Незалежна ад таго, кіруеце вы праектамі, вядзеце бізнес або працуеце фрылансерам, праект адыгрывае важную ролю ў развіцці вашай бізнес-мадэлі. Ён прапануе структураваны і сістэматычны спосаб ацэнкі прадукцыйнасці праекта, вызначэння абласцей, якія патрабуюць паляпшэння, і дасягнення аптымальных вынікаў.
У гэтым паведамленні ў блогу мы паглыбімся ў ацэнку праекта, адкрыем для сябе яго вызначэнне, перавагі, ключавыя кампаненты, тыпы, прыклады ацэнкі праектаў, справаздачнасць пасля ацэнкі і стварыць працэс ацэнкі праекта.
Давайце даведаемся, як ацэнка праекта можа вывесці ваш бізнес на новыя вышыні.
Змест
- Што такое ацэнка праекта?
- Перавагі ацэнкі праекта
- Ключавыя кампаненты ацэнкі праекта
- Віды ацэнкі праектаў
- Прыклады ацэнкі праектаў
- Крок за крокам для стварэння ацэнкі праекта
- Ацэнка паведамленняў (справаздача)
- Шаблоны ацэнкі праектаў
- Ключавыя вынас
- Пытанні і адказы
Парады для лепшага ўзаемадзеяння
Шукаеце інтэрактыўны спосаб лепш кіраваць сваім праектам?.
Атрымайце бясплатныя шаблоны і віктарыны для наступных сустрэч. Зарэгіструйцеся бясплатна і атрымайце тое, што хочаце ад AhaSlides!
🚀 Атрымайце бясплатны рахунак
Што такое ацэнка праекта?
Ацэнка праекта - гэта ацэнка прадукцыйнасці, эфектыўнасці і вынікаў праекта. Гэта ўключае ў сябе дадзеныя, каб убачыць, ці аналізуе праект свае мэты і адпавядае крытэрыям поспеху.
Ацэнка праекта выходзіць за рамкі простага вымярэння вынікаў і вынікаў; ён даследуе агульны ўплыў і каштоўнасць праекта.
Вывучаючы тое, што спрацавала, а што не, арганізацыі могуць палепшыць сваё планаванне і ўнесці змены, каб у наступны раз атрымаць яшчэ лепшыя вынікі. Гэта як зрабіць крок назад, каб убачыць больш шырокую карціну і зразумець, як зрабіць усё яшчэ больш паспяховым.
Перавагі ацэнкі праекта
Ацэнка праекта прапануе некалькі ключавых пераваг, якія спрыяюць поспеху і росту арганізацыі, у тым ліку:
- Гэта паляпшае працэс прыняцця рашэнняў: Гэта дапамагае арганізацыям ацаніць прадукцыйнасць праекта, вызначыць вобласці для паляпшэння і зразумець фактары, якія спрыяюць поспеху або няўдачы. Такім чынам, яны могуць прымаць больш абгрунтаваныя рашэнні аб размеркаванні рэсурсаў, расстаноўцы прыярытэтаў праектаў і стратэгічным планаванні.
- Гэта павышае прадукцыйнасць праекта: З дапамогай ацэнкі праектаў арганізацыі могуць вызначыць моцныя і слабыя бакі сваіх праектаў. Гэта дазваляе ім рэалізаваць карэкціруючыя меры для паляпшэння вынікаў праекта.
- Гэта дапамагае знізіць рызыкі: Рэгулярна ацэньваючы прагрэс праекта, арганізацыі могуць вызначыць патэнцыйныя рызыкі і прыняць рашэнні, каб паменшыць верагоднасць затрымак праекта, перарасходу бюджэту і іншых непрадбачаных праблем.
- Гэта спрыяе бесперапыннае паляпшэнне: Аналізуючы няўдачы праектаў, арганізацыі могуць удасканаліць свае практыкі кіравання праектамі, гэты ітэрацыйны падыход да паляпшэння стымулюе інавацыі, эфектыўнасць і агульны поспех праекта.
