Chì ghjè un bonu e-mail d'invitu à a riunione esempiu?
E riunioni ponu esse un elementu essenziale di l'efficacità di a squadra, a coordinazione è l'unità. Parechje cumpagnie ospitanu una riunione almenu una volta à settimana, pò esse una reunione informale per avè solu una discussione profonda cù i so impiegati o una riunione più formale di u cunsigliu di gestione per discutiri u pianu futuru di l'impresa è u rapportu annuale di l'annu. Hè ubligatoriu per l'amministratori o dirigenti di mandà lettere d'invitu à a riunione à i participanti o invitati.
Un invitu à a riunione hè impurtante per fà e riunioni ufficiali in modu efficace è lisu. Ci hè parechje manere di mandà inviti à a riunione. In questu articulu, avemu focu annantu à trattà e-mail d'invitu à a riunione, u metudu più còmuda è populari per invità a ghjente à participà à e vostre riunioni.
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Chì ghjè l'e-mail d'invitu à a riunione?
Una parte chjave di l'attività cummerciale, un email d'invitu à a riunione hè un missaghju scrittu cù una dimustrazione di u scopu di a riunione è una dumanda per e persone per unisce à a riunione dopu à a data è u locu specifichi, più annessi più detallati se avete. Pò esse scrittu in stili formali o informali secondu e caratteristiche di e riunioni. Anu da esse scritte in un tonu è stilu appropritatu per scuntrà l'etiquette di e-mail cummerciale.
Tuttavia, ùn cunfundite micca un email d'invitu à una riunione cù un email di dumanda di riunione. A diferenza chjave trà questi emails hè chì un email di dumanda di riunione hè u scopu di stabilisce un appuntamentu cù qualcunu mentre un email d'invitu di riunione hà per scopu di invità à una riunione in date è locu annunziate.
Perchè l'e-mail d'invitu à a riunione hè impurtante?
Utilizà l'inviti per email porta assai benefici. I vantaghji di l'inviti per email sò elencati quì sottu:
- Cunnette direttamente à i calendari. Quandu i ricevitori accettanu un invitu, hè aghjuntu à u so calendariu cummerciale è riceverete un ricordu cum'è l'altri avvenimenti notati in u calendariu.
- Hè còmuda è veloce. I vostri ricevitori ponu ghjunghje à l'email immediatamente dopu avè clicatu u buttone di mandà. Cume si va direttamente à u destinatariu, se l'indirizzu email hè sbagliatu, pudete uttene l'annunziu subitu è andà rapidamente per più suluzioni.
- Hè risparmiu di tempu. Pudete mandà email di gruppu cù millaie di indirizzi email à u stessu tempu.
- Hè risparmiu di costu. Ùn avete micca bisognu di spende un budgetu per mailing.
- Pò esse generatu direttamente da a vostra piattaforma webinar preferita. A menu chì ùn avete una riunione in faccia, a vostra prima scelta serà probabilmente Zoom, Microsoft Teams, o qualcosa equivalente. Quandu RSVP hè cunfirmatu, tutti i ligami è i tempi sò sincronizzati via email, cusì l'assistente pò evità a cunfusione cù altri avvenimenti.
Hè un fattu chì miliardi di e-mail sò mandati ogni ghjornu è parechji di elli sò spam. Cumu ognunu usa almenu un email per scambià missaghji impurtanti per u travagliu, compra, riunioni, è più. Tuttavia, cum'è avete da leghje tunnellate di email per ghjornu, ùn hè micca surprisante chì qualchì volta scontru u fenomenu di "fatica di email". Cusì, furnisce un bonu email d'invitu pò evità malintesi innecessarii o ignuranza da i receptori.
Scrivite un e-mail d'invitu à a riunione passu à passu
Un bonu email d'invitu à a riunione hè essenziale è, in regula, impacta un trasmissione per e-mail rate.
Ci sò etichette è principii chì tutti anu da ubbidisce per cumpiendu un email d'invitu à una riunione cummerciale in quantu à i destinatari. Pudete amparà cumu scrive un email d'invitu à una riunione standard seguendu questi passi:
Passu 1: Scrivite una linea di sughjettu forte
Hè un fattu chì u 47% di i destinatarii di e-mail leghjenu emails chì anu un sughjettu chjaru è cuncisu. A prima impressione hè impurtante. Questu pò assicurà chì i receptori sentenu un sensu d'urgenza o impurtanza, chì portanu à una tarifa aperta più altu.
