Нават самыя дысцыплінаваныя кампаніі часам адчуваюць, што іх праекты збіваюцца з шляху. Часцей за ўсё праблема адна падрыхтоўка. Рашэнне? Добра структураваны і цалкам інтэрактыўны сустрэча па стартавым праекце!
Больш, чым проста пампезнасць і цырымонія, удала праведзеная сустрэча пра старт сапраўды можа атрымаць нешта прыгожае на правай назе. Вось 8 крокаў да правядзення сустрэчы па стартавым праекце, якая стварае хваляванне і выклікае усё на той жа старонцы.
Час пачатку!
Парады па сустрэчах, якія варта памятаць
У вас павінен быць парадак дня стартавай сустрэчы загадзя. Адпраўка электроннага ліста аб пачатку праекта вельмі важная! Такім чынам, давайце праверым некалькі ўзораў парадку дня стартавых сустрэч!
Пачатковая сесія павінна быць кароткай і лаканічнай, з вялікай колькасцю гульняў і заняткаў, бо менавіта ў гэты момант AhaSlides становіцца вельмі дарэчы! Праверце іншыя парады з намі, як паказана ніжэй:
Пачніце размову.
Атрымайце каштоўны ўклад ад вашай каманды і кліентаў падчас стартавай сустрэчы праекта. Выкарыстоўвайце жывыя апытанні, пытанні і адказы і інструменты для абмену ідэямі з гэтым бясплатным шаблонам!
🚀 Глядзіце шаблон
Што такое сустрэча па праекце?
Як напісана на бляшанцы, сустрэча па пачатку праекта - гэта сустрэча, дзе вы пачынаеце свой праект.
Звычайна стартавая сустрэча - гэта першая сустрэча кліента, які замовіў праект, і кампаніі, якая будзе яго рэалізоўваць. Абодва бакі сядуць разам і абмяркуюць асновы праекта, яго мэту, мэты і тое, як ён пойдзе ад ідэі да рэалізацыі.
Наогул кажучы, ёсць 2 віды стартавых сустрэч, пра якія трэба ведаць:
- Знешні стартавы праект - Каманда распрацоўшчыкаў садзіцца з кімсьці з за межамі кампанія, як кліент або зацікаўленая частка, і абмяркоўвае план сумеснага праекта.
- Унутраная ПКМ - каманда з ў кампанія садзіцца разам і абмяркоўвае план новага ўнутранага праекта.
Хоць абодва гэтыя тыпы могуць мець розныя вынікі, працэдуры практычна аднолькавы. Ёсць па сутнасці ніякай часткі знешняга стартавага праекта, які не ўваходзіць у ўнутраны стартавы праект - розніца будзе толькі ў тым, для каго вы яго праводзіце.
Больш узаемадзеяння з вашымі сустрэчамі
Чаму сустрэчы па праекце так важныя?
Мэта Kickoff Meetings павінна быць гучнай і зразумелай! Пачаць праект можа здацца досыць простым, проста прызначыўшы кучу задач патрэбным людзям, асабліва на сённяшнім працоўным месцы, апантаным дошкай Канбан. Аднак гэта можа прывесці да таго, што каманды пастаянна губляюць свой шлях.
Памятайце, толькі таму, што вы на тая ж дошка не азначае, што вы на тая ж старонка.
У аснове гэтага - сустрэча па стартавым праекце - сумленная і адкрытая Дыялог паміж кліентам і камандай. Гэта ня серыя аб'яў пра тое, як будзе працаваць праект, але а размова пра планы, чаканні і мэты, да якіх прыйшлі неўтаймаваныя дэбаты.
Вось некаторыя перавагі правядзення сустрэчы па стартавым праекце:
- Гэта атрымлівае ўсіх падрыхтаваны - "Дайце мне шэсць гадзін, каб зрубаць дрэва, і я правяду першыя чатыры, заточваючы сякеру". Калі б Абрагам Лінкальн быў жывы сёння, вы можаце быць упэўнены, што ён праводзіў бы першыя 4 з 6 гадзін праекта на сустрэчы па стартавым праекце. Гэта таму, што гэтыя сустрэчы ўтрымліваюць усё неабходныя крокі, каб атрымаць любы праект на правай назе.