- Гэта паляпшае ўзаемадзеянне зацікаўленых бакоў і іх задавальненне: Ацэнка вынікаў і збор водгукаў зацікаўленых бакоў дазваляе арганізацыям зразумець іх патрэбы, чаканні і ўзровень задаволенасці.
- Гэта спрыяе празрыстасці: Вынікі ацэнкі могуць быць даведзены да ведама зацікаўленых бакоў, дэманструючы празрыстасць і ўмацоўваючы давер. Вынікі забяспечваюць аб'ектыўную ацэнку эфектыўнасці праекта, гарантуючы, што праекты адпавядаюць стратэгічным мэтам і рэсурсы выкарыстоўваюцца эфектыўна.
Ключавыя кампаненты ацэнкі праекта
1/ Выразныя мэты і крытэрыі:
Ацэнка праекта пачынаецца з пастаноўкі дакладных задач і крытэрыяў для вымярэння поспеху. Гэтыя мэты і крытэрыі ствараюць аснову для ацэнкі і забяспечваюць узгадненне з мэтамі праекта.
Вось некаторыя прыклады плана ацэнкі праекта і пытанні, якія могуць дапамагчы ў вызначэнні дакладных мэтаў і крытэрыяў:
Пытанні для вызначэння дакладных мэт:
- Якіх канкрэтных мэтаў мы хочам дасягнуць гэтым праектам?
- Да якіх вымяральных вынікаў або вынікаў мы імкнемся?
- Як мы можам колькасна ацаніць поспех гэтага праекта?
- Ці рэалістычныя мэты і ці дасягальныя ў рамках дадзеных рэсурсаў і тэрмінаў?
- Ці адпавядаюць мэты стратэгічным прыярытэтам арганізацыі?
Прыклады крытэрыяў ацэнкі:
- Эканамічная эфектыўнасць: Ацэнка таго, ці быў праект выкананы ў межах выдзеленага бюджэту і ці апраўдаў яго суадносіны кошту і якасці.
- Тэрміны: Ацэнка таго, ці быў праект завершаны ў межах запланаванага графіка і ці выкананы этапы.
- Якасць: Вывучэнне таго, ці адпавядаюць вынікі і вынікі праекта загадзя вызначаным стандартам якасці.
- Задаволенасць зацікаўленых бакоў: Збярыце водгукі зацікаўленых бакоў, каб ацаніць узровень іх задаволенасці вынікамі праекта.
- ўздзеянне: Вымярэнне больш шырокага ўздзеяння праекта на арганізацыю, кліентаў і супольнасць.
2/ Збор і аналіз дадзеных:
Эфектыўная ацэнка праекта абапіраецца на збор адпаведных даных для ацэнкі эфектыўнасці праекта. Гэта ўключае ў сябе збор колькасных і якасных дадзеных з дапамогай розных метадаў, такіх як апытанні, інтэрв'ю, назіранні і аналіз дакументаў.
Затым сабраныя даныя аналізуюцца, каб атрымаць уяўленне аб моцных і слабых баках праекта і агульнай прадукцыйнасці. Вось некалькі прыкладаў пытанняў пры падрыхтоўцы да збору і аналізу даных:
- Якія канкрэтныя дадзеныя неабходна сабраць для ацэнкі эфектыўнасці праекта?
- Якія метады і інструменты будуць выкарыстоўвацца для збору неабходных даных (напрыклад, апытанні, інтэрв'ю, назіранні, аналіз дакументаў)?
- Хто з'яўляецца ключавымі зацікаўленымі бакамі, ад якіх неабходна збіраць дадзеныя?
- Як будзе структураваны і арганізаваны працэс збору даных, каб забяспечыць іх дакладнасць і паўнату?
