Mae cyfarfodydd yn chwarae rhan hanfodol mewn busnesau a sefydliadau, gan wasanaethu fel llwyfan ar gyfer trafod a mynd i'r afael â materion a rheoli materion mewnol i ysgogi cynnydd. Er mwyn dal hanfod y cynulliadau hyn, boed yn rhithwir neu'n bersonol, Cofnodion Cyfarfod or cofnodion cyfarfod (MoM) yn hanfodol ar gyfer cymryd nodiadau, crynhoi pynciau allweddol a drafodwyd a chadw golwg ar benderfyniadau a phenderfyniadau.
Bydd yr erthygl hon yn eich arwain wrth ysgrifennu cofnodion cyfarfod effeithiol, gydag enghreifftiau a thempledi i'w defnyddio, yn ogystal ag arferion gorau i'w dilyn.
Tabl Cynnwys
Gobeithio y bydd yr erthygl hon yn eich helpu i beidio â theimlo'r her o ysgrifennu cofnodion cyfarfodydd mwyach. A pheidiwch ag anghofio bod yn greadigol ac yn rhyngweithiol ym mhob un o'ch cyfarfodydd gyda:
- Templed Cyhoeddus AhaSlides
- Cyfarfod Kickoff Prosiect
- Cyfarfod Rheoli Strategol
- Cyfarfodydd Mewn Busnes |10 Mathau ac Arferion Gorau
- Agenda Cyfarfod | 8 Cam Allweddol, Enghreifftiau a Thempledi Rhad ac Am Ddim
- E-bost Gwahoddiad Cyfarfod | Awgrymiadau Gorau, Enghreifftiau, a Templedi
- AI Cwis Ar-lein Crëwr | Gwneud Cwisiau'n Fyw | 2024 Yn Datgelu
- Generadur Cwmwl Word Byw | #1 Crëwr Clwstwr Geiriau Am Ddim yn 2024
- 14 Offeryn Gorau ar gyfer Taflu Syniadau yn yr Ysgol a'r Gwaith yn 2024
- Beth yw Graddfa Ardrethu? | Crëwr Graddfa Arolwg Am Ddim
- Generadur Tîm Ar Hap | 2024 Gwneuthurwr Grŵp ar Hap yn Datgelu
Beth Yw Cofnodion Cyfarfod?
Mae cofnodion cyfarfodydd yn gofnod ysgrifenedig o'r trafodaethau, penderfyniadau, ac eitemau gweithredu sy'n digwydd yn ystod cyfarfod.
- Maent yn gwasanaethu fel cyfeiriad a ffynhonnell gwybodaeth i bawb sy'n mynychu a'r rhai na allant fod yn bresennol.
- Maent yn helpu i sicrhau nad yw gwybodaeth bwysig yn cael ei hanghofio a bod pawb ar yr un dudalen am yr hyn a drafodwyd a pha gamau i'w cymryd.
- Maent hefyd yn darparu atebolrwydd a thryloywder trwy ddogfennu penderfyniadau ac ymrwymiadau a wnaed yn ystod y cyfarfod.
Pwy Yw'r Cymerwr Cofnodion?
Mae'r Cofnodwr yn gyfrifol am gofnodi'n gywir y trafodaethau a'r penderfyniadau a wneir yn ystod y cyfarfod.
Gallant fod yn swyddog gweinyddol, yn ysgrifennydd, yn gynorthwyydd neu'n rheolwr, neu'n aelod gwirfoddol o'r tîm sy'n cyflawni'r dasg. Mae'n hanfodol bod y sawl sy'n cymryd cofnodion yn drefnus ac yn gwneud nodiadau'n dda, ac yn gallu crynhoi trafodaethau'n effeithiol.
Presenoldeb Cyfarfod Hwyl gydag AhaSlides
Cael pobl i ymgynnull ar yr un amseroedd
Yn hytrach na dod at bob bwrdd a 'gwirio' ar bobl rhag ofn nad ydyn nhw'n ymddangos, nawr, gallwch chi gasglu sylw pobl a gwirio presenoldeb trwy gwisiau rhyngweithiol hwyliog gydag AhaSlides!
🚀 Mynnwch Templedi Am Ddim ☁️
Sut i Ysgrifennu Cofnodion Cyfarfod
Ar gyfer cofnodion cyfarfodydd effeithiol, yn gyntaf, dylent fod yn wrthrychol, yn gofnod ffeithiol o'r cyfarfod, ac osgoi barn bersonol neu ddehongliadau goddrychol o drafodaethau. Nesaf, dylai fod yn fyr, yn glir, ac yn hawdd ei ddeall, canolbwyntio ar y prif bwyntiau yn unig, ac osgoi ychwanegu manylion diangen. Yn olaf, rhaid iddo fod yn gywir a sicrhau bod yr holl wybodaeth a gofnodir yn ffres ac yn berthnasol.