- Гэта прадугледжвае усе ключавыя гульцы - Пачатак пасяджэнняў не можа быць пачаты, калі там няма ўсіх: кіраўнікоў, кіраўнікоў каманд, кліентаў і ўсіх, хто мае долю ў праекце. Так проста страціць уяўленне пра тое, хто чым кіраваў, без яснасці пачатковай сустрэчы, каб разабрацца ва ўсім.
- Гэта адкрыты і сумесны – Як мы ўжо казалі, стартавыя сустрэчы праекта – гэта дэбаты. Займаюцца лепшыя усё удзельнікаў і даставіць лепшыя ідэі ад усіх.
Больш узаемадзеяння з вашымі сустрэчамі
8 крокаў да сустрэчы па стартавым праекце
Такім чынам, што менавіта ўключана ў парадак дня пасяджэння пра старт праекта? Мы звузілі яго да 8 прыведзеных ніжэй крокаў, але вы заўсёды павінны памятаць, што ёсць няма зададзенага меню для такога тыпу сустрэч.
Выкарыстоўвайце гэтыя 8 крокаў як арыенцір, але ніколі не забывайце, што апошняя парадак дня ляжыць на вашым шляху Вам!
Крок 1 - Уводзіны і ледакола
Натуральна, адзіны спосаб пачаць любую стартавую сустрэчу - пазнаёміць удзельнікаў адзін з адным. Незалежна ад даўжыні або маштабу вашага праекта, кліенты і члены каманды павінны мець зносіны адзін з адным па імені, перш чым яны змогуць эфектыўна працаваць разам.
У той час як простага ўвядзення тыпу "абыход за сталом" дастаткова, каб людзі пазнаёміліся з імёнамі, ледакол можа дадаць яшчэ адзін пласт асобу і палепшыць настрой напярэдадні старту праекта.
Паспрабуйце гэты: спін Кола 🎡
Выкладзіце некалькі простых уступных тэм на тэму калаўрот, затым прымусьце кожнага члена каманды круціць яго і адказаць на любую тэму, на якую прыстане кола. Смешныя пытанні заахвочваюцца, але пераканайцеся, што гэта больш-менш прафесійна!
Хочаце яшчэ падобнага? 💡 У нас ёсць 10 ледаколаў для любой сустрэчы прама тут.
Крок 2 - Даведачная інфармацыя пра праект
Пакінуўшы фармальнасці і ўрачыстасці, надышоў час пачаць працу, пачынаючы халодны бізнес. Каб сустрэча была паспяховай, у вас павінен быць дакладны парадак дня стартавай сустрэчы!
Як і ўсе вялікія гісторыі, лепш пачынаць з пачатку. Акрэсліце ўсю перапіску паміж вамі і вашымі кліентамі, каб усе, хто ўдзельнічае ў праекце, былі ў поўнай меры падрабязна пра тое, што адбылося да гэтага часу.
Гэта могуць быць скрыншоты электронных лістоў, тэксты, пратаколы папярэдніх сустрэч альбо любыя рэсурсы, якія дадаюць любы кантэкст для вашай кампаніі і кліента. Палягчыце візуалізацыю ўсім, зрабіўшы часовую шкалу.
Крок No3 - Попыт на праект
У дадатак да перапіскі вы хочаце глыбока пагрузіцца у падрабязнасці чаму гэты праект стартуе ў першую чаргу.
Гэта важны крок, паколькі ён забяспечвае дакладны агляд болевых момантаў, якія імкнецца вырашыць праект, - гэта тое, што і камандам, і кліентам трэба пастаянна трымаць на першым плане.
Protip 👊
Такія этапы гатовыя для абмеркавання. Спытаеце сваіх кліентаў і ваша каманда выкладзе свае ідэі, чаму яны думаюць, што гэты праект быў прыдуманы.
Калі гэта дастасавальна, заўсёды трэба імкнуцца накіроўваць голас заказчыка у гэтым раздзеле. Супрацоўнічайце з кліентам, каб знайсці рэальныя прыклады спажыўцоў, якія згадваюць болевыя моманты, якія ваш праект спрабуе выправіць. Іх меркаванне павінна вызначаць, як ваша каманда падыходзіць да праекта.
Крок No4 - Мэты праекта
Такім чынам, вы разгледзелі мінулае праекта, зараз прыйшоў час паглядзець на будучыня.
Атрыманне прамых мэтаў і дакладнае вызначэнне поспеху вашага праекта сапраўды дапаможа вашай камандзе працаваць над ім. Мала таго, гэта прадэманструе вашаму кліенту, што вы сур'ёзна ставіцеся да працы і маеце гэтак жа высокую стаўку ў тым, як яна ідзе.
Спытайцеся ў удзельнікаў сустрэчы 'як будзе выглядаць поспех?' Гэта больш кліентаў? Яшчэ водгукі? Лепшы ўзровень задаволенасці кліентаў?
Незалежна ад мэты, яна заўсёды павінна быць ...
- дасягальны - Не перанапружвайся. Ведайце свае межы і прыдумайце сабе мэту на самай справе ёсць шанец дасягнуць.
- вымерна - Падмацуйце мэту дадзенымі. Накіруйцеся на пэўны нумар і адсочвайце ваш прагрэс на шляху да яго.
- Прымеркаваны - Дайце сабе дату канца. Зрабіце ўсё магчымае, каб дасягнуць пастаўленых мэтаў да гэтага тэрміну.
Крок 5 - Заява аб працы
Памяшчаючы "мяса" на "стартавым пасяджэнні", Заява аб рабоце (SoW) - гэта глыбокае паглыбленне ў спецыфіку праекта і яго правядзенне. Гэта асноўны білінг на парадку дня пасяджэння і павінен атрымліваць большую частку вашай увагі.
Праверце гэтую інфаграфіку пра тое, што ўключыць у вашу заяву аб працы:
Майце на ўвазе, што ў рабочым паведамленні гаворыцца не столькі пра дыскусію, колькі пра астатнюю частку парадку дня пасяджэння праекта. Гэта сапраўды час, калі праект проста трэба весці выкласці план дзеянняў для будучага праекта, а потым захавайце абмеркаванне для наступны пункт сустрэчы.
Гэтак жа, як і астатняя частка вашай сустрэчы, ваша заява пра працу ёсць супер зменная. Спецыфіка вашай заявы аб працы заўсёды будзе залежаць ад складанасці праекта, колькасці каманды, задзейнічаных частак і г.д.
Хочаце ведаць больш? Праверце гэта вычарпальны артыкул пра распрацоўку паведамлення пра працу.
Крок 6 - Раздзел пытанняў і адказаў
Хоць вы можаце адчуваць сябе вымушаным пакінуць раздзел пытанняў і адказаў да канца, мы на самой справе рэкамендуем правесці яго адразу пасля вашай заявы аб працы.
Такі мускулісты сегмент напэўна выкліча пытанні як у вашага кліента, так і ў вашай каманды. Паколькі асноўная частка сустрэчы настолькі свежая ў свядомасці кожнага, лепш удараць, пакуль жалеза гарачае.
Выкарыстанне інтэрактыўнага праграмнага забеспячэння для прэзентацый для размяшчэння вашых пытанняў і адказаў можа дапамагчы захаваць усё гладка, асабліва калі ваша сустрэча па праекце мае вялікую колькасць наведвальнікаў ...
- Гэта арганізаваная - Пытанні размяшчаюцца па папулярнасці (праз галасаванне) альбо па часе і могуць быць пазначаны як "адказаныя" альбо замацаваны ўверсе.
- Гэта мадэратарам - Пытанні можна ўхваляць і адхіляць да таго, як яны будуць адлюстраваны на экране.
- Гэта ананімны - Пытанні можна падаваць ананімна, гэта значыць, што кожны мае голас.
Крок 7 - Патэнцыйныя праблемы
Як мы ўжо казалі раней, паседжанне па праекце мае на мэце быць максімальна адкрытым і сумленным. Гэта як вы будуеце пачуццё даверу з кліентам з самага пачатку.
