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11 Schritte zur Durchführung eines erfolgreichen strategischen Management-Meetings

11 Schritte zur Durchführung eines erfolgreichen strategischen Management-Meetings

Arbeit

Jane Ng 30 August 2022 8 min lesen

Ein strategisches Management-Meeting ist eine der besten Methoden, die Hochleistungsteams dabei unterstützt, die Arbeitsqualität sowie die Produktivität zu überprüfen und zu verbessern, um die besten Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über ein strategisches Management-Meeting wissen müssen und wie Sie ein Meeting effektiv eröffnen. 

Was ist ein strategisches Management-Meeting?

Das Strategic Management Meeting (SMM) ist a Managementmodell, das sich auf die allgemeine Managementstrategie eines Unternehmens konzentriert, das Prozessmanagement, Budget, Qualität, Standards und Lieferanten umfasst, um die Arbeitseffizienz und die Geschäftsleistung zu bewerten. (Bez.: Allgemeine Serviceverwaltung)

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Dieses Meeting kann vierteljährlich stattfinden und benötigt möglicherweise Daten, die von einem Marketingstrategie-Meeting, einem Geschäftsstrategie-Meeting oder einem Verkaufsstrategie-Meeting gesammelt wurden.

Zusamenfassend, Der Zweck strategischer Besprechungen besteht darin, herauszufinden, wie die Ressourcen eines Unternehmens am effektivsten eingesetzt werden können, um bestimmte Ziele und Zielsetzungen zu erreichen.

Die Vorteile eines strategischen Management-Meetings? 

Ein strategisches Management-Meeting hilft den Teilnehmern nicht nur dabei, ihre Arbeit proaktiver zu gestalten, indem es pünktlich ankommt, Dokumente vorbereitet und während der strategischen Planung Fragen stellt, sondern bringt auch die folgenden 5 Vorteile:

Kosten reduzieren

Viele Organisationen haben auf das Framework für strategische Management-Meetings umgestellt. Weil der SMM-Plan Unternehmen jetzt hilft, kostengünstige (sogar kostenlose) Tools und Dienste zu verwenden, um Daten zwischen Meetings zu analysieren, um zu sehen, was funktioniert, was nicht und was gut funktionieren kann. 

Diese helfen dabei, Ressourcen so klug und effizient wie möglich auszugeben, zuzuweisen und zu investieren.

Sparen Sie Zeit und Energie

Die Planung effektiver Meetings ermöglicht es Abteilungen oder Teilnehmern, den Zweck der strategischen Diskussion zu verstehen und was sie vorbereiten und beitragen müssen.

Zum Beispiel, welche Unterlagen sie mitbringen, welche Zahlen sie präsentieren und welche Aufgaben oder Lösungen nach dem Meeting gezogen werden sollen.

Das Aufteilen von Aufgaben zur Vorbereitung des Meetings spart viel Zeit und Mühe, da Sie nicht herumschweifen oder kritisiert werden, wessen Fehler Sie haben, sondern den Zweck des Meetings vergessen.

Steigert die Verhandlungsmacht

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Während des Treffens werden Streitigkeiten oder Meinungsverschiedenheiten nicht vermieden. Dies stärkt jedoch die Verhandlungsmacht der Teammitglieder, da sie die beste Lösung zur Lösung von Problemen für Kunden und Unternehmen diskutieren und herausfinden müssen. Sie werden überrascht sein, einen hervorragenden Verhandlungsführer in Ihrem Team zu finden!

Risiken managen 

Niemand möchte an einem Meeting teilnehmen, das mittendrin abgesagt wird, weil es keine Daten oder Problemlösungen gibt.

Daher bedeutet ein Folgemeeting, dass jeder Daten aus vergangenen Meetings planen, sammeln und bereitstellen, diese Daten analysieren und dabei helfen muss, diese Analyse in umsetzbare nächste Schritte umzusetzen. Diese Aktivitäten sorgen für ein besseres Risikomanagement. Oder machen Sie das Meeting sogar produktiver oder zielgerichteter als das letzte. 

Behalten Sie Budgets und Ressourcen im Auge

Durch die Durchführung effektiver Teambesprechungen können Ressourcen überwacht und angepasst und fundierte Budgetentscheidungen getroffen werden. Sitzungen zur Strategieüberprüfung helfen dabei, Abteilungen oder Programme hervorzuheben, die möglicherweise zusätzliche Mittel benötigen, um erfolgreich zu sein. Sie sind auch ein guter Ort, um zu sehen, ob Sie Ihr Budget oder Ihre Belegschaft erhöhen/verringern müssen.

Wer sollte an einem strategischen Management-Meeting teilnehmen? 

Die Personen, die bei dem Treffen erscheinen müssen, sind Führungspersönlichkeiten wie z der CEO (Geschäftsführer, Executive Director, City Manager etc.) und der direkte Manager des Projekts.

Schlüsselakteure müssen bei der Planung mitreden, aber nicht alle sitzen buchstäblich am Tisch.

