Fins i tot les empreses més disciplinades que hi ha a vegades poden sentir que els seus projectes es desvien. El més freqüent és que sigui un problema preparació. La solució? Un programa ben estructurat i totalment interactiu reunió d'inici del projecte!
Més que la mera pompa i cerimònia, una reunió d’inici ben executada realment pot aconseguir quelcom bonic amb el peu dret. A continuació, es detallen 8 passos per celebrar una reunió d'inici del projecte que generi emoció i aconsegueixi tot el món a la mateixa pàgina.
Temps d’inici!
Consells per a la reunió per recordar
Heu de tenir una agenda de la reunió inicial prèviament. És molt important enviar un correu electrònic inicial del projecte! Així doncs, mirem les poques mostres de l'agenda de la reunió inicial!
La sessió inicial ha de ser breu i concisa, amb molts jocs i activitats, ja que és quan AhaSlides és molt útil! Consulteu més consells amb nosaltres com a continuació:
Kick-Start la conversa.
Obteniu aportacions valuoses del vostre equip i clients durant la reunió d'inici del projecte. Utilitzeu enquestes en directe, preguntes i respostes i eines d'intercanvi d'idees amb aquesta plantilla gratuïta!
🚀 Consulta la plantilla
Què és una reunió d'inici de projectes?
Com es diu a la llauna, una reunió inicial del projecte és una reunió on inicieu el vostre projecte.
Normalment, una reunió d'inici del projecte és la primera reunió entre el client que va encarregar un projecte i l'empresa que el donarà vida. Ambdues parts s'asseuran juntes i discutiran els fonaments del projecte, el seu propòsit, els seus objectius i com passarà de la idea fins a la seva concreció.
En general, n’hi ha Tipus 2 de les reunions inicials per tenir en compte:
- Inici del projecte extern - Un equip de desenvolupament s’asseu amb algú de fora l’empresa, com un client o un grup d’interès, i discuteix el pla d’un projecte de col·laboració.
- PKM intern: Un equip de dins l’empresa s’asseu junta i discuteix el pla per a un nou projecte intern.
Tot i que aquests dos tipus poden tenir resultats diferents, El procediment és pràcticament el mateix. Hi ha essencialment cap part d'un inici de projecte extern que no forma part d'un inici de projecte intern: l'única diferència serà per a qui el manteniu.
Més implicació amb les vostres reunions
Per què són tan importants les reunions d'inici de projectes?
L'objectiu de les reunions d'inici ha de ser clar i fort! Pot semblar prou senzill posar en marxa un projecte només assignant un munt de tasques a les persones adequades, especialment en el lloc de treball actual obsessionat amb Kanban. Tanmateix, això pot fer que els equips es perdin contínuament.
Recordeu, només perquè esteu a la mateix tauler no vol dir que estigueu al mateixa pàgina.
Al centre d’això, una reunió d’inici del projecte és honesta i oberta Diàleg entre un client i un equip. És així no una sèrie d'anuncis sobre com funcionarà el projecte, però a conversa sobre els plans, les expectatives i els objectius assolits per un debat desenfrenat.
Aquests són alguns dels avantatges de celebrar una reunió inicial del projecte:
- Aconsegueix tothom preparat - "Dóna'm sis hores per talar un arbre i les quatre primeres les passaré afilant la destral". Si Abraham Lincoln estigués viu avui, podeu estar segur que passaria les primeres 4 de cada 6 hores del projecte en una reunió d'inici del projecte. Això és perquè aquestes reunions contenen tots els passos necessaris per tirar endavant qualsevol projecte amb el peu dret.
- Implica tots els jugadors clau - Les reunions d'inici no es poden iniciar tret que hi siguin tots: directius, responsables d'equips, clients i qualsevol altra persona interessada en el projecte. És tan fàcil perdre la pista de qui s’encarrega de què sense la claredat d’una reunió d’inici per esbrinar-ho tot.
- És obert i col·laboratiu – Com dèiem, les reunions d'inici del projecte són debats. Els millors participen tots assistents i traieu les millors idees de tothom.
Més implicació amb les vostres reunions
8 passos per a una reunió d'inici del projecte Kickass
Llavors, què s'inclou exactament a l'agenda d'una reunió d'inici del projecte? L’hem reduït als 8 passos següents, però sempre heu de recordar que n’hi ha no hi ha cap menú per a aquest tipus de reunions.
Utilitzeu aquests vuit passos com a guia, però no oblideu mai que l’agenda final correspon vostè!