Gadewch i ni fynd i mewn i fanylion ysgrifennu cofnodion cyfarfod gyda'r camau canlynol!
8 Elfennau Hanfodol Cofnodion Cyfarfodydd
- Dyddiad, amser a lleoliad y cyfarfod
- Rhestr o fynychwyr ac unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb
- Agenda a phwrpas y cyfarfod
- Crynodeb o'r trafodaethau a'r penderfyniadau a wnaed
- Unrhyw bleidleisiau a gymerwyd a'u canlyniadau
- Eitemau gweithredu, gan gynnwys y parti cyfrifol a dyddiad cau ar gyfer cwblhau
- Unrhyw gamau nesaf neu eitemau dilynol
- Sylwadau i gloi neu ohirio'r cyfarfod
Camau ar gyfer ysgrifennu cofnodion cyfarfod effeithiol
1/ Paratoi
Cyn y cyfarfod, ymgyfarwyddwch ag agenda'r cyfarfod ac unrhyw ddeunyddiau cefndir perthnasol. Sicrhewch fod gennych yr holl offer angenrheidiol, fel gliniadur, llyfr nodiadau, a beiro. Mae hefyd yn syniad da adolygu cofnodion cyfarfodydd blaenorol i gael syniad o ba wybodaeth i'w chynnwys a sut i fformatio un.
2/ Cymryd nodiadau
Yn ystod y cyfarfod, gwnewch nodiadau clir a chryno ar y trafodaethau a'r penderfyniadau a wnaed. Dylech ganolbwyntio ar gasglu pwyntiau allweddol, penderfyniadau, ac eitemau gweithredu, yn hytrach na thrawsgrifio'r cyfarfod cyfan gair am air. Gwnewch yn siŵr eich bod yn cynnwys enwau'r siaradwyr neu unrhyw ddyfyniadau allweddol, ac unrhyw eitemau gweithredu neu benderfyniadau. Ac osgoi ysgrifennu mewn byrfoddau neu law-fer sy'n gwneud i eraill beidio â deall.
3/ Trefnwch y cofnodion
Adolygwch a threfnwch eich nodiadau i greu crynodeb cydlynol a chryno o'ch cofnodion ar ôl y cyfarfod. Gallwch ddefnyddio penawdau a phwyntiau bwled i wneud y cofnodion yn hawdd eu darllen. Peidiwch â chymryd barn bersonol na dehongliadau goddrychol o'r drafodaeth. Canolbwyntiwch ar y ffeithiau a'r hyn y cytunwyd arno yn ystod y cyfarfod.
4/ Cofnodi'r manylion
Dylai cofnodion eich cyfarfod gynnwys yr holl fanylion perthnasol, megis y dyddiad, amser, lleoliad, a mynychwyr. A soniwch am unrhyw bynciau pwysig a drafodwyd, penderfyniadau, ac eitemau gweithredu a neilltuwyd. Gwnewch yn siŵr eich bod yn cofnodi unrhyw bleidleisiau a gymerwyd a chanlyniad unrhyw drafodaethau.
5/ Eitemau gweithredu
Gwnewch yn siŵr eich bod yn rhestru unrhyw eitemau gweithredu a neilltuwyd, gan gynnwys pwy sy'n gyfrifol a'r dyddiad cau ar gyfer cwblhau. Mae hyn yn rhan hollbwysig o gofnodion cyfarfodydd, gan ei fod yn sicrhau bod pawb yn gwybod beth yw eu cyfrifoldebau a’r amserlen ar gyfer eu cwblhau.
6/ Adolygu a dosbarthu
Dylech adolygu'r cofnodion am gywirdeb a chyflawnrwydd, a gwneud unrhyw ddiwygiadau angenrheidiol. Gwnewch yn siŵr bod yr holl bwyntiau a phenderfyniadau allweddol yn cael eu nodi. Yna, gallwch ddosbarthu'r cofnodion i'r holl fynychwyr, naill ai'n bersonol neu drwy e-bost. Storiwch gopi o'r cofnodion mewn lleoliad canolog ar gyfer mynediad hawdd, fel gyriant cyffredin neu lwyfan storio cwmwl.
7/ Dilyniant
Sicrhewch fod yr eitemau gweithredu o'r cyfarfod yn cael eu dilyn a'u cwblhau'n brydlon. Defnyddiwch y cofnodion i olrhain cynnydd a sicrhau bod penderfyniadau'n cael eu gweithredu. Mae'n eich helpu i gynnal atebolrwydd ac yn sicrhau bod y cyfarfod yn gynhyrchiol ac yn effeithiol.
Enghreifftiau o Gofnodion Cyfarfod (+ Templedi)
1/ Enghraifft o Gofnodion Cyfarfod: Templed Cyfarfod Syml
Bydd lefel manylder a chymhlethdod cofnodion cyfarfodydd syml yn dibynnu ar ddiben y cyfarfod ac anghenion eich sefydliad.
