Reunions a l'empresa són familiars per a aquells que ocupen llocs de lideratge com ara gestors de projectes o càrrecs superiors dins d'una empresa. Aquestes reunions són essencials per millorar la comunicació, fomentar la col·laboració i avançar en l'èxit dins de l'organització.
Tanmateix, és possible que no tothom conegui les definicions, els tipus i els propòsits d'aquestes reunions. Aquest article serveix com a guia completa i ofereix consells per dur a terme reunions productives a l'empresa.
Què és una reunió empresarial?
Una reunió d'empresa és una reunió de persones que es reuneixen per discutir i prendre decisions sobre temes específics relacionats amb els negocis. Els propòsits d'aquesta reunió poden incloure l'actualització dels membres de l'equip sobre els projectes actuals, la planificació d'esforços futurs, la resolució de problemes o la presa de decisions que afectin tota l'empresa.
Les reunions de negocis es poden dur a terme en persona, virtual, o una combinació d'ambdós i pot ser formal o informal.
L'objectiu d'una reunió de negocis és intercanviar informació, alinear els membres de l'equip i prendre decisions que ajudin l'empresa a assolir els seus objectius.
Tipus de reunions a l'empresa
Hi ha diversos tipus de reunions a l'empresa, però els 10 tipus comuns inclouen:
1/ Reunions mensuals d'equip
Les reunions mensuals d'equip són reunions periòdiques dels membres de l'equip d'una empresa per discutir els projectes en curs, assignar tasques i mantenir la gent informada i alineada. Aquestes reunions solen tenir lloc mensualment, el mateix dia, i tenen una durada de 30 minuts a diverses hores (segons la mida del grup i la quantitat d'informació coberta).
Les reunions mensuals de l'equip ofereixen una oportunitat i orientació als membres de l'equip per intercanviar informació i idees, discutir el progrés del projecte i assegurar-se que tothom treballa per aconseguir el mateix objectiu.
Aquestes reunions també es poden fer servir per abordar qualsevol repte o problema als quals s'enfronta l'equip, identificar solucions i prendre decisions que afectin la direcció del projecte o el treball de l'equip.
An reunió de totes les mans és simplement una reunió que implica tot el personal d'una empresa, és a dir, una reunió mensual d'equip. És una reunió periòdica, potser una vegada al mes, i normalment la dirigeixen els responsables de l'empresa.
2/ Stand Up Meetings
El reunió stand-up, també coneguda com a reunió diària de stand-up o scrum diària, és un tipus de reunió breu, que normalment no dura més de 15 minuts, i que se celebra diàriament per oferir a l'equip actualitzacions ràpides sobre el progrés del projecte, o la càrrega de treball completada, planificar treballar avui.
Al mateix temps, ajuda a identificar i resoldre els obstacles als quals s'enfronten els membres de l'equip i com afecten els objectius comuns de l'equip.
3/ Reunions d'actualització d'estat
Les reunions d'actualització d'estat se centren a proporcionar actualitzacions dels membres de l'equip sobre el progrés dels seus projectes i tasques. Poden passar amb més freqüència que les reunions mensuals, com ara setmanals.
L'objectiu de les reunions d'actualització d'estat, per descomptat, és oferir una visió transparent del progrés de cada projecte i identificar els reptes que puguin afectar l'èxit del projecte. Aquestes reunions no quedaran atrapades en qüestions com ara la discussió o la resolució de problemes.
Per a una reunió a més gran escala, la reunió d'actualització d'estat també es pot anomenar "Reunió de l'Ajuntament', Una reunió de l'ajuntament és simplement una reunió planificada per a tota l'empresa en què la direcció es centra en respondre les preguntes dels empleats. Per tant, aquesta reunió va implicar una sessió de preguntes i respostes, fent-la més oberta i menys formulada que qualsevol altre tipus de reunió!
4/ Reunions de resolució de problemes
Són reunions que giren al voltant d'identificar i resoldre els reptes, crisis o problemes als quals s'enfronta una organització. Sovint són inesperats i necessiten portar persones de diferents departaments o equips per col·laborar i trobar solucions a problemes concrets.
En aquesta reunió, els assistents compartiran les seves opinions, identificaran conjuntament les causes arrels dels problemes i oferiran possibles solucions. Perquè aquesta reunió sigui efectiva, s'hauria d'animar-los a discutir obertament i honestament, evitar culpables i centrar-se a trobar respostes.
5/ Reunions de presa de decisions
Aquestes reunions tenen l'objectiu de prendre decisions importants que afectin la direcció del projecte, l'equip o tota l'organització. Els assistents solen ser persones amb l'autoritat i l'experiència necessària per a la presa de decisions.