3/ Вымярэнне прадукцыйнасці:
Вымярэнне эфектыўнасці ўключае ацэнку прагрэсу праекта, вынікаў і вынікаў адносна ўстаноўленых мэтаў і крытэрыяў. Яна ўключае ў сябе адсочванне ключавых паказчыкаў эфектыўнасці (KPI) і ацэнку захавання праектам графікаў, бюджэтаў, стандартаў якасці і патрабаванняў зацікаўленых бакоў.
4/ Узаемадзеянне зацікаўленых бакоў:
Зацікаўленыя бакі - гэта асобы або групы, якія прама ці ўскосна закрануты праектам або маюць значную зацікаўленасць у яго выніках. Яны могуць уключаць спонсараў праекта, членаў каманды, канчатковых карыстальнікаў, кліентаў, членаў супольнасці і іншыя адпаведныя бакі.
Прыцягненне зацікаўленых бакоў да працэсу ацэнкі праекта азначае іх уцягванне і пошук іх пунктаў гледжання, зваротнай сувязі і разумення. Дзякуючы прыцягненню зацікаўленых бакоў улічваюцца іх розныя пункты гледжання і вопыт, забяспечваючы больш поўную ацэнку.
5/ Справаздачнасць і камунікацыя:
Апошнім ключавым кампанентам ацэнкі праекта з'яўляецца справаздачнасць і паведамленне аб выніках ацэнкі. Гэта прадугледжвае падрыхтоўку ўсёабдымнай справаздачы аб ацэнцы, якая прадстаўляе вынікі, высновы і рэкамендацыі.
Эфектыўная інфармацыя аб выніках ацэнкі гарантуе, што зацікаўленыя бакі будуць інфармаваныя аб выніках праекта, атрыманых уроках і магчымых сферах паляпшэння.
Віды ацэнкі праектаў
Звычайна існуе чатыры асноўныя тыпы ацэнкі праекта:
#1 - Ацэнка прадукцыйнасці:
Гэты тып ацэнкі факусуюць на ацэнцы эфектыўнасці праекта з пункту гледжання яго захавання планы праектаў, графікі, бюджэты, і стандарты якасці.
Ён правярае, ці адпавядае праект пастаўленым задачам, дае запланаваныя вынікі і ці эфектыўна выкарыстоўвае рэсурсы.
#2 - Ацэнка вынікаў:
Ацэнка вынікаў ацэньвае больш шырокі ўплыў і вынікі праекта. У ім разглядаюцца не толькі непасрэдныя вынікі, але і доўгатэрміновыя вынікі і перавагі, атрыманыя ад праекта.
Гэты тып ацэнкі ўлічвае, ці дасягнуў праект свайго жаданыя мэты, створаны пазітыўныя змены, і спрыялі меркаваныя ўздзеяння.
#3 - Ацэнка працэсу:
Ацэнка працэсу даследуе эфектыўнасць і эфектыўнасць працэсу рэалізацыі праекта. Ён ацэньвае кіраванне праектам стратэгіі, метадалогіі, і падыходы выкарыстоўваецца для выканання праекта.
Гэты тып ацэнкі сканцэнтраваны на вызначэнні абласцей для паляпшэння планавання, выканання, каардынацыі і камунікацыі праекта.
#4 – Ацэнка ўздзеяння:
Ацэнка ўздзеяння ідзе нават далей, чым ацэнка вынікаў, і накіравана на вызначэнне праекта прычынна-следчая сувязь з назіранымі зменамі або ўздзеяннямі.
Ён імкнецца зразумець, у якой ступені праект можа быць аднесены да дасягнутых вынікаў і ўздзеяння, прымаючы пад увагу знешнія фактары і магчымыя альтэрнатыўныя тлумачэнні.
* Заўвага: Гэтыя віды ацэнкі можна камбінаваць або адаптаваць у адпаведнасці з канкрэтнымі патрэбамі і кантэкстам праекта.