Yn gyffredinol, defnyddir cofnodion cyfarfodydd syml at ddibenion mewnol ac nid oes angen iddynt fod mor ffurfiol na chynhwysfawr â mathau eraill o gofnodion cyfarfodydd.
Felly, os ydych mewn angen brys a bod y cyfarfod yn ymwneud â chynnwys syml nad yw'n rhy bwysig, gallwch ddefnyddio'r templed canlynol:
| Teitl y cyfarfod: [Rhowch Deitl y Cyfarfod] Dyddiad: [mewnosoder dyddiad] Amser: [Rhowch Amser] Lleoliad: [Mewnosod Lleoliad] Yn bresennol: [Rhowch Enwau Mynychwyr] Ymddiheuriadau am Absenoldeb: [Mewnosod Enwau] Agenda: Crynodeb o’r Cyfarfod: Eitemau Gweithredu: Camau Nesaf: Sylwadau i gloi: Llofnodwyd: [Rhowch Llofnod y Person sy'n Cymryd y Cofnodion] |
2/ Enghraifft o Gofnodion Cyfarfodydd: Templed Cyfarfod Bwrdd
Mae cofnodion cyfarfodydd y bwrdd yn cael eu cofnodi a’u dosbarthu i bob aelod, gan ddarparu cofnod o’r penderfyniadau a wnaed a chyfeiriad y sefydliad. Felly, dylai fod yn glir, yn gyflawn, yn fanwl ac yn ffurfiol. Dyma dempled cofnodion cyfarfod bwrdd:
| Teitl y cyfarfod: Cyfarfod Bwrdd y Cyfarwyddwyr Dyddiad: [mewnosoder dyddiad] Amser: [Rhowch Amser] Lleoliad: [Mewnosod Lleoliad] Yn bresennol: [Rhowch Enwau Mynychwyr] Ymddiheuriadau am Absenoldeb: [Rhowch Enwau'r rhai a Ymddiheurodd am Absenoldeb] Agenda: Crynodeb o’r Cyfarfod: Eitemau Gweithredu: Camau Nesaf: Sylwadau i gloi: Llofnodwyd: [Rhowch Llofnod y Person sy'n Cymryd y Cofnodion] |
Templed cyfarfod bwrdd sylfaenol yn unig yw hwn, ac efallai y byddwch am ychwanegu neu ddileu elfennau yn dibynnu ar anghenion eich cyfarfod a'ch sefydliad.
3/ Enghraifft o Gofnodion Cyfarfodydd: Templed Rheoli Prosiect
Dyma enghraifft o gofnodion cyfarfod ar gyfer templed rheoli prosiect:
| Teitl y cyfarfod: Cyfarfod Tîm Rheoli Prosiect Dyddiad: [mewnosoder dyddiad] Amser: [Rhowch Amser] Lleoliad: [Mewnosod Lleoliad] Yn bresennol: [Rhowch Enwau Mynychwyr] Ymddiheuriadau am Absenoldeb: [Rhowch Enwau'r rhai a Ymddiheurodd am Absenoldeb] Agenda: Crynodeb o’r Cyfarfod: Eitemau Gweithredu: Camau Nesaf: Sylwadau i gloi: Llofnodwyd: [Rhowch Llofnod y Person sy'n Cymryd y Cofnodion] |
Syniadau i Greu Cofnodion Cyfarfod Da
Peidiwch â phwysleisio am ddal pob gair, canolbwyntio ar gofnodi'r prif bynciau, canlyniadau, penderfyniadau, ac eitemau gweithredu. Rhowch y trafodaethau ar lwyfan byw fel y gallwch chi ddal yr holl eiriau mewn un rhwyd fawr🎣 - Mae bwrdd syniadau AhaSlides yn offeryn greddfol a syml i bawb gyflwyno eu syniadau yn gyflym. Dyma sut rydych chi'n ei wneud:
Creu cyflwyniad newydd gyda'ch Cyfrif AhaSlides, yna ychwanegwch y sleid Trafod Syniadau yn yr adran “Pleidlais”.
Ysgrifennwch eich pwnc trafod, yna taro “Presennol” fel bod pawb yn y cyfarfod yn gallu ymuno a chyflwyno eu syniadau.
Swnio'n hawdd-peasy, ynte? Rhowch gynnig ar y nodwedd hon nawr, dim ond un o'r nodweddion defnyddiol ydyw i helpu i hwyluso'ch cyfarfodydd gyda thrafodaethau bywiog, cadarn.
Siop Cludfwyd Allweddol
Pwrpas cofnodion cyfarfodydd yw rhoi trosolwg lefel uchel o’r cyfarfod i’r rhai nad oedd yn gallu bod yn bresennol, yn ogystal â chadw cofnod o ganlyniadau’r cyfarfod. Felly, dylai'r cofnodion fod yn drefnus ac yn hawdd eu deall, gan amlygu'r wybodaeth bwysicaf yn glir ac yn gryno.
