Selbst die diszipliniertesten Unternehmen können manchmal spüren, dass ihre Projekte in die Irre gehen. Meistens ist das Problem eines von Vorbereitung. Die Lösung? Ein gut strukturiertes und vollständig interaktives Projekt Kickoff-Meeting!
Mehr als nur Prunk und Zeremonie kann ein gut durchgeführtes Kickoff-Meeting wirklich etwas Schönes auf den richtigen Fuß bringen. Hier sind 8 Schritte, um ein Projekt-Kickoff-Meeting abzuhalten, das Aufregung aufbaut und bekommt jedermann auf der selben Seite.
Anstoßzeit!
Meeting-Tipps zum Erinnern
Sie müssen vorher eine Kickoff-Meeting-Agenda haben. Das Versenden einer frühen Projekt-Kickoff-E-Mail ist sehr wichtig! Schauen wir uns also die wenigen Beispiele für die Agenda des Kickoff-Meetings an!
Die Kickoff-Sitzung sollte kurz und prägnant sein, mit vielen Spielen und Aktivitäten, da AhaSlides sehr praktisch ist! Weitere Tipps finden Sie bei uns wie folgt:
Starten Sie das Gespräch.
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Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?
Wie es auf der Dose steht, ist ein Projekt-Kickoff-Meeting a Treffen, wo Sie Ihr Projekt starten.
Normalerweise ist ein Projekt-Kickoff-Meeting das erste Treffen zwischen dem Kunden, der ein Projekt in Auftrag gegeben hat, und dem Unternehmen, das es zum Leben erwecken wird. Beide Seiten setzen sich zusammen und besprechen die Grundlagen des Projekts, seinen Zweck, seine Ziele und wie es von der Idee bis zur Verwirklichung kommen wird.
Im Allgemeinen gibt es 2 Typen von Kickoff-Meetings zu beachten:
- Externer Projektstart – Ein Entwicklungsteam setzt sich mit jemandem von . zusammen aussen das Unternehmen, wie ein Kunde oder Stakeholder, und bespricht den Plan für ein gemeinsames Projekt.
- Internes PKM – Ein Team aus . Das Unternehmen setzt sich zusammen und bespricht den Plan für ein neues internes Projekt.
Obwohl beide Arten unterschiedliche Ergebnisse haben können, der Ablauf ist ziemlich gleich. Es gibt im Wesentlichen kein Teil eines externen Projekt-Kickoffs, das nicht Teil eines internen Projekt-Kickoffs ist – der einzige Unterschied besteht darin, für wen Sie es abhalten.
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Warum sind Projekt-Kickoff-Meetings so wichtig?
Der Zweck von Kickoff-Meetings sollte klar und deutlich sein! Es mag einfach erscheinen, ein Projekt zu starten, indem man einfach den richtigen Leuten eine Reihe von Aufgaben zuweist, insbesondere am heutigen Arbeitsplatz, der von Kanban-Boards besessen ist. Dies kann jedoch dazu führen, dass Teams immer wieder den Überblick verlieren.
Denken Sie daran, nur weil Sie auf der gleiches Brett bedeutet nicht, dass du auf der bist selbe Seite.
Im Kern ist ein Projekt-Kickoff-Meeting ein ehrliches und offenes Dialog zwischen Kunde und Team. Es ist nicht eine Reihe von Ankündigungen, wie das Projekt funktionieren wird, aber a Konversation über Pläne, Erwartungen und Ziele, die in ungezügelter Debatte entstanden sind.
Hier sind einige der Vorteile der Durchführung eines Projekt-Kickoff-Meetings:
- Es bringt alle bereit - „Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier Stunden damit verbringen, die Axt zu schärfen“. Wenn Abraham Lincoln heute noch am Leben wäre, können Sie sicher sein, dass er die ersten 4 von 6 Projektstunden in einem Projekt-Kickoff-Meeting verbringen würde. Das liegt daran, dass diese Treffen enthalten alle die notwendigen Schritte, um jedes Projekt auf den richtigen Fuß zu bringen.
- Es geht um alle wichtigen Spieler – Kickoff-Meetings können nur beginnen, wenn alle anwesend sind: Manager, Teamleiter, Kunden und alle anderen, die am Projekt beteiligt sind. Es ist so leicht, den Überblick zu verlieren, wer für was verantwortlich ist, ohne die Klarheit eines Kickoff-Meetings, um alles herauszufinden.
- Es ist offen und kooperativ – Wie gesagt, Projekt-Kickoff-Meetings sind Debatten. Die Besten engagieren sich alle Teilnehmer und bringen die besten Ideen aus allen.
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8 Schritte zu einem Kickass-Projekt-Kickoff-Meeting
Was genau steht also auf der Agenda eines Projekt-Kickoff-Meetings? Wir haben es auf die folgenden 8 Schritte eingegrenzt, aber Sie sollten immer daran denken, dass es kein festes Menü für diese Art von Meeting.
Verwenden Sie diese 8 Schritte als Leitfaden, aber vergessen Sie nie, dass die endgültige Agenda bei Ihnen liegt Sie!