- Cortu, miratu. Siate fattuale, micca enigmaticu.
- Pudete dumandà a cunferma di l'assistenza in u sughjettu cum'è un signu d'urgenza.
- O aghjunghje un tonu di sentimentu cum'è ùn vi scurdate di l'impurtanza, l'urgenza, ...
- Aghjunghjite u tempu se vulete enfatizà u prublema sensitivu à u tempu
Per esempiu: "Reunione 4/12: sessione di brainstorming di prughjettu" o "Importante. Per piacè RSVP: Reunione di Strategia di Novu Produttu 10/6 "
Passu 2: Cumincià cù una Introduzione rapida
In a prima linea, hè una bona idea di fà un brevi di quale site, quale hè a vostra pusizioni in l'urganizazione è perchè avete ghjunghje à elli. Allora pudete vede direttamente u scopu di a riunione. Parechje persone facenu l'errore di furnisce un scopu vagu di a riunione cum'è pensanu chì i participanti anu da sapè.
- Fate a vostra introduzione piacevule o ligata à u travagliu
- Ricordate à i participanti s'ellu ci vole à finisce qualsiasi attività o porta qualcosa cun elli à a riunione.
Per esempiu Hola, membru di a squadra, aghju aspettatu di vedevi à u lanciu di u novu pruduttu u luni prossimu.
Step 3: Share Time and Location
Duvete include l'ora esatta di a riunione. Duvete ancu dì cumu è induve a riunione si svolge, sia in persona sia in linea, è offre linee guida o ligami di piattaforma in casu chì ne anu bisognu.
- Aghjunghjite u fusu orariu se alcuni impiegati travaglianu in diverse zone di u mondu
- Mencione una durata stimata di a riunione
- Quandu urdinate e direzzione, sia più detallatu pussibule o aghjunghje una guida di mappatura
Per esempiu: Per piacè unisciti à noi u venneri 6 ottobre à 1 ore di sera in a sala di riunioni 00, à u sicondu pianu di u palazzu di l'amministrazione.
Passu 4: Descrive l'agenda di a riunione
Coperta l'ugettivi chjave o l'agenda di riunioni pruposta. Ùn mencione micca i dettagli. Pudete simpricimenti dichjarà u tema è u timeline. Per riunioni formali, pudete aghjunghje un documentu detallatu. Questu hè particularmente utile per aiutà i participanti à fà a preparazione avanzata.
Per esempiu, pudete principià cù: Avemu intenzione di discutiri ..../ Vulemu affruntà alcuni di i prublemi O cum'è a seguente cronologia:
- 8:00-9:30 : Introduzione à u Prughjettu
- 9:30-11:30: Presentazioni da Howard (IT), Nour (Marketing) è Charlotte (Vendite)
Passu 5: dumandate un RSVP
Esigendu un RSVP pò aiutà à cunfirmà una risposta da i vostri destinatari. Per prevene l'ambivalenza, una risposta preferita è un limitu di tempu per i participanti per informà di a so presenza o assenza deve esse inclusa in u vostru email. Per quessa, sè ùn avete micca ricevutu u so RSVP à u mumentu chì regulate, pudete fà azzione di seguitu rapidu.
Per esempiu: Per piacè RSVP da [data] à [indirizzu email o numeru di telefunu]
Passu 6: Aghjunghjite una firma di e-mail prufessiunale è Branding
A firma di e-mail di l'impresa deve cumminà u nome cumpletu, u titulu di a pusizione, u nome di l'impresa, l'infurmazioni di cuntattu, siti web persunali è altri indirizzi hyperlinked.
Pudete facilmente persunalizà a vostra firma cù Gmail.
Per esempiu:
Jessica Madison
Chief Regional Marketing Officer, Inco Industry
555-9577-990
Ci sò tunnellate di creatori di firma di e-mail gratuiti chì vi risparmianu tempu è sforzu, cum'è A mo firma.
Tipi di e-mail d'invitu à a riunione è Esempii
Tenite in mente chì e diverse tippi di riunioni avarà diverse norme è stili di scrittura da seguità. Comu regula, separemu e-mail d'invitu à a riunione basatu annantu à u so livellu formale o informale, cumprese o escludendu riunioni virtuali o riunioni in linea pura. In questa parte, cullemu è vi presentemu alcuni tipi tipici di inviti à a riunione è u mudellu di ogni tipu chì sò popularmente utilizati in e-mail d'invitu di riunioni d'affari.
