Většina organizací bere nástupní proces jako jednorázovou událost: předání notebooku, projdení kontrolního seznamu pro dodržování předpisů, představení týmu. Pak o šest týdnů později je nový zaměstnanec pryč.
Pouze 12 % zaměstnanců uvádí, že jejich společnost odvádí skvělou práci s jejich nástupem [1]. Problém, který mají nástupní otázky překlenout, je právě tato mezera mezi tím, co si HR týmy myslí, že se děje, a tím, co noví zaměstnanci skutečně zažívají.
Tato příručka se zabývá tím, na co se ptát, kdy se na to ptát a jak na základě odpovědí reagovat – aby váš adaptační program zlepšil důležitá čísla: udržení zaměstnanců, produktivitu a dobu potřebnou k plnému naplnění úkolu.
Proč jsou onboardingové průzkumy důležitější, než si myslíte
Data o časném odchodu zaměstnanců je těžké ignorovat. BambooHR zjistila, že 70 % nových zaměstnanců se rozhodne, zda je pro ně daná práce vhodná, během prvního měsíce – a 29 % se tak rozhodne během prvního týdne [2]. Společnosti mají v průměru 44 dní na to, aby ovlivnily, zda nový zaměstnanec setrvá.
Organizace se strukturovaným procesem nástupu do zaměstnání zlepšují míru udržení nových zaměstnanců o 82 % a produktivitu o více než 70 % [3]. Pokud se manažeři aktivně zapojují, noví zaměstnanci 3.4krát častěji popisují svůj nástupní proces jako výjimečný [1].
Nástupní otázky vám poskytují mechanismus, jak odhalit problémy dříve, než se z nich stanou výpovědi. Nový zaměstnanec, který se potýká s nalezením správné kontaktní osoby, nerozumí své roli nebo se cítí odtržen od týmu, to pravděpodobně v prvních týdnech bez podnětu neřekne. Krátký a dobře načasovaný průzkum jim poskytne strukturovaný způsob, jak to udělat.
Kdy provádět onboardingové průzkumy
Načasování je stejně důležité jako obsah otázky. Jediný průzkum v 90. den mine kritické okno pro první dojem. Průzkum v první den žádá lidi, aby zhodnotili věci, které ještě nezažili. Správná kadence vám poskytne data v každém inflexním bodě.
Den 3 až 7 – první dojmy
Ptejte se pouze na logistiku a první dojmy. Na hodnocení firemní kultury nebo kvality vztahů s manažery je ještě příliš brzy, ale je to přesně ten správný čas na odhalení základních chyb v nastavení: chybějící přístup k systému, nejasné harmonogramy nebo prohlídka kanceláře, která se nikdy neuskutečnila.
30. den – raná integrace
Do čtvrtého týdne má nově přijatý zaměstnanec dostatek kontaktů se svým týmem, manažerem a každodenními povinnostmi, aby vám mohl poskytnout smysluplnou zpětnou vazbu ohledně jasnosti role a podpory. Toto je nejdůležitější průzkum v celé sekvenci.
Den 60 – kontrola hybnosti
Po dvou měsících můžete posoudit, zda jsou počáteční dojmy platné. Zde se jasně projeví zaměstnanci, kteří se potýkají s propojením své práce s cíli organizace.
Den 90 – hodnocení programu
Po 90 dnech požádejte nové zaměstnance, aby zhodnotili proces nástupu jako celek. Tehdy shromažďujete data, která se zpětně používají při návrhu programu.
Úvodní otázky podle kategorie
Jasnost role
Nejasná očekávání jsou jedním z nejčastějších faktorů předčasné fluktuace. Podle průzkumu citovaného několika zdroji z oblasti lidských zdrojů 44 % nových zaměstnanců uvádí, že neví, kdo je jejich přímý nadřízený, a 65 % neví, na koho se obrátit, když mají dotaz [3]. Otázky ohledně jasnosti rolí tyto mezery brzy odhalí.
- Máte jasnou představu o svých každodenních povinnostech?