Schritt #1 – Einführungen und Eisbrecher
Der einzige Weg, ein Kickoff-Meeting zu starten, besteht natürlich darin, die Teilnehmer miteinander vertraut zu machen. Unabhängig von der Länge oder dem Umfang Ihres Projekts müssen Kunden und Teammitglieder per Du miteinander kommunizieren, bevor sie effizient zusammenarbeiten können.
Während eine einfache Einführung vom Typ „um den Tisch gehen“ ausreicht, um die Leute mit Namen vertraut zu machen, kann ein Eisbrecher eine weitere Schicht hinzufügen Persönlichkeit und die Stimmung aufhellen vor dem Projektstart.
Probier diese: Drehe das Rad 🎡
Legen Sie einige einfache Einführungsthemen auf a Spinnerrad, dann lassen Sie jedes Teammitglied daran drehen und beantworten, auf welchem Thema das Rad landet. Lustige Fragen sind erwünscht, aber achten Sie darauf, dass es mehr oder weniger professionell bleibt!
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Schritt #2 – Projekthintergrund
Nachdem die Formalitäten und Feierlichkeiten erledigt sind, ist es an der Zeit, mit dem eiskalten Geschäft loszulegen. Um das Meeting erfolgreich zu starten, sollten Sie eine klare Agenda für das Kick-off-Meeting haben!
Wie bei allen großen Geschichten ist es am besten, am Anfang zu beginnen. Skizzieren Sie die gesamte Korrespondenz zwischen Ihnen und Ihren Kunden, um alle Projektbeteiligten auf den neuesten Stand zu bringen.
Dies können Screenshots von E-Mails, Texten, Protokollen früherer Meetings oder andere Ressourcen sein, die Ihrem Unternehmen und Ihrem Kunden einen beliebigen Kontext hinzufügen. Machen Sie es jedem leicht, sich zu visualisieren, indem Sie eine Zeitleiste erstellen.
Schritt #3 – Projektbedarf
Neben dem Hintergrund der Korrespondenz möchten Sie tief eintauchen in die Details von warum dieses Projekt wird erst angestoßen.
Dies ist ein entscheidender Schritt, da er einen klaren Überblick über die Schwachstellen bietet, die das Projekt lösen soll, was sowohl Teams als auch Kunden jederzeit im Auge behalten müssen.
Protip 👊
Phasen wie diese sind reif für Diskussionen. Fragen Sie Ihre Kunden und Ihr Team, um ihre Ideen vorzubringen, warum dieses Projekt ihrer Meinung nach erfunden wurde.
Gegebenenfalls sollten Sie immer versuchen, die Stimme des Kunden in diesem Abschnitt. Arbeiten Sie mit dem Kunden zusammen, um reale Beispiele von Verbrauchern zu finden, die Schwachstellen erwähnen, die Ihr Projekt zu beheben versucht. Ihre Meinung sollte prägen, wie Ihr Team an das Projekt herangeht.
Schritt #4 – Projektziele
Sie haben also in die passt des Projekts, jetzt ist es an der Zeit, sich die Zukunft.
Direkte Ziele und eine klare Definition des Erfolgs für Ihr Projekt werden Ihrem Team wirklich helfen, darauf hinzuarbeiten. Darüber hinaus zeigt es Ihrem Kunden, dass Sie es mit der Arbeit ernst meinen und einen ähnlich hohen Anteil daran haben, wie es läuft.
Fragen Sie die Teilnehmer des Kickoff-Meetings 'Wie wird Erfolg aussehen?' Sind es mehr Kunden? Mehr Bewertungen? Eine bessere Kundenzufriedenheitsrate?
Egal welches Ziel, es sollte immer sein…
- Erreichbare – Überfordern Sie sich nicht. Kenne deine Grenzen und setze dir ein Ziel goal berührt das Schneidwerkzeug haben eine Chance zu erreichen.
- Messbar – Untermauern Sie Ihr Ziel mit Daten. Zielen Sie auf eine bestimmte Zahl und verfolgen Sie Ihren Fortschritt.
- Zeitgesteuert – Gib dir ein Enddatum. Tun Sie alles, um Ihre Ziele vor dieser Frist zu erreichen.
Schritt #5 – Die Leistungsbeschreibung
Wenn man das „Fleisch“ in das „Kickoff-Meeting“ bringt, ist ein Statement of Work (SoW) ein tiefer Einblick in die Besonderheiten des Projekts und wie es durchgeführt werden soll. Es ist das Hauptabrechnung auf der Tagesordnung des Kickoff-Meetings und sollte die meiste Aufmerksamkeit erhalten.
In dieser Infografik erfahren Sie, was Sie in Ihre Leistungsbeschreibung aufnehmen sollten:
Denken Sie daran, dass es in der Leistungsbeschreibung nicht so sehr um Diskussionen geht wie im Rest der Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings. Dies ist wirklich die Zeit für einen Projektvorsprung zu einfach den Aktionsplan erstellen für das kommende Projekt, dann speichern Sie die Diskussion für das nächster Punkt der Sitzung.
