Eine gut ausgearbeitete Agenda definiert klare Ziele und Erwartungen, sodass jeder seinen Zweck kennt und weiß, was vor, während und nach dem Meeting zu tun ist. Dieser Leitfaden erklärt, warum Agenden wichtig sind, beschreibt acht Schritte zum Erstellen einer effektiven Agenda und bietet Beispiele (mit Vorlagen) für Ihr nächstes Meeting.
Warum jedes Meeting eine Tagesordnung braucht
Meetings nehmen viel Arbeitszeit in Anspruch. Eine Studie der Harvard Business Review ergab, dass Führungskräfte fast 23 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, im Vergleich zu weniger als 10 Stunden in den 1960er Jahren (Perlow, Hadley und Eun, „Stoppt den Meeting-Wahnsinn“, 2017Ein Zeitplan hilft Ihnen, diese Zeit gezielt zu nutzen. Er wird:
- Klären Sie Zweck und Ziele des Treffens und die Diskussion im richtigen Rahmen halten.
- Zeit und Tempo im Griff behaltenDadurch gibt es weniger sinnlose Streitereien.
- Legen Sie Erwartungen für die Teilnehmer fest und sicherstellen, dass jede Entscheidung und jeder Maßnahmenpunkt abgedeckt ist.
- Verantwortlichkeit fördernDenn jeder Gegenstand hat einen Besitzer.
Eine Warnung aus der Studie: Der Forscher Steven Rogelberg sagt, seine Forschung zeige, dass das Haben einer Agenda Für sich genommen trägt es nichts zur Effektivität von Meetings bei.Und dass Führungskräfte oft einfach „ein anderes Datum auf die Tagesordnung setzen“ und die Themen der Vorwoche wiederholen. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, eine speziell für dieses Meeting erstellte Tagesordnung zu verfassen und nicht von der letzten zu kopieren.
8 wichtige Schritte zur Erstellung einer effektiven Besprechungsagenda
1. Bestimmen Sie die Art des Treffens
Unterschiedliche Meetings erfordern unterschiedliche Personen, Formate und Ziele, daher sollte man zuerst den Meetingtyp auswählen.
- Projekt-Kickoff-Meeting: ein Überblick über die Ziele, den Zeitplan, das Budget und die Erwartungen des Projekts.
- Gesamtbesprechung: eine unternehmensweite Besprechung, in der Leistungen, Ziele und Pläne vorgestellt werden und ein gemeinsames Zielbewusstsein geschaffen wird.
- BürgerversammlungMitarbeiter stellen Fragen, erhalten Informationen über Neuigkeiten und geben Feedback an die Führungskräfte.
- Strategisches ManagementmeetingDie Führungskräfte planen die langfristige Ausrichtung.
- Virtuelles Teammeeting: Präsentationen, Diskussionen und interaktive Aktivitäten per Video oder Chat.
- Brainstorming-Sitzung: ein kreatives Treffen, bei dem Menschen neue Ideen entwickeln und diskutieren.
- Einzelgespräch: ein privates Gespräch zur Leistungsbeurteilung, zum Coaching oder zur Weiterentwicklung.
2. Zweck und Ziele definieren
Erläutern Sie den Zweck des Treffens und Ihr Ziel. Falls Sie kein konkretes Ergebnis nennen können, fragen Sie, ob eine Nachricht ausreichen würde. Rogelberg argumentiert ähnlich: Manchmal kann man die Informationen übermitteln und das Treffen für fünf Minuten Fragen nutzen.Interview bei Knowledge at Wharton).
3. Die wichtigsten Themen identifizieren
Erstellen Sie eine Liste der zu behandelnden Themen, einschließlich aller zu treffenden Entscheidungen. Beginnen Sie mit dem wichtigsten Punkt, solange Ihre Aufmerksamkeit und Energie am größten sind.
4. Legen Sie ein Zeitlimit fest.
Weisen Sie jedem Thema einen Zeitrahmen und dem gesamten Meeting eine Endzeit zu, damit das Meeting im Zeitplan bleibt.
5. Teilnehmer und ihre Rollen identifizieren
Erstellen Sie eine Liste, wer teilnehmen wird und wofür jede Person verantwortlich ist, z. B. einen Bericht präsentieren, Notizen machen oder die Zeit stoppen.
6. Materialien und Belege vorbereiten
Sammeln Sie alles, was die Teilnehmer während des Meetings benötigen, und teilen Sie alles mit, was vorher gelesen werden muss.
7. Verteilen Sie die Tagesordnung im Voraus.
Senden Sie die Tagesordnung an alle Teilnehmer, damit jeder vorbereitet erscheint. Bitten Sie sie, vor dem Treffen eigene Punkte hinzuzufügen.
