Willkommen in der Welt produktiver Meetings! Als Profis wissen wir alle, wie wichtig Meetings sind, um Ergebnisse zu erzielen, Entscheidungen zu treffen und auf Kurs zu bleiben. Jedoch sind nicht alle von ihnen von guter Qualität und werden bevorzugt.
Häufig reagieren viele Menschen auf die Frage nach Meetings mit Kopfschütteln oder verärgerten Seufzern aufgrund ihrer Ineffizienz. Sie finden sich in unproduktiven Sitzungen wieder, die ihnen Energie und Zeit rauben. Deshalb werden wir heute lernen wie man ein gutes Treffen hat!
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Was macht ein gutes Meeting aus?
Meetings sind unbestreitbar ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens oder jeder Organisation. Sie sind eine Plattform für Einzelpersonen, um zusammenzukommen, Ideen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen und auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.
Ein gutes Meeting ist eines, das gut organisiert und produktiv ist, Ergebnisse liefert und allen Teilnehmern das Gefühl gibt, gehört und geschätzt zu werden.
Hier sind einige Faktoren, die ein gutes Meeting ausmachen:
- Es hat einen klaren Zweck. Ein gutes Meeting beginnt mit einer klaren Tagesordnung, die seinen Zweck zusammen mit den Zielen und erwarteten Ergebnissen des Meetings angibt, was dazu beiträgt, das Meeting auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer sich ihrer Aufgaben bewusst sind.
- Es fördert eine effektive Kommunikation. Ein gutes Meeting erfordert effektive Kommunikation. Alle Teilnehmer haben Gelegenheit, ihre Gedanken und Ideen auszudrücken, und Diskussionen sollten durch aktives Zuhören und respektvollen Dialog gefördert werden.
- Es hat klare Ergebnisse und Folgemaßnahmen. Ohne diese ist das Meeting unproduktiv und ineffektiv, da die Teilnehmer unsicher über ihre nächsten Schritte sind. Von dort aus ist es schwierig, Effizienz in ein Folgetreffen zu bringen.
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8 Tipps für ein gutes Meeting
Um ein gutes Meeting wie das oben genannte zu haben und keine Zeit und Mühe der Teilnehmer zu verschwenden, müssen Sie natürlich die Vorbereitung und Nachbereitung vor, während und nach dem Meeting berücksichtigen. Die Beachtung dieser Schritte garantiert ein reibungsloses und erfolgreiches Ergebnis.
Vor dem Treffen - Haben Sie ein gutes Treffen
1/ Definieren Sie den Zweck und die Art des Treffens
Der Zweck und die Ziele sowie die Art des Meetings sollten definiert und sichergestellt werden, dass sie von allen Teilnehmern verstanden werden. Niemand will für 10 Minuten zu einem Meeting kommen und sich seiner Verantwortung und dem Sinn der Diskussion hier noch nicht bewusst sein. Einige Arten von Meetings dienen nur bestimmten Zwecken, wie z
- Treffen zur Entscheidungsfindung. Sie werden durchgeführt, wenn Entscheidungen und Maßnahmen erforderlich sind.
- Besprechungen zur Problemlösung. Sie sind berufen, eine Lösung für ein Problem/eine Krise zu finden.
- Brainstorming-Meetings. Sie sind ein Ort, um bahnbrechende neue Ideen mit Beiträgen von Mitgliedern zu sammeln.
2/ Haben Sie eine Agenda
Stellen Sie sicher, dass Sie eine haben Tagesordnung und senden Sie es vor dem Meeting an alle Teilnehmer, was den Teilnehmern hilft, den Zweck, die Ziele und die erwarteten Ergebnisse des Meetings zu verstehen. Es dient auch als Leitfaden, um ihnen zu helfen, proaktiv notwendige Informationen und Dokumente wie Berichte, Daten, Präsentationen oder andere relevante Dokumente zu sammeln.
3/ Legen Sie die Grundregeln fest
Die Grundregeln sind Richtlinien oder Normen, die im Voraus von allen Teilnehmern vereinbart werden und dazu beitragen, ein produktives und respektvolles Gesprächsumfeld zu schaffen. Sie können aktives Zuhören fördern, Vielfalt respektieren, begrenzte Zeit für Diskussionen haben usw.