З гэтай мэтай лепш абмеркаваць патэнцыйныя праблемы, з якімі праект можа сутыкнуцца на шляху. Ніхто не просіць вас прадказваць тут будучыню, проста скласці папярэдні спіс перашкод, з якімі вы можаце сутыкнуцца.
Паколькі вы, ваша каманда і кліент будзеце падыходзіць да гэтага праекта з рознымі стаўкамі, гэта ідэальна усё удзельнічае ў абмеркаванні патэнцыйнай праблемы.
Крок 8 - Рэгістрацыя
Рэгулярная праверка кліента - яшчэ адзін спосаб замацаваць давер паміж абодвума бакамі. На сустрэчы па стартавым праекце ў вас ёсць некалькі пытанняў, на якія трэба звярнуцца што, калі, хто і як гэтыя рэгістрацыі адбудуцца.
Рэгістрацыя - гэта даволі точны баланс паміж празрыстасць і высілак. Хоць прыемна быць максімальна адкрытым і празрыстым, вы павінны кіраваць гэтым у межах таго, наколькі даступныя вы будзеце на самой справе be адкрыты і празрысты.
Пераканайцеся, што ў вас ёсць адказы на гэтыя пытанні да канца сустрэчы:
- Што? - Якія менавіта дэталі кліенту неабходна абнаўленне? Ці трэба ім ведаць пра кожную драбнюткую дэталь прагрэсу, ці важныя толькі вялікія прыкметы?
- Калі? - Як часта ваша каманда павінна абнаўляць кліента? Ці павінны яны пераказваць тое, што рабілі кожны дзень, альбо проста падводзіць вынікі таго, што ўдалося ў канцы тыдня?
- Хто? - Хто з членаў каманды будзе падтрымліваць сувязь з кліентам? Ці будзе на працягу ўсяго праекта член кожнай каманды, на кожным этапе альбо толькі адзін асобны карэспандэнт?
- Як? - Якім метадам кліент і карэспандэнт будуць падтрымліваць сувязь? Рэгулярны відэазванок, электронная пошта ці пастаянна абнаўляецца дакумент?
Як і ў выпадку з большасцю пунктаў парадку дня паседжання па праекце, лепш абмяркоўваць іх адкрыта. Для вялікай каманды і вялікай групы кліентаў вам можа быць прасцей зрабіць гэта апытанне ў прамым эфіры для таго, каб разгледзець варыянты стварэння найлепшай формулы рэгістрацыі.
Хочаце ведаць больш? Праверце некаторыя лепшыя практыкі для рэгістрацыі з вашымі кліентамі.
Эфектыўнае апытанне з AhaSlides
Шаблон парадку дня стартавай сустрэчы праекта
Калі ваша па-майстэрску запланаванае пасяджэнне толькі чакае, каб задумацца ў зале пасяджэнняў, апошні штрых можа быць крыху узаемадзеянне каб сабраць усё разам.
Вы ведалі толькі гэта 29% прадпрыемстваў адчуваць сувязь са сваімі кліентамі (Gallup)? Размежаванне - гэта эпідэмія на ўзроўні B2B, і гэта можа прывесці да таго, што стартавыя сустрэчы будуць адчуваць сябе плоскім, ненатхняльным працэсам праз фармальнасці.
Прыцягненне кліентаў і каманд з дапамогай інтэрактыўных слайдаў сапраўды можа павялічыць удзел і павялічыць ахоп увагі.
AhaSlides мае арсенал інструментаў уключаючы жывыя апытанні, пытанні і адказы і слайды мазгавога штурму і нават жывыя віктарыны і гульні, каб правільна распаліць ваш праект.
Націсніце ніжэй, каб захапіць бясплатны шаблон, які не патрабуе загрузкі, для вашай стартавай сустрэчы. Зменіце ўсё, што заўгодна, і прадставіце гэта бясплатна!
Націсніце ніжэй, каб стварыць бясплатны ўліковы запіс AhaSlides і пачаць ствараць уласныя прывабныя сустрэчы з дапамогай інтэрактыву!