Genau wie der Rest Ihres Kickoff-Meetings lautet Ihre Leistungsbeschreibung super variabel. Die Besonderheiten Ihrer Leistungsbeschreibung hängen immer von der Komplexität des Projekts, der Größe des Teams, den beteiligten Teilen usw. ab.
Sie wollen mehr erfahren? 💡 Schau dir das an umfassender Artikel zum Erstellen eines Leistungsverzeichnisses.
Schritt #6 – Q&A-Abschnitt
Auch wenn Sie sich vielleicht gezwungen fühlen, Ihren Q&A-Bereich bis zum Ende zu verlassen, empfehlen wir Ihnen, ihn zu halten holding direkt nach deiner Leistungsbeschreibung.
Solch ein bulliges Segment wird sicherlich Fragen sowohl Ihres Kunden als auch Ihres Teams aufwerfen. Da der Großteil des Meetings so frisch in den Köpfen aller ist, ist es am besten, zuzuschlagen, während das Eisen heiß ist.
Die Verwendung einer interaktiven Präsentationssoftware zum Hosten Ihrer Fragen und Antworten kann dazu beitragen, dass alles reibungslos abläuft, insbesondere wenn Ihr Projekt-Kickoff-Meeting eine hohe Teilnehmerzahl hat….
- Es ist organisiert – Die Fragen sind nach Beliebtheit (durch Upvotes) oder nach Zeit geordnet und können als „beantwortet“ markiert oder oben angepinnt werden.
- Es ist moderiert – Fragen können genehmigt und abgelehnt werden, bevor sie auf dem Bildschirm angezeigt werden.
- Es ist anonym – Fragen können anonym gestellt werden, dh jeder hat eine Stimme.
Schritt #7 – Potenzielle Probleme
Wie bereits erwähnt, geht es bei einem Projekt-Kickoff-Meeting darum, so offen und ehrlich wie möglich zu sein. Das ist wie baut man ein Gefühl des Vertrauens mit Ihrem Kunden von Anfang an.
Zu diesem Zweck ist es am besten, die potenziellen Probleme zu besprechen, mit denen das Projekt auf dem Weg dorthin konfrontiert sein könnte. Niemand fordert Sie hier auf, die Zukunft vorherzusagen, nur um eine vorläufige Liste von Hindernissen zu erstellen, auf die Sie stoßen könnten.
Da Sie, Ihr Team und Ihr Kunde dieses Projekt mit unterschiedlichen Interessen angehen werden, ist es ideal, jedermann in die mögliche Problemdiskussion eingebunden.
Schritt #8 – Einchecken
Regelmäßiges Einchecken bei Ihrem Kunden ist eine weitere Möglichkeit, das Vertrauen zwischen beiden Parteien zu festigen. Bei Ihrem Projekt-Kickoff-Meeting haben Sie ein paar Fragen zu klären Was, Wann wer und wie Diese Check-Ins werden stattfinden.
Das Einchecken ist ein ziemlich feiner Balanceakt zwischen Transparenz und Anstrengung. Es ist zwar schön, so offen und transparent wie möglich zu sein, aber man muss dies im Rahmen der tatsächlichen Verfügbarkeit managen be offen und transparent.
Stellen Sie sicher, dass Sie diese Fragen vor dem Ende des Meetings beantwortet haben:
- Was? – In welchem Detail muss der Client genau aktualisiert werden? Müssen sie über jedes noch so kleine Detail des Fortschritts Bescheid wissen oder sind es nur die großen Abzeichen, auf die es ankommt?
- Wann? – Wie oft sollte Ihr Team Ihren Client aktualisieren? Sollen sie weitergeben, was sie jeden Tag getan haben, oder einfach zusammenfassen, was sie am Ende der Woche geschafft haben?
- Wer? – Welches Teammitglied wird die Verbindung zum Kunden herstellen? Wird es in jeder Phase ein Mitglied jedes Teams oder nur einen einzigen Korrespondenten während des gesamten Projekts geben?
- Wie? – Auf welche Weise werden der Kunde und der Korrespondent in Kontakt bleiben? Regelmäßiger Videoanruf, E-Mail oder ständig aktualisiertes Live-Dokument?
Wie bei den meisten Tagesordnungspunkten eines Projekt-Kickoff-Meetings ist es am besten, offen zu diskutieren. Für ein großes Team und eine große Gruppe von Kunden ist es möglicherweise einfacher, eine Live-Umfrage um die Optionen zu reduzieren, um die bestmögliche Check-in-Formel zu erstellen.
Sie wollen mehr erfahren? 💡 Schauen Sie sich einige an Best Practices für den Check-in bei Ihren Kunden.
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Vorlage für die Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings
Während Ihr fachmännisch geplantes Kickoff-Meeting nur darauf wartet, im Sitzungssaal einige umzuhauen, kann der letzte Schliff ein bisschen sein Interaktion alles zusammenbringen.
Wussten Sie nur das? 29% der Unternehmen sich mit ihren Kunden verbunden fühlen (Gallup)? Der Rückzug ist auf B2B-Ebene eine Epidemie und kann dazu führen, dass sich Kickoff-Meetings aufgrund der Formalitäten wie ein flacher, wenig inspirierender Prozess anfühlen.
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