Прыклады ацэнкі праектаў
Прыклады ацэнкі розных праектаў:
#1 - Ацэнка прадукцыйнасці
Будаўнічы праект накіраваны на завяршэнне будынка ў пэўныя тэрміны і бюджэт. Ацэнка прадукцыйнасці будзе ацэньваць прагрэс праекта, выкананне графіка будаўніцтва, якасць работ і выкарыстанне рэсурсаў.
Кампанент | Вымярэнне/Паказчык | Запланаваны | Фактычны | дысперсія |
Графік будаўніцтва | Вехі дасягнуты | [Запланаваныя этапы] | [Фактычныя этапы] | [Адхіленне ў днях] |
Якасць вырабу | Агляды месцаў | [Планавыя праверкі] | [Фактычныя праверкі] | [Адхіленне ў колькасці] |
Выкарыстанне рэсурсаў | Выкарыстанне бюджэту | [Планаваны бюджэт] | [Фактычныя выдаткі] | [Адхіленне сумы] |
№ 2 – Ацэнка вынікаў
Некамерцыйная арганізацыя рэалізуе праект развіцця суполак, накіраваны на павышэнне ўзроўню пісьменнасці ў неспрыяльных раёнах. Ацэнка вынікаў будзе ўключаць ацэнку ўзроўню пісьменнасці, наведвання школы і ўдзелу ў суполцы.
Кампанент | Вымярэнне/Паказчык | Папярэдняе ўмяшанне | Пасля ўмяшання | Змена/Уплыў |
Узроўні пісьменнасці | Ацэнкі чытання | [Папярэдняя ацэнка] | [Ацэнка пасля ацэнкі] | [Змяненне балаў] |
Наведвальнасць школы | Запісы наведвальнасці | [Наведванне перад умяшаннем] | [Наведвальнасць пасля ўмяшання] | [Змена наведвальнасці] |
удзел грамадскасці | Апытанні або зваротная сувязь | [Зваротная сувязь да ўмяшання] | [Зваротная сувязь пасля ўмяшання] | [Змена ўдзелу] |
#3 – Ацэнка працэсу – Прыклады ацэнкі праектаў
ІТ-праект прадугледжвае ўкараненне новай сістэмы праграмнага забеспячэння ў аддзелах кампаніі. Ацэнка працэсу будзе разглядаць працэсы рэалізацыі праекта і дзейнасць.
Кампанент | Вымярэнне/Паказчык | Запланаваны | Фактычны | дысперсія |
Планаванне праекта | Прытрымліванне плану | [Запланаванае захаванне] | [Фактычная прыхільнасць] | [Адхіленне ў працэнтах] |
камунікацыя | Зваротная сувязь ад членаў каманды | [Запланаваны водгук] | [Фактычны водгук] | [Адхіленне ў колькасці] |
навучанне | Ацэнкі трэніровачных заняткаў | [Запланаваныя ацэнкі] | [Фактычныя ацэнкі] | [Адхіленне ў рэйтынгу] |
Кіраванне зменамі | Змяніць стаўкі ўсынаўлення | [Запланаванае ўсынаўленне] | [Фактычнае ўсынаўленне] | [Адхіленне ў працэнтах] |
№4 – Ацэнка ўздзеяння
Ініцыятыва грамадскага аховы здароўя накіравана на зніжэнне распаўсюджанасці пэўнага захворвання ў мэтавай групы насельніцтва. Ацэнка ўздзеяння дазволіць ацаніць уклад праекта ў зніжэнне ўзроўню захворвання і паляпшэнне вынікаў для здароўя насельніцтва.
Кампанент | Вымярэнне/Паказчык | Папярэдняе ўмяшанне | Пасля ўмяшання | Уплыў |
Распаўсюджанасць захворвання | Запісы здароўя | [Распаўсюджанасць да ўмяшання] | [Распаўсюджанасць пасля ўмяшання] | [Змена распаўсюджанасці] |
Вынікі здароўя насельніцтва | Апытанні або ацэнкі | [Вынікі да ўмяшання] | [Вынікі пасля ўмяшання] | [Змена вынікаў] |
Крок за крокам для стварэння ацэнкі праекта
Вось пакрокавае кіраўніцтва, якое дапаможа вам стварыць ацэнку праекта:
1/ Вызначце мэту і задачы:
- Ясна пазначце мэту ацэнкі, напрыклад, выкананне праекта або вымярэнне вынікаў.
