Letzte Überprüfung am 30. Oktober 2026 anhand der in diesem Beitrag verlinkten Quellen.
Ein neuer Mitarbeiter legt seinen Führerschein und seine Sozialversicherungskarte vor. Der Onboarding-Koordinator bittet, um sicherzugehen, zusätzlich um einen Reisepass. Diese zusätzliche Anfrage kann gegen Bundesrecht verstoßen, wenn sie durch Staatsbürgerschaft, Aufenthaltsstatus oder Herkunft motiviert ist. Laut der aktuellen Straftabelle des US-Justizministeriums kostet ein Verstoß gegen die Dokumentationspflichten gemäß Formular I-9 [Betrag einfügen] [Betrag einfügen]. 288 $ bis 2,861 $ pro PersonUnfaire Dokumentationspraktiken verursachen Kosten zwischen 236 und 2,364 US-Dollar pro Person, die ungerecht behandelt wurde. Fehler im Formular und zu hohe Forderungen verursachen ebenfalls Kosten.
Die Schulung zum Formular I-9 bzw. die I-9-Compliance-Schulung muss beides abdecken. Dieser Beitrag bietet sechs fertige Kurse in drei Gruppen mit jeweils einer Beschreibung der zu behebenden Probleme und deren Durchführung. Jede Gruppe schließt mit einer Zusammenfassung ab. Unsere WahlDie rechtlichen Ausführungen beschreiben US-Bundesgesetze; verwenden Sie dies daher als Leitfaden, nicht als Urteil.
Alle 6 Kurse im Überblick
| Kurse | Was es abdeckt | Länge | Dahinter steckt eine Bundesregel? |
|---|---|---|---|
| Staatsbürgerschaft, Aufenthaltsstatus und faire I-9-Praktiken (USA) | Faire Dokumenten- und Staatsbürgerschaftspraktiken bei der Überprüfung | 45 Minuten | Ja (US-Bundesregelung) |
| Rechtliche Einstellung, Vorstellungsgespräche und Gehaltstransparenz | Rechtmäßige Einstellungsschritte, einschließlich Fristen und Dokumentation des I-9-Formulars | 45 Minuten | Ja (US-Bundesgesetze zur Diskriminierung; Lohntransparenz variiert je nach Bundesstaat) |
| Diskriminierung und Chancengleichheit im Beruf | Bundesgesetze zur Chancengleichheit, geschützte Merkmale, Erkennen von Diskriminierung | 45 Minuten | Ja (US-Bundesregelung) |
| Vergeltungsmaßnahmen verhindern | Niemanden bestrafen, der Bedenken äußert. | 40 Minuten | Ja (US-Bundesregelung) |
| Code of Conduct | Ehrlichkeit, Grauzonen und das Aussprechen der Wahrheit | 35 Minuten | Nein |
| Datenklassifizierung und -verarbeitung | Kennzeichnung, Speicherung, Weitergabe und Entsorgung von Daten nach Ebene | 25 Minuten | Nein |
Die Gesetze legen Regeln für die Überprüfung und den Umgang mit Arbeitnehmern fest. Ein Kurs ist nicht erforderlich.
I-9 fair und genau ausfüllen
Staatsbürgerschaft, Aufenthaltsstatus und faire I-9-Praktiken (USA)
Das Justizministerium erklärt, dass Arbeitgeber jeder Größe darf nicht mehr oder andere Dokumente verlangen als nötigSie können bestimmte Dokumente anfordern oder auch nur annähernd authentisch wirkende Dokumente aufgrund der Staatsangehörigkeit, des Aufenthaltsstatus oder der Herkunft eines Mitarbeiters ablehnen. Der Kurs basiert auf diesen Regeln und den damit verbundenen Schutzbestimmungen für den Staatsbürgerschaftsstatus. Sachbearbeiter für I-9-Formulare benötigen diese Informationen besonders, da sie die Ansprechpartner sind, wenn die Dokumente ausgestellt werden. Führen Sie vor und nach der Schulung ein Quiz mit Antwortmöglichkeiten durch: Ein neuer Mitarbeiter legt ein Dokument der Liste B und eines der Liste C vor. Wie gehen Sie nun vor?
Rechtliche Einstellung, Vorstellungsgespräche und Gehaltstransparenz
Dieser Kurs verknüpft die Einstellungsschritte mit der anschließenden Überprüfung nach der Angebotsabgabe. Die fünfte Lektion behandelt Angebote, Hintergrundüberprüfungen, den Zeitpunkt des I-9-Formulars und die erforderlichen Dokumente. Der Zeitpunkt ist entscheidend: USCIS listet entsprechende Fristen auf. Abschnitt 2 wird nicht bis zum dritten Werktag abgeschlossen. Ein häufiger Fehler von Arbeitgebern ist, dass die Unterlagen erst nach Arbeitsbeginn des Mitarbeiters bearbeitet werden. Sachbearbeiter, die den Einstellungsprozess kennen, können die Unterlagen bereits vor dem ersten Arbeitstag planen. Ein Beispiel: Das Angebot wird am Donnerstag versandt und der neue Mitarbeiter beginnt am Montag. Wann ist Abschnitt 2 fällig?