Wer sollte an einem strategischen Management-Meeting teilnehmen?  Bild: freepik

Zu viele Personen im Raum können zu Stress, Chaos und Verwirrung führen. Wenn Sie mehrere Personen haben, die an diesem Prozess beteiligt sein möchten, beziehen Sie sie auf eine Weise ein, wie z.

Wie führe ich ein strategisches Management-Meeting durch (SMM-Plan)? 

Sitzungsvorbereitung

Denken Sie daran, diese Richtlinien für die Planung eines Meetings mit 4 Schritten zu befolgen:

  • Planen Sie eine Zeit und sammeln Sie die erforderlichen Daten/Berichte

Planen Sie alle Führungskräfte und wichtigen Mitarbeiter, die zur Teilnahme an diesem Meeting erforderlich sind, und laden Sie diese unbedingt ein. Stellen Sie sicher, dass die Personen im Raum Personen sind, die aktiv an der Besprechung teilnehmen können.

Sammeln Sie gleichzeitig die erforderlichen Daten, Berichte, aktualisieren Sie Statusindikatoren und sogar Fragen, die im Meeting beantwortet werden sollen. Stellen Sie sicher, dass die Einreichungen nicht zu kurz vor dem Meeting-Datum liegen, damit jeder die neuesten Daten durchsehen und eine Analyse zu neuen Trends oder Problemen schreiben kann.

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  • Agenda-Vorlage planen

Eine Agenda hilft Ihnen und den Teilnehmern, auf Kurs zu bleiben. Ideen für Meeting-Agenda sorgen für Antworten auf die Fragen:

  • Warum haben wir dieses Treffen?
  • Was müssen wir erledigen, wenn das Meeting vorbei ist?
  • Was sind die nächsten Schritte, die wir unternehmen sollten?

Denken Sie daran, dass a Die Agenda des strategischen Management-Meetings kann wie eine Überprüfung der Ziele, Maßnahmen und Initiativen, die Validierung der Strategie und die Fortführung der aktuellen strategischen Ausrichtung und Projekte sein.

Hier ist eine Beispiel-Agenda:

  1. 9.00:9.30 – XNUMX:XNUMX Uhr: Überblick über den Zweck des Treffens
  2. 9.30 – 11.00 Uhr: Neubewertung des gesamten Prozesses
  3. 1.00:3.00 – XNUMX:XNUMX Uhr: Abteilungs- und Führungskräfte-Updates
  4. 3.00 – 4.00 Uhr: Offene Fragen
  5. 4.00 – 5.00 Uhr: Lösungen gegeben
  6. 5.00 – 6.00 Uhr: Aktionsplan
  7. 6.00:6.30 – XNUMX:XNUMX Uhr: QnA-Sitzung
  8. 6.30 – 7.00 Uhr: Nachbereitung
  • Legen Sie die Grundregeln fest

Sie können Regeln festlegen, die sich jeder vor dem Meeting vorbereiten muss.

Wenn sie beispielsweise nicht teilnehmen können, müssen sie stattdessen einen Assistenten schicken. 

Oder die Teilnehmer müssen Ordnung halten, den Redner respektieren, nicht unterbrechen (usw.)

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Wie oben erwähnt, ist eine strategische Managementkonferenz eine große Veranstaltung, die normalerweise vierteljährlich stattfindet. Wenn Sie also möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter mit dieser Praxis vertraut machen und so gut wie möglich vorbereitet sind. Sie müssen das Meeting überprüfen und monatliche All-Hand-Meetings organisieren, um die Mitarbeiter über neue Ankündigungen zu informieren, die nicht für E-Mails geeignet sind, und um Unternehmensziele festzulegen und den Fortschritt in Bezug auf bestehende Ziele zu verfolgen.

Wenn ein All-Hands-Meeting den Mitarbeitern hilft, sich kennenzulernen und Daten für das strategische Management vorzubereiten Dann ist ein Projekt-Kick-Off-Meeting das erste Treffen zwischen dem Kunden, der ein Projekt in Auftrag gegeben hat, und dem Unternehmen, das es zum Leben erweckt. Dieses Treffen wird nur die wichtigsten Akteure benötigen, um die Grundlagen des Projekts, seinen Zweck und seine Ziele zu diskutieren.

Das Treffen

  • Definieren Sie den Zweck und die gewünschten Ergebnisse des Meetings

Ein strategisches Planungsmeeting kann völlig schief gehen, wenn es abgehalten wird, ohne allen definierte Ziele und anspruchsvolle Ergebnisse zu geben. Deshalb ist der erste Schritt, ein klares, greifbares Ziel für das Meeting zu definieren.

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Einige Beispiele für klare Ziele:

  • Eine Strategie in den sozialen Medien, um ein jüngeres Publikum zu erreichen. 
  • Ein Plan zur Entwicklung eines neuen Produkts, einer neuen Funktion.

Sie können auch bestimmte strategische Management-Meeting-Themen als Teil Ihrer Ziele festlegen, wie z. B. das Geschäftswachstum in der zweiten Jahreshälfte.

Seien Sie so konkret wie möglich mit Ihrem Ziel. Auf diese Weise ist es für alle einfacher, weiterzuarbeiten und die richtigen Entscheidungen zu treffen.

