Willkommen in der Welt produktiver Meetings! Als Profis wissen wir alle, wie wichtig Meetings sind, um Ergebnisse zu erzielen, Entscheidungen zu treffen und auf Kurs zu bleiben. Jedoch sind nicht alle von ihnen von guter Qualität und werden bevorzugt.
Wenn man nach Meetings gefragt wird, reagieren viele Menschen häufig mit Kopfschütteln oder verärgerten Seufzern aufgrund ihrer Ineffizienz. Sie stecken in unproduktiven Sitzungen fest, die ihre Energie und Zeit rauben. Deshalb werden wir heute lernen wie man ein gutes Treffen hat!
Lass uns anfangen!
- Was macht ein gutes Meeting aus?
- 8 Tipps für ein gutes Meeting
- 1/ Definieren Sie den Zweck und die Art des Treffens
- 2/ Haben Sie eine Agenda
- 3/ Legen Sie die Grundregeln fest
- 4/ Beginnen Sie mit einem Eisbrecher-Spiel
- 5/ Schaffen Sie einen Raum für die Zusammenarbeit
- 6/ Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team engagiert bleibt
- 7/ Beenden Sie mit klaren Folgemaßnahmen und Zeitplänen
- 8/ Sitzungsprotokoll haben
- Key Take Away
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Was macht ein gutes Meeting aus?
Meetings sind unbestreitbar ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens oder jeder Organisation. Sie sind eine Plattform für Einzelpersonen, um zusammenzukommen, Ideen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen und auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.
Ein gutes Meeting ist gut organisiert und produktiv, führt zu den gewünschten Ergebnissen und gibt allen Teilnehmern das Gefühl, gehört und geschätzt zu werden.
Hier sind einige Faktoren, die ein gutes Meeting ausmachen:
- Es hat einen klaren Zweck. Ein gutes Meeting beginnt mit einer klaren Tagesordnung, in der der Zweck sowie die Ziele und erwarteten Ergebnisse des Meetings dargelegt werden. Dies trägt dazu bei, den Zeitplan einzuhalten und stellt sicher, dass alle Teilnehmer über ihre Aufgaben informiert sind.
- Es fördert eine effektive Kommunikation. Ein gutes Meeting erfordert effektive Kommunikation. Alle Teilnehmer haben Gelegenheit, ihre Gedanken und Ideen auszudrücken, und Diskussionen sollten durch aktives Zuhören und respektvollen Dialog gefördert werden.
- Es hat klare Ergebnisse und Folgemaßnahmen. Ohne diese ist das Meeting unproduktiv und ineffektiv, da die Teilnehmer unsicher über ihre nächsten Schritte sind. Von dort aus ist es schwierig, Effizienz in ein Folgetreffen zu bringen.
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8 Tipps für ein gutes Meeting
Um ein gutes Meeting wie das oben beschriebene zu veranstalten und nicht die Zeit und Mühe der Teilnehmer zu verschwenden, müssen Sie natürlich die Vorbereitung und Nachbereitung vor, während und nach dem Meeting berücksichtigen. Wenn Sie diese Schritte beachten, ist ein reibungsloser und erfolgreicher Ablauf gewährleistet.
Vor dem Treffen - Haben Sie ein gutes Treffen
1/ Definieren Sie den Zweck und die Art des Treffens
Der Zweck, die Ziele und die Art des Treffens sollten definiert und sichergestellt werden, dass sie von allen Teilnehmern verstanden werden. Niemand möchte für 10 Minuten zu einem Meeting kommen und sich trotzdem seiner Verantwortung und dem Sinn der Diskussion nicht bewusst sein. Einige Arten von Meetings dienen nur bestimmten Zwecken, z
- Treffen zur Entscheidungsfindung. Sie werden durchgeführt, wenn Entscheidungen und Maßnahmen erforderlich sind.
- Besprechungen zur Problemlösung. Sie sind berufen, eine Lösung für ein Problem/eine Krise zu finden.
- Brainstorming-Meetings. Sie sind ein Ort, um bahnbrechende neue Ideen mit Beiträgen von Mitgliedern zu sammeln.
2/ Haben Sie eine Agenda
Stellen Sie sicher, dass Sie eine haben Tagesordnung und senden Sie es vor dem Meeting an alle Teilnehmer, was den Teilnehmern hilft, den Zweck, die Ziele und die erwarteten Ergebnisse des Meetings zu verstehen. Es dient auch als Leitfaden, um ihnen zu helfen, proaktiv notwendige Informationen und Dokumente wie Berichte, Daten, Präsentationen oder andere relevante Dokumente zu sammeln.
3/ Legen Sie die Grundregeln fest
Die Grundregeln sind Richtlinien oder Normen, die im Voraus von allen Teilnehmern vereinbart werden und dazu beitragen, ein produktives und respektvolles Gesprächsumfeld zu schaffen. Sie können aktives Zuhören fördern, Vielfalt respektieren, begrenzte Zeit für Diskussionen haben usw.