Unsere Wahl: Staatsbürgerschaft, Aufenthaltsstatus und faire I-9-Praktiken (USA). Es zielt auf den Fehler ab, den gutmeinende Sachbearbeiter am häufigsten begehen: die Anforderung von mehr, als das Gesetz erlaubt.
Gleichbehandlung und Vergeltung
Diskriminierung und Chancengleichheit im Beruf
Auch die Anforderung zu vieler Dokumente stellt häufig eine Diskriminierungsfrage dar. Das US-Justizministerium gibt an, dass Arbeitgeber mit vier bis 14 Beschäftigten Menschen dürfen aufgrund ihrer nationalen Herkunft nicht unterschiedlich behandelt werden. Bei der Einstellung, Entlassung oder Personalbeschaffung ist die EEOC für Arbeitgeber mit 15 oder mehr Beschäftigten zuständig. Dieser Kurs erläutert die bundesstaatlichen Antidiskriminierungsgesetze, die geschützten Merkmale und wie man ungleiche Behandlung bei alltäglichen Entscheidungen erkennt. Sachbearbeiter benötigen diese Informationen, da die Angewohnheit, manche neue Mitarbeiter genauer zu prüfen als andere, genau das ist: Ungleichbehandlung. In einer Wortwolken-Runde fragen Sie: „Was veranlasst Sie, ein Dokument zweimal anzusehen?“
Vergeltungsmaßnahmen verhindern
Das Justizministerium erklärt, dass Arbeitgeber jeder Größe darf nicht einschüchtern, bedrohen, nötigen oder Vergeltung üben gegen Personen, die bei der Abteilung für Einwanderungs- und Arbeitnehmerrechte Beschwerden einreichen, bei Ermittlungen kooperieren oder sich gegen unfaire Dokumentationspraktiken wehren. Dieser Kurs behandelt geschützte Tätigkeiten, was als Vergeltungsmaßnahme gilt und wie Führungskräfte zwischen fairen Entscheidungen und Bestrafung unterscheiden. Mitarbeiter, die die Bearbeitung ihrer Dokumente hinterfragen, dürfen dafür nicht bezahlen. Szenario: Ein neuer Mitarbeiter legt Widerspruch gegen die Beantragung eines Reisepasses ein. Wie sollten der Sachbearbeiter und die Führungskraft weiter vorgehen?
Unsere Wahl: Diskriminierung und Chancengleichheit im Beruf. Es zeigt den Prozessoren, dass das Risiko darin besteht, bei manchen Menschen vorsichtig zu sein und bei anderen nicht.
Führen und Sichern von Aufzeichnungen
Code of Conduct
Dieser Kurs setzt klare Maßstäbe für Ehrlichkeit, den Umgang mit Grauzonen und das Melden von Missständen. Die I-9-Formulare dienen als Prüfstein für diesen Standard. Laut USCIS müssen Korrekturen durchgestrichen, abgezeichnet und datiert werden, und Arbeitgeber sollten … Änderungen auf dem Formular dürfen nicht verheimlicht werden.Da dies zu einer erhöhten Haftung führen kann, sollte ein Sachbearbeiter, der versucht ist, ein verspätetes Formular zu korrigieren, die korrekte Vorgehensweise kennen. Szenario: Ein Vorgesetzter bittet Sie, eine Unterschrift gemäß Abschnitt 2 rückzudatieren. Die Lernenden stimmen über das weitere Vorgehen ab und erhalten anschließend die entsprechende Richtlinie.
Datenklassifizierung und -verarbeitung
Die Formular-I-9-Dateien enthalten Namen, Geburtsdaten, Dokumentennummern und oft Kopien von Ausweisdokumenten. Die USCIS empfiehlt Arbeitgebern, die ausgefüllten Formulare und alle Kopien aufzubewahren. damit persönliche Daten nicht in die falschen Hände geratenund gleichzeitig zur Einsichtnahme bereitzuhalten. Dieser Kurs behandelt die Kennzeichnung, Speicherung, Weitergabe und Entsorgung von Daten nach verschiedenen Ebenen sowie die Meldung von Fehlverhalten. In einer Auswahlrunde wählen die Teilnehmenden aus vier Optionen den einen sicheren Aufbewahrungsort für gescannte I-9-Kopien.