#1. L'e-mail di dumanda di a riunione formale
L'e-mail di dumanda formale di riunione hè aduprata per grandi riunioni chì sò generalmente una volta à trè volte à l'annu. Hè una grande riunione formale cusì u vostru email deve esse scrittu in un stile di scrittura formale. L'appendici annessi sò necessarii per fà più chjaru à u participante cumu participà à a riunione, cumu truvà u locu, è dettagliate l'agenda.
E riunioni formali implicanu:
- Reunione di gestione
- Reunione di u cumitatu
- Reunione di u Cunsigliu di Amministrazione
- Assemblea di l'azionisti
- Reunione di strategia
Esemplariu 1: l'azionisti mudellu di email d'invitu
Subject line: Impurtante. Sò invitati à l'Assemblea Generale Annuale. [Tempu]
[Nome di u destinatariu]
[Nome di a Cumpagnia]
[Tittulu di travagliu]
[Indirizzu di a Cumpagnia]
[Data]
Cari Azionisti,
Avemu u piacè di invitavi à l'Assemblea Generale Annuale chì si terrà [Time], [Address]
L'Assemblea Annuale di l'Azionisti hè un'occasione eccezziunale per l'infurmazioni, u scambiu è a discussione trà [Nome di a Cumpagnia] è tutti i nostri azionisti.
Hè ancu l'uppurtunità di spressione è votu per ghjucà un rolu attivu in a decisione maiò per [Nome di a cumpagnia], a priscinniri di u numeru di azzioni pussede. A riunione coprerà i seguenti agendas chjave:
Agenda 1:
Agenda 2:
Agenda 3:
Agenda 4:
Truverete struzzioni nantu à cumu participà à sta riunione, l'agenda è u testu di e risoluzioni da esse presentate per a vostra appruvazioni in u documentu annessu sottu.
Vogliu ringrazià vi, in nome di u cunsigliu, per a vostra cuntribuzione è a vostra lealtà à u [Nome di a Cumpagnia] è aghju aspittatu per accoglievi à a Reunione annantu [Data]
Pigliu rispettu,
[Nome]
[Titulu di u postu]
[Nome di a Cumpagnia]
[Indirizzu di Cumpagnia è situ web]
Esemplariu 2: Reunione di strategia mudellu di email d'invitu
[Nome di u destinatariu]
[Nome di a Cumpagnia]
[Tittulu di travagliu]
[Indirizzu di a Cumpagnia]
[Data]
Linia d'ughjettu: Campagna di Marketing Launch Project Reunione: 2/28
Per contu di [nome di l'impresa], Vogliu invitarvi à assistisce à una riunione d'affari chì sò tenuti à [Nome di a Sala di Cunferenza, Nome di l'Edifiziu] [Data è Ora]. A riunione durà per [Durata].
Hè u mo piacè di accoglievi in a prima tappa di u nostru prughjettu per discutiri a nostra pruposta pruposta [Dettagli] è apprezzemu i vostri preziosi insights nantu à questu. Eccu un breve riassuntu di a nostra agenda per u ghjornu:
Agenda 1:
Agenda 2:
Agenda 3:
Agenda 4:
Sta pruposta hè cunsiderata da tutta a nostra squadra cum'è una di e più cruciali. Per a vostra riferenza ulteriore, avemu attaccatu un documentu à sta lettera chì vi furnisce infurmazioni più dettagliate in modu chì pudete truvà convenientu per preparà a riunione in anticipu.
Avemu tutti l'aspettu di avè una cunversazione cun voi per discutiri di ciò chì più pudemu fà per fà sta pruposta riesce. Per piacè inviate qualsiasi dumande o raccomandazioni per a riunione prima [Terminu] à mè direttamente rispondendu à questu email.
Avè un bellu ghjornu avanti.
Grazie,
Coperchio,
[Nome]
[Titulu di u postu]
[Nome di a Cumpagnia]
[Indirizzu di Cumpagnia è situ web]
#2. L'e-mail d'invitu à a riunione informale
Cù e-mail d'invitu formale à a riunione, s'ellu hè simplicemente a riunione cù staves di livellu di gestione o membri in a squadra. Hè assai più faciule per voi di pensà à cumu scrive bè. Pudete scrive in un stile informale cù un tonu amichevule è allegru.
