Структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі | Дапаможнік для пачаткоўцаў у 2024 годзе

Кіраваць праектам - гэта як кіраваць аркестрам. Кожная частка павінна працаваць разам, каб атрымаць шэдэўр. Але зрабіць так, каб усё прайшло гладка, з'яўляецца сапраўднай праблемай з такімі праблемамі, як несупадзенне дэталяў, узнікненне памылак і верагоднасць таго, што ўсё можа выйсці з ладу.

Вось дзе структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі (WBS)Успрымайце гэта як дырыжор, які дапамагае ўсім часткам праекта добра працаваць разам.

У гэтым blog пасля гэтага мы паглыбімся ў канцэпцыю структуры разбіўкі работ у кіраванні праектамі, вывучым яе ключавыя асаблівасці, дамо прыклады, акрэслім крокі для яе стварэння і абмяркуем інструменты, якія могуць дапамагчы ў яе распрацоўцы.

табліца ўтрымання

• Што такое структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі?
• Асноўныя характарыстыкі структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі
• Адрозненні паміж WBS і графікам разрыву працы
• Прыклады структуры разбіўкі работ у кіраванні праектамі
  • 1/ Табліца WBS
  • 2/ Блок-схема WBS
  • 3/ Спіс WBS
  • 4/ Дыяграма Ганта WBS
• Як стварыць структуру разбіўкі работ у кіраванні праектамі
  • 6 крокаў для стварэння WBS у кіраванні праектамі
  • Лепшыя парады
• Інструменты для структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі
  • 1. Праект Microsoft
  • 2. Урал
  • 3. Lucidchart
  • 4. Trello
  • 5. MindGenius
  • 6. Smartsheet
• Bottom Line

Дадатковыя парады з AhaSlides

• Кіраванне праектам
• Прыклады ацэнкі праектаў
• Альтэрнатыўны праект майкрасофт

Што такое структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі?

Структура разбіўкі работ у кіраванні праектамі (WBS) - гэта інструмент разбіўкі праекта на больш дробныя і больш зручныя часткі. Гэта дазваляе кіраўнікам праектаў вызначаць асобныя задачы, вынікі і працоўныя пакеты, неабходныя для завяршэння праекта. Ён дае дакладны і структураваны агляд таго, што трэба зрабіць.

WBS з'яўляецца асноватворным інструментам у кіраванне праектамтаму што гэта дае выразную аснову таго, што трэба зрабіць:

• Эфектыўна плануйце і вызначайце аб'ём праекта.
• Распрацуйце дакладныя ацэнкі часу, кошту і рэсурсаў.
• Размяркуйце задачы і абавязкі.
• Адсочвайце прагрэс і выяўляйце патэнцыйныя рызыкі або праблемы на ранняй стадыі.
• Паляпшэнне камунікацыі і супрацоўніцтва ў камандзе праекта.

Асноўныя характарыстыкі структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі

WBS пачынаецца з праекта як верхняга ўзроўню і пасля разбіваецца на падузроўні, якія дэталізуюць больш дробныя часткі праекта. Гэтыя ўзроўні могуць уключаць этапы, вынікі, задачы і падзадачы, якія неабходныя для завяршэння праекта. Разборка працягваецца да таго часу, пакуль праект не будзе падзелены на працоўныя пакеты, якія досыць малыя, каб імі можна было эфектыўна прызначаць і кіраваць імі.

Асноўныя характарыстыкі WBS ўключаюць:

• Іерархія:Візуальны, дрэвападобнае прадстаўленне ўсіх элементаў праекта, ад самага высокага ўзроўню да самых нізкіх працоўных пакетаў.
• Узаемная выключнасць:Кожны элемент у WBS адрозніваецца, не дублюючы, што забяспечвае дакладнае размеркаванне адказнасці і пазбяганне дубліравання намаганняў.
• Вызначаны вынік:Кожны ўзровень WBS мае пэўны вынік або вынік, што палягчае вымярэнне прагрэсу і прадукцыйнасці.
• Працоўныя пакеты: Самыя маленькія блокі WBS, працоўныя пакеты дастаткова падрабязныя, каб члены праектнай групы маглі зразумець, што трэба зрабіць, дакладна ацаніць выдаткі і час, а таксама размеркаваць абавязкі.