- Odpovídají vaše skutečné pracovní úkoly tomu, co bylo popsáno během pohovoru?
- Víte, jak vypadá úspěch ve vaší roli po 30, 60 a 90 dnech?
- Máte nástroje a přístup k systému, které potřebujete k vykonávání své práce?
- Víte, na koho se obrátit, když máte dotaz ohledně vaší role?
Tyto otázky fungují dobře jako jednoduché otázky typu ano/ne nebo otázky s pětibodovou stupnicí souhlasu. Nízké skóre v kterékoli z těchto otázek vyžaduje přímou následnou reakci od personalisty, nikoli obecný e-mail.
Podpora manažerů
Výzkum Gallupova institutu opakovaně ukazuje, že vztah s manažerem je největším prediktorem úspěšného nástupu do zaměstnání. Když jsou manažeři aktivně zapojeni, spokojenost a angažovanost nově přijatých zaměstnanců prudce roste [1].
- Jak často se s vámi váš manažer schází individuálně?
- Dává vám váš manažer jasné pokyny ohledně priorit?
- Jak pohodlně se cítíte, když požádáte svého manažera o pomoc?
- Dává vám váš manažer užitečnou zpětnou vazbu k vaší práci?
- Máte pocit, že váš manažer má zájem o váš úspěch?
Pro otázky týkající se frekvence dotazů použijte stupnici četnosti (Nikdy / Zřídka / Někdy / Často / Vždy) a pro otázky týkající se kvality vztahu stupnici spokojenosti (Velmi nespokojen/a až Velmi spokojen/a).
Integrace týmu
Pocit sociálního propojení urychluje výkon. Zaměstnanci, kteří se cítí začleněni, vykazují vyšší angažovanost a je méně pravděpodobné, že v prvním roce odejdou.
- Byl jsi seznámen se všemi spoluhráči, se kterými pracuješ přímo?
- Cítíte se jako cenný člen svého týmu?
- Existují možnosti neformálního setkávání s kolegy?
- Chápete, jak práce vašeho týmu zapadá do širších cílů organizace?
- Pomohli ti někteří spoluhráči se zorientovat?
Kultura a hodnoty
Noví zaměstnanci, kteří si nenajdou cestu k organizační kultuře, s větší pravděpodobností odejdou, a to i v případě, že jim samotná pozice vyhovuje. Společnost BambooHR zjistila, že 91 % zaměstnanců, kteří absolvovali efektivní školení o kultuře, se cítí propojeni se svým pracovištěm, oproti pouhým 29 %, kteří uvádějí, že jim tato složka při nástupu chyběla [2].
- Rozumíte hodnotám společnosti a tomu, jak se projevují v každodenní práci?
- Myslíte si, že firemní kultura odpovídá tomu, co vám bylo řečeno při náboru?
- Cítíte se v práci dobře sami sebou?
- Je něco, co vás na kultuře od začátku překvapilo?
- Jak byste popsal kulturu školy příteli, který zvažuje, že se k nám připojí?
Poslední dvě otázky fungují lépe jako otevřená textová pole. Odpovědi často odhalují věci, které by otázka s měřítkem nikdy nezachytila.
Školení a rozvoj
76 % nově přijatých zaměstnanců uvádí, že školení je důležité pro jejich schopnost uspět v dané roli [2]. Pokud má váš školicí program mezery, uvidíte je zde.
- Připravilo vás vaše nástupní školení na vaše skutečné povinnosti?
- Byly školení dobře organizované a snadno sledovatelné?
- Existuje nějaké téma nebo dovednost, o které si myslíte, že potřebujete více školení?
- Měl/a jste dostatek času na dokončení školení, než se od vás očekávalo, že budete pracovat samostatně?
- Jak byste ohodnotil/a celkovou kvalitu vašeho školení/vzdělávání?
Hodnocení nástupního programu (90. den)
Tyto otázky slouží k hodnocení samotného programu, nikoli individuální zkušenosti. Použijte je k podpoře zlepšení programu, nikoli k individuálnímu následnému sledování.