E riunioni informali implicanu:
- Reunione di brainstorming
- Reunione per risolve i prublemi
- Training
- Reunione di check-in
- Reunione di Team Building
- Chats di caffè
Esempiu 3: mudellu di e-mail di invitu à a riunione di check-in
Subject line: Urgente. [Nome di u prugettu] fighja. [Data]
Care squadre,
Auguri!
Hè statu piacevule è divertente per avè u tempu di travaglià cun voi in quantu [Nome di u prugettu]. Tuttavia, per esse capace di cuntinuà cù i nostri piani in modu efficace, crede chì u tempu hè ghjustu per noi di raportà nantu à u prugressu chì hè statu fattu è aghju apprezzà l'uppurtunità di scuntràvi à [locu] per discutiri a materia più in più à [Data è ora].
Aghju aghjustatu ancu una lista di tutti l'agenda chì avemu bisognu di discutiri. Ùn vi scurdate di preparà u vostru rapportu di cumpiimentu di u compitu. Per piacè aduprate questu [Link] per fà sapè s'è tù sarè capaci di fà.
Per piacè email a vostra cunferma prima.
Coperchio,
[Nome]
[Tittulu di travagliu]
[Nome di a Cumpagnia]
Esemplariu 4: squadra building mudellu di e-mail d'invitu
Cari membri di a squadra,
Questu hè per informà chì u [Nome di u dipartimentu] hè urganizatu a Team Building Meeting per tutti i nostri staffi membri nantu [Data è ora]
Per u sviluppu prufessiunali più avanzatu, hè estremamente significativu chì cresce inseme è chì pò accade solu se travagliammu in squadra per chì e nostre cumpetenze è talenti ponu esse sfruttate per purtà un megliu rendimentu. Hè per quessa chì u nostru dipartimentu cuntinueghja à prumove ogni mese diverse attività di team building.
Per piacè venite à unisce à l'avvenimentu in modu chì pudemu sente a vostra voce nantu à cumu pudemu migliurà per dà un sustegnu megliu. Ci sarà ancu uni pochi ghjochi di squadra inseme cù bevande è rinfreschi ligeri seranu furniti da a cumpagnia.
Aspittemu di passà i mumenti divertenti in questu avvenimentu di furmazione di squadra chì hè statu dispostu per aiutà ognunu di noi à cresce. In casu chì pensate chì ùn pudete micca participà à sta riunione, per piacè informate [Nome di u Coordinatore] at [Numeru di telefonu]
sincerità,
[Nome]
[Tittulu di travagliu]
[Nome di a Cumpagnia]
#3. E-mail d'invitu di u Speaker Guest
Un e-mail d'invitu per un parlante invitatu deve include infurmazioni pertinenti per u parlante in quantu à a riunione è l'opportunità di parlà. Hè vitale chì u parlante cunnosce a manera chì ponu cuntribuisce à u vostru avvenimentu, è quale sò i beneficii chì ponu riceve per esse una parte di u vostru avvenimentu.
Esempiu 5: mudellu di e-mail d'invitu di parlante invitatu
Dear [Speaker],
Speremu chì stu missaghju vi trova bè ! Aghjunghjemu oghje cù una fantastica opportunità di parlà per a vostra cuntemplazione. Vulemu dumandà di esse gentilmente u nostru oratore onorevoli per u [Nome di a riunione], un avvenimentu focu annantu [Descrizzione di u scopu è u publicu di u vostru avvenimentu]. Tuttu [Nome di a riunione] A squadra hè ispirata da i vostri successi è sente chì sarete l'espertu perfettu per indirizzà u nostru publicu di prufessiunali simili.
[Nome di a riunione] si svolgerà in [Locu, cumpresa a cità è u statu] on [date]. U nostru avvenimentu hè previstu di accoglie finu à circa [Numeru di participanti stimatu #]. U nostru scopu hè di [Obiettivi di a riunione].
Cridemu chì site un parlante fantasticu è a vostra voce seria un aghjuntu criticu à quella conversazione datu u vostru vastu travagliu in [Area di sapè fà]. Pudete cunsiderà presentà e vostre idee finu à [Duration] minuti chì sò ligati à u campu di [Tema di a riunione]. Pudete mandà a vostra pruposta prima di [termine] seguitate u [link] per chì a nostra squadra pò sente e vostre idee è determinà i particulari di u vostru discorsu in anticipu.
