A cyfarfod rheoli strategol yw un o'r dulliau gorau sy'n helpu timau perfformiad uchel i adolygu a gwella ansawdd gwaith yn ogystal â chynhyrchiant i greu'r canlyniadau gorau i'r busnes. Bydd yr erthygl hon yn rhoi popeth sydd angen i chi ei wybod am gyfarfod rheoli strategol a sut i agor cyfarfod yn effeithiol.
Tabl Cynnwys
Beth yw Cyfarfod Rheoli Strategol?
Rheoli cyfarfodydd strategol (SMM) Yn model rheoli sy'n canolbwyntio ar strategaeth gyffredinol cwmni, sy'n cynnwys rheoli prosesau, cyllideb, ansawdd, safonau, a chyflenwyr i werthuso effeithlonrwydd gwaith a pherfformiad busnes.
Gellir cynnal y cyfarfod hwn bob chwarter ac efallai y bydd angen data a gasglwyd o gyfarfod strategaeth farchnata, cyfarfod strategaeth busnes, neu gyfarfod strategaeth gwerthu.
Yn fyr, pwrpas cyfarfodydd strategol yw darganfod sut i ddefnyddio adnoddau cwmni yn fwyaf effeithiol i gwrdd â nodau ac amcanion penodol.
Mwy o Awgrymiadau Gwaith gydag AhaSlides
- Cyfarfodydd Mewn Busnes | 10 Mathau ac Arferion Gorau
- 8 Awgrym Gorau i Cael Cyfarfod Da
- Cyfarfod Rheoli Strategol
Sicrhewch Dempledi Cyfarfod Am Ddim sy'n Sbarduno Sgyrsiau Bywiog!
Cofrestrwch am ddim a chymerwch yr hyn rydych chi ei eisiau am ddim
🚀 Templedi Rhad ac Am Ddim ☁️
Manteision Cyfarfod Rheoli Strategol
Mae cyfarfod rheolaeth strategol nid yn unig yn helpu mynychwyr i fod yn fwy rhagweithiol gyda'u gwaith o gyrraedd ar amser a pharatoi dogfennau a chwestiynau i'w gofyn yn ystod cynllunio strategol ond hefyd yn dod â 5 budd fel a ganlyn:
Lleihau Costau
Mae llawer o sefydliadau wedi newid i'r fframwaith cyfarfodydd rheoli strategol. Mae'r cynllun SMM yn helpu cwmnïau bellach i ddefnyddio offer a gwasanaethau cost isel (hyd yn oed am ddim) i groes-ddadansoddi data rhwng cyfarfodydd i weld beth sy'n gweithio, beth nad yw'n gweithio, a beth all wneud yn dda.
Mae hyn yn helpu i wario, dyrannu a buddsoddi adnoddau mor ddoeth ac effeithlon â phosibl.
Arbed Amser ac Ynni
Mae cynllunio cyfarfodydd effeithiol yn galluogi adrannau neu gyfranogwyr i ddeall pwrpas y drafodaeth strategol a'r hyn y mae angen iddynt ei baratoi a'i gyfrannu.
Er enghraifft, pa ddogfennau y byddant yn dod â nhw, pa ffigurau i'w cyflwyno, a pha dasgau neu atebion i'w llunio ar ôl y cyfarfod.
Mae torri tasgau i lawr i baratoi ar gyfer y cyfarfod yn arbed llawer o amser ac ymdrech trwy beidio â bod yn grwydro neu ddod yn feirniadaeth ar fai pwy ond anghofio pwrpas y cyfarfod.
Hybu Pŵer Trafod
Yn ystod y cyfarfod, ni fydd dadleuon neu anghytundebau yn cael eu hosgoi. Fodd bynnag, mae hyn yn rhoi hwb i bŵer negodi aelodau'r tîm trwy orfod trafod a darganfod yr ateb gorau i ddatrys problemau i gwsmeriaid a busnesau. Efallai y byddwch chi'n synnu dod o hyd i negodwr rhagorol ar eich tîm!
Rheoli Risgiau
Nid oes unrhyw un eisiau mynychu cyfarfod a fydd yn cael ei ganslo hanner ffordd oherwydd nad oes data na datrys problemau.
Felly, mae cyfarfod dilynol yn golygu bod angen i bawb gynllunio, casglu a darparu data o gyfarfodydd blaenorol, dadansoddi'r data hwnnw a helpu i drosi'r dadansoddiad hwnnw yn gamau gweithredu nesaf. Mae'r gweithgareddau hyn yn sicrhau eu bod yn rheoli risgiau'n well. Neu hyd yn oed wneud y cyfarfod yn fwy cynhyrchiol neu'n fwy nod-ganolog na'r olaf.