- Jak jste celkově spokojen/a s nástupním procesem?
- Co bylo nejužitečnější na onboardingu?
- Co byste změnili při tvorbě programu?
- Pomohl vám nástupní proces, abyste se na svou roli připravili?
- Jaká je pravděpodobnost, že byste tuto firmu doporučili příteli, který hledá podobnou pozici?
Příklad z reálného světa: onboarding ve velkém měřítku
Středně velká technologická společnost, která provádí čtvrtletní kohortový nábor, zjistila, že fluktuace zaměstnanců v 90denní době byla vysoká i přes silnou zpětnou vazbu z pohovorů. Když zavedli strukturovanou sekvenci tří dotazníků (7. den, 30. den, 90. den), výsledky po 30. dni odhalily konzistentní vzorec: noví zaměstnanci v jednom oddělení hodnotili komunikaci s manažery výrazně hůře než kolegové ve zbytku organizace.
Bez dat z průzkumu by to bylo neviditelné. Vedoucí týmu se domníval, že jejich pravidelné schůzky v rámci celého oddělení se počítají jako dostatečná komunikace. Noví zaměstnanci interpretovali tyto schůzky jako skupinová oznámení, nikoli jako individuální setkání, která potřebovali.
Jakmile byl problém pojmenován, řešení bylo jednoduché: povinné týdenní individuální schůzky po dobu prvních 60 dnů. Fluktuace v tomto oddělení klesla v následujících dvou kohortách zhruba o třetinu.
Tento výsledek – konkrétní problém, konkrétní změna, měřitelný výsledek – je smyslem otázek pro zaškolení. Fungují pouze tehdy, když si někdo skutečně přečte odpovědi a reaguje na ně.
Tipy pro formátování otázek
Udržujte průzkumy krátké. Průzkum, který se provádí sedm dní po páté, by měl mít pět až sedm otázek, ne dvacet. Míra dokončení výrazně klesá s rostoucí délkou dotazníku a neúplný dotazník vám poskytne horší data než krátký dotazník, na který je zodpovězeno.
Kombinujte otázky s měřítkem a otázky s otevřeným textem. Otázky se škálou (1–5, shoda, frekvence) se snadno agregují v rámci kohorty. Otázky s otevřeným textem odhalují specifika. Použijte obojí: otázky se škálou k nalezení vzorce, otázky s otevřeným textem k jeho pochopení.
Pokud je to možné, zanechte odpovědi anonymní. Noví zaměstnanci pravděpodobně neposkytnou upřímnou zpětnou vazbu o svém manažerovi, pokud si myslí, že ji manažer uvidí. Anonymita zvyšuje kvalitu odpovědí na nejdůležitější otázky.
Jednejte na základě dat viditelně. Pokud zaměstnanci nevidí, že jejich zpětná vazba vede k nějaké změně, míra odezvy v budoucích cyklech klesá. I stručné shrnutí sdílené s kohortou – „tady je to, co jste nám řekli, tady je to, co upravujeme“ – uzavírá cyklus a buduje důvěru v proces.
Časté chyby, kterým je třeba se vyhnout
I dobře míněné onboardingové průzkumy selhávají, pokud je v jejich návrhu zakomponováno několik opakujících se chyb. Zde jsou ty, které se objevují nejčastěji.
Odeslání jednoho průzkumu na konci nástupu
Čekání s žádostí o zpětnou vazbu do 90. dne znamená, že jste již ztratili nové zaměstnance, kteří se ve 30. dni trápili. Průzkumy na konci programu jsou užitečné pro hodnocení programu, ale nemohou nahradit dřívější kontroly, kdy je stále možná intervence. Pokud někdo nepochopil svou roli ve třetím týdnu, vědomí si toho ve třináctém týdnu mu nepomůže.
Řešení: sestavit plnou kadenci – den 7, den 30, den 60, den 90 – i když je každý dotazník krátký. Pětiotázkový dotazník 30. den je užitečnější než retrospektivní dotazník s dvaceti otázkami 90. den.