  • Das Eis brechen 

Mit der Veränderung der Arbeitsweise nach zwei Jahren der Pandemie müssen Unternehmen immer bereit sein, virtuelle Meetings und traditionelle Meetings zu kombinieren. Menschen, die über Computerbildschirme kommunizieren, während andere im Büro sitzen, sorgen manchmal dafür, dass sich Ihre Kollegen weniger aufgeregt und getrennt fühlen.

Daher brauchst du virtuelle teammeeting-eisbrecher und Bindungsaktivitäten zu Beginn des Meetings, um die Atmosphäre aufzuwärmen.

  • Machen Sie das Meeting interaktiv

Ein effektives Geschäftstreffen erfordert Kommunikation und Zusammenarbeit aller Teilnehmer. So können Sie eine Aufgabenliste auch bestimmten Abteilungen in Ihrem Unternehmen zuweisen, um sie in Form von zu besprechen virtuelle Teambesprechungsspiele, Quiz oder Brainstorming-Sitzungen.

Diese Aktivitäten müssen einen offenen und ehrlichen Dialog über die Herausforderungen fördern, vor denen Ihr Unternehmen steht. Wenn möglich, brechen Sie alle Hindernisse ab, die dem Fortschritt im Wege stehen könnten.

Stellen Sie sicher, dass Sie angemessene Strategiedokumente erstellen, regelmäßig über Fortschritte informieren und strategische Fragen in Echtzeit diskutieren.

  • Identifizieren Sie potenzielle Herausforderungen

Was passiert, wenn das Meeting über die vorgesehene Zeit hinausgeht? Was ist, wenn das Führungsteam abwesend sein muss, um sich mit anderen unerwarteten Problemen zu befassen? Wenn alle damit beschäftigt sind, anderen die Schuld zu geben und nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen?

Bitte listen Sie alle möglichen Risiken mit Lösungen auf, um sich gut vorzubereiten!

Ziehen Sie beispielsweise die Verwendung eines Countdown-Timers für bestimmte Tagesordnungspunkte oder Präsentationen in Betracht. 

  • Verwenden Sie Online-Tools 

Die Verwendung von Bildern und Tools ist heute in einem Meeting ein Muss, wenn Sie Ideen einfach und schnell kommunizieren möchten. Berichte und Statistiken werden dank dieser Tools auch visuell und leicht verständlich dargestellt. Es ermutigt die Leute auch, Beiträge zu leisten, und hilft Ihnen, schnelle Entscheidungen zu treffen, indem es Feedback in Echtzeit erhält. Sie können kostenlose Tools und Vorlagenanbieter wie AhaSlide, Miro und Google Slide finden.

Zum Beispiel Verwenden Interaktive Präsentationen und Tools wie Umfragen und Umfragen, um kreative Ideen zu generieren und sie in Echtzeit anzuzeigen.

Bild: AhaSlide
  • Abschluss mit Town Hall Meeting-Format 

Lassen Sie uns das Meeting mit einer QnA-Sitzung abschließen Teigenes Hall-Meeting-Format.

Die Teilnehmer können die gewünschten Fragen stellen und erhalten sofortige Antworten von den Führungskräften. Es beweist, dass Führungskräfte nicht nur gesichtslose Entscheidungsträger sind, sondern mitdenkende Denker, die nicht nur die Interessen des Unternehmens in den Vordergrund stellen, sondern auch die Interessen ihrer Mitarbeiter berücksichtigen.

  • Tipps zur Moderation eines Strategic Management Meetings

Zusätzlich zu den oben genannten Schritten finden Sie hier einige kleine Hinweise, die Ihnen helfen sollen, eine strategische Planungssitzung besser zu organisieren:

  • Stellen Sie sicher, dass sich alle an der Diskussion beteiligen.
  • Stellen Sie sicher, dass alle aktiv zuhören.
  • Stellen Sie sicher, dass jeder seine Teamfähigkeit einsetzt.
  • Arbeiten Sie daran, die Optionen so wenig wie möglich einzugrenzen.
  • Scheuen Sie sich nicht, eine Abstimmung zu fordern, um das Meinungsniveau und den Konsens zu sehen.
  • Seien Sie kreativ! Strategische Planung ist eine Zeit, um Kreativität zu erforschen und die Reaktionen und Lösungen auf Situationen des gesamten Teams zu sehen.

Zusammenfassend

Um ein erfolgreiches strategisches Management-Meeting durchzuführen. Sie müssen jeden Schritt von Personen, Dokumenten, Daten und Tools gut vorbereiten. Stellen Sie eine Agenda bereit und halten Sie sich daran, damit die Teilnehmer wissen, was sie tun werden und welche Aufgaben gestellt werden. 

AhaSlide hofft, alle Antworten auf Ihre Fragen zur Leitung einer strategischen Planungssitzung zu geben. Ich hoffe, Ihnen gefallen die Tipps und unterstützenden Techniken, die in diesem Artikel beschrieben werden, um ein strategisches Management-Meeting und Gruppenaktivitäten aktiv und produktiv zu halten, ob offline oder online.

Weitere Informationen zum Organisieren von Geschäftstreffen mit AhaSlides

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