Cadwch lygad barcud ar gyllidebau ac adnoddau
Bydd cynnal cyfarfodydd tîm effeithiol yn gallu monitro ac addasu adnoddau a gwneud penderfyniadau cyllidebol gwybodus. Bydd cyfarfodydd adolygu strategaeth yn helpu i amlygu adrannau neu raglenni a allai fod angen cyllid ychwanegol i fod yn llwyddiannus. Maent hefyd yn lle da i weld a oes angen i chi gynyddu/gostwng eich cyllideb neu eich gweithlu.
Pwy Ddylai Fynychu Cyfarfod Rheoli Strategol?
Y bobl y bydd gofyn iddynt ymddangos yn y cyfarfod fydd y rhai uwch fel y Prif Swyddog Gweithredol (Rheolwr Gyfarwyddwr, Cyfarwyddwr Gweithredol, Rheolwr y Ddinas, ac ati) a rheolwr uniongyrchol y prosiect.
Mae angen i chwaraewyr allweddol gael dweud eu dweud wrth gynllunio, ond nid yw pawb yn llythrennol wrth y bwrdd.
Gall gormod o bobl yn yr ystafell arwain at straen, anhrefn a dryswch. Os oes gennych chi nifer o bobl sydd eisiau bod yn rhan o'r broses hon, cynhwyswch nhw mewn ffordd fel Casglu barn gweithwyr trwy arolygon a chodi tâl ar rywun yn y cyfarfod i sicrhau bod y data hwn yn cyrraedd y bwrdd ac yn cael ei ystyried yn rhan o'r broses.
Sut i Gynnal Cyfarfod Rheoli Strategol Effeithiol (Cynllun SMM)
Mae sicrhau bod eich cyfarfodydd rheoli strategol yn ddeniadol ac yn gynhyrchiol yn dechrau gyda chynllunio priodol. Gyda'r camau hyn
Paratoi Cyfarfod
Cofiwch ddilyn y canllawiau hyn ar gyfer cynllunio cyfarfod gyda 4 cam:
- Amserlen A a Chasglwch y Data/Adroddiad Angenrheidiol
Trefnwch a gwnewch yn siŵr eich bod yn gwahodd yr holl arweinwyr a gweithwyr allweddol y mae'n ofynnol iddynt fynychu'r cyfarfod hwn. Sicrhewch fod y bobl yn yr ystafell yn bobl a all gymryd rhan weithredol yn y cyfarfod.
Ar yr un pryd, casglu'r data angenrheidiol, ac adroddiadau, diweddaru dangosyddion statws, a hyd yn oed cwestiynau i'w hateb yn y cyfarfod. Sicrhewch nad yw cyflwyniadau yn rhy agos at ddyddiad y cyfarfod fel y gall pawb fynd trwy'r data diweddaraf ac ysgrifennu dadansoddiad ar dueddiadau neu faterion sy'n dod i'r amlwg.
- Templed Agenda Cynllun
Mae agenda yn eich helpu chi a'r cyfranogwyr i gadw ar y trywydd iawn. Bydd syniadau agenda cyfarfodydd yn sicrhau atebion i'r cwestiynau:
- Pam mae gennym ni'r cyfarfod hwn?
- Beth sydd angen i ni ei gyflawni pan fydd y cyfarfod drosodd?
- Beth yw'r camau nesaf y dylem eu cymryd?
Cofiwch fod a gall agenda cyfarfodydd rheoli strategol fod fel adolygiad o nodau, mesurau, a mentrau, dilysu'r strategaeth, a pharhau â'r cyfeiriad a'r prosiectau strategol cyfredol.
Dyma agenda enghreifftiol:
- 9.00 AM – 9.30 AM: Trosolwg o bwrpas y cyfarfod
- 9.30 AM – 11.00 AM: Ail-werthuso’r broses gyfan
- 1.00 PM – 3.00 PM: Diweddariadau Adrannau ac Arweinwyr
- 3.00 – 4.00 PM: Materion heb eu penderfynu
- 4.00 PM – 5.00 PM: Atebion a roddwyd
- 5.00 PM – 6.00 PM: Cynllun Gweithredu
- 6.00 PM – 6.30 PM: Sesiwn QnA
- 6.30 PM – 7.00 PM: Amlapio
- Gosod y Rheolau Sylfaenol
Gallwch osod rheolau i bawb eu paratoi cyn y cyfarfod.