Aquesta reunió s'haurà de proporcionar amb antelació amb tota la informació rellevant, necessitant les parts interessades. Aleshores, per garantir que les decisions preses durant la reunió es portin a terme, s'estableixen les accions de seguiment amb un temps de finalització.
6/ Reunions de pluja d'idees
Les reunions de pluja d'idees se centren a generar idees noves i innovadores per al vostre negoci.
La millor part d'una sessió de pluja d'idees és com promou el treball en equip i la invenció alhora que es basa en la intel·ligència i la imaginació col·lectives del grup. Tothom pot expressar les seves opinions, extreure de les idees dels altres i proposar solucions originals i avantguardistes.
7/ Reunions de Direcció Estratègica
Reunions de gestió estratègica són reunions d'alt nivell que se centren a revisar, analitzar i prendre decisions sobre els objectius, la direcció i el rendiment a llarg termini d'una organització. Els alts directius i l'equip de direcció assisteixen a aquestes reunions, que es fan trimestralment o anualment.
Durant aquestes reunions es revisa i avalua l'organització, així com la competitivitat o s'identifiquen noves oportunitats de creixement i millora.
8/ Reunions d'inici del projecte
A reunió d'inici del projecte és una trobada que marca l'inici oficial d'un nou projecte. Reuneix persones clau de l'equip del projecte, inclosos els gestors de projectes, els membres de l'equip i les parts interessades d'altres departaments, per discutir metes, objectius, terminis i pressupostos.
També ofereix al director del projecte l'oportunitat d'establir canals de comunicació clars, establir expectatives i assegurar-se que els membres de l'equip entenguin les seves funcions i responsabilitats.
Aquests són alguns dels tipus de reunions més habituals a l'empresa, i el format i l'estructura poden canviar segons la mida i el tipus d'organització.
9/ Trobades d'iniciació
An reunió introductòria és la primera vegada que els membres de l'equip i els seus líders es reuneixen oficialment per determinar si les persones implicades volen establir una relació de treball i comprometre's amb l'equip en el futur.
Aquesta reunió pretén donar temps als membres de l'equip per mantenir-se junts per conèixer els antecedents, els interessos i els objectius de cada participant. Segons les vostres preferències i les del vostre equip, podeu organitzar reunions d'introducció formals o informals, depenent dels diferents contextos.
10/ Reunions de l'Ajuntament
Aquest concepte es va originar a partir de les reunions locals de la ciutat de Nova Anglaterra on els polítics es reunien amb els electors per discutir qüestions i legislació.
Avui, a reunió de l'ajuntament és una reunió planificada per a tota l'empresa on la direcció respon les preguntes directament dels empleats. Permet una comunicació oberta i transparència entre la direcció i el personal. Els empleats poden fer preguntes i obtenir comentaris immediats.
Respondre tots les preguntes importants
No et perdis cap ritme amb AhaSlides' eina gratuïta de preguntes i respostes. Sigues organitzat, transparent i un gran líder.
Com dur a terme reunions a l'empresa
Per tenir una bona reunió, en primer lloc, heu d'enviar un correu electrònic d'invitació a la reunió.
La realització de reunions efectives en els negocis requereix una planificació i una preparació acuradas per garantir que la reunió sigui productiva i assoleixi els objectius previstos. Els consells següents us poden ajudar a organitzar reunions de negocis productives:
1/ Definir la finalitat i els objectius
Definir el propòsit i els objectius d'una reunió de negocis és fonamental per garantir que la reunió sigui productiva i produeixi el resultat previst. Han de garantir el següent:
- El propòsit. Assegureu-vos que la reunió té un propòsit per discutir temes específics, prendre decisions o proporcionar actualitzacions. Cal definir per què és necessària la reunió i el resultat esperat.
- Objectius. Els objectius d'una reunió de negocis són resultats concrets i mesurables que voleu aconseguir al final de la reunió. Haurien d'alinear-se amb l'objectiu general de la reunió amb la línia de temps, KPI, etc.
Per exemple, una reunió per discutir el llançament d'un nou producte hauria de tenir objectius que s'alinein amb l'objectiu general d'augmentar les vendes o millorar la quota de mercat.
2/ Preparar l'ordre del dia de la reunió
A agenda de reunions serveix com a full de ruta per a la reunió i ajuda a mantenir la discussió centrada i encaminada.
Per tant, preparant una agenda eficaç, podeu assegurar-vos que les reunions de negocis siguin productives i enfocades i que tothom sigui conscient de què parlar, què esperar i què s'ha d'aconseguir.
3/ Convida els participants adequats
Considereu qui ha d'assistir a la reunió en funció del seu paper i dels temes a tractar. Convideu només aquells que necessiten estar presents per assegurar-vos que la reunió funcioni sense problemes. Alguns factors a tenir en compte per ajudar a seleccionar els assistents adequats inclouen la idoneïtat, el nivell d'experiència i l'autoritat.
4/ Assignar el temps de manera eficaç
Assegureu-vos de destinar prou temps a cada tema de la vostra agenda, tenint en compte la importància i la complexitat de cada tema. Això ajudarà a assegurar-se que tots els temes reben tota l'atenció i que la reunió no vagi extraordinària.
A més, hauríeu de respectar l'horari tant com sigui possible, però també ser prou flexible per fer canvis si cal. També podeu plantejar-vos fer pauses breus per ajudar els participants a carregar-se i tornar a concentrar-se. Això pot mantenir l'energia i l'interès de la reunió.
5/ Fes que les reunions siguin més interactives i atractives
Feu que les reunions de negocis siguin més interactives i atractives animant tots els participants a parlar i compartir els seus pensaments i idees. Així com utilitzar activitats interactives, com ara enquestes en viu or sessions de pluja d’idees i les rodes giratòries ajuden a mantenir els participants compromesos i centrats en la discussió.
O utilitzeu els AhaSlides biblioteca de plantilles prefabricades per acomiadar-se de les reunions avorrides i dels ulls esmaltats.
Fes una ullada: més de 20 diversió en línia Jocs de trencaglaç per a un millor compromís o 14 inspiradors Jocs per a reunions virtuals, amb el millor 6 hacks de reunió el pots trobar el 2024!
6/ Acta de la reunió
Presa minuts de trobada durant una reunió de negocis és una tasca important que ajuda a documentar les principals discussions i decisions preses durant la reunió. També ajuda a millorar la transparència i garanteix que tothom estigui en la mateixa pàgina abans d'anar a la propera reunió.
7/ Seguiment dels elements d'acció
Si feu un seguiment dels punts d'acció, podeu assegurar-vos que les decisions preses durant la reunió es posen en pràctica i que tothom té clar les seves responsabilitats.
I recolliu SEMPRE els comentaris dels participants per millorar encara més les properes reunions de negocis: podeu compartir els comentaris després d'acabar, mitjançant correus electrònics o diapositives de presentació. Fa que les reunions no siguin tedioses i tothom es diverteix💪
Obteniu plantilles d'enquestes gratuïtes per a les vostres reunions!
Registra't de manera gratuïta i agafa el que vulguis de la biblioteca de plantilles!
🚀 Plantilles gratuïtes ☁️
Sortides de claus
Tant de bo, amb aquest article de AhaSlides, podeu distingir els tipus de reunions en els negocis i les seves finalitats. A més, seguint aquests passos i pràctiques recomanades, podeu assegurar-vos que les vostres reunions de negocis siguin eficients, concentrades i produeixin els resultats desitjats.
La realització de reunions de negocis de manera eficaç pot ajudar a millorar la comunicació, la col·laboració i l'èxit dins d'una organització i és un component clau per a una gestió empresarial exitosa.
Preguntes freqüents
Per què les reunions són importants als negocis?
Les reunions permeten una comunicació eficaç tant cap avall com cap amunt dins d'una organització. Es poden compartir actualitzacions, idees i comentaris importants.
Quines reunions ha de tenir una empresa?
– Reunions de tot el personal/tot el personal: reunions a tota l'empresa per compartir actualitzacions, anuncis i fomentar la comunicació entre els departaments.
– Reunions d'executius/lideratge: perquè l'alta direcció discuteixi l'estratègia d'alt nivell, els plans i prengui decisions clau.
– Reunions de departament/equip: perquè els departaments/equips individuals es sincronitzin, discuteixin tasques i resolguin problemes dins del seu abast.
– Reunions de projectes: per planificar, fer un seguiment del progrés i resoldre els bloquejadors de projectes individuals.
– One-to-one: controls individuals entre directius i subordinats directes per discutir el treball, les prioritats i el desenvolupament professional.
– Reunions de vendes: perquè l'equip de vendes revisi el rendiment, identifiqui oportunitats i planifiqui estratègies de vendes.
– Reunions de màrqueting: utilitzades per l'equip de màrqueting per planificar campanyes, calendari de continguts i mesurar l'èxit.
– Reunions de pressupost/finançament: per a la revisió financera de les despeses versus el pressupost, les previsions i les discussions sobre inversions.
– Reunions de contractació: per seleccionar currículums, realitzar entrevistes i prendre decisions per a noves ofertes de feina.
– Reunions de formació: per planificar i oferir sessions d'incorporació i desenvolupament d'habilitats per als empleats.
– Reunions amb clients: per gestionar les relacions amb els clients, la retroalimentació i l'abast de treball futur.