Pas 1: Introduccions i trencadors de gel
Naturalment, l'única manera d'iniciar qualsevol reunió inicial és familiaritzar-se els participants entre ells. Independentment de la durada o la magnitud del vostre projecte, els clients i els membres de l'equip han d'estar en un bon nom per poder treballar junts de manera eficient.
Tot i que n'hi ha prou amb una introducció senzilla de tipus "recorregut a la taula" per familiaritzar la gent amb els noms, un trencaglaç pot afegir una altra capa de personalitat i alleugeriu l’estat d’ànim abans del començament del projecte.
Prova aquest: Gireu la roda 🎡
Distribuïu alguns temes senzills d'introducció a roda giratòria, a continuació, fes que cada membre de l'equip el faci girar i respongui qualsevol tema en què aterri la roda. Es recomanen preguntes divertides, però assegureu-vos de mantenir-lo més o menys professional!
Voleu més d’aquest tipus? 💡 Tenim 10 trencagels per a qualsevol reunió aquí mateix.
Pas 2: antecedents del projecte
Amb els tràmits i les festes fora del camí, és el moment de començar amb el tret de peu del negoci. Per iniciar la reunió amb èxit, hauríeu de tenir una agenda clara per a la reunió inicial!
Com fan totes les històries fantàstiques, és millor començar pel principi. Esbossar tota la correspondència entre vosaltres i els vostres clients per aconseguir que totes les persones que participen en el projecte es posin al dia amb el que ha passat fins ara.
Podrien ser captures de pantalla de correus electrònics, textos, minuts de reunions anteriors o recursos que afegeixin qualsevol tipus de context per a la vostra empresa i el vostre client. Faci que tothom pugui visualitzar-lo creant una cronologia.
Pas 3: demanda del projecte
A més dels antecedents de correspondència, voldreu submergir-vos en profunditat als detalls de Per què aquest projecte es posa en marxa en primer lloc.
Aquest és un pas crucial, ja que proporciona una visió clara dels punts de dolor que el projecte vol resoldre, cosa que tant els equips com els clients han de mantenir al capdavant de la seva ment en tot moment.
Protip 👊
Etapes com aquesta estan a punt de debatre. Pregunteu als vostres clients i el vostre equip presentarà les seves idees sobre per què creuen que es va somiar amb aquest projecte.
Si escau, sempre intenteu canalitzar el fitxer veu del client en aquesta secció. Col·labora amb el client per obtenir exemples del món real de consumidors que mencionen punts dolorosos que el teu projecte intenta solucionar. Les seves opinions haurien de donar forma a la manera com el vostre equip aborda el projecte.
Pas 4: Objectius del projecte
Així que heu analitzat el Passat del projecte, ara toca mirar el futur.
Tenir objectius directes i una definició clara de l’èxit del vostre projecte ajudarà el vostre equip a treballar-hi. No només això, demostrarà al vostre client que esteu prenent seriosament la feina i que teniu una participació similar a la seva evolució.
Pregunteu als assistents a la reunió inicial "Com serà l'èxit?" Hi ha més clients? Més ressenyes? Una millor taxa de satisfacció del client?
No importa l’objectiu, sempre hauria de ser ...
- Realitzable - No us estireu massa. Conegueu els vostres límits i arribeu a un objectiu en realitat tenen possibilitats d’aconseguir-ho.
- Mesurable - Promoveu el vostre objectiu amb dades. Busqueu un número específic i feu un seguiment del vostre progrés.
- Temporitzat - Doneu-vos una data de finalització. Feu tot el possible per assolir els vostres objectius abans d’aquesta data límit.
Pas 5: declaració del treball
Posar la "carn" a la "reunió inicial", una declaració de treball (SoW) és una forta immersió en els detalls específics del projecte i com es durà a terme. És el facturació principal a l’agenda inicial de la reunió i hauria d’estar rebent la major part de la vostra atenció.
Consulteu aquesta infografia sobre què heu d’incloure a la vostra declaració de treball:
Tingueu en compte que la declaració de treball no tracta tant de debat com de la resta de l’agenda inicial de la reunió del projecte. Aquest és realment el moment per a què un projecte sigui senzill traça el pla d’acció per al proper projecte, deseu el debat al fitxer següent tema de la reunió.
Igual que la resta de la reunió inicial, la vostra declaració de treball ho és súper variable. Els detalls de la vostra declaració de treball dependran sempre de la complexitat del projecte, la mida de l’equip, les parts implicades, etc.
Vols saber més? 💡 Mireu això article complet sobre l'elaboració d'una declaració de treball.
