Сустрэчы адыгрываюць вырашальную ролю ў бізнэсе і арганізацыях, служачы платформай для абмеркавання і вырашэння пытанняў і кіравання ўнутранымі справамі для прасоўвання наперад. Каб зразумець сутнасць гэтых сустрэч, віртуальных ці асабістых, Пратакол сустрэчы or пратакол пасяджэння (MoM) маюць вырашальнае значэнне для нататак, абагульнення ключавых тэм, якія абмяркоўваліся, і адсочвання прынятых рашэнняў і рэзалюцый.
Гэты артыкул дапаможа вам напісаць эфектыўны пратакол сустрэчы з прыкладамі і шаблонамі для выкарыстання, а таксама з лепшымі практыкамі, якіх варта прытрымлівацца.
Змест
- Што такое пратакол сустрэчы?
- Хто такі пратаколіст?
- Як напісаць пратакол сустрэчы
- Прыклады пратаколаў сустрэч (+ шаблоны)
- Парады па складанні добрых хвілін сустрэчы
- Ключавыя вынас
Пратакол сустрэчы | Freepik.comШто такое пратакол сустрэчы?
Пратакол пасяджэння - гэта пісьмовы запіс абмеркаванняў, рашэнняў і дзеянняў, якія адбываюцца падчас пасяджэння.
- Яны служаць даведкай і крыніцай інфармацыі для ўсіх удзельнікаў і тых, хто не можа прысутнічаць.
- Яны дапамагаюць гарантаваць, што важная інфармацыя не забываецца і што ўсе ведаюць, што абмяркоўвалася і якія дзеянні трэба прыняць.
- Яны таксама забяспечваюць падсправаздачнасць і празрыстасць, дакументуючы рашэнні і абавязацельствы, прынятыя падчас сустрэчы.
Хто такі пратаколіст?
Пратаколіст нясе адказнасць за дакладны запіс абмеркаванняў і рашэнняў, прынятых падчас сустрэчы.
Яны могуць быць адміністрацыйным супрацоўнікам, сакратаром, памочнікам або кіраўніком, або валанцёрам, які выконвае задачу. Вельмі важна, каб пратаколіст меў добрую арганізацыю і вёў нататкі, а таксама мог эфектыўна падсумоўваць дыскусіі.
пратакол пасяджэнняFun Наведванне сустрэчы з AhaSlides
Збірайце людзей у адзін і той жа час
Замест таго, каб прыходзіць да кожнага стала і "правяраць" людзей на выпадак, калі яны не з'явяцца, зараз вы можаце прыцягнуць увагу людзей і праверыць наведвальнасць з дапамогай цікавых інтэрактыўных віктарын з AhaSlides!
🚀 Атрымайце бясплатныя шаблоны ☁️Як напісаць пратакол сустрэчы
Для эфектыўных пратаколаў сустрэчы, па-першае, яны павінны быць аб'ектыўнымі, быць факталагічным запісам сустрэчыі пазбягайце асабістых меркаванняў і суб'ектыўных інтэрпрэтацый дыскусій. Далей, ён павінен быць кароткім, ясным і лёгкім для разумення,засяродзьцеся толькі на галоўным і пазбягайце дадання непатрэбных дэталяў. нарэшце, ён павінен быць дакладным і гарантаваць, што ўся запісаная інфармацыя свежая і актуальная.
Давайце разбярэмся ў дэталях напісання пратакола сустрэчы з дапамогай наступных крокаў!
8 асноўных кампанентаў пратакола сустрэчы
- Дата, час і месца правядзення сустрэчы
- Спіс удзельнікаў і выбачэнні за адсутнасць
- Парадак дня і мэта пасяджэння
- Падсумаванне абмеркаванняў і прынятых рашэнняў
- Усе праведзеныя галасаванні і іх вынікі
- Пункты дзеянняў, у тым ліку адказны бок і тэрмін выканання
- Любыя наступныя крокі або далейшыя дзеянні
- Заключнае слова або перапынак у пасяджэнні
Як напісаць пратакол сустрэчыКрокі для напісання эфектыўнага пратакола сустрэчы
1/ Падрыхтоўка
Перад сустрэчай азнаёмцеся з парадкам дня сустрэчы і любымі адпаведнымі даведачнымі матэрыяламі. Пераканайцеся, што ў вас ёсць усе неабходныя прылады, такія як ноўтбук, нататнік і ручка. Таксама нядрэнна азнаёміцца з пратаколамі папярэдніх сустрэч, каб зразумець, якую інфармацыю трэба ўключыць і як яе адфарматаваць.
2/ Канспектаванне
Падчас сустрэчы рабіце дакладныя і кароткія нататкі аб абмеркаваннях і прынятых рашэннях. Вы павінны засяродзіцца на фіксацыі ключавых момантаў, рашэнняў і дзеянняў, а не даслоўна расшыфроўваць усю сустрэчу. Не забудзьцеся ўключыць імёны дакладчыкаў або любыя ключавыя цытаты, а таксама любыя дзеянні або рашэнні. І пазбягайце напісання скарачэнняў або стэнаграфіі, якія прымушаюць іншых не зразумець.