8. Bei Bedarf überprüfen und überarbeiten.
Prüfen Sie vor dem Meeting die Tagesordnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit und streichen Sie alle Punkte, die die Anwesenheit der Gruppe im Raum nicht erfordern.
Beispiele für Besprechungsagenden und kostenlose Vorlagen
Hier finden Sie drei Tagesordnungen, die Sie anpassen können. Die Tagesordnungspunkte und Zeitangaben sollten an die Bedürfnisse und Ziele Ihres Meetings angepasst werden.
1. Tagesordnung des Teammeetings
Datum:
Ort:
Teilnehmer:
Objectives: Projektfortschritt aktualisieren; aktuelle Probleme und Lösungen überprüfen.
- Einführung und Begrüßung (5 Minuten) | @WHO
- Rückblick auf die vorherige Sitzung (10 Minuten) | @WHO
- Projektaktualisierungen und Fortschrittsberichte (20 Minuten) | @WHO
- Problemlösung und Entscheidungsfindung (20 Minuten) | @WHO
- Offene Diskussion und Feedback (20 Minuten) | @WHO
- Maßnahmen und nächste Schritte (15 Minuten) | @who
- Abschluss und Vereinbarungen für das nächste Treffen (5 Minuten) | @WHO
Kostenlose Vorlage für monatliche Besprechungen
2. Tagesordnung der Gesamtmitarbeiterversammlung
Datum:
Ort:
Teilnehmer:
Ziel: Unternehmensergebnisse präsentieren und neue Initiativen und Pläne vorstellen.
- Begrüßung und Einführung (5 Minuten)
- Aktualisierung der Unternehmensleistung (20 Minuten)
- Neue Initiativen und Pläne (20 Minuten)
- Fragerunde (30 Minuten)
- Mitarbeiteranerkennung und Auszeichnungen (15 Minuten)
- Abschluss und Vereinbarungen für das nächste Treffen (5 Minuten)
3. Tagesordnung des Projektstarttreffens
Datum:
Ort:
Teilnehmer:
Objectives: Klare Ziele und Erwartungen festlegen; das Team vorstellen; Herausforderungen und Risiken besprechen.
- Begrüßung und Einführung (5 Minuten) | @WHO
- Projektübersicht und Ziele (15 Minuten) | @WHO
- Vorstellung der Teammitglieder (5 Minuten) | @WHO
- Rollen- und Verantwortungszuweisungen (20 Minuten) | @WHO
- Zeitplan und Zeitplanübersicht (15 Minuten) | @WHO
- Projektherausforderungen und -risiken (20 Minuten) | @who
- Aktionselemente und nächste Schritte (15 Minuten) | @WHO
- Abschluss und Vereinbarungen für das nächste Treffen (5 Minuten) | @WHO
Weitere Ideen für den Auftakt finden Sie in unserem Leitfaden für das Projektstartmeeting.
Erstellen Sie Ihre Besprechungsagenda mit AhaSlides
Um eine Tagesordnung in etwas zu verwandeln, das Ihr Team sehen, gemeinsam abstimmen und bearbeiten kann:
- Erstellen Sie ein Konto. Registrieren Sie sich bei AhaSlides oder durchsuchen Sie die Öffentliche Vorlagenbibliothek.
- Wählen Sie eine Vorlage für die Besprechungsagenda. und klicken auf Vorlage erhalten.
Fügen Sie Ihre Tagesordnungspunkte hinzu. Ersetzen Sie die Listenfolie der Vorlage durch Ihre eigene Agenda. Fügen Sie dann ein kurzes Kennenlernspiel, eine Umfrage oder eine offene Frage hinzu, damit die Teilnehmer von der ersten Folie an mitwirken.
Zusammenarbeiten und teilen. Bitten Sie Ihre Teamkollegen, die Präsentation zu bearbeiten, und teilen Sie die Tagesordnung anschließend vor dem Meeting als Link oder QR-Code.
Die zentralen Thesen
- Wählen Sie die Art des Meetings und ein klares Ziel, bevor Sie die Themen auflisten.
- Setzen Sie den wichtigsten Gegenstand an erste Stelle und geben Sie jedem Gegenstand eine Zeitangabe und einen Verantwortlichen.
- Senden Sie die Tagesordnung im Voraus und laden Sie die Teilnehmer ein, Ergänzungen hinzuzufügen.
- Erstellen Sie jedes Mal eine neue Tagesordnung. Eine Tagesordnung allein macht ein Meeting nicht effektiv.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter der Tagesordnung einer Sitzung?
Die Tagesordnung ist der geplante Ablauf einer Sitzung, auch als Zeitplan oder Tagesordnung bezeichnet. Sie enthält die Themen, die jeweiligen Zeitangaben und die Verantwortlichen für die einzelnen Punkte.
Was ist eine Agenda-Setting-Sitzung?
Eine Agenda-Setting-Sitzung dient dazu, die Tagesordnung einer größeren, bevorