تتعامل معظم المؤسسات مع عملية التوظيف كحدث لمرة واحدة: تسليم جهاز الكمبيوتر المحمول، ومراجعة قائمة التحقق من الامتثال، وتعريف الموظف الجديد بالفريق. ثم بعد ستة أسابيع، يرحل الموظف الجديد.
يقول 12% فقط من الموظفين إن شركاتهم تبذل جهدًا كبيرًا في عملية تأهيلهم [1]. هذه الفجوة بين ما تعتقده فرق الموارد البشرية وما يواجهه الموظفون الجدد فعليًا هي المشكلة التي صُممت أسئلة التأهيل لسدها.
يغطي هذا الدليل ما يجب طرحه من أسئلة، ومتى يجب طرحها، وكيفية التصرف بناءً على الإجابات - بحيث يحسن برنامج الإعداد الخاص بك الأرقام المهمة: الاحتفاظ، والإنتاجية، والوقت اللازم للمساهمة الكاملة.
لماذا تُعدّ استطلاعات الرأي الخاصة بالموظفين الجدد أكثر أهمية مما تعتقد؟
يصعب تجاهل البيانات المتعلقة بالاستقالات المبكرة. فقد وجدت شركة BambooHR أن 70% من الموظفين الجدد يقررون مدى ملاءمة الوظيفة لهم خلال شهرهم الأول، و29% منهم يتخذون هذا القرار خلال الأسبوع الأول [2]. وتملك الشركات، في المتوسط، 44 يومًا للتأثير على قرار بقاء الموظف الجديد.
تُحسّن المؤسسات التي تتبنى عملية تأهيل منظمة للموظفين الجدد من معدل الاحتفاظ بهم بنسبة 82% وإنتاجيتهم بأكثر من 70% [3]. وعندما يشارك المديرون بفعالية، يكون الموظفون الجدد أكثر عرضة بمقدار 3.4 مرة لوصف تجربة تأهيلهم بأنها استثنائية [1].
تتيح لك أسئلة الترحيب بالموظفين الجدد آليةً لاكتشاف المشكلات قبل أن تتفاقم وتتحول إلى استقالات. فمن غير المرجح أن يُفصح الموظف الجديد الذي يجد صعوبة في التواصل مع الشخص المناسب، أو لا يفهم دوره، أو يشعر بالانفصال عن الفريق، عن ذلك من تلقاء نفسه في أسابيعه الأولى. لذا، يُوفر له استبيان قصير ومُنسق في الوقت المناسب طريقةً سهلةً للتعبير عن ذلك.
متى يتم إجراء استطلاعات الترحيب بالموظفين الجدد؟
يُعدّ التوقيت بنفس أهمية محتوى الأسئلة. فإجراء استطلاع رأي واحد في اليوم التسعين يُفوّت فرصة تكوين الانطباع الأول الحاسم. بينما يطلب استطلاع الرأي في اليوم الأول من المشاركين تقييم أمور لم يختبروها بعد. ويُتيح لك التوقيت المناسب الحصول على البيانات في كل مرحلة من مراحل التغيير.
من اليوم الثالث إلى السابع - الانطباعات الأولى
اسأل فقط عن الأمور اللوجستية والانطباعات الأولى. من السابق لأوانه تقييم ثقافة الشركة أو جودة العلاقة مع المدير، لكن هذا هو الوقت المناسب تمامًا لاكتشاف أي خلل في الإعداد الأساسي: مثل عدم إمكانية الوصول إلى النظام، أو عدم وضوح الجداول الزمنية، أو عدم إجراء جولة تعريفية بالمكتب.
اليوم 30 - الاندماج المبكر
بحلول الأسبوع الرابع، يكون الموظف الجديد قد اكتسب خبرة كافية في التعامل مع فريقه ومديره ومسؤولياته اليومية، مما يتيح له تقديم ملاحظات قيّمة حول وضوح دوره والدعم المقدم له. يُعد هذا الاستبيان الأهم في هذه العملية.