Während der Besprechung - Haben Sie ein gutes Treffen
4/ Beginnen Sie mit einem Eisbrecher-Spiel
Beginnend mit a kreativer Eisbrecher ist eine großartige Möglichkeit, die Spannung abzubauen und alle in die richtige Stimmung für ein Teammeeting zu bringen. Das Durchbrechen der unangenehmen Momente der Stille zu Beginn eines Meetings kann dazu beitragen, den Ton für eine produktive und angenehme Sitzung festzulegen.
Anstatt sich auf veraltete Tools zu verlassen, können Sie sich an unbeschwerten Debatten, lockeren Gesprächen oder einem Live-Quiz beteiligen, das äußerst unterhaltsam, kreativ und wettbewerbsfähig ist und in nur wenigen Minuten einfach erstellt werden kann. Warum also nicht etwas Neues ausprobieren?
5/ Schaffen Sie einen Raum für die Zusammenarbeit
Ein Teammeeting ist eine wertvolle Gelegenheit, um als Gruppe zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen. Anstatt zu versuchen, auf der Stelle neue Ideen zu entwickeln, sollten die Teammitglieder ihre vorbereiteten Berichte, Ideen und Perspektiven an den Tisch bringen. Auf diese Weise kann das Team zusammenarbeiten, um zu einer gut durchdachten und fundierten endgültigen Entscheidung zu gelangen.
Das Team könnte dann in Betracht ziehen, eine Live-Umfrage zu den diskutierten Ideen durchzuführen und dadurch Echtzeit-Feedback zu sammeln Live-Umfragen mit Multiple-Choice- oder offenen Fragen von AhaSlides.
Durch die Verwendung eines eindeutigen QR-Codes oder Links können Teammitglieder sofort darauf zugreifen und ihre Eingaben machen, und die Ergebnisse werden direkt auf dem Bildschirm angezeigt. Dies hilft, Zeitverschwendung zu vermeiden und stellt sicher, dass alle Ideen fair erfasst werden.
6/ Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team engagiert bleibt
Geben Sie Ihren Teilnehmern keine Gelegenheit, sich abzulenken, indem Sie sie während des Meetings bei der Stange halten. Sie können einen „Online-Roundtable“ organisieren, an dem jeder teilnehmen und seinen Beitrag leisten kann. Sie haben schüchterne Leute? Keine Sorge. Anonym F&A wird dieses Problem lösen.
Vergessen Sie auch nicht, etwas Raum für Spontaneität zu lassen. Denn ein gesundes und aktives Meeting ist ein idealer Ort, an dem neue Lösungen und Innovationen entstehen können. Durchbrechen Sie die träge und stressige Atmosphäre, indem Sie die Teilnehmer ermutigen, kreativ zu denken. Word Cloud wird eine interessante und effektive Aktivität sein. Probieren Sie es aus.
Nach dem Treffen - Haben Sie ein gutes Treffen
7/ Beenden Sie mit klaren Folgemaßnahmen und Zeitplänen
Stellen Sie zum Abschluss der strategischen Sitzung sicher, dass jeder Teilnehmer Klarheit über seine nächsten Schritte hat.
Lassen Sie die Abteilungen Folgendes besprechen:
- Welche Kennzahlen zeigen ihren Fortschritt? Seien Sie genau, damit der Fortschritt verfolgt werden kann.
- Welche funktionsübergreifenden Partner benötigen Koordination, um erfolgreich zu sein? Eine starke Zusammenarbeit ist der Schlüssel.
- Welche Art von Aktualisierungen sind für Folgebesprechungen erforderlich? Berichte? Präsentationen? Brainstormen Sie die Ergebnisse im Voraus.
- Wann können wir mit vorläufigen Ergebnissen oder Informationen rechnen? Setzen Sie sich ehrgeizige, aber erreichbare Fristen, um das Tempo beizubehalten.
8/ Sitzungsprotokoll haben
Sie müssen immer detailliert, gründlich, klar und leicht verständlich sein Sitzungsprotokoll zum Versenden an die Teilnehmer, den Vorstand, leitende Führungskräfte und diejenigen, die nicht teilnehmen können. Sie sind nicht nur Dokumente, eine inhaltliche Grundlage für die nächsten Treffen, sondern auch eine Rechtsgrundlage (im Bedarfsfall).
Key Take Away
Hoffentlich sind die Tipps für ein gutes Treffen das AhaSlides Die oben geteilten Informationen sind nicht allzu kompliziert. Denken Sie daran, dass produktive Meetings solche sind, bei denen jeder das Gefühl hat, geschätzt, gehört und zum Reden ermutigt zu werden. Das Treffen muss ein definiertes Ergebnis hervorbringen und seinen beabsichtigten Zweck erfüllen. Nach dem Treffen akzeptiert jeder seine Rolle und verpflichtet sich, die besprochenen Pläne zu befolgen.