- Усталюйце канкрэтныя задачы, якія адпавядаюць мэце ацэнкі, засяродзіўшы ўвагу на тым, чаго вы хочаце дасягнуць.
2/ Вызначэнне крытэрыяў і паказчыкаў ацэнкі:
- Вызначце крытэрыі ацэнкі праекта. Яны могуць уключаць прадукцыйнасць, якасць, кошт, выкананне графіка і задаволенасць зацікаўленых бакоў.
- Вызначце вымерныя паказчыкі для кожнага крытэрыю, каб палегчыць збор і аналіз дадзеных.
3/ План метадаў збору даных:
- Вызначыць метады і інструменты для збору дадзеных, такіх як апытанні, інтэрв'ю, назіранні, аналіз дакументаў або існуючых крыніц дадзеных.
- Распрацуйце анкеты, інструкцыі па інтэрв'ю, кантрольныя спісы для назірання або іншыя інструменты для збору неабходных даных. Пераканайцеся, што яны зразумелыя, кароткія і сканцэнтраваны на зборы адпаведнай інфармацыі.
4/ Збор дадзеных:
- Укараніць запланаваныя метады збору даных і сабраць неабходную інфармацыю. Пераканайцеся, што збор даных праводзіцца паслядоўна і дакладна для атрымання надзейных вынікаў.
- Разгледзім адпаведны памер выбаркі і мэтавых зацікаўленых бакоў для збору даных.
5/ Аналіз дадзеных:
Пасля збору даных прааналізуйце іх, каб атрымаць значную інфармацыю. Вы можаце выкарыстоўваць інструменты і метады для інтэрпрэтацыі даных і выяўлення заканамернасцей, тэндэнцый і ключавых высноў. Пераканайцеся, што аналіз адпавядае крытэрыям і мэтам ацэнкі.
6/ Зрабіце высновы і дайце рэкамендацыі:
- Па выніках ацэнкі зрабіце выснову аб эфектыўнасці праекта.
- Дайце дзейсныя рэкамендацыі па паляпшэнню, вылучаючы канкрэтныя вобласці або стратэгіі для павышэння эфектыўнасці праекта.
- Падрыхтуйце поўную справаздачу, якая прадстаўляе працэс ацэнкі, вынікі, высновы і рэкамендацыі.
7/ Паведамляйце і дзяліцеся вынікамі:
- Падзяліцеся вынікамі ацэнкі з адпаведнымі зацікаўленымі бакамі і асобамі, якія прымаюць рашэнні.
- Выкарыстоўвайце высновы і рэкамендацыі для планавання будучых праектаў, прыняцця рашэнняў і пастаяннага ўдасканалення.
Ацэнка паведамленняў (справаздача)
Калі вы завяршылі ацэнку праекта, прыйшоў час для наступнай справаздачы, каб даць поўны агляд працэсу ацэнкі, яе вынікаў і наступстваў для праектаў.
Вось моманты, якія вы павінны мець на ўвазе для справаздачы пасля ацэнкі:
- Дайце кароткае рэзюмэ ацэнкі, уключаючы яе мэту, асноўныя высновы і рэкамендацыі.
- Падрабязнасці падыходу да ацэнкі, у тым ліку выкарыстоўваных метадаў збору даных, інструментаў і метадаў.
- Прадстаўце асноўныя высновы і вынікі ацэнкі.
- Вылучыце значныя дасягненні, поспехі і вобласці для паляпшэння.
- Абмяркуйце наступствы вынікаў ацэнкі і рэкамендацый для планавання праекта, прыняцця рашэнняў і размеркавання рэсурсаў.