Während der Besprechung - Haben Sie ein gutes Treffen
4/ Beginnen Sie mit einem Eisbrecher-Spiel
Beginnend mit a kreativer Eisbrecher ist eine großartige Möglichkeit, die Spannung abzubauen und alle in die richtige Stimmung für ein Teammeeting zu bringen. Das Durchbrechen der unangenehmen Momente der Stille zu Beginn eines Meetings kann dazu beitragen, den Ton für eine produktive und angenehme Sitzung festzulegen.
Anstatt sich auf veraltete zu verlassen, können Sie sich auf unbeschwerte Debatten, lockere Gespräche oder a einlassen virtuelles Kneipenquiz Das kann sehr unterhaltsam, kreativ und wettbewerbsfähig sein und kann in nur wenigen Minuten erstellt werden. Warum also nicht etwas Neues ausprobieren?
5/ Schaffen Sie einen Raum für die Zusammenarbeit
Ein Teammeeting ist eine wertvolle Gelegenheit, um als Gruppe zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen. Anstatt zu versuchen, auf der Stelle neue Ideen zu entwickeln, sollten die Teammitglieder ihre vorbereiteten Berichte, Ideen und Perspektiven an den Tisch bringen. Auf diese Weise kann das Team zusammenarbeiten, um zu einer gut durchdachten und fundierten endgültigen Entscheidung zu gelangen.
Das Team könnte dann in Betracht ziehen, eine Live-Umfrage zu den diskutierten Ideen durchzuführen und dadurch Echtzeit-Feedback zu sammeln Live-Umfragen mit Multiple-Choice- oder offenen Fragen von AhaSlides.
Durch die Verwendung eines eindeutigen QR-Codes oder Links können Teammitglieder sofort darauf zugreifen und ihre Eingaben machen, und die Ergebnisse werden direkt auf dem Bildschirm angezeigt. Dies hilft, Zeitverschwendung zu vermeiden und stellt sicher, dass alle Ideen fair erfasst werden.
6/ Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team engagiert bleibt
Geben Sie Ihren Teilnehmern nicht die Möglichkeit, abzulenken, indem Sie sie während des Meetings beschäftigen. Sie können einen „Online-Roundtable“ organisieren, an dem jeder teilnehmen und beitragen kann. Bei schüchternen Menschen? Mach dir keine Sorge. Anonym F&A wird dieses Problem lösen.
Vergessen Sie auch nicht, Raum für Spontaneität zu lassen. Denn ein gesundes und aktives Meeting ist der ideale Ort für neue Lösungen und Innovationen. Brechen Sie die träge und stressige Atmosphäre, indem Sie die Teilnehmer ermutigen, kreativ mitzudenken Wort-Wolke wird eine interessante und effektive Aktivität sein. Versuchen Sie es und sehen Sie.
Nach dem Treffen - Haben Sie ein gutes Treffen
7/ Beenden Sie mit klaren Folgemaßnahmen und Zeitplänen
Stellen Sie nach einer aufregenden Phase voller neuer Ideen, Entscheidungen oder Lösungen sicher, dass Sie und Ihr Team die Folgemaßnahmen mit einem bestimmten Zeitplan umsetzen.
Bevor das Meeting endet, muss sich jeder über seinen nächsten Schritt im Klaren sein, welche Kennzahlen er entwickeln muss, ob er sich mit anderen Abteilungen abstimmen muss und ob seine Follow-up-Berichte was brauchen? Und wann ist ihre Deadline? Diese werden die Prämisse für Ihre nächsten Meetings sein.
8/ Sitzungsprotokoll haben
Sie müssen immer detailliert, gründlich, klar und leicht verständlich sein Sitzungsprotokoll zum Versenden an Teilnehmer, den Vorstand, leitende Führungskräfte und diejenigen, die nicht teilnehmen können. Sie sind nicht nur Dokumente, inhaltliche Grundlage für die nächsten Treffen, sondern auch Rechtsgrundlage (im Bedarfsfall).
Key Take Away
Hoffentlich sind die Tipps für ein gutes Treffen das AhaFolien oben geteilt sind nicht zu kompliziert. Denken Sie daran, dass produktive Meetings solche sind, in denen sich alle geschätzt, gehört und zum Reden ermutigt fühlen. Das Meeting muss ein definiertes Ergebnis hervorbringen und seinem beabsichtigten Zweck dienen. Und nach dem Treffen übernimmt jeder seine Rollen und verpflichtet sich, die besprochenen Pläne zu befolgen.
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