Unsere Wahl: Datenklassifizierung und -verarbeitung. Mit 25 Minuten ist es der kürzeste Kurs hier und schützt eine der sensibelsten Dateien, die die Personalabteilung verwaltet.
Wie man den Plan umsetzt
Beginnen Sie mit den vier in der Tabelle mit „Ja“ gekennzeichneten Kursen, da diese ein rechtliches Risiko bergen. Ein Verstoß gegen die Dokumentationspflichten kostet 288 $ bis 2,861 $ pro Personund einer unfairen Dokumentationspraxis 236 bis 2,364 Dollar pro Person, da ist eine kurze Sitzung im Vergleich dazu billig.
- Bevor irgendjemand ein Formular I-9 bearbeitet: Faire I-9-Praktiken und rechtmäßige Einstellungspraxis. Zusammen dauern sie etwa 90 Minuten.
- Innerhalb des ersten Quartals: Diskriminierung und Chancengleichheit, Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen und Datenverarbeitung.
- Jedes Jahr: ein Auffrischungsquiz zu den Yes-Kursen sowie zum Verhaltenskodex und eine Selbstprüfung anhand der USCIS-Liste häufiger Fehler.
- Rollenspezifische Tiefe: E-Verify-Nutzer sollten außerdem Folgendes ausfüllen: E-Verify-SchulungAuf der E-Verify-Website werden kostenlose E-Verify- und Formular-I-9-Termine angeboten.
Ergänzen Sie die Regelungen Ihres Bundeslandes, in dem Sie einstellen. Fragen Sie die Personalabteilung oder einen Anwalt, welche Bestimmungen gelten.
Möglichkeiten, diese Kurse durchzuführen auf AhaSlides
Sie können jeden dieser Kurse als Selbstlernkurs mit dem AhaSlides Der Kursentwickler kann die Präsentation als Live-Frage-und-Antwort-Präsentation oder beides durchführen, ergänzt durch eine Vorher- und Nachher-Umfrage, um die Veränderungen zu messen.
- Antwort auswählen: Zeigen Sie die Unterlagen des neuen Mitarbeiters und fragen Sie, ob der Sachbearbeiter noch etwas anderes anfordern darf.
- Wortwolke: Fragen Sie: „Was veranlasst Sie, ein Dokument zweimal anzusehen?“ Die größten Wörter zeigen, wo sich Voreingenommenheit einschleicht.
- Bewertungsskala: Vor und nach dem fairen I-9-Kurs fragen Sie: „Wie zuversichtlich sind Sie, Abschnitt 2 ohne Hilfe zu bewältigen?“ (Skala von 1 bis 5).
- Offenes Ende: Sammeln Sie anonyme Fragen zu kniffligen Fällen, wie z. B. Quittungen oder abgelaufenen Dokumenten, die die Personalabteilung in der nächsten Sitzung beantworten soll.
Wenn Sie auch die Manager schulen, die Angebote erstellen, finden Sie in unserem Beitrag dazu weitere Informationen. Interviewtraining für Personalverantwortliche Beinhaltet die Schritte vor der I-9.
FAQ
Welche Schulung benötigen I-9-Bearbeiter?
Sie benötigen Kenntnisse über die Regeln für das Formular I-9, faire Dokumentationspraktiken und sichere Aktenführung. Die sechs oben genannten Kurse decken alle drei Aspekte sowie Gleichbehandlung und Vergeltungsmaßnahmen ab.
Ist eine I-9-Schulung gesetzlich vorgeschrieben?
Keine der in diesem Beitrag zitierten Bundesquellen schreibt einen Kurs vor. Die Vorschriften verlangen die korrekte, fristgerechte und faire Ausfüllung des Formulars I-9, und viele Arbeitgeber bieten Schulungen an, um diese Vorgaben zu erfüllen.
Was sind die häufigsten Fehler im I-9-Formular?
Fehlende Einträge, Unterschriften und Daten sowie verspätete Bearbeitung gehören zu den von der USCIS genannten Problemen. USCIS-Listen typischen Fehler Beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter Abschnitt 1 nicht unterschreibt oder datiert, ein Arbeitgeber die Dokumentendetails nicht einträgt und Abschnitt 2 bis zum dritten Werktag nicht fertiggestellt ist. Die Anforderung bestimmter Dokumente stellt ein separates Diskriminierungsrisiko dar.
Was ist E-Verify?
E-Verify ist ein internetbasiertes System der US-Regierung. vergleicht die Angaben aus dem Formular I-9 eines Mitarbeiters mit Unterstützung des Ministeriums für Innere Sicherheit und der Sozialversicherungsverwaltung bei der Bestätigung der Beschäftigungsberechtigung.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für eine Entscheidung bezüglich Ihres Arbeitsplatzes wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Fachanwalt für Arbeitsrecht oder die zuständige Aufsichtsbehörde.