3/ Арганізуйце пратакол
Праглядзіце і ўпарадкуйце свае нататкі, каб стварыць паслядоўнае і кароткае рэзюмэ вашых хвілін пасля сустрэчы. Вы можаце выкарыстоўваць загалоўкі і пункты, каб зрабіць пратакол зручным для чытання. Не прымайце асабістыя меркаванні або суб'ектыўныя інтэрпрэтацыі абмеркавання. Засяродзьцеся на фактах і на тым, што было дамоўлена падчас сустрэчы.
4/ Запіс дэталяў
Ваш пратакол сустрэчы павінен уключаць у сябе ўсе важныя дэталі, такія як дата, час, месца і ўдзельнікі. І згадайце любыя важныя тэмы, якія абмяркоўваліся, рашэнні і прызначаныя дзеянні. Не забудзьцеся запісваць любыя галасы, якія былі прыняты, і вынікі любых абмеркаванняў.
5/ Элементы дзеянняў
Не забудзьцеся пералічыць усе задачы, якія былі прызначаны, у тым ліку адказных і крайні тэрмін выканання. Гэта важная частка пратакола пасяджэння, бо яна гарантуе, што кожны ведае свае абавязкі і тэрміны іх выканання.
6/ Агляд і распаўсюджванне
Вы павінны праглядзець пратаколы на дакладнасць і паўнату і ўнесці неабходныя змены. Пераканайцеся, што ўсе ключавыя моманты і рашэнні адзначаны. Затым вы можаце раздаць хвіліны ўсім удзельнікам асабіста або па электроннай пошце. Захоўвайце копію пратаколаў у цэнтралізаваным месцы для лёгкага доступу, напрыклад, на агульным дыску або воблачнай платформе захоўвання.
7/ Наступныя дзеянні
Пераканайцеся, што пункты дзеянняў на сустрэчы выконваюцца і хутка выконваюцца. Выкарыстоўвайце хвіліны для адсочвання прагрэсу і пераканайцеся, што рашэнні выконваюцца. Гэта дапамагае вам падтрымліваць адказнасць і гарантуе, што сустрэча будзе прадуктыўнай і эфектыўнай.
Прыклады пратаколаў сустрэч (+ шаблоны)
1/ Прыклад пратакола сустрэчы: просты шаблон сустрэчы
Узровень дэталізацыі і складанасці простых пратаколаў сустрэчы будзе залежаць ад мэты сустрэчы і патрэбаў вашай арганізацыі.
Увогуле, простыя пратаколы сустрэч выкарыстоўваюцца для ўнутраных мэтаў і не павінны быць такімі ж афіцыйнымі або поўнымі, як іншыя тыпы пратаколаў сустрэч.
Такім чынам, калі вам тэрмінова неабходна і сустрэча круціцца вакол простага, не занадта важнага зместу, вы можаце выкарыстоўваць наступны шаблон:
| Назва сустрэчы:[Уставіць назву сустрэчы] Дата: [Уставіць дату] Час:[Уставіць час] Размяшчэнне:[Уставіць месца] Удзельнікі:[Уставіць імёны ўдзельнікаў] Прабачэнні за адсутнасць: [Уставіць імёны]Парадак дня:[Уставіць пункт 1 парадку дня][Уставіць пункт 2 парадку дня][Уставіць пункт 3 парадку дня]Рэзюмэ сустрэчы:[Устаўце рэзюмэ абмеркаванняў і рашэнняў, прынятых падчас сустрэчы, уключаючы любыя ключавыя моманты або дзеянні.]Элементы дзеянняў: [Устаўце спіс любых дзеянняў, якія былі прызначаны падчас сустрэчы, у тым ліку адказнага боку і тэрмін выканання.]Наступныя крокі: [Устаўце любыя наступныя крокі або наступныя пункты, якія абмяркоўваліся падчас сустрэчы.]Заключнае слова: [Устаўце любыя заключныя заўвагі або перапынак сустрэчы.]Подпіс: [Пастаўце подпіс асобы, якая складае пратакол] |
2/ Прыклад пратакола пасяджэння: шаблон пасяджэння Савета
Пратакол пасяджэння савета запісваецца і раздаецца ўсім членам, забяспечваючы запіс прынятых рашэнняў і кіраўніцтва арганізацыі. Такім чынам, ён павінен быць дакладным, поўным, падрабязным і афіцыйным. Вось шаблон пратакола пасяджэння савета:
