Croeso i fyd cyfarfodydd cynhyrchiol! Fel gweithwyr proffesiynol, rydyn ni i gyd yn gwybod pa mor bwysig yw cyfarfodydd i ysgogi canlyniadau, gwneud penderfyniadau, ac aros ar y trywydd iawn. Fodd bynnag, nid yw pob un ohonynt o ansawdd da ac yn cael eu ffafrio.
Yn aml, pan ofynnir iddynt am gyfarfodydd, mae llawer o bobl yn ymateb gydag ysgwyd pen neu ochneidio'n waeth oherwydd eu haneffeithlonrwydd. Maent yn cael eu hunain yn sownd mewn sesiynau anghynhyrchiol sy'n draenio eu hegni a'u hamser. Dyna pam, heddiw, rydyn ni'n mynd i ddysgu sut i gael cyfarfod da!
Gadewch i ni ddechrau!
Dechreuwch eich Cyfarfod ag AhaSlides.
Mynnwch dempledi am ddim ar gyfer eich cyfarfodydd! Cofrestrwch am ddim a chymerwch yr hyn rydych chi ei eisiau o'r llyfrgell dempledi!
🚀 Creu cyfrif am ddim ☁️
Beth Sy'n Gwneud Cyfarfod Da?
Yn ddiamau, mae cyfarfodydd yn rhan hanfodol o unrhyw fusnes neu sefydliad. Maent yn llwyfan i unigolion ddod at ei gilydd, cyfnewid syniadau, gwneud penderfyniadau, a gweithio tuag at nod cyffredin.
Mae cyfarfod da yn un sydd wedi'i drefnu'n dda, yn gynhyrchiol, yn cyflawni canlyniadau dymunol, ac yn gwneud i bawb sy'n cymryd rhan deimlo eu bod yn cael eu clywed a'u gwerthfawrogi.
Dyma rai ffactorau sy'n creu cyfarfod da:
- Mae ganddo bwrpas clir. Mae cyfarfod da yn dechrau gydag agenda glir yn nodi ei ddiben, ynghyd â nodau'r cyfarfod a'r canlyniadau disgwyliedig, sy'n helpu i gadw'r cyfarfod ar y trywydd iawn ac yn sicrhau bod yr holl gyfranogwyr yn ymwybodol o'u tasgau.
- Mae'n hyrwyddo cyfathrebu effeithiol. Mae cyfarfod da yn gofyn am gyfathrebu effeithiol. Bydd pob cyfranogwr yn cael cyfleoedd i fynegi eu meddyliau a'u syniadau, a dylid annog trafodaeth gyda gwrando gweithredol a deialog barchus.
- Mae ganddo allbynnau clir a chamau dilynol. Heb y rhain, mae'r cyfarfod yn anghynhyrchiol ac yn aneffeithiol gan y bydd mynychwyr yn ansicr ynghylch eu camau nesaf. Oddi yno, mae'n anodd dod ag effeithlonrwydd i unrhyw gyfarfod dilynol.
Mwy o Awgrymiadau gydag AhaSlides
- Cyfarfodydd mewn Busnes | 10 Mathau Cyffredin ac Arferion Gorau
- Y Ffordd Orau i Gynnal Cyfarfodydd Rhagarweiniol
- 11 Cam I Redeg A Llwyddiannus Cyfarfod Rheoli Strategol
8 Awgrym I Gael Cyfarfod Da
Wrth gwrs, er mwyn cael cyfarfod da fel yr uchod a pheidio â gwastraffu amser ac ymdrech y mynychwyr, mae angen ichi ystyried y paratoad a'r dilyniant cyn, yn ystod ac ar ôl y cyfarfod. Bydd cymryd y camau hyn yn gwarantu canlyniad llyfn a llwyddiannus.
Cyn Y Cyfarfod - Cael Cyfarfod Da
1/ Diffinio pwrpas a math y cyfarfod
Dylid diffinio pwrpas, amcanion a math y cyfarfod a sicrhau bod pawb sy'n cymryd rhan yn eu deall. Nid oes unrhyw un eisiau dod i gyfarfod am 10 munud a dal ddim yn ymwybodol o'u cyfrifoldeb a beth yw'r pwynt trafod yma. Mae rhai mathau o gyfarfodydd at ddibenion penodol yn unig megis
- Cyfarfodydd gwneud penderfyniadau. Cânt eu cynnal pan fo angen penderfyniadau a chamau gweithredu.
- Cyfarfodydd datrys problemau. Cânt eu galw i ddod o hyd i ateb i broblem/argyfwng.
- Cyfarfodydd trafod syniadau. Maent yn lle i gasglu syniadau newydd arloesol gyda chyfraniadau gan aelodau.
2/ Cael agenda
Gwnewch yn siŵr bod gennych chi agenda cyfarfod a'i hanfon cyn y cyfarfod at yr holl gyfranogwyr, a fydd yn helpu'r rhai sy'n mynychu i ddeall pwrpas, nodau, a chanlyniadau disgwyliedig y cyfarfod. Mae hefyd yn ganllaw i'w helpu i fynd ati'n rhagweithiol i gasglu gwybodaeth a dogfennau angenrheidiol megis adroddiadau, data, cyflwyniadau, neu ddogfennau perthnasol eraill.
3/ Sefydlu'r rheolau sylfaenol
Mae'r rheolau sylfaenol yn ganllawiau neu normau y cytunir arnynt ymlaen llaw gan bawb sy'n cymryd rhan ac sy'n helpu i greu amgylchedd cynhyrchiol a pharchus ar gyfer trafodaeth. Gallant gynnwys annog gwrando gweithredol, parchu amrywiaeth, cael amser cyfyngedig i drafod, ac ati.
Yn ystod Y Cyfarfod - Cael Cyfarfod Da
4/ Dechreuwch gyda gêm torri'r garw
Gan ddechrau gyda a torrwr iâ creadigol yn ffordd wych o leddfu'r tensiwn a chael pawb yn yr hwyliau cywir ar gyfer cyfarfod tîm. Gall torri’r eiliadau lletchwith o dawelwch ar ddechrau cyfarfod helpu i osod y naws ar gyfer sesiwn gynhyrchiol a phleserus.
Yn hytrach na dibynnu ar hen ffasiwn, gallwch gymryd rhan mewn dadleuon ysgafn, sgyrsiau achlysurol, neu gwis byw a all fod yn hynod o hwyl, yn greadigol, yn gystadleuol ac yn hawdd ei greu mewn ychydig funudau. Felly, beth am roi cynnig ar rywbeth newydd?
5/ Creu gofod ar gyfer cydweithio
Mae cyfarfod tîm yn gyfle gwerthfawr i drafod a gwneud penderfyniadau fel grŵp. Yn hytrach na cheisio meddwl am syniadau newydd yn y fan a'r lle, dylai aelodau'r tîm ddod â'u hadroddiadau parod, eu syniadau a'u safbwyntiau i'r bwrdd. Fel hyn, gall y tîm weithio gyda'i gilydd i ddod i benderfyniad terfynol sydd wedi'i feddwl yn ofalus.
Yna efallai y bydd y tîm yn ystyried cynnal arolwg byw o'r syniadau a drafodwyd a chasglu adborth amser real drwyddo polau byw gyda chwestiynau amlddewis neu benagored gan AhaSlides.
Trwy ddefnyddio cod QR neu ddolen unigryw, gall aelodau'r tîm gael mynediad ar unwaith a darparu eu mewnbwn, a bydd y canlyniadau'n cael eu harddangos yn uniongyrchol ar y sgrin. Mae hyn yn helpu i osgoi gwastraffu amser ac yn sicrhau bod pob syniad yn cael ei ddal yn deg.
6/ Daliwch ati i ymgysylltu â'ch tîm
Peidiwch â rhoi'r cyfle i'ch mynychwyr dynnu sylw trwy eu cadw'n brysur yn ystod y cyfarfod. Gallwch drefnu “bord gron ar-lein” lle gall pawb gymryd rhan a chyfrannu. Gyda phobl swil? Peidiwch â phoeni. Anhysbys Holi ac Ateb bydd yn datrys y broblem hon.
Hefyd, peidiwch ag anghofio caniatáu rhywfaint o le i fod yn ddigymell. Oherwydd bod cyfarfod iach a gweithgar yn lle delfrydol i atebion a datblygiadau newydd ddod i'r amlwg. Torri'r awyrgylch swrth a dirdynnol trwy annog cyfranogwyr i feddwl yn greadigol Word Cloud yn weithgaredd diddorol ac effeithiol. Ceisiwch weld.
Ar ôl Y Cyfarfod - Cael Cyfarfod Da
7/ Gorffen gyda chamau dilynol clir a llinellau amser
I gloi'r sesiwn strategol, gwnewch yn siŵr bod gan bob mynychwr eglurder ar eu camau nesaf.
Cael adrannau i drafod:
- Pa fetrigau fydd yn dangos eu cynnydd? Byddwch yn benodol fel y gellir olrhain cynnydd.
- Pa bartneriaid traws-swyddogaethol sydd angen eu cydlynu i lwyddo? Mae cydweithio cryf yn allweddol.
- Pa fath o ddiweddariadau fydd eu hangen ar gyfer cyfarfodydd dilynol? Adroddiadau? Cyflwyniadau? Taflwch syniadau ymlaen llaw.
- Pryd allwn ni ddisgwyl canlyniadau neu wybodaeth ragarweiniol? Gosod terfynau amser uchelgeisiol ond cyraeddadwy i gynnal y cyflymder.
8/ Cael cofnodion cyfarfod
Bob amser angen manwl, trylwyr, clir, a hawdd ei ddeall cofnodion cyfarfodydd i'w hanfon at gyfranogwyr, y bwrdd cyfarwyddwyr, uwch arweinwyr, a'r rhai na allant fod yn bresennol. Maent nid yn unig yn ddogfennau, yn sail cynnwys ar gyfer y cyfarfodydd nesaf ond hefyd yn sail gyfreithiol (rhag ofn y bydd angen).
Siop Cludfwyd Allweddol
Gobeithio, yr awgrymiadau ar gyfer cael cyfarfod da hynny AhaSlides nid yw rhannu uchod yn rhy gymhleth. Cofiwch mai cyfarfodydd cynhyrchiol yw'r rhai y mae pawb yn teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi, eu clywed, a'u hannog i siarad. Rhaid i'r cyfarfod gynhyrchu canlyniad diffiniedig a chyflawni ei ddiben. Ar ôl y cyfarfod, mae pawb yn derbyn eu rolau ac yn ymrwymo i ddilyn y cynlluniau a drafodwyd.
