على الأقل. إن ما تظهره الشركة في الأيام والأشهر الأولى من العمل – سيكون له تأثير كبير على تجربة الموظف، وتحديد ما إذا كان بإمكان الشركة الاحتفاظ بالموظفين. غالبًا ما تتضمن عمليات الإعداد الفعالة ما يلي:
- الإعداد الرقمي - يقوم الموظفون الجدد بإكمال الأعمال الورقية ومشاهدة مقاطع الفيديو التوجيهية وإعداد الحسابات قبل تاريخ البدء من أي مكان.
- تواريخ البدء المرحلية - تبدأ مجموعات مكونة من 5 إلى 10 موظفين جدد كل أسبوع في جلسات الإعداد الأساسية معًا مثل التدريب الثقافي.
- خطط 30-60-90 يومًا - يضع المديرون أهدافًا واضحة لفهم المسؤوليات، ومقابلة الزملاء، ومواكبة التطورات في أول 30/60/90 يومًا.
- التدريب على نظام إدارة التعلم (LMS) - يخضع الموظفون الجدد للامتثال الإلزامي والتدريب على المنتج باستخدام نظام إدارة التعلم عبر الإنترنت.
- التظليل/التوجيه - في الأسابيع القليلة الأولى، يلاحظ الموظفون الجدد أعضاء الفريق الناجحين أو يتم إقرانهم بمرشد.
- New Hire Portal – يوفر موقع الإنترانت المركزي مصدرًا شاملاً للسياسات ومعلومات المزايا والأسئلة الشائعة لتسهيل الرجوع إليها.
- الترحيب في اليوم الأول - يأخذ المديرون وقتًا للتعريف بفريقهم، وإجراء جولات في المنشأة، وما إلى ذلك لجعل الوافدين الجدد يشعرون وكأنهم في منزلهم.
- التكامل الاجتماعي - تساعد أنشطة ما بعد العمل ووجبات الغداء ومقدمات الزملاء على تعزيز روابط الموظفين الجدد خارج واجبات العمل الرسمية.
- عمليات تسجيل التقدم - جدولة المواقف الأسبوعية أو كل أسبوعين 1: 1 تحافظ على المسار الصحيح من خلال وضع علامة على التحديات مبكرًا.
فوائد عملية الإعداد
عملية الإعداد ليست عمل توجيهي. الغرض من التوجيه هو إنجاز الأعمال الورقية والروتينية. الإعداد على متن الطائرة هو عملية شاملة ، تشارك بعمق في كيفية إدارتك وتواصلك مع زملائك في العمل ، ويمكن أن تستمر لفترة طويلة (تصل إلى 12 شهرًا).
ستحقق عملية الإعداد الفعالة الفوائد التالية:
- تحسين تجربة الموظف
إذا شعر الموظفون بعدم الارتياح ، فإنهم لا يحبون الخبرة وثقافة الشركة ، لذلك يمكنهم بسهولة العثور على فرصة أخرى أكثر ملاءمة.
يدور الإعداد الفعال حول تحديد نغمة تجربة الموظف بأكملها. التركيز على ثقافة الشركة لضمان تطوير الموظفين هو الطريقة لضمان تجربة كل من الموظف والعميل عند الاتصال بالعلامة التجارية.
- تقليل معدل الدوران
لتقليل العدد المقلق من معدل الدوران ، ستوجه عملية الإعداد وتهيئ أفضل الظروف للموظفين للعمل والنمو ، وبالتالي بناء الثقة وإشراكهم بشكل أعمق مع المنظمة.
إذا استغرق التوظيف الكثير من الجهد لإنشاء أفضل تجربة للمرشحين لتحويل المرشحين المحتملين إلى موظفين تحت الاختبار للعمل. ومن ثم فإن عملية الإعداد هي عملية "إقفال المبيعات" لجلب موظفين بدوام كامل مرغوب فيهم رسميًا.
- جذب المواهب بسهولة
توفر عملية التكامل تجربة موظف جذابة تساعد أصحاب الأعمال على الاحتفاظ بالمواهب وجذب المرشحين الأقوياء.
تأكد أيضًا من تضمين التعيينات الجديدة في برنامج إحالة الموظفين الخاص بك ، حتى يتمكنوا من عرض المواهب الرائعة بسهولة من داخل شبكة العمل. من المعروف أن طريقة إحالة الموظف أسرع وأقل تكلفة من استخدام الخدمة ، لذا فهي قناة فعالة لتحديد المرشحين ذوي الجودة العالية.
