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6 Regeln zur Besprechungsetikette zur Steigerung der Effizienz von Teambesprechungen

6 Regeln zur Besprechungsetikette zur Steigerung der Effizienz von Teambesprechungen

Arbeiten

Herr Vu 06 Dec 2023 6 min lesen

Sie haben wahrscheinlich eine Menge kreativer Ideen gesammelt, um Ihre Teambesprechungen zu einem interaktiven und ansprechenden Erlebnis zu machen. Trotzdem fehlt Ihnen bei Ihren Teammeetings etwas? Effizienz soll hier der Schlüsselpunkt sein, also schauen wir uns ein paar AhaSlides an Etikette beim Treffen!

Sie können die Effizienz Ihrer Teambesprechungen jetzt mit diesen einfachen praktischen Tipps „hacken“, wie Sie mit einem gut organisierten Veranstaltungsort, einer Atmosphäre, die eine offene, kreative und engagierte Haltung unter den Teilnehmern fördert, zu den Höchstleistungen Ihres Teams gelangen Eine Zeitleiste, in der alle Aufgaben richtig besprochen werden.

Inhaltsverzeichnis

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Was ist Meeting-Etikette?

Umgangsformen bei Besprechungen sind wichtiger, als Sie vielleicht denken. Egal, ob Sie in einem bodenständigen Start-up oder ehrenamtlich in einer Organisation arbeiten, es gibt ein ungeschriebenes Regelwerk, damit das Geschäft funktioniert. Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie nehmen an einem wichtigen Kundentreffen teil. Es werden mehrere wichtige Stakeholder anwesend sein, von denen Sie viele noch nicht kennengelernt haben. Wie stellen Sie sicher, dass Sie den bestmöglichen Eindruck hinterlassen und das Meeting ein Erfolg wird? Hier kommt die Etikette bei Besprechungen ins Spiel.

Etikette bei Besprechungen ist der ungeschriebene Verhaltenskodex, der dafür sorgt, dass professionelle Interaktionen reibungslos und produktiv bleiben. Die Regeln mögen schwerfällig erscheinen, aber die Einhaltung der richtigen Umgangsformen bei Besprechungen fördert die Konzentration, den Respekt und das Verhältnis. Dinge wie frühes Erscheinen zeigen, dass Sie die Zeit anderer wertschätzen. Selbst wenn Sie sich selbst für eine lockere Person halten, kann das Befolgen der Besprechungsetikette wichtige Arbeitsabläufe erleichtern, insbesondere mit Fremden.

6 Tipps zur Besprechungsetikette, die jeder kennen sollte

#1 - Betonen Sie die Bedeutung des Meetings

Wenn Ihre Teamkollegen die Werte von Teambesprechungen nicht anerkennen, fühlen sie sich gezwungen und nicht bereit, sich zu engagieren. Zeigen Sie ihnen also zunächst die Vorteile des Meetings. Viele Entscheidungen können nicht ohne eine eingehende und persönliche Diskussion getroffen werden, da es der Prozess des Redens und Fragens ist, der den Weg für rationale Entscheidungen sondiert. Außerdem ermöglichen effektive Teambesprechungen offene Gespräche, die die Perspektiven und das Fachwissen der Mitglieder nutzen, um Probleme auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und ihres Wissens zu lösen. Sie verbessern auch die zwischenmenschlichen Beziehungen und das Verständnis zwischen Teamkollegen.

Tipps zur Meeting-Etikette – Betonen Sie die Bedeutung des Meetings

#2. – Organisieren Sie in einem Besprechungsraum mit erleichterter Logistik

Der Tagungsraum hat großen Einfluss auf die Emotionen und den Intellekt der Teilnehmer. Berücksichtigen Sie dies daher bei der Wahl des Veranstaltungsortes. Je nach angestrebtem Thema und Atmosphäre des Meetings können Sie einen passenden Raum auswählen. Es kann entweder eine gemütliche, eintönige oder distanzierte Atmosphäre verbreiten, ganz wie Ihr Team entscheidet. Der Besprechungsraum sollte mit den wichtigsten Einrichtungen ausgestattet sein (Klimaanlage, bequeme Sitze, Wasser/Tee usw.) und sicherstellen, dass die technischen Eigenschaften ordnungsgemäß funktionieren, indem vor der Besprechung noch einmal überprüft wird.

Was auch immer der Stil ist, halten Sie den Tagungsraum erleichtert

#3. Legen Sie Grundregeln für jedes Mitglied fest

Durch die Festlegung von Regeln für Ihr Team wird jeder für seine Verantwortung verantwortlich gemacht und sein Engagement während des Meetings gefördert. Sie können die Grundregeln an die Arbeitskultur und den Stil Ihres Teams anpassen, aber im Allgemeinen können sie sich auf Anwesenheit, Pünktlichkeit, aktive Teilnahme, Umgang mit Unterbrechungen, Höflichkeit im Gespräch, Ehrlichkeit usw. beziehen. Geben Sie außerdem jedem die Möglichkeit, darüber zu diskutieren Diese Regeln sind rational genug und wie man sie bei Besprechungen anwendet. Vergessen Sie nicht, ihre Bedeutung hervorzuheben, damit Ihre Teamkollegen das Spiel kennen und die Regeln befolgen.