Шаблоны ацэнкі праектаў
Вось агульныя шаблоны ацэнкі праекта. Вы можаце наладзіць яго ў залежнасці ад канкрэтнага праекта і патрэб ацэнкі:
Увядзенне: – Агляд праекта: […] – Мэта ацэнкі:[...] Крытэрыі ацэнкі: - Выразныя мэты: – Ключавыя паказчыкі эфектыўнасці (KPI):[...] – Ацэначныя пытанні:[...] Збор і аналіз дадзеных: – Крыніцы даных:[...] – Метады збору даных:[...] – Метады аналізу даных: […] Кампаненты ацэнкі: а. Ацэнка прадукцыйнасці: – Ацэнка ходу праекта, захавання графіка, якасці працы і выкарыстання рэсурсаў. – Параўноўвайце фактычныя дасягненні з запланаванымі этапамі, праводзіце інспекцыі на месцах і праглядайце фінансавыя справаздачы. б. Ацэнка вынікаў: – Ацаніце ўплыў праекта на жаданыя вынікі і выгады. – Вымяраць змены ў адпаведных паказчыках, праводзіць даследаванні або ацэнкі і аналізаваць дадзеныя для ацэнкі эфектыўнасці праекта. в. Ацэнка працэсу: – Вывучыць працэсы рэалізацыі праекта і дзейнасць. – Ацаніце планаванне праекта, камунікацыю, навучанне і стратэгіі кіравання зменамі. d. Узаемадзеянне зацікаўленых бакоў: – Прыцягвайце зацікаўленых бакоў на працягу ўсяго працэсу ацэнкі. – Збірайце водгукі, прыцягвайце зацікаўленых бакоў да ўдзелу ў апытаннях або інтэрв'ю і ўлічвайце іх пункты гледжання і чаканні. д. Ацэнка ўздзеяння: – Вызначце ўклад праекта ў больш шырокія змены або ўздзеянне. – Збірайце даныя аб паказчыках да і пасля ўмяшання, аналізуйце запісы і вымярайце ўздзеянне праекта. Справаздачнасць і рэкамендацыі: – Вынікі ацэнкі:[...] – Рэкамендацыі:[...] – Атрыманыя ўрокі:[...] Выснову: – Паўтарыце асноўныя вынікі і высновы ацэнкі. – Падкрэсліце важнасць выкарыстання ідэй ацэнкі для будучага прыняцця рашэнняў і паляпшэння. |
Ключавыя вынас
Ацэнка праекта - гэта найважнейшы працэс, які дапамагае ацаніць прадукцыйнасць, вынікі і эфектыўнасць праекта. Ён дае каштоўную інфармацыю пра тое, што спрацавала добра, вобласці, якія трэба палепшыць, і атрыманыя ўрокі.
І не забывайце AhaSlides гуляюць значную ролю ў працэсе ацэнкі. Мы забяспечваем загадзя падрыхтаваныя шаблоны з інтэрактыўныя функцыі, які можа быць выкарыстаны для збору даных, разумення і прыцягнення зацікаўленых бакоў! Давайце даследаваць!
Пытанні і адказы
Якія існуюць 4 тыпы ацэнкі праектаў?
Якія этапы ацэнкі праекта?
Вось крокі, якія дапамогуць вам стварыць ацэнку праекта:
Вызначце мэту і задачы
Вызначце крытэрыі і паказчыкі ацэнкі
План метадаў збору даных
Збірайце і аналізуйце даныя
Зрабіце высновы і дайце рэкамендацыі
Кантактуйце і дзяліцеся вынікамі
Якія 5 элементаў ацэнкі ў кіраванні праектамі?
Збор і аналіз дадзеных
Вымярэнне прадукцыйнасці
Удзел зацікаўленых бакоў
Справаздачнасць і камунікацыя
Ref: Кіраўнік праекта | Супольнасць Eval | AHRQ