আপনি যখন সবচেয়ে খারাপ পরিস্থিতির চিত্র তুলে ধরেন তখন আপনার হৃদয় ছুটে যায়:
❗️ একজন বক্তা মঞ্চে যাওয়ার কয়েক মিনিট আগে অসুস্থ হয়ে পড়েন।
❗️ ইভেন্টের দিন আপনার ভেন্যু হঠাৎ করে ক্ষমতা হারিয়ে ফেলে।
❗️ বা সবচেয়ে খারাপ - কেউ আপনার ইভেন্টে আঘাত পেয়েছে।
পেট-মন্থন চিন্তা আপনাকে রাতে জাগিয়ে রাখে।
তবে এমনকি সবচেয়ে বিশৃঙ্খল ঘটনাগুলিও পরিচালনা করা যেতে পারে - যদি আপনি আগে থেকেই সাবধানে এবং পদ্ধতিগতভাবে পরিকল্পনা করেন।
আমার স্নাতকের ইভেন্ট ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা চেকলিস্ট আপনার ইভেন্টকে লাইনচ্যুত করার আগে সম্ভাব্য সমস্যাগুলি সনাক্ত করতে, প্রস্তুত করতে এবং প্রশমিত করতে আপনাকে সহায়তা করতে পারে। উদ্বেগকে একটি সুপরিচিত কর্ম পরিকল্পনায় রূপান্তর করতে চেকলিস্টে থাকা 10টি আবশ্যকীয় বিষয়গুলি বের করা যাক৷
সূচি তালিকা
সংক্ষিপ্ত বিবরণ
| ঘটনা ঝুঁকি কি? | অপ্রত্যাশিত এবং অপ্রত্যাশিত সমস্যা, যা নেতিবাচকভাবে সংগঠক এবং কোম্পানির ব্র্যান্ডকে প্রভাবিত করতে পারে। |
| ঘটনা ঝুঁকি উদাহরণ? | চরম আবহাওয়া, খাদ্য নিরাপত্তা, আগুন, ঝামেলা, নিরাপত্তা হুমকি, আর্থিক ঝুঁকি,… |
একটি ইভেন্টের ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা কি?
ইভেন্ট রিস্ক ম্যানেজমেন্টের মধ্যে রয়েছে সম্ভাব্য ঝুঁকি বা সমস্যাগুলি চিহ্নিত করা যা একটি ইভেন্টকে হুমকি দিতে পারে এবং তারপরে সেই ঝুঁকিগুলিকে প্রশমিত করার জন্য প্রক্রিয়াগুলি এবং সতর্কতা অবলম্বন করে। এটি ইভেন্ট আয়োজকদের বিঘ্ন কমাতে এবং সমস্যা দেখা দিলে দ্রুত পুনরুদ্ধার করার জন্য আনুষঙ্গিক পরিকল্পনা প্রস্তুত করতে সহায়তা করে। একটি ইভেন্ট ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা চেকলিস্ট প্রতিটি সম্ভাব্য হুমকি অতিক্রম করা নিশ্চিত করতে ব্যবহার করা হয়।
ইভেন্ট প্ল্যানার হিসাবে ঝুঁকি পরিচালনার 5টি পদক্ষেপ কী কী?
আমরা জানি যে এটি ঘটতে পারে এমন সমস্ত সম্ভাবনা সহ একটি ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী হিসাবে চাপযুক্ত। আপনাকে অতিরিক্ত চিন্তা থেকে বাঁচাতে, ইভেন্টগুলির জন্য একটি নিখুঁত ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা তৈরি করতে আমাদের সহজ 5টি পদক্ষেপ অনুসরণ করুন:
• ঝুঁকি চিহ্নিত করুন - আপনার ইভেন্টে ভুল হতে পারে এমন সমস্ত সম্ভাব্য বিষয় নিয়ে চিন্তাভাবনা করুন। ভেন্যু সংক্রান্ত সমস্যা, খারাপ আবহাওয়া, প্রযুক্তির ব্যর্থতা, স্পিকার বাতিল করা, খাবারের সমস্যা, আঘাত, কম উপস্থিতি ইত্যাদি বিষয়গুলি বিবেচনা করুন। বিস্তৃতভাবে চিন্তা করুন এবং এটিকে রাখুন ব্রেনস্টর্মিং টুল ধারণা অক্ষত রাখা.
