Што такое працэс планавання праекта у кіраванні праектамі?

Добрае кіраванне праектам уключае пяць асноўных этапаў: пачатак, планаванне, выкананне, маніторынг і кантроль і завяршэнне. Важна адзначыць, што ні адзін з паспяховых праектаў не можа ігнараваць ніводны з гэтых этапаў, асабліва працэс планавання праекта, які сочыць за тым, каб усё адсочвалася, напрыклад, выкананне своечасова і ў рамках бюджэту.

Планаванне праекта знаходзіцца ў цэнтры жыццёвага цыкла праекта, што таксама азначае, што гэта самая складаная фаза. Аднак заўсёды ёсць спосаб дабрацца туды.

У гэтым артыкуле мы даведаемся больш аб планаванні праекта, азначэнні, прыкладах, працэсе і некаторых інструментах планавання, каб дапамагчы вам лепш зразумець працэс планавання праекта і даведацца, як змагацца з яго цяжкасцямі. 

Парады для лепшага ўзаемадзеяння

• Кіраванне праектам
• Прыклад раскладу праекта
• Метадалогія вадаспаду

Што такое вызначэнне планавання праекта?

Планаванне праекта можна вызначыць як сістэматычны працэс акрэслення, арганізацыі і выпрацоўкі стратэгіі неабходных крокаў і рэсурсаў, неабходных для дасягнення канкрэтнай мэты ў вызначаныя тэрміны. Гэта актыўны падыход, які прадугледжвае вызначэнне мэтаў, стварэнне дарожнай карты і размеркаванне рэсурсаў для аптымізацыі прадукцыйнасці і зніжэння рызык.

Па тэме: Працэс стратэгічнага кіравання | Найлепшае кіраўніцтва з 7 лепшымі парадамі

7 этапаў працэсу планавання праекта

У гэтай частцы мы паглыбімся ў 7 этапаў планавання праекта наступным чынам:

Этап 1: Вызначэнне мэт і аб'ёмаў праекта

Пачатковы этап працэсу планавання праекта круціцца вакол дакладнага вызначэння мэтаў і аб'ёму праекта. Гэта цягне за сабой разуменне жаданых вынікаў, вызначэнне зацікаўленых бакоў і ўсталяванне вымерных мэтаў. Вызначэнне межаў праекта, вынікаў і абмежаванняў стварае аснову для наступнай дзейнасці па планаванні.

Напрыклад, Nike ставіць перад сабой задачу прадаць 3,00,000 30 XNUMX адзінак у наступным годзе, што на XNUMX% больш у параўнанні з бягучымі продажамі.

Этап 2: Правядзенне ўсебаковай ацэнкі праекта

Дбайная ацэнка праекта мае вырашальнае значэнне для прыняцця абгрунтаваных рашэнняў і зніжэння рызыкі. Гэты этап прадугледжвае правядзенне дэталёвага аналізу патрабаванняў праекта, рэсурсаў, патэнцыйных рызык і залежнасцяў. Ацэньваючы мэтазгоднасць, жыццяздольнасць і патэнцыйныя праблемы праекта, планіроўшчыкі могуць вызначыць важныя фактары поспеху і распрацаваць стратэгіі для ліквідацыі патэнцыйных перашкод.

Этап 3: Распрацоўка структуры разбіўкі працы (WBS)

На гэтым этапе планавання праекта ўвесь праект разбіваецца на больш дробныя, кіраваныя кампаненты. Гэты падыход называецца структурай разбіўкі работ (WBS), якая забяспечвае іерархічнае прадстаўленне задач, падзадач і вынікаў, забяспечваючы яснасць і арганізаванасць. Гэта палягчае размеркаванне рэсурсаў і паслядоўнасць задач, а таксама стварае лагічную аснову для выканання праекта.

Этап 4: Ацэнка рэсурсаў і ўстанаўленне тэрмінаў

Ацэнка рэсурсаў і ўсталяванне тэрмінаў таксама важныя для поспеху планавання праекта. Гэты этап накіраваны на вызначэнне неабходнага персаналу, бюджэтных асігнаванняў і матэрыялаў, неабходных для выканання кожнай задачы. Улічваючы залежнасці задач, прыярытэты і даступныя рэсурсы, планіроўшчыкі або менеджэры могуць распрацаваць рэалістычныя тэрміны, вызначаючы ключавыя этапы на гэтым шляху.

Этап 5: Выяўленне рызык і стратэгіі іх змякчэння

Ні адзін праект не застрахаваны ад рызык, і іх ранняе вырашэнне вельмі важна для распрацоўкі плана. На гэтым этапе патэнцыйныя рызыкі і нявызначанасці вызначаюцца, аналізуюцца і вызначаюцца прыярытэты. Для зніжэння рызык распрацоўваюцца актыўныя стратэгіі, якія ўключаюць планы на выпадак надзвычайных сітуацый, механізмы перадачы рызыкі і альтэрнатыўныя спосабы дзеянняў. Рэгулярны маніторынг і ацэнка рызыкі забяспечваюць адаптыўнасць на працягу ўсяго жыццёвага цыклу праекта.

Этап 6: Камунікацыя і ўзаемадзеянне зацікаўленых бакоў

Як клей, эфектыўная камунікацыя можа ўтрымліваць праект разам. Стварэнне камунікацыйнага плана, які вызначае каналы, частату і ўдзел зацікаўленых бакоў, з'яўляецца абавязковым. Рэгулярныя абнаўленні стану, справаздачы аб прагрэсе і сумесныя абмеркаванні спрыяюць празрыстасці, паляпшаюць каардынацыю і кіруюць чаканнямі зацікаўленых бакоў.

Этап 7: Маніторынг, кантроль і ацэнка

Завяршальным этапам эфектыўнага планавання праекта з'яўляецца этап пастаяннага маніторынгу і ацэнкі. Гэты этап сканцэнтраваны на адсочванні прагрэсу, параўнанні яго з устаноўленымі этапамі і выяўленні адхіленняў. Пры неабходнасці ўносяцца карэкціроўкі, каб прывесці праект у адпаведнасць з яго мэтамі. Атрыманыя ўрокі дакументуюцца, што дазваляе перадаваць веды і ўдасканальваць іх у будучыні.

Якія кампаненты планавання праекта?

Вось 7 ключавых кампанентаў працэсу планавання праекта:

• Сфера прымянення планавання ў кіраванні: Дакладна акрэсліце межы і мэты праекта.
• Структура разбіўкі працы (WBS): Падзяленне праекта на больш дробныя, кіраваныя задачы.
• Храналогія і вехі: Стварэнне рэалістычнага графіка і ўстанаўленне этапаў для адсочвання прагрэсу.
• Размеркаванне рэсурсаў: Вызначэнне і размеркаванне неабходных рэсурсаў, уключаючы персанал, бюджэт і матэрыялы.
• Аналіз і змякчэнне рызыкі: Выяўленне патэнцыйных рызык і распрацоўка стратэгій іх зніжэння.
• План зносін: Стварэнне эфектыўных каналаў сувязі для палягчэння каардынацыі і супрацоўніцтва паміж зацікаўленымі бакамі праекта.
• Маніторынг і ацэнка: Укараненне механізмаў для маніторынгу прагрэсу праекта і ацэнкі прадукцыйнасці ў параўнанні з загадзя вызначанымі KPI.

Чаму неабходны працэс планавання праекта?

Гэта павялічвае прадукцыйнасць праекта і магчымасць поспеху

Ёсць шэраг прычын, па якіх праекты правальваюцца, і адна з іх - няздольнасць вызначыць задачы, задачы і адказнасць членаў каманды (паводле ацэнак, каля 39%). Праект не будзе працаваць гладка, калі члены каманды блытаюцца аб сваіх асобных ролях і абавязках. Акрамя таго, адсутнасць дакладных мэт і мэтаў або няправільнае разуменне напрамку і прызначэння праекта можа прывесці да несупадзення і адсутнасці канцэнтрацыі ўвагі, што прывядзе да нечаканых збояў і папаўзання маштабу.

Гэта паляпшае каманднае супрацоўніцтва і камунікацыю 

Добра арганізаваны план стварае магчымасць для членаў каманды эфектыўна мець зносіны і супрацоўнічаць. Роля планавання яшчэ больш відавочная, асабліва калі справа даходзіць да міжведамасных і міжкампанійных праектаў, у якіх удзельнічае мноства супрацоўнікаў і экспертаў з розных прафесій. У выніку выразная камунікацыя і супрацоўніцтва спрыяюць сумеснай працы, прасоўваюць агульнае бачанне, памяншаюць канфлікты паміж супрацоўнікамі і ствараюць пазітыўнае асяроддзе праекта.

Гэта забяспечвае аптымізацыю рэсурсаў

Планаванне - гэта найлепшае выкарыстанне рэсурсаў, уключаючы час, чалавечыя рэсурсы, бюджэт, абсталяванне і матэрыялы. Загадзя вызначыўшы неабходныя рэсурсы, каманда праекта можа гарантаваць, што патрэбныя рэсурсы будуць даступныя ў патрэбны час, мінімізуючы затрымкі і дубліраванне, а таксама аптымізуючы эфектыўнасць.

Гэта зніжае рызыкі і непрадбачаныя праблемы

Вызначыўшы рызыкі на ранняй стадыі, каманда праекта можа распрацаваць стратэгіі планавання рэагавання на рызыкі і планы на выпадак непрадбачаных абставінаў для іх ліквідацыі. Такі актыўны падыход дапамагае знізіць верагоднасць і ўздзеянне рызык, павысіць прадукцыйнасць праекта і знізіць верагоднасць няўдачы.

Які лепшы працэс планавання праекта?

Для лепшага планавання праекта, а таксама для пераадолення праблем, якія могуць узнікнуць падчас планавання, варта разгледзець некаторыя метадалогіі планавання праекта. Яны адносяцца да структураваных падыходаў і структур, якія выкарыстоўваюцца для эфектыўнага планавання і кіравання праектамі.

Планіроўка вадаспаду

Метадалогія Waterfall - гэта паслядоўны падыход, які падзяляе праект на асобныя фазы, прычым кожная фаза абапіраецца на папярэднюю. Ён ідзе лінейна, дзе кожны этап павінен быць завершаны перад пераходам да наступнага. Ключавыя этапы звычайна ўключаюць у сябе збор патрабаванняў, праектаванне, распрацоўку, тэставанне, разгортванне і абслугоўванне. Вадаспад лепш за ўсё падыходзіць для праектаў з дакладна вызначанымі і стабільнымі патрабаваннямі.

PRINCE2 (Праекты ў кантраляваных умовах)

PRINCE2 - гэта метадалогія кіравання праектамі, заснаваная на працэсах, якая шырока выкарыстоўваецца ў Злучаным Каралеўстве і ва ўсім свеце. Ён забяспечвае структураваную структуру для планавання, маніторынгу і кантролю праекта. PRINCE2 падзяляе праекты на кіраваныя этапы і падкрэслівае эфектыўнае кіраванне, кіраванне рызыкамі і ўзаемадзеянне зацікаўленых бакоў. Ён шырока прызнаны сваёй увагай да бізнес-абгрунтавання і поўнай дакументацыі.

PRISM (Інтэграцыя праектаў, кіраванне аб'ёмам, часам і рэсурсамі)

PRISM - гэта метадалогія кіравання праектамі, распрацаваная Інстытутам кіравання праектамі (PMI). Ён забяспечвае поўную аснову, якая ахоплівае інтэграцыю, аб'ём, час і кіраванне рэсурсамі. PRISM падкрэслівае структураваны падыход да планавання праекта, уключаючы такія працэсы, як вызначэнне мэтаў праекта, стварэнне структур разбіўкі работ, планаванне мерапрыемстваў і размеркаванне рэсурсаў.

Па тэме: Лепшыя шаблоны стратэгічнага планавання ў 2024 годзе | Спампаваць бясплатна

Якія інструменты і праграмнае забеспячэнне для планавання праекта?

Інструменты і праграмнае забеспячэнне для планавання праектаў сталі незаменнымі для эфектыўнага кіравання праектамі ў сучасным імклівым і дынамічным бізнес-ландшафце. Як менеджэр праекта, вы можаце зірнуць на гэтыя галоўныя прапановы:

Microsoft Project гэта комплекснае праграмнае забеспячэнне для планавання праектаў, якое шырока выкарыстоўваецца прафесіяналамі ў розных галінах прамысловасці. Ён прапануе шэраг надзейных функцый для кіравання задачамі, рэсурсамі, тэрмінамі і бюджэтам.

асана гэта універсальны інструмент для планавання праектаў, вядомы сваімі надзейнымі функцыямі і гнуткасцю. Ён прапануе цэнтралізаваную платформу для эфектыўнага планавання, арганізацыі і адсочвання праектаў.

Trello гэта папулярная праграма для планавання задач, вядомая сваёй прастатой і візуальнай прывабнасцю. Яго зручны інтэрфейс складаецца з дошак, спісаў і картак, што дазваляе камандам лёгка арганізоўваць і расстаўляць прыярытэты задач.

Па тэме: 10 парад па эфектыўным кіраванні праектамі Asana ў 2024 годзе

Якія 10 этапаў планавання праекта?

Працэс планавання праекта адрозніваецца ад арганізацыі да арганізацыі, у залежнасці ад аб'ёму і маштабу праектаў. Некаторыя менеджэры могуць аддаць перавагу 10 этапам планавання праекта наступным чынам:

1. Вызначце задачы і мэты праекта.
2. Вызначце зацікаўленых бакоў праекта.
3. Правядзіце дбайны аналіз аб'ёму праекта.
4. Распрацуйце падрабязную структуру разбіўкі работ (WBS).
5. Вызначце залежнасці праекта і паслядоўнасць задач.
6. Ацаніце патрабаванні да рэсурсаў і стварыце план рэсурсаў.
7. Распрацуйце рэалістычны графік праекта.
8. Вызначыць і ацаніць рызыкі праекта.
9. Складзіце план зносін.
10. Атрымаць зацвярджэнне праекта і завяршыць план праекта.

Часта задаюць пытанні

Заключныя думкі

Важна адзначыць, што планаванне праекта - гэта лепшы працэс для падтрымання ўсяго ў пазітыўным прагрэсе. Нягледзячы на ​​тое, што праграмнае забеспячэнне для планавання праекта можа дапамагчы павысіць прадукцыйнасць працэсу планавання праекта, калі ласка, не прымайце гэта як належнае, роля кіраўніка праекта і каардынацыя каманды значна больш важная.

Такім чынам, не забудзьцеся мець азнаямленчая сустрэча каб злучыць усе каманды ў пачатку праекта і навучанне навыкам, каб пераканацца, што вашы каманды працуюць высока і матывавана на працягу ўсяго праекта. Калі вам патрэбна больш прывабная і захапляльная прэзентацыя або навучанне, AhaSlides можа стаць вашым лепшым партнёрам з мноствам бясплатных пашыраных функцый і шаблонаў і канкурэнтаздольным цэнавым планам для ўсіх кампаній.

Ref: БІДЖУ | План тыдня | Teachtarget