Pas 6: secció de preguntes i respostes
Tot i que us podeu sentir obligat a deixar la vostra secció de preguntes i respostes fins al final, us recomanem que la mantingueu directament després de la vostra declaració de treball.
Un segment tan robust segur que donarà lloc a preguntes tant del vostre client com del vostre equip. Com que la major part de la reunió és tan fresca a la ment de tothom, és millor colpejar mentre el ferro està calent.
L’ús de programes de presentació interactius per allotjar les vostres preguntes i respostes us pot ajudar a que tot funcioni sense problemes, sobretot si la reunió inicial del vostre projecte té un nombre elevat d’assistència ...
- És organitzat - Les preguntes estan ordenades per popularitat (mitjançant vots positius) o per temps i es poden marcar com a "respostes" o fixades a la part superior.
- És moderat - Les preguntes es poden aprovar i descartar abans que es mostrin a la pantalla.
- És anònim - Les preguntes es poden enviar de forma anònima, és a dir, tothom té veu.
Pas 7: possibles problemes
Com dèiem abans, una reunió inicial del projecte consisteix a ser el més oberta i honesta possible. Això és com es construeix un sentit de la confiança amb el vostre client des del primer moment.
Amb aquest objectiu, és millor discutir els possibles problemes que el projecte pot afrontar en el camí. Ningú no us demana que pronostiqueu el futur aquí, només heu de presentar una llista provisional de barreres que us pugueu trobar.
Com que vosaltres, el vostre equip i el vostre client us acostareu a aquest projecte amb diferents apostes, és ideal aconseguir-ho tot el món participen en la discussió del problema potencial.
Pas 8: registre d'entrada
Fer una visita regular al vostre client és una altra forma de consolidar la confiança entre ambdues parts. A la reunió d'inici del projecte, teniu algunes preguntes sobre les quals podeu resoldre què, quan, qui i com aquestes visites es produiran.
La facturació és un bon equilibri entre transparència i esforç. Tot i que és bo ser el més obert i transparent possible, heu de gestionar-ho dins de l’abast de la vostra disponibilitat be obert i transparent.
Assegureu-vos que teniu respostes a aquestes preguntes abans de finalitzar la reunió:
- Què? - Exactament amb quin detall cal actualitzar el client? Necessiten conèixer tots els detalls del progrés, o només importen els grans signes?
- Quan? - Amb quina freqüència el vostre equip ha d’actualitzar el vostre client? Han de transmetre el que han fet cada dia o simplement resumir el que han aconseguit al final de la setmana?
- Qui? - Quin membre de l’equip serà el que es relaciona amb el client? Hi haurà un membre de cada equip, en cada etapa, o només un corresponsal singular al llarg de tot el projecte?
- Com? - Amb quin mètode el client i el corresponsal es mantindran en contacte? Voleu fer una trucada de vídeo habitual, un correu electrònic o un document en directe actualitzat contínuament?
Com és el cas de la majoria dels punts a l’ordre del dia d’una reunió d’inici del projecte, el millor és discutir-ho en obert. Per a un gran equip i un gran grup de clients, pot ser que sigui més fàcil fer-ne un enquesta en viu per tal de reduir les opcions per establir la millor fórmula de registre possible.
Vols saber més? 💡 Mireu-ne alguns bones pràctiques per consultar els vostres clients.
Enquesta eficaçment amb AhaSlides
Plantilla d'ordre del dia de la reunió d'inici del projecte
Amb la vostra reunió d’inici planificada per expertes que només espera esperar a la sala de juntes, l’últim toc pot ser una mica interacció per reunir-ho tot.
Sabia això només? 29% de les empreses se senten connectats amb els seus clients (Gallup)? La desvinculació és una epidèmia a nivell B2B i pot deixar que les reunions inicials se sentin com un procés pla i poc inspirador a través dels tràmits.
Implicar realment els clients i els equips mitjançant diapositives interactives potenciar la participació i augmentar els períodes d’atenció.
AhaSlides té un arsenal d'eines incloses enquestes en directe, preguntes i respostes i diapositives de pluja d'idees, i fins i tot concursos en directe i jocs per encendre el vostre projecte de la manera correcta.
Feu clic a continuació per obtenir una plantilla gratuïta sense descàrrega per a la reunió inicial. Canvieu tot el que vulgueu i presenteu-lo sense cap cost.
Feu clic a continuació per crear un compte AhaSlides gratuït i començar a crear les vostres pròpies reunions atractives mitjançant la interactivitat.