ব্রেনস্টর্ম করার জন্য নতুন উপায় প্রয়োজন?
কর্মক্ষেত্রে এবং ইভেন্টের আয়োজন করার সময় আরও ধারণা তৈরি করতে AhaSlides-এ ব্রেনস্টর্মিং টুল ব্যবহার করুন!
🚀 বিনামূল্যে সাইন আপ করুন☁️
• সম্ভাবনা এবং প্রভাব মূল্যায়ন - প্রতিটি চিহ্নিত ইভেন্ট ঝুঁকির জন্য, এটি হওয়ার সম্ভাবনা কতটা এবং আপনার ইভেন্টে এটির সম্ভাব্য প্রভাব কী হতে পারে তা অনুমান করুন। এটি নির্ধারণ করতে সাহায্য করে কোন ঝুঁকির জন্য সবচেয়ে পুঙ্খানুপুঙ্খ প্রশমন পরিকল্পনা প্রয়োজন।
• আকস্মিক পরিকল্পনা তৈরি করুন - উচ্চতর অগ্রাধিকার ঝুঁকির জন্য, নির্দিষ্ট ব্যাকআপ পরিকল্পনা তৈরি করুন, সমাধান করুন এবং এই ঝুঁকিগুলি বাস্তবায়িত হলে বিঘ্ন কমিয়ে আনুন। এতে বিকল্প স্থান, সরবরাহকারী, সময়সূচী ইত্যাদি নিশ্চিত করা জড়িত থাকতে পারে।
• দায়িত্ব দায়িত্ব অর্পণ করা - প্রতিটি আকস্মিক পরিকল্পনা কার্যকর করার জন্য একজন ব্যক্তিকে জবাবদিহি করতে এবং আপনার দলের সাথে ভূমিকা স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করুন। এটি নিশ্চিত করে যে কেউ যদি কোনও ঝুঁকি আসলেই ব্যবস্থা নেবে।
• আপনার পরিকল্পনা অনুশীলন করুন - আপনার ইভেন্ট ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনার ফাঁক শনাক্ত করতে সম্ভাব্য পরিস্থিতির মধ্য দিয়ে চালান। বিভিন্ন পরিস্থিতিতে কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে হয় সে সম্পর্কে আপনার দলকে প্রশিক্ষণ দেওয়া আত্মবিশ্বাস তৈরি করবে যাতে তারা ইভেন্টের দিনে উদ্ভূত সমস্যাগুলি সফলভাবে পরিচালনা করতে পারে।
ভাল ব্যস্ততার জন্য টিপস
ইভেন্ট রিস্ক ম্যানেজমেন্ট চেকলিস্ট
একটি ইভেন্ট রিস্ক ম্যানেজমেন্ট চেকলিস্ট কভার করতে হবে এমন সাধারণ পয়েন্টগুলি কী কী? নীচে আমাদের ইভেন্ট ঝুঁকি চেকলিস্ট উদাহরণ সঙ্গে অনুপ্রেরণা জন্য দেখুন.