ما المدة التي يجب أن تستغرقها عملية الإعداد؟
كما ذكرنا ، لا توجد قواعد صارمة بشأن عملية الإعداد. ومع ذلك ، من المهم أن تكون دقيقًا خلال هذه العملية لزيادة مشاركة الموظفين وتقليل معدل دوران الموظفين.
لدى العديد من الشركات عملية إحالة تستمر شهرًا أو بضعة أسابيع فقط. هذا يجعل الموظفين الجدد يشعرون بالإرهاق من المسؤوليات الجديدة ومنفصلون عن بقية الشركة.
لضمان حصول الموظفين على الموارد التي يحتاجون إليها للتعرف على الشركة ، والتدريب داخليًا والشعور بالراحة في أداء وظائفهم كما هو متوقع. يوصي العديد من المتخصصين في الموارد البشرية بأن تستغرق العملية حوالي 30 ، 60 ، 90 يومًا من خطة الإعداد ، بينما يوصي البعض بتمديدها لمدة تصل إلى عام.
4 خطوات لعملية الإعداد
الخطوة 1: ما قبل الصعود
الإعداد المسبق هو المرحلة الأولى من عملية التكامل، تبدأ عندما يقبل المرشح عرض العمل وينفذ الإجراءات اللازمة للعمل في الشركة.
في مرحلة ما قبل الإحالة ، ساعد الموظف على إكمال جميع الأوراق اللازمة. يمكن أن يطلق على هذا الوقت الأكثر حساسية بالنسبة للمرشح ، مع وجود العديد من الخيارات في المستقبل. تأكد من منح المرشح متسعًا من الوقت لأنه قد يغادر شركته السابقة.
أفضل ممارسات الإعداد
- تحلى بالشفافية بشأن سياسات الشركة التي تؤثر بشدة على الموظفين ، بما في ذلك سياسات الجدولة وسياسات العمل عن بُعد وسياسات الإجازة.
- راجع عمليات التوظيف والإجراءات والسياسات مع فريق الموارد البشرية الداخلي لديك أو باستخدام أدوات خارجية مثل المسوحات و استطلاعات الرأي.
- امنح الموظفين المحتملين مهمة أو اختبارًا حتى تتمكن من معرفة أدائهم ، ويمكنهم رؤية كيف تتوقع منهم أدائهم.
الخطوة 2: التوجيه - الترحيب بالموظفين الجدد
المرحلة الثانية من عملية التكامل للترحيب بالموظفين الجدد في يومهم الأول في العمل ، لذلك سيحتاجون إلى توجيههم لبدء التكيف.
تذكر أنهم قد لا يعرفون أي شخص في المنظمة حتى الآن ، أو يعرفون كيفية القيام بعملهم اليومي. لهذا السبب يتعين على الموارد البشرية إعطاء صورة واضحة عن المنظمة قبل أن يبدأوا عملهم.
من الأفضل إبقاء اليوم الأول في العمل بسيطًا. أثناء التوجيه ، ساعد الموظفين الجدد على فهم الثقافة التنظيمية بشكل أفضل وأظهر لهم كيف يمكن أن يتناسب عملهم مع هذه الثقافة.
أفضل ممارسات الإعداد:
- أرسل إعلان تأجير جديد ملحمي.
- حدد موعدًا "للقاء والترحيب" مع المتعاونين والفرق عبر الشركة.
- قم بإجراء الإخطارات والمناقشات حول الإجازات وضبط الوقت والحضور والتأمين الصحي وسياسات الدفع.
- اعرض للموظفين أماكن وقوف السيارات وغرف الطعام والمرافق الطبية. ثم قدم نفسك لفريق العمل والإدارات الأخرى ذات الصلة.
- خلال نهاية المرحلة الثانية ، يمكن للموارد البشرية عقد اجتماع سريع مع الموظفين الجدد للتأكد من أن الموظف الجديد مرتاح ومنظم بشكل جيد.
(ملاحظة: يمكنك حتى تعريفهم على كل من تدفق الإعداد وخطة الإعداد ، حتى يفهموا أين هم في هذه العملية.)
الخطوة 3: تدريب خاص بالأدوار
مرحلة التدريب في عملية التكامل حتى يتمكن الموظفون من فهم كيفية العمل ، ويمكن للشركة التحقق من قدرة الموظفين.
والأفضل من ذلك ، ضع أهدافًا ذكية لمساعدة الموظفين على تصور ما يجب القيام به ، وكيف تكون ناجحًا ، وما هي الجودة والإنتاجية التي يجب أن تكون. بعد شهر أو ربع ، يمكن لقسم الموارد البشرية إجراء مراجعة للأداء لتقدير جهودهم ومساعدتهم على تحسين أدائهم.