Einhaltung der Etikette-Regeln
Legen Sie für jedes Mitglied Etiketteregeln fest

#4 – Erstellen Sie eine Agenda in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit

Versuchen Sie nicht, so viele Dinge in der Timeline zu stopfen, dass Sie Schwierigkeiten haben, sie auf eine oberflächliche Art und Weise zu vervollständigen. Stellen Sie stattdessen diejenigen fest, die für das Thema des Meetings relevant sind, und ordnen Sie sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit, sodass möglicherweise nicht mehr genügend Zeit zur Verfügung steht und Sie einige Punkte durchgehen müssen, aber alle dringenden Probleme behoben wurden. Außerdem sollten Sie die Agenda vor dem Meeting an Ihre Teamkollegen verteilen. Auf diese Weise können sie konstruktive Rückblicke auf die Tagesordnung geben, ihre Meinungen formulieren und alle notwendigen Ressourcen für das bevorstehende Treffen vorbereiten.

Planen Sie sorgfältig eine Agenda – detailliert und nicht zu eng

#5 – Ermutigen Sie Ihre Teamkollegen zur aktiven Beteiligung

Mein Lieblingstipp! Dies könnte im Verlauf des Meetings durch interaktive Aktivitäten erfolgen, an denen alle Teamkollegen teilnehmen. Ein paar Eisbrecher-Spiele zu Beginn, einige Live-Umfragen und eine kleine Frage-und-Antwort-Runde per Text- oder Sprachnachricht würden alle in eine enthusiastische Atmosphäre versetzen. Sie können außerdem jeden im Raum mit sekundengenauen Berichten auf dem Laufenden halten und zeitnahe Bewertungen abgeben. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung von AhaSlides, eine Online-Präsentationssoftware, die sich ideal für interaktive und innovative Teammeetings eignet. Es ist keine Installation erforderlich, warum probieren Sie es also nicht aus?

Etikette bei Besprechungen

#6 – Endgültige Entscheidungen treffen und individuelle Aufgaben zuweisen

Fahren Sie nicht mit dem nächsten Tagesordnungspunkt fort, wenn zum aktuellen Thema noch keine endgültigen Entscheidungen getroffen wurden. Tatsächlich besteht der Schlüsselgedanke für ein effizientes Meeting darin, die Dinge gut abzuschließen, anstatt sich umsonst in die Länge zu ziehen. Ein Tipp ist das Führen eines Besprechungsprotokolls: So behalten Sie den Überblick und wissen, ob es zu allen Themen einen finalen Schnitt gegeben hat. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie jedem Einzelnen einige Aufgaben zugewiesen haben und dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt, ohne dass es zu Verwirrung kommt.

Einhaltung der Höflichkeitsregeln
Eine detaillierte Aufgabenverteilung zur Beseitigung von Verwirrung ist ein MUSS!

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Was Sie bei der Besprechungsetikette vermeiden sollten

Einige Verhaltensregeln für Meetings sollten Sie vermeiden, wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Meeting mit Stirnrunzeln und Unzufriedenheit endet👇

  • Kommen Sie nicht zu spät: Zu spät erscheinen ist ein No-Go. Respektieren Sie die Zeitpläne anderer, indem Sie nach Möglichkeit früh anreisen.
  • Lass dich nicht ablenken, Dave: Telefone, E-Mails und Nebengespräche funktionieren nicht. Telefonanrufe und SMS sind das größte TodesopferKonzentrieren Sie sich also auf die jeweilige Besprechungsangelegenheit. Private Gespräche während des Meetings stören den Ablauf, also bewahren Sie Klatsch und Tratsch für den Wasserspender auf.
  • Seien Sie nicht aggressiv: Respektieren Sie die Besprechungsleitung und sorgen Sie für Ordnung. Vereinbaren Sie ein Treffen mit der Person, mit der Sie persönlich nicht einer Meinung sind, um Meinungsverschiedenheiten auszuräumen.
  • Kommen Sie nicht mit leeren Händen: Bereiten Sie sich mit klaren Fakten und erledigten Hausaufgaben vor. 
  • Wechseln Sie nicht das Thema: Bleiben Sie auf dem Laufenden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zufällige Tangenten sind ein Impulskiller.

Abschließende Überlegungen

Auch wenn die Umgangsformen bei Besprechungen spießig erscheinen mögen, unterschätzen Sie nicht ihre Macht. Die Einhaltung der Etikette bei Besprechungen hilft Ihnen dabei, Diskussionen zu unterdrücken und Ihre Beziehungen erheblich zu verbessern.

Wenn Sie also das nächste Mal ein großes Meeting anstehen, denken Sie daran: Das Anwenden dieser Etikette-Techniken kann Ihre nicht ganz so geheime Waffe sein, um nicht nur die Diskussion auf den Punkt zu bringen, sondern auch neue Kontakte zu knüpfen, die Ihnen bei kommenden Meetings gute Dienste leisten werden. Mit Manieren im Gepäck sind Sie auf dem besten Weg, nicht nur heute zu beeindrucken, sondern auch vertrauenswürdige Partnerschaften aufzubauen, die den langfristigen Erfolg vorantreiben.

Häufigste Fragen

Warum sind Besprechungsprotokolle wichtig?

Hier sind einige überzeugende Gründe, warum Besprechungsprotokolle für Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind:
– Effizienz ist der Schlüssel – Und Protokolle wie Tagesordnungen, Timer und Grundregeln sorgen dafür, dass die Dinge mit optimaler Geschwindigkeit ablaufen, sodass keine Zeit verschwendet wird.
– Open-Mic-Abend – Strukturierte Diskussionen gleichen die Wettbewerbsbedingungen aus, sodass jeder die gleiche Sendezeit erhält. Niemand kapert die Convo.
– Wo ist der Schiedsrichter? – Die Ernennung eines Moderators bedeutet produktive Powwows statt chaotischen Gerangels. Eine Stimme nach der anderen = keine Verwirrung im Chat.