اليوم الستون - فحص الزخم
بعد شهرين، يمكنك تقييم مدى ثبات الانطباعات الأولية. سيظهر بوضوح في هذه المرحلة الموظفون الذين يجدون صعوبة في ربط عملهم بأهداف المؤسسة.
اليوم التسعون - تقييم البرنامج
بعد مرور 90 يومًا، اطلب من الموظفين الجدد تقييم عملية الإعداد ككل. في هذه المرحلة، يتم جمع البيانات التي تُسهم في تصميم البرنامج.
أسئلة تعريفية حسب الفئة
وضوح الدور
تُعدّ التوقعات غير الواضحة من أكثر الأسباب شيوعًا لارتفاع معدل دوران الموظفين في المراحل المبكرة. فبحسب استطلاع رأي استشهدت به مصادر متعددة في مجال الموارد البشرية، أفاد 44% من الموظفين الجدد أنهم لا يعرفون مديرهم المباشر، بينما لا يعرف 65% منهم من يتواصلون معه عند وجود استفسار [3]. وتُسهم أسئلة توضيح الأدوار في الكشف عن هذه الثغرات مبكرًا.
- هل لديك فهم واضح لمسؤولياتك اليومية؟
- هل تتطابق مهام وظيفتك الفعلية مع ما تم وصفه خلال عملية المقابلة؟
- هل تعرف كيف يبدو النجاح في دورك بعد 30 و 60 و 90 يومًا؟
- هل لديك الأدوات وإمكانية الوصول إلى النظام التي تحتاجها لإنجاز عملك؟
- هل تعرف إلى من تلجأ عندما يكون لديك سؤال حول دورك الوظيفي؟
تُعدّ هذه الأسئلة مناسبةً إذا كانت بسيطةً بنعم/لا أو على مقياس موافقة من خمس نقاط. تستدعي الدرجات المنخفضة في أيٍّ منها متابعةً مباشرةً من مدير التوظيف، وليس بريدًا إلكترونيًا عامًا.
دعم المدير
تُظهر أبحاث مؤسسة غالوب باستمرار أن العلاقة مع المدير هي العامل الأهم في نجاح عملية تأهيل الموظفين الجدد. فعندما يشارك المديرون بفعالية، يرتفع مستوى رضا الموظفين الجدد وانخراطهم بشكل ملحوظ [1].
- كم مرة يتواصل معك مديرك بشكل فردي؟
- هل يقدم لك مديرك توجيهات واضحة بشأن الأولويات؟
- ما مدى شعورك بالراحة عند طلب المساعدة من مديرك؟
- هل يقدم لك مديرك ملاحظات مفيدة حول عملك؟
- هل تشعر أن مديرك مهتم بنجاحك؟
استخدم مقياس التكرار (أبدًا / نادرًا / أحيانًا / غالبًا / دائمًا) لأسئلة تكرار تسجيل الوصول، ومقياس الرضا (من غير راضٍ للغاية إلى راضٍ للغاية) لأسئلة جودة العلاقة.
تكامل الفريق
الشعور بالترابط الاجتماعي يُحسّن الأداء. الموظفون الذين يشعرون بالانتماء يُبلغون عن مستويات أعلى من المشاركة، ويقل احتمال مغادرتهم خلال السنة الأولى.
- هل تم تعريفك بجميع زملائك في الفريق الذين تعمل معهم بشكل مباشر؟
- هل تشعر بأنك عضو ذو قيمة في فريقك؟
- هل توجد فرص للتواصل غير الرسمي مع الزملاء؟
- هل تفهم كيف يتناسب عمل فريقك مع الأهداف التنظيمية الأوسع؟
- هل بذل أي من زملائك في الفريق جهداً إضافياً لمساعدتك على اللحاق بالركب؟
الثقافة والقيم
الموظفون الجدد الذين لا ينسجمون مع ثقافة المؤسسة هم أكثر عرضة للمغادرة، حتى وإن كان الدور نفسه مناسبًا لهم. وقد وجدت شركة BambooHR أن 91% من الموظفين الذين تلقوا تدريبًا فعالًا على ثقافة المؤسسة يشعرون بالانتماء إلى مكان عملهم، مقارنةً بـ 29% فقط ممن أفادوا بأن برنامج تعريفهم بالعمل كان يفتقر إلى هذا الجانب [2].