Kladení stejných otázek v každé fázi
Některé týmy opakovaně používají jednu sadu otázek ve všech bodech kontaktu s průzkumem, aby ušetřily čas. Problém je v tom, že otázka typu „cítíte se připraveni na své povinnosti?“ má v 7. den oproti 60. dni zcela jiný význam. Příliš brzké položení vytváří šum. Příliš pozdní položení znamená, že lhůta pro nápravná opatření už uplynula.
Řešení: zmapujte každou otázku do fáze, kdy je proveditelná. 7. den je věnován logistice a prvním dojmům. 30. den je věnován vyjasnění rolí a vztahům s manažery. 90. den je věnován reflexi na úrovni programu.
Shromažďování dat, ale neuzavírání cyklu
Toto je nejčastější bod selhání. Personální týmy provedou průzkum, interně zkontrolují výsledky a pokračují dál. Noví zaměstnanci si všimnou, když jejich zpětná vazba zmizí v černé skříňce, a v důsledku toho klesá míra odezvy v následujících kohortách. A co je důležitější, problémy, které se objevily v datech, se neopraví.
Řešení: přiřaďte odpovědnost za každou kategorii průzkumu konkrétní osobě – odpovědi na podporu manažerů jdou manažerovi pro lidské zdroje, mezery ve školeních jdou týmu L&D, logistické problémy jdou do personálního oddělení. Poté se s kohortou podělte o stručné shrnutí: co jste slyšeli a co měníte. Nemusí to být vyčerpávající. I krátká zpráva signalizuje, že zpětná vazba byla přečtena a brána vážně.
Přeskakování anonymního sběru otázek pro manažery
Kvalita vztahů s manažery je jednou z nejdůležitějších věcí, které je třeba měřit v onboardingových průzkumech, a je to také kategorie, která s největší pravděpodobností poskytne nepřesná data, pokud odpovědi nebudou anonymní. Noví zaměstnanci v prvních týdnech nebudou svého manažera hodnotit špatně ve formuláři, který bude zaslán přímo tomuto manažerovi nebo bude projednán na schůzce, které je manažer přítomen.
Řešení: otázky týkající se manažerů by měly být ve výchozím nastavení anonymizovány a novým zaměstnancům to jasně sdělte, než na ně odpoví. Pokud váš nástroj pro průzkumy nepodporuje anonymizaci, zacházejte s otázkami manažerů jako s otevřeným textem a před sdílením výsledků je ručně agregujte.
Provádění onboardingových průzkumů s AhaSlides
Přimět nové zaměstnance k vyplnění průzkumu je polovina problému. Dlouhé formuláře zaslané e-mailem se snadno ignorují, zejména v prvním týdnu, kdy jsou schránky již tak zahlcené.
AhaSlides umožňuje spouštět onboardingové průzkumy jako živé, interaktivní relace – buď v rámci onboardingové schůzky kohorty, nebo asynchronně prostřednictvím odkazu. Můžete kombinovat otázky s hodnotící škálou, odpovědi s výběrem odpovědí a odpovědi s otevřeným textem v jednom procesu a výsledky se zobrazují v reálném čase, takže týmy HR nebo L&D mohou okamžitě odhalit mezery, aniž by čekaly na export tabulky.
Zejména pro onboarding kohort mění dynamiku spuštění živého průzkumu na konci sezení a společné zhodnocení výsledků. Noví zaměstnanci vidí odpovědi svých kolegů agregované na obrazovce, což často zahajuje konverzaci, kterou by soukromý formulář nikdy nezačal. Pro samotný obsah školení je vhodné spárovat tyto průzkumy s… tvůrce online kurzů umožňuje novým zaměstnancům procházet nástupními moduly vlastním tempem mezi jednotlivými check-iny.
Zdroje
[1] Gallupův institut. Proč je nástupní zkušenost klíčová pro udržení zaměstnanců. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. První dojem je klíčový: 44 dní na úspěch nebo neúspěch nového zaměstnance. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. Statistiky a trendy v oblasti nástupu více než 27 zaměstnanců. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