| Назва сустрэчы:Пасяджэнне савета дырэктараў Дата: [Уставіць дату]Час: [Уставіць час]Размяшчэнне:[Уставіць месца] Удзельнікі: [Уставіць імёны ўдзельнікаў]Прабачэнні за адсутнасць: [Устаўце імёны тых, хто папрасіў прабачэння за адсутнасць]Парадак дня:1. Зацвярджэнне пратакола папярэдняга пасяджэння 2. Агляд фінансавай справаздачы 3. Абмеркаванне стратэгічнага плана4. Іншыя справыРэзюмэ сустрэчы:1. Зацвярджэнне пратакола папярэдняй сустрэчы: [Устаўце асноўныя моманты з папярэдняй сустрэчы былі разгледжаны і зацверджаны]2. Агляд фінансавай справаздачы: [Устаўце асноўныя моманты бягучай фінансавай сітуацыі і рэкамендацыі для будучага фінансавага планавання]3. Абмеркаванне стратэгічнага плана: [Укажыце, што савет абмяркоўваў і змяніў стратэгічны план арганізацыі]4. Любыя іншыя пытанні: [Уставіць іншыя важныя пытанні, якія не былі ўключаны ў парадак дня]Элементы дзеянняў:[Устаўце спіс любых дзеянняў, якія былі прызначаны падчас сустрэчы, у тым ліку адказнага боку і тэрмін выканання]Наступныя крокі:Савет правядзе наступнае пасяджэнне ў [Уставіць дату].Заключнае слова:Пасяджэнне перапынена ў [Уставіць час].Подпіс: [Пастаўце подпіс асобы, якая складае пратакол] |
Гэта толькі асноўны шаблон пасяджэння праўлення, і вы можаце дадаць або выдаліць элементы ў залежнасці ад патрэб вашай сустрэчы і арганізацыі.
3/ Прыклад пратакола сустрэчы: шаблон кіравання праектам
Вось прыклад пратакола сустрэчы для шаблона кіравання праектам:
| Назва сустрэчы: Сустрэча каманды кіравання праектам Дата: [Уставіць дату]Час: [Уставіць час]Размяшчэнне:[Уставіць месца] Удзельнікі: [Уставіць імёны ўдзельнікаў]Прабачэнні за адсутнасць: [Устаўце імёны тых, хто папрасіў прабачэння за адсутнасць]Парадак дня:1. Агляд стану праекта2. Абмеркаванне рызык праекта3. Агляд прагрэсу каманды4. Іншыя справыРэзюмэ сустрэчы:1. Агляд статусу праекта: [Устаўце інфармацыю аб прагрэсе і вылучыце любыя праблемы, якія неабходна вырашыць]2. Абмеркаванне рызык праекта: [Увядзіце патэнцыйныя рызыкі для праекта і план па зніжэнні гэтых рызык]3. Агляд прагрэсу каманды: [Устаўце правераны прагрэс і абмеркаванне любых узніклых праблем]4 Іншыя пытанні: [Уставіць іншыя важныя пытанні, якія не былі ўключаны ў парадак дня]Элементы дзеянняў:[Устаўце спіс любых дзеянняў, якія былі прызначаны падчас сустрэчы, у тым ліку адказнага боку і тэрмін выканання]Наступныя крокі:Каманда правядзе наступную сустрэчу ў [Уставіць дату].Заключнае слова:Пасяджэнне перапынена ў [Уставіць час].Подпіс: [Пастаўце подпіс асобы, якая складае пратакол] |
Парады па складанні добрых хвілін сустрэчы
Не напружвайцеся над тым, каб зафіксаваць кожнае слова, засяродзьцеся на запісе асноўных тэм, вынікаў, рашэнняў і дзеянняў. Размясціце дыскусіі на жывой платформе, каб вы маглі сабраць усе словы ў адну вялікую сетку🎣 -AhaSlides' дошка ідэй - гэта інтуітыўна зразумелы і просты інструмент каб усе маглі хутка прадставіць свае ідэі. Вось як вы гэта робіце:
Стварыце новую прэзентацыю з вашым AhaSlides кошт, затым дадайце слайд «Мазгавы штурм» у раздзел «Апытанне».
Напішыце свой тэма абмеркавання, затым націсніце «Прэзентаваць», каб усе ўдзельнікі сустрэчы маглі далучыцца і прадставіць свае ідэі.
з AhaSlides«панэль ідэй, кожны мае права голасу, і вы таксама можаце лёгка адсочваць пратакол сустрэчыГучыць лёгка, ці не так? Паспрабуйце гэту функцыю зараз, гэта толькі адна з карысных функцый, якія дапамогуць палегчыць вашыя сустрэчы з жывымі, надзейнымі дыскусіямі.
Ключавыя вынас
Мэта пратакола пасяджэння - забяспечыць агульны агляд сустрэчы для тых, хто не змог прысутнічаць, а таксама весці запіс вынікаў сустрэчы. Такім чынам, пратакол павінен быць арганізаваным і простым для разумення, выдзяляючы найбольш важную інфармацыю ясна і коратка.
Ключавыя словы: Дзелавая сустрэча