Er enghraifft, os na allant fod yn bresennol, rhaid iddynt anfon cynorthwyydd yn lle hynny.
Neu rhaid i fynychwyr gadw trefn, parchu'r siaradwr, peidiwch â thorri ar draws (ac ati)
- Misol Cyfarfodydd llaw-law
Fel y soniwyd uchod, mae cynhadledd rheolaeth strategol yn ddigwyddiad mawr, a gynhelir bob chwarter fel arfer. Felly, os ydych am i'ch staff ddod yn gyfarwydd â'r arfer hwn a bod mor barod â phosibl. Mae angen i chi adolygu'r cyfarfod a threfnu cyfarfodydd parod misol i ddiweddaru staff gydag unrhyw gyhoeddiadau newydd nad ydynt yn addas ar gyfer e-bost ac i osod nodau'r cwmni ac olrhain cynnydd tuag at y rhai presennol.
Os bydd cyfarfod parod yn helpu staff i ddod yn gyfarwydd a pharatoi data ar gyfer rheolaeth strategol yna cyfarfod cychwyn prosiect yw'r cyfarfod cyntaf rhwng y cleient a archebodd brosiect a'r cwmni a fydd yn dod ag ef yn fyw. Dim ond chwaraewyr allweddol fydd eu hangen yn y cyfarfod hwn i drafod sylfeini'r prosiect, ei ddiben, a'i nodau.
Y Cyfarfod
- Diffinio Pwrpas Cyfarfod a Chanlyniadau Dymunol
Gall cyfarfod cynllunio strategol fynd o chwith yn llwyr os caiff ei gynnal heb roi nodau diffiniedig ac allbynnau heriol i bawb. Dyna pam mai'r cam cyntaf yw diffinio nod clir, diriaethol ar gyfer y cyfarfod.
Rhai enghreifftiau o nodau clir:
- Strategaeth ar gyfryngau cymdeithasol i gyrraedd cynulleidfa iau.
- Cynllun i ddatblygu cynnyrch newydd, nodwedd newydd.
Gallwch hefyd osod pynciau cyfarfodydd rheoli strategol penodol fel rhan o'ch nodau, fel twf busnes yn ail hanner y flwyddyn.
Byddwch mor benodol â phosibl gyda'ch nod. Y ffordd honno, mae'n haws i bawb barhau i weithio a gwneud y penderfyniadau cywir.
- Torri'r iâ
Gyda'r newid yn y ffordd o weithio ar ôl dwy flynedd o'r pandemig, rhaid i gwmnïau fod yn barod bob amser gyda chyfarfodydd rhithwir a chyfarfodydd traddodiadol wedi'u cyfuno. Bydd pobl sy'n cyfathrebu trwy sgriniau cyfrifiadur tra bod eraill yn eistedd yn y swyddfa weithiau'n gwneud i'ch cydweithwyr deimlo'n llai cyffrous ac wedi'u datgysylltu.
Felly, mae angen a cyfarfod tîm gyda thorwyr iâ a gweithgareddau bondio ar ddechrau'r cyfarfod i gynhesu'r awyrgylch.
- Gwnewch y Cyfarfod yn Rhyngweithiol
Mae cael eich tîm i fuddsoddi'n llawn yn y sesiwn strategaeth yn gofyn am feithrin gwir ryngweithio. Yn hytrach na chyflwyniadau ar eu pen eu hunain, ceisiwch rannu'n ddarnau lle gall gwahanol adrannau drafod syniadau am atebion i rwystrau diweddar.
Rhowch her i bob grŵp y mae eich cwmni yn ei hwynebu. Yna, gadewch i'w creadigrwydd redeg yn wyllt - boed drwyddo gemau adeiladu tîm, polau piniwn cyflym, neu gwestiynau trafod meddylgar. Gall rhannu safbwyntiau fel hyn mewn fformat gwasgedd is danio mewnwelediadau annisgwyl.
Wrth ailgynnull, gofynnwch am adborth strwythuredig ond agored o bob grŵp. Atgoffwch bawb nad oes unrhyw syniadau “anghywir” ar hyn o bryd. Eich nod yw deall pob safbwynt i oresgyn rhwystrau gyda'ch gilydd yn y pen draw.
- Nodi Heriau Posibl
Beth sy'n digwydd os bydd y cyfarfod yn mynd y tu hwnt i'r amser a neilltuwyd? Beth os oes rhaid i’r tîm arwain fod yn absennol i ddelio â materion annisgwyl eraill? Os yw pawb yn brysur yn beio eraill ac yn methu â chael yr allbynnau dymunol?