Адрозненні паміж WBS і графікам разрыву працы

Хоць абодва з'яўляюцца важнымі інструментамі ў кіраванні праектамі, яны служаць розным мэтам. 

Разуменне розніцы паміж імі мае вырашальнае значэнне для эфектыўнага планавання і выканання праекта.

асаблівасць	Структура разбіўкі працы (WBS)	Расклад працы (WBSchedule)
Фокус	Што пастаўляецца	Калігэта дастаўлена
Узровень дэталізацыі	Менш падрабязна (асноўныя кампаненты)	Больш падрабязна (працягласці, залежнасці)
Мэта	Вызначае аб'ём праекта, выніковыя вынікі	Стварае графік праекта
Дастаўка	Іерархічны дакумент (напрыклад, дрэва)	Дыяграма Ганта або аналагічны інструмент
аналогія	Спіс пакупак (прадметаў)	План харчавання (што, калі, як прыгатаваць)
Прыклад	Фазы праекта, вынікі	Працягласць задач, залежнасці

Такім чынам, структура разбіўкі работ разбівае "што"праекта - вызначэнне ўсёй неабходнай працы - у той час як графік разбіўкі работ (або графік праекта) разглядае "калі" шляхам планавання гэтых задач на працягу доўгага часу. 

Прыклады структуры разбіўкі работ у кіраванні праектамі

Існуюць розныя фарматы, якія можа прыняць структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі. Вось некалькі распаўсюджаных тыпаў, якія варта ўлічваць:

1/ Табліца WBS: 

Гэты фармат выдатна падыходзіць для візуальнай арганізацыі розных задач або мерапрыемстваў на этапе планавання праекта.

• плюсы: Лёгка арганізоўваць задачы, дадаваць дэталі і змяняць.
• Мінусы:Можа стаць вялікім і грувасткім для складаных праектаў.

2/ Блок-схема WBS: 

Прадстаўленне структуры разбіўкі работ у кіраванні праектамі ў выглядзе блок-схемы спрашчае візуалізацыю ўсіх кампанентаў праекта, незалежна ад таго, класіфікуюцца па камандзе, катэгорыі або стадыі.

• плюсы: Выразна паказвае адносіны і залежнасці паміж задачамі.
• Мінусы: Можа не падыходзіць для простых праектаў і можа быць візуальна загрувашчаным.

3/ Спіс WBS: 

Пералік задач або тэрмінаў у WBS можа быць простым спосабам адсочваць прагрэс з першага погляду.

• плюсы: Просты і лаканічны, выдатна падыходзіць для аглядаў высокага ўзроўню.
• Мінусы: Не хапае дэталяў і адносін паміж задачамі.

4/ Дыяграма Ганта WBS:

Фармат дыяграмы Ганта для вашага WBS прапануе выразную візуальную графіку вашага праекта, што палягчае разуменне ўсяго раскладу праекта.

• Прафесіяналы: Выдатна падыходзіць для візуалізацыі графікаў праекта і планавання.
• Мінусы: Патрабуе дадатковых намаганняў для стварэння і падтрымання.

Як стварыць структуру разбіўкі работ у кіраванні праектамі

Вось кіраўніцтва па стварэнні структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі:

6 крокаў для стварэння WBS у кіраванні праектамі:

1. Вызначце аб'ём і мэты праекта:Выразна акрэсліце мэты праекта і тое, што трэба дасягнуць.
2. Вызначце асноўныя этапы праекта: Разбіце праект на лагічныя, кіраваныя этапы (напрыклад, планаванне, праектаванне, распрацоўка, тэставанне, разгортванне).
3. Пералічыце асноўныя вынікі: На кожным этапе вызначце ключавыя вынікі або прадукты (напрыклад, дакументы, прататыпы, канчатковы прадукт).
4. Разбіце вынікі на задачы:У далейшым разбіце кожны вынік на больш дробныя выканальныя задачы. Імкніцеся да выканання задач на працягу 8-80 гадзін.
5. Удакладніць і ўдакладніць:Праверце WBS на паўнату, упэўніўшыся, што ўсе неабходныя задачы ўключаны і што няма дублявання. Праверце выразную іерархію і вызначаныя вынікі для кожнага ўзроўню.
6. Прызначыць працоўныя пакеты: Вызначце дакладнае права ўласнасці на кожную задачу, прызначыўшы яе асобным асобам або камандам.

Лепшыя парады:

• Засяродзьцеся на выніках, а не на дзеяннях: Заданні павінны апісваць тое, чаго трэба дасягнуць, а не канкрэтныя крокі. (напрыклад, "Напісаць кіраўніцтва карыстальніка" замест "Набраць інструкцыі").
• Трымайце яго кіраваным: Імкніцеся да 3-5 узроўняў іерархіі, ураўнаважваючы дэталі з яснасцю.
• Выкарыстоўвайце візуальныя элементы: Дыяграмы або дыяграмы могуць дапамагчы разуменню і камунікацыі.
• Атрымаць водгук: Прыцягвайце членаў каманды да праверкі і ўдасканалення WBS, гарантуючы, што кожны разумее сваю ролю.

Інструменты для структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі

Вось некалькі папулярных інструментаў, якія выкарыстоўваюцца для стварэння WBS:

1. Праект Microsoft

Microsoft Project- Вядучае праграмнае забеспячэнне для кіравання праектамі, якое дазваляе карыстальнікам ствараць падрабязныя дыяграмы WBS, адсочваць прагрэс і эфектыўна кіраваць рэсурсамі.

2. Урал

крычацьгэта воблачны інструмент кіравання праектамі, які прапануе надзейныя функцыі стварэння WBS, а таксама функцыі супрацоўніцтва і адсочвання праектаў у рэжыме рэальнага часу.

3. Lucidchart

Lucidchartгэта візуальная працоўная прастора, якая забяспечвае дыяграмы і візуалізацыю даных для стварэння дыяграм WBS, блок-схем і іншых арганізацыйных дыяграм.

4. Trello

Trello- Гнуткі інструмент кіравання праектамі на аснове картак, дзе кожная карта можа прадстаўляць задачу або кампанент WBS. Гэта выдатна падыходзіць для візуальнага кіравання задачамі.

5. MindGenius

MindGenius- Інструмент кіравання праектамі, арыентаваны на складанне разумовых карт, планаванне праектаў і кіраванне задачамі, што дазваляе ствараць падрабязныя дыяграмы WBS.

6. Smartsheet

Smartsheet- Інтэрнэт-інструмент кіравання праектамі, які спалучае прастату выкарыстання электроннай табліцы з функцыянальнасцю пакета кіравання праектамі, ідэальна падыходзіць для стварэння шаблонаў WBS.

Bottom Line

Структура разбіўкі работ - важны інструмент у кіраванні праектамі. Гэта дапамагае арганізаваць праект на больш дробныя задачы, якімі лягчэй кіраваць. WBS таксама можа ўдакладніць мэты і вынікі праекта і зрабіць больш эфектыўным планаванне, размеркаванне рэсурсаў і адсочванне прагрэсу.

💡Вы стаміліся ад таго ж старога, сумнага спосабу стварэння WBS? Што ж, прыйшоў час памяняць рэчы! З інтэрактыўнымі інструментамі, такімі як AhaSlides, вы можаце падняць свой WBS на новы ўзровень. Уявіце сабе мазгавы штурм і збор водгукаў ад вашай каманды ў рэжыме рэальнага часу, ствараючы прывабнае інтэрактыўнае асяроддзе. Дзякуючы супрацоўніцтву ваша каманда можа стварыць больш поўны план, які павышае маральны дух і гарантуе, што ідэі ўсіх будуць пачутыя. 🚀 Даследуйце наш Шаблоныкаб палепшыць сваю стратэгію кіравання праектамі сёння!

Ключавыя словы:

доля