أفضل ممارسات الإعداد:
- قم بتنفيذ برامج مختلفة مثل التدريب أثناء العمل وإعطاء الاختبارات والامتحانات والعصف الذهني والوظائف الصغيرة حتى يعتاد الموظفون على الضغط.
- ضع قائمة بالمهام الروتينية وأهداف السنة الأولى والأهداف الممتدة ومؤشرات الأداء الرئيسية.
يجب تخزين أي مواد تدريبية متكاملة بشكل آمن حيث يمكن للموظفين الوصول إليها بسهولة والرجوع إليها حسب الحاجة.
الخطوة 4: مشاركة الموظفين المستمرة وبناء الفريق
مساعدة الموظفين الجدد على بناء علاقات قوية مع المنظمة وزملائهم. تأكد من أنهم واثقون ومرتاحون ومتكاملون جيدًا مع الشركة وعلى استعداد لتقديم تعليقات حول عملية الإعداد.
أفضل ممارسات الإعداد:
- تنظم أحداث بناء الفريق و أنشطة الترابط الجماعي لمساعدة القادمين الجدد على الاندماج بشكل أفضل.
- أكمل عمليات تسجيل الوصول لخطة تعيين الموظف الجديد 30 60 لمدة 90 يومًا لمعرفة كيف يشعر الموظفون الجدد بشكل عام ومعرفة ما إذا كانوا بحاجة إلى دعم وموارد ومعدات محددة.
- قم بإقران الموظف الجديد بشكل عشوائي مع أشخاص في جميع أنحاء الشركة من أجل ألعاب اجتماع الفريق الافتراضي.
- قم بإنشاء وإرسال استبيان أو استطلاعات حول تجربة المرشح حتى تعرف كيف تتم العملية الخاصة بك.
قائمة مراجعة خطة عملية الإعداد
استخدم هذه الاستراتيجيات جنبًا إلى جنب مع قوالب الإحالة وقوائم المراجعة التالية لبناء عملية الإحالة الخاصة بك.
قوائم التحقق على متن الطائرة للموظفين الجدد عن بعد
- جيتلاب: دليل الإعداد عن بعد للموظفين الجدد
- نقطة المحور: كيفية ضم الموظفين عن بعد
- طريق الحرير: خلق Woخطة الإعداد عن بعد من فئة rld
قوائم التحقق على متن الطائرة للمديرين الجدد
قوائم مراجعة الإعداد للمبيعات على متن الطائرة
- ورقة ذكية: نموذج خطة الإعداد لمدة 90 يومًا للمبيعات
- نقطة المحور: دليل التدريب على المبيعات ونموذج للموظفين الجدد
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا الرجوع إلى عملية Google onboarding أو Amazon onboarding لبناء إستراتيجية فعالة لك.
مفتاح الوجبات الجاهزةs
لا تقتصر عملية الإعداد على إعداد خطوات بسيطة فحسب ، بل تتمثل في تحسين عملية الإدارة ورفع معنويات الموظف. لذا أولاً ، أنت بحاجة إلى بعض أمثلة قائمة التحقق على متن الطائرة!
تعامل مع عملية الإعداد الخاصة بك على أنها برنامج "عمل" يحتاج إلى تشغيل ، وتنفيذ أفكار جديدة من خلال جمع التعليقات لتحسين الجودة. بمرور الوقت ، سترى المزيد من الفوائد لكل من الإدارات والشركات عند تنفيذ برنامج التدريب الفعال - التكامل.
ستساعدك AhaSlide على التخطيط وإشراك الآخرين وقياس تجربة تأهيل الموظف الجديد بشكل أسرع وأفضل وأكثر بساطة. جربه مجانًا اليوم واستكشف مكتبة من القوالب جاهز للتخصيص والاستخدام.
الأسئلة المتكررة
لماذا يعد الإعداد مهمًا؟
الموظفون الجدد الذين يمرون بعملية تأهيل شاملة يصلون إلى الإنتاجية الكاملة بشكل أسرع. ويتعلمون ما هو متوقع ومطلوب للوصول إلى السرعة بشكل أسرع.
ماذا تعني عملية الإعداد؟
تشير عملية الإعداد إلى الخطوات التي تتخذها الشركة للترحيب بالموظفين الجدد والتأقلم معهم عند انضمامهم لأول مرة إلى المنظمة.