- هل تفهم قيم الشركة وكيف تتجلى في العمل اليومي؟
- هل تشعر أن ثقافة الشركة تتوافق مع ما قيل لك أثناء عملية التوظيف؟
- هل تشعر بالراحة في أن تكون على طبيعتك في العمل؟
- هل هناك أي شيء يتعلق بالثقافة فاجأك منذ أن بدأت؟
- كيف تصف ثقافة المكان لصديق يفكر في الانضمام؟
السؤالان الأخيران أنسب كحقلين نصيين مفتوحين. فالإجابات غالباً ما تكشف عن أمور لا يمكن لسؤال المقياس أن يغطيها.
التدريب والتطوير
يقول 76% من الموظفين الجدد إن التدريب مهم لقدرتهم على النجاح في وظائفهم [2]. إذا كان برنامج التدريب الخاص بك يعاني من ثغرات، فستجدها هنا.
- هل أهّلك التدريب التمهيدي الذي تلقيته لمسؤولياتك الفعلية؟
- هل كانت الدورات التدريبية منظمة بشكل جيد وسهلة المتابعة؟
- هل هناك موضوع أو مهارة تشعر أنك بحاجة إلى مزيد من التدريب عليها؟
- هل كان لديك الوقت الكافي لإكمال تدريبك قبل أن يُطلب منك العمل بشكل مستقل؟
- كيف تقيم الجودة الإجمالية لتجربة التدريب التي خضتها؟
تقييم برنامج الإعداد (اليوم 90)
هذه الأسئلة مخصصة لتقييم البرنامج نفسه، وليس التجربة الفردية. استخدمها لتحسين البرنامج بدلاً من المتابعة الفردية.
- ما مدى رضاك عن تجربة انضمامك بشكل عام؟
- ما هو الجزء الأكثر فائدة في عملية الإعداد؟
- ما الذي ستغيره لو كنت أنت من يصمم البرنامج؟
- هل ساعدتك عملية الإعداد والتأهيل على الشعور بالاستعداد لدورك؟
- ما مدى احتمالية أن توصي بهذه الشركة لصديق يبحث عن وظيفة مماثلة؟
مثال واقعي: عملية الإعداد على نطاق واسع
وجدت شركة تقنية متوسطة الحجم، تُجري عمليات توظيف ربع سنوية، أن معدل دوران الموظفين خلال 90 يومًا كان مرتفعًا رغم التقييمات الإيجابية التي تلقوها خلال المقابلات. وعندما طبقت الشركة نظامًا منظمًا من ثلاث استبيانات (اليوم 7، اليوم 30، اليوم 90)، كشفت نتائج اليوم 30 عن نمط ثابت: فقد قيّم الموظفون الجدد في قسم واحد تواصل المديرين بتقييم أقل بكثير من نظرائهم في باقي أقسام الشركة.
لولا بيانات الاستطلاع، لكان هذا الأمر غير مرئي. فقد افترض قائد الفريق أن اجتماعاتهم الدورية على مستوى القسم تُعدّ وسيلة تواصل كافية. وفسّر الموظفون الجدد تلك الاجتماعات على أنها إعلانات جماعية، وليست جلسات متابعة فردية يحتاجونها.
بمجرد تحديد المشكلة، كان الحل بسيطاً: اجتماعات فردية إلزامية أسبوعياً لمدة 60 يوماً الأولى. وانخفض معدل دوران الموظفين في ذلك القسم بنحو الثلث خلال الفترتين التاليتين.
إنّ الهدف من أسئلة التوجيه هو تحقيق نتيجة محددة، سواء كانت مشكلة معينة، أو تغييراً محدداً، أو نتيجة قابلة للقياس. ولا تُجدي هذه الأسئلة نفعاً إلا عندما يقرأ شخص ما الإجابات ويتخذ إجراءً بناءً عليها.