Rhestrwch yr holl risgiau posibl gydag atebion i baratoi'n dda!
Er enghraifft, ystyriwch ddefnyddio amserydd cyfrif i lawr ar gyfer eitemau penodol ar yr agenda neu gyflwyniadau.
- Defnyddiwch Offer Ar-lein
Mae defnyddio delweddau ac offer yn hanfodol heddiw mewn cyfarfod os ydych chi am gyfleu syniadau yn hawdd ac yn gyflym. Bydd adroddiadau ac ystadegau hefyd yn cael eu cyflwyno'n weledol ac maent yn hawdd eu deall diolch i'r offer hyn. Mae hefyd yn annog pobl i roi mewnbwn ac yn eich helpu i wneud penderfyniadau cyflym trwy gael adborth amser real. Gallwch ddod o hyd i offer a darparwyr templed am ddim fel AhaSlide, Miro, a Google Slide.
Er enghraifft, Defnydd Cyflwyniadau Rhyngweithiol ac offer fel arolygon barn ac arolygon i gynhyrchu syniadau creadigol a'u harddangos mewn amser real.
- Amlapio gyda fformat Cyfarfod Neuadd y Dref
Gadewch i ni orffen y cyfarfod gyda sesiwn holi ac ateb Tfformat Cyfarfod Neuadd eich hun.
Gall cyfranogwyr godi'r cwestiynau y maent eu heisiau a chael atebion ar unwaith gan arweinwyr. Mae'n profi bod arweinwyr nid yn unig yn wneuthurwyr penderfyniadau di-wyneb, ond yn feddylwyr meddylgar sydd nid yn unig yn rhoi buddiannau'r cwmni yn gyntaf ond sydd hefyd yn meddwl am fuddiannau eu gweithwyr.
- Awgrymiadau ar gyfer Hwyluso Cyfarfod Rheoli Strategol
Yn ogystal â’r camau uchod, dyma rai nodiadau bach i’ch helpu chi sut i drefnu sesiwn cynllunio strategol yn well:
- Sicrhewch fod pawb yn cymryd rhan yn y drafodaeth.
- Sicrhewch fod pawb yn gwrando'n astud.
- Sicrhewch fod pawb yn cymhwyso eu sgiliau gwaith tîm.
- Gweithio i leihau'r opsiynau cyn lleied â phosibl.
- Peidiwch â bod ofn galw am bleidlais i weld lefel y farn a'r consensws.
- Byddwch yn greadigol! Mae cynllunio strategol yn amser i archwilio creadigrwydd a gweld ymatebion ac atebion i sefyllfaoedd y tîm cyfan.
Yn Crynodeb
Cynnal cyfarfod rheoli strategol llwyddiannus. Rhaid i chi baratoi'n dda bob cam o bobl, dogfennau, data ac offer. Darparwch agenda a chadwch ati fel bod cyfranogwyr yn gwybod beth maen nhw'n mynd i'w wneud a pha dasgau fydd yn cael eu rhoi.
Mae AhaSlide yn gobeithio darparu'r holl atebion i'ch cwestiynau am sut i arwain sesiwn cynllunio strategol. Gobeithio y byddwch chi'n mwynhau'r awgrymiadau a'r technegau cynorthwyol a amlinellir yn yr erthygl hon ar gyfer cadw cyfarfodydd rheoli strategol a gweithgareddau grŵp yn weithredol ac yn gynhyrchiol boed all-lein neu ar-lein.
Cwestiynau Cyffredin
Beth yw 5 cysyniad rheolaeth strategol?
Y pum cysyniad o reolaeth strategol yw sganio amgylcheddol, llunio strategaeth, gweithredu strategaeth, gwerthuso a rheoli, ac arweinyddiaeth strategol megis darparu arweiniad a goruchwyliaeth trwy weithgareddau craidd.
Beth ydych chi'n ei drafod mewn cyfarfod strategaeth?
Bydd yr agenda mewn cyfarfod strategaeth yn amrywio yn ôl sefydliad a diwydiant ond yn nodweddiadol yn canolbwyntio ar ddeall y dirwedd a chytuno ar gyfeiriad strategol.
Beth yw cyfarfod strat?
Mae cyfarfod haen, neu gyfarfod strategol, yn gasgliad o swyddogion gweithredol, rheolwyr a rhanddeiliaid allweddol eraill o fewn sefydliad i drafod cynllunio strategol a chyfeiriad.