In ogni casu, se ùn pudete assistisce, vi dumandemu umilmente di cuntattateci via [link]. Grazie per u vostru tempu è cunsiderazione, aspittemu di sente una risposta positiva da voi.
Best,
[Nome]
[Tittulu di travagliu]
[Informazioni di cuntattu]
[indirizzu di u situ di a cumpagnia]
#4. E-mail d'invitu à u webinar
In i tendenzi d'oghje, più è più persone ospitanu riunioni in linea perchè hè tempu è risparmiu di costu, in particulare per i gruppi di travagliu remoti. Sè aduprate e plataforme di cunferenza, ci sò messagi d'invitu bè persunalizati chì sò direttamente mandati à u vostru assistente prima di l'iniziu di a riunione, cum'è u mudellu di e-mail d'invitu Zoom. Per un webinar virtuale, pudete riferite à u seguente sample.
Prugettu: Aduprate e parolle chjave cum'è "Felicitazioni", "Presto", "Perfettu", "Aggiornamentu", "Disponibile", "Ultimately", "Top", "Special", "Join us", "Free", etc.
Esemplariu 6: Modellu di email d'invitu webinar
Subject line: Felicitazioni! Sò invitati à [Nome Webinar]
Dear [Nome_candidat],
[Nome_cumpagnia] hè tantu piacè di urganizà un webinar per [Webinar Tema] nantu à [Date] à [tempu], intesu à [[Obiettivi di Webinar]
Serà una bona opportunità per voi di guadagnà enormi benefici da i vostri esperti invitati in u campu di [temi Webinar] è uttene rigali gratuiti. A nostra squadra hè tantu entusiasmu di a vostra presenza.
Nota: Stu webinar hè limitatu à [Numeru di persone]. Per salvà u vostru postu, registrate [Ligame], è sentite liberu di sparte cù i vostri amichi.
Spergu di vedevi quì !
Bona ghjurnata,
[U vostru_nome]
[Signature]
U Line fermentazione
Per furtuna, ci sò parechji mudelli dispunibuli di inviti à riunioni di cummerciale in Internet per voi per persunalizà è mandà à i vostri assistenti in seconde. Ùn vi scurdate di salvà un pocu in u vostru nuvulu in modu chì pudete preparà u vostru email cù scrittura perfetta, soprattuttu in casu d'urgenza.
Sè vo circate ancu altre suluzioni per a vostra attività, pudete truvà AhaSlides hè un bonu strumentu di presentazione cù parechje caratteristiche maravigghiusu per sustene i vostri eventi webinar, attività di squadra, cunferenza è più.
Dumande dumandatu Spissu
Cumu scrive un email per un appuntamentu di riunione?
Punti chjave da include in u vostru email di appuntamentu di riunione:
- Ligna di u sughjettu chjaru
- Salutu è introduzione
- Detaglii di a riunione dumandati - data (s), intervallu di tempu, scopu
– Agenda/temi di discussione
– Alternative se e date primarie ùn funzionanu
- I dettagli di i prossimi passi
- Chiusura è firma
Cumu mandà un invitu à una riunione di squadra per email?
- Apertura u vostru cliente di email o serviziu webmail (cum'è Gmail, Outlook, o Yahoo Mail).
- Cliccate nant'à u buttone "Componi" o "New Email" per cumincià à scrive un novu email.
- In u campu "À", inserite l'indirizzi email di i membri di a squadra chì vulete invità à a riunione. Pudete separà parechje indirizzi email cù virgule o utilizate u libru di indirizzu di u vostru cliente di email per selezziunà i destinatari.
- Se tenete una applicazione di calendariu integrata cù u vostru cliente di e-mail, pudete aghjunghje i dettagli di a riunione à l'invitu di u calendariu direttamente da l'email. Cercate una opzione cum'è "Aggiungi à u calendariu" o "Inserisci Eventu" è furnisce l'infurmazioni necessarii.
Cumu fà un invitu per email?
Eccu e cose chjave per include in una breve invitu email:
- Salutu (indirizzu destinatariu per nome)
- Nome di l'avvenimentu è data / ora
- Dettagli di u locu
- Cortu missaghju d'invitu
- Dettagli RSVP (scadenza, metudu di cuntattu)
- Chiusura (u vostru nome, ospitante di l'avvenimentu)
Ref: In effetti | Sherpany