نصائح حول تنسيق الأسئلة
اجعل الاستبيانات قصيرة. ينبغي أن يتضمن استطلاع اليوم السابع من خمسة إلى سبعة أسئلة، وليس عشرين. تنخفض معدلات الإكمال بشكل ملحوظ مع زيادة طول الاستطلاع، كما أن الاستطلاع غير المكتمل يعطي بيانات أسوأ من الاستطلاع القصير الذي تمت الإجابة عليه.
امزج بين أسئلة المقياس وأسئلة النص المفتوح. تُسهّل أسئلة المقياس (من 1 إلى 5، الموافقة، التكرار) تجميع البيانات عبر مجموعة من الأفراد. أما أسئلة النص المفتوح فتُبرز التفاصيل. استخدم كلا النوعين: أسئلة المقياس لاكتشاف النمط، وأسئلة النص المفتوح لفهمه.
اجعل الردود مجهولة المصدر قدر الإمكان. من غير المرجح أن يقدم الموظفون الجدد ملاحظات صادقة عن مديرهم إذا اعتقدوا أن مديرهم سيطلع عليها. تساهم السرية في تحسين جودة الإجابات على الأسئلة الأكثر أهمية.
تصرف بشكل واضح بناءً على البيانات. إذا لم يلحظ الموظفون أن ملاحظاتهم تُحدث أي تغيير، فإن معدلات الاستجابة تنخفض في الدورات اللاحقة. حتى ملخص موجز يُشارك مع المجموعة - "هذا ما أخبرتمونا به، وهذا ما نجري عليه التعديلات" - يُنهي الحلقة ويبني الثقة في العملية.
الأخطاء الشائعة لتجنب
حتى برامج استطلاعات الترحيب بالموظفين، حتى وإن كانت بنوايا حسنة، تفشل عندما تتضمن بعض الأخطاء المتكررة في تصميمها. إليكم أكثرها شيوعاً.
إرسال استبيان واحد في نهاية عملية الإعداد
الانتظار حتى اليوم التسعين لطلب التقييم يعني خسارة الموظفين الجدد الذين كانوا يواجهون صعوبات في اليوم الثلاثين. تُعدّ استطلاعات نهاية البرنامج مفيدة لتقييمه، لكنها لا تُغني عن المتابعة الدورية المبكرة حيث لا يزال التدخل ممكنًا. فإذا لم يفهم أحدهم دوره في الأسبوع الثالث، فإن معرفة ذلك في الأسبوع الثالث عشر لن تُفيده.
الحل: بناء دورة كاملة - اليوم السابع، اليوم الثلاثون، اليوم الستون، اليوم التسعون - حتى لو كان كل استبيان قصيرًا. يُعدّ استبيان متابعة من خمسة أسئلة في اليوم الثلاثين أكثر فائدة من استبيان استرجاعي من عشرين سؤالًا في اليوم التسعين.
طرح نفس الأسئلة في كل مرحلة
تستخدم بعض الفرق مجموعة أسئلة واحدة في جميع نقاط التواصل الخاصة بالاستبيان لتوفير الوقت. تكمن المشكلة في أن سؤالاً مثل "هل تشعر بالاستعداد لمسؤولياتك؟" يحمل معنى مختلفاً تماماً في اليوم السابع عنه في اليوم الستين. طرحه مبكراً جداً يُنتج نتائج غير دقيقة، بينما طرحه متأخراً جداً يعني ضياع فرصة اتخاذ الإجراءات التصحيحية.
الحل: ربط كل سؤال بالمرحلة التي يمكن فيها تنفيذه. اليوم السابع مخصص للأمور اللوجستية والانطباعات الأولى. اليوم الثلاثون مخصص لتوضيح الأدوار وبناء علاقة مع المدير. اليوم التسعون مخصص للتأمل على مستوى البرنامج.
جمع البيانات دون إتمام العملية
هذه هي نقطة الضعف الأكثر شيوعًا. تُجري فرق الموارد البشرية الاستبيان، وتراجع النتائج داخليًا، ثم تنتقل إلى الخطوة التالية. يلاحظ الموظفون الجدد اختفاء ملاحظاتهم، مما يؤدي إلى انخفاض معدلات الاستجابة في الدفعات اللاحقة. والأهم من ذلك، أن المشكلات التي ظهرت في البيانات لا تُعالج.
الحل: خصص مسؤولية كل فئة من فئات الاستبيان لشخص محدد - تُرسل ردود دعم المدير إلى مدير الموارد البشرية، وتُرسل فجوات التدريب إلى فريق التدريب والتطوير، وتُرسل المشكلات اللوجستية إلى قسم عمليات الموارد البشرية. ثم شارك ملخصًا موجزًا مع المجموعة: ما استمعتم إليه، وما الذي ستعملون على تغييره. لا داعي لأن يكون الملخص شاملًا. حتى رسالة قصيرة تُشير إلى أن الملاحظات قد قُرئت وأُخذت على محمل الجد.
تجاوز جمع البيانات المجهولة للاستفسارات الإدارية
تُعدّ جودة العلاقة مع المدير من أهمّ العوامل التي يجب قياسها في استبيانات التوظيف، وهي أيضاً الفئة الأكثر عرضةً لإنتاج بيانات غير دقيقة إذا لم تكن الإجابات مجهولة المصدر. فمن غير المرجح أن يُقيّم الموظفون الجدد مديرهم تقييماً سيئاً في استبيان يُرسل مباشرةً إلى المدير أو يُراجع في اجتماع يحضره المدير.
الحل: اجعل الأسئلة المتعلقة بالمديرين مجهولة الهوية افتراضيًا، وأبلغ الموظفين الجدد بذلك بوضوح قبل إجابتهم. إذا كانت أداة الاستبيان لا تدعم إخفاء الهوية، فتعامل مع أسئلة المديرين كنصوص مفتوحة وقم بتجميع النتائج يدويًا قبل مشاركتها.
إجراء استطلاعات تعريفية للموظفين الجدد باستخدام AhaSlides
إنّ إقناع الموظفين الجدد بإكمال الاستبيان فعلياً هو نصف التحدي. فالاستمارات الطويلة المرسلة عبر البريد الإلكتروني يسهل تجاهلها، خاصةً في الأسبوع الأول عندما تكون صناديق البريد الوارد مكتظة بالفعل.
AhaSlides تتيح لك هذه المنصة إجراء استبيانات تعريفية للموظفين الجدد كجلسات تفاعلية مباشرة، سواءً ضمن اجتماع تعريفي جماعي أو بشكل غير متزامن عبر رابط. يمكنك دمج أسئلة مقياس التقييم، والاختيار من متعدد، والإجابات النصية المفتوحة في مسار واحد، وتظهر النتائج في الوقت الفعلي، مما يُمكّن فرق الموارد البشرية أو فرق التدريب والتطوير من تحديد الثغرات فورًا دون الحاجة إلى انتظار تصدير البيانات إلى جدول بيانات.
بالنسبة لعملية تأهيل الموظفين الجدد تحديدًا، يُحدث إجراء استطلاع رأي مباشر في نهاية الجلسة ومراجعة النتائج معًا تغييرًا جذريًا في العملية. إذ يرى الموظفون الجدد ردود زملائهم مُجمّعة على الشاشة، مما يفتح غالبًا حوارًا لم يكن ليُتاح عبر استبيان خاص. أما بالنسبة لمحتوى التدريب نفسه، فإن دمج هذه الاستطلاعات مع... منشئ دورات تدريبية عبر الإنترنت يُتيح للموظفين الجدد إكمال وحدات التدريب التمهيدي بوتيرة تناسبهم بين فترات المتابعة.
مصادر
[1] غالوب. لماذا تُعد تجربة الإعداد أساسية للاحتفاظ بالموظفين؟ https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. الانطباعات الأولى هي كل شيء: 44 يومًا كافية لنجاح أو فشل الموظف الجديد. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. أكثر من 27 إحصائية واتجاهات حول عملية توظيف الموظفين الجدد. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