#1 - ভেন্যু
☐ চুক্তি স্বাক্ষরিত
☐ পারমিট এবং লাইসেন্স প্রাপ্ত
☐ ফ্লোর প্ল্যান এবং সেটআপ ব্যবস্থা নিশ্চিত করা হয়েছে
☐ ক্যাটারিং এবং প্রযুক্তিগত প্রয়োজনীয়তা নির্দিষ্ট
☐ ব্যাকআপ ভেন্যু চিহ্নিত করা হয়েছে এবং স্ট্যান্ডবাই আছে
#2 - আবহাওয়া
☐ গুরুতর আবহাওয়া পর্যবেক্ষণ এবং বিজ্ঞপ্তি পরিকল্পনা
☐ প্রয়োজনে তাঁবু বা বিকল্প আশ্রয় পাওয়া যায়
☐ প্রয়োজনে ইভেন্টটি বাড়ির ভিতরে সরানোর ব্যবস্থা করা হয়েছে
#3 - প্রযুক্তি
☐ A/V এবং অন্যান্য প্রযুক্তিগত সরঞ্জাম পরীক্ষিত
☐ আইটি সমর্থন যোগাযোগের তথ্য প্রাপ্ত
☐ ব্যাকআপ হিসাবে উপলব্ধ উপকরণগুলির কাগজের প্রিন্টআউট
☐ ইন্টারনেট বা পাওয়ার বিভ্রাটের জন্য কন্টিনজেন্সি প্ল্যান
#4 - চিকিৎসা/নিরাপত্তা
☐ প্রাথমিক চিকিৎসা কিট এবং AED উপলব্ধ
☐ জরুরী প্রস্থান স্পষ্টভাবে চিহ্নিত
☐ জরুরী পদ্ধতিতে প্রশিক্ষিত কর্মীরা
☐ নিরাপত্তা/পুলিশ যোগাযোগের তথ্য হাতের কাছে
#5 - স্পিকার
☐ বায়োস এবং ফটো প্রাপ্ত
☐ বিকল্প স্পিকার ব্যাকআপ হিসাবে নির্বাচিত
☐ স্পিকার কন্টিনজেন্সি প্ল্যানের সাথে যোগাযোগ করা হয়েছে
#6 - উপস্থিতি
☐ ন্যূনতম উপস্থিতি থ্রেশহোল্ড নিশ্চিত করা হয়েছে
☐ বাতিলকরণ নীতি জানানো হয়েছে
☐ ইভেন্ট বাতিল হলে রিফান্ড প্ল্যান আছে
# 7 - বীমা
☐ সাধারণ দায় বীমা পলিসি কার্যকর
☐ বীমার শংসাপত্র প্রাপ্ত
#8 - ডকুমেন্টেশন
☐ চুক্তি, পারমিট এবং লাইসেন্সের কপি
☐ সমস্ত বিক্রেতা এবং সরবরাহকারীদের জন্য যোগাযোগের তথ্য
☐ ইভেন্ট প্রোগ্রাম, এজেন্ডা এবং/অথবা ভ্রমণপথ
#9 - স্টাফিং/স্বেচ্ছাসেবক
☐ স্টাফ এবং স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য নির্ধারিত ভূমিকা
☐ ব্যাকআপ নো-শোর জন্য পূরণ করার জন্য উপলব্ধ
☐ জরুরী পদ্ধতি এবং জরুরী পরিকল্পনা প্রশিক্ষণ সম্পন্ন হয়েছে
#10 - খাদ্য এবং পানীয়
☐ যেকোন পচনশীল সরবরাহের জন্য ব্যাকআপ পাওয়া যায়
☐ বিলম্বিত/ভুল অর্ডার/অ্যালার্জি সহ অতিথিদের ক্ষেত্রে বিকল্প খাবারের বিকল্প প্রস্তুত করা হয়েছে
☐ অতিরিক্ত কাগজ পণ্য, বাসনপত্র এবং পরিবেশন সামগ্রী পাওয়া যায়
#11 - বর্জ্য এবং পুনর্ব্যবহারযোগ্য
☐ বর্জ্য বিন এবং পুনর্ব্যবহারযোগ্য পাত্র বিতরণ করা হয়েছে
☐ ইভেন্ট চলাকালীন এবং পরে ট্র্যাশ সংগ্রহের জন্য নির্ধারিত ভূমিকা
#12 - অভিযোগ পরিচালনার পদ্ধতি
☐ অংশগ্রহণকারীদের অভিযোগ পরিচালনা করার জন্য মনোনীত স্টাফ সদস্য
☐ সমস্যা সমাধানের জন্য একটি প্রোটোকল এবং প্রয়োজনে অর্থ ফেরত/ক্ষতিপূরণের প্রস্তাব
#13 - জরুরী ইভাকুয়েশন প্ল্যান
☐ সরিয়ে নেওয়ার রুট এবং মিটিং পয়েন্ট প্রস্তুত
☐ স্টাফ সদস্যদের প্রস্থানের কাছাকাছি অবস্থান করুন
#14 - হারিয়ে যাওয়া ব্যক্তি প্রোটোকল
☐ হারানো শিশু/বৃদ্ধ/অক্ষমদের জন্য দায়ী কর্মীরা মনোনীত
☐ প্রাপ্ত নাবালকদের পিতামাতা/অভিভাবকদের জন্য যোগাযোগের তথ্য
#15 - ঘটনা রিপোর্টিং
☐ কোনো জরুরী অবস্থা নথিভুক্ত করার জন্য কর্মীদের জন্য ঘটনা রিপোর্টিং ফর্ম তৈরি করা হয়েছে
ঝুঁকি ব্যবস্থাপনার পাঁচটি উপাদান কী কী?
ঝুঁকি শুধুমাত্র দুর্ভাগ্য নয় - এটি প্রতিটি উদ্যোগের অংশ। কিন্তু সঠিক ইভেন্ট রিস্ক ম্যানেজমেন্ট প্ল্যানের সাহায্যে আপনি বিশৃঙ্খলার ঝুঁকিকে নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন এবং হুমকিকে সুযোগে পরিণত করতে পারেন। ঝুঁকি ব্যবস্থাপনার পাঁচটি পদ্ধতির মধ্যে রয়েছে:
• বিপদ চিহ্নিতকরণ - প্রযুক্তিগত সমস্যাগুলির মতো ছোট জিনিসগুলিকে ভাবুন... সম্পূর্ণ বিপর্যয় পর্যন্ত। ঝুঁকির তালিকা করা সেগুলিকে আপনার মাথা থেকে বের করে দেয় এবং কাগজে তুলে দেয় যেখানে আপনি তাদের মোকাবিলা করতে পারেন।
• ঝুকি মূল্যায়ন- কোনটি সবচেয়ে বড় হুমকি তা বোঝার জন্য প্রতিটি ঝুঁকিকে রেট করুন। বিবেচনা করুন: এটি হওয়ার সম্ভাবনা কতটা? এটা হলে কি ক্ষতি হতে পারে? ঝুঁকিকে অগ্রাধিকার দেওয়া আপনার প্রচেষ্টাকে সেই বিষয়গুলিতে ফোকাস করে যা সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ।
• ঝুঁকি প্রশমন - ফিরে যুদ্ধ করার পরিকল্পনা আছে! ঝুঁকি হওয়ার সম্ভাবনা কমানোর উপায় বিবেচনা করুন, এটি ঘটলে কোনো প্রভাব কমিয়ে দিন, বা উভয়ই। আপনি যত বেশি ঝুঁকি আগে থেকে দুর্বল করতে পারবেন, তত কম তারা আপনাকে ব্যাহত করবে।
• ঝুঁকি নিরীক্ষণ - একবার আপনার প্রাথমিক পরিকল্পনাগুলি হয়ে গেলে, সতর্ক থাকুন। নতুন ঝুঁকি উদ্ভূত হচ্ছে বা পুরানো ঝুঁকি পরিবর্তন হচ্ছে এমন লক্ষণগুলির জন্য মনিটর করুন। ক্রমবর্ধমান হুমকির ল্যান্ডস্কেপের সাথে তাল মিলিয়ে চলার জন্য প্রয়োজন অনুযায়ী আপনার কৌশলগুলি সামঞ্জস্য করুন।
• ঝুঁকি রিপোর্টিং - আপনার দলের সাথে ঝুঁকি এবং পরিকল্পনা ভাগ করুন। অন্যদের লুপের মধ্যে আনলে কেনা-বেচা হয়, আপনি যে দুর্বলতাগুলি মিস করেছেন তা প্রকাশ করে এবং ঝুঁকিগুলি পরিচালনার জন্য দায়বদ্ধতা বিতরণ করে৷
ইভেন্ট ম্যানেজমেন্টে একটি চেকলিস্ট কী?
ইভেন্ট ম্যানেজমেন্টে একটি চেকলিস্ট বলতে আইটেম বা কাজের একটি তালিকা বোঝায় যা ইভেন্ট আয়োজকরা যাচাই করে যে একটি ইভেন্টের আগে প্রস্তুত করা হয়েছে, সাজানো হয়েছে বা পরিকল্পনা করা হয়েছে।
একটি বিস্তৃত ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা চেকলিস্ট নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে গুরুত্বপূর্ণ কিছু উপেক্ষা করা হয় না কারণ আপনি একটি ইভেন্ট সফলভাবে সম্পাদন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত বিবরণ সাজান।
চেকলিস্ট ইভেন্ট ম্যানেজমেন্টের জন্য দরকারী কারণ তারা:
• স্বচ্ছতা এবং গঠন প্রদান - তারা একটি ক্রমানুসারে যা কিছু করা দরকার তার বিবরণ দেয়, যাতে কিছুই ফাটল ধরে না।
• পুঙ্খানুপুঙ্খ প্রস্তুতি উত্সাহিত করুন - আইটেমগুলি চেক করা আয়োজকদের অনুপ্রাণিত করে যাতে ইভেন্ট শুরু হওয়ার আগে সমস্ত ব্যবস্থা এবং সতর্কতা বাস্তবে ঠিক আছে।
• যোগাযোগ উন্নত করুন - প্রত্যেকে তাদের ভূমিকা এবং দায়িত্ব বুঝতে পারে তা নিশ্চিত করার জন্য দলগুলি চেকলিস্ট আইটেমগুলিকে ভাগ এবং বরাদ্দ করতে পারে।
• সমর্থন ধারাবাহিকতা - পুনরাবৃত্ত ইভেন্টগুলির জন্য একই চেকলিস্ট ব্যবহার করা মান বজায় রাখতে এবং প্রতিবার উন্নতির জন্য ক্ষেত্রগুলি ধরতে সহায়তা করে।
• ফাঁক বা দুর্বলতা প্রকাশ করুন - অচেক করা আইটেমগুলি ভুলে যাওয়া জিনিসগুলিকে হাইলাইট করে বা আরও পরিকল্পনার প্রয়োজন হয়, সমস্যাগুলি দেখা দেওয়ার আগে আপনাকে সেগুলি সমাধান করতে সক্ষম করে৷
হস্তান্তর সহজতর - নতুন সংগঠকদের কাছে চেকলিস্ট হস্তান্তর করা তাদের পূর্ববর্তী সফল ইভেন্টগুলির পরিকল্পনা করার জন্য যা করা হয়েছিল তা বুঝতে সাহায্য করে।
takeaways
আপনার ইভেন্ট ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা চেকলিস্টে এই অতিরিক্তগুলি সহ, আপনি যুদ্ধক্ষেত্রের জন্য প্রস্তুত! প্রস্তুতি সম্ভাব্য বিশৃঙ্খলাকে শান্ত আত্মবিশ্বাসে রূপান্তরিত করে। তাই আপনার তালিকায় প্রতিটি আইটেম যোগ করুন. এক এক করে তাদের ক্রস করুন। সেই চেকলিস্টের চিন্তাকে শক্তিতে রূপান্তরিত করুন। কারণ আপনি যত বেশি প্রত্যাশা করবেন, তত ভাল ঝুঁকিগুলি আপনার সূক্ষ্ম পরিকল্পনা এবং প্রস্তুতির কাছে আত্মসমর্পণ করবে।
সচরাচর জিজ্ঞাস্য
একটি প্রশ্ন আছে? আমরা উত্তর পেয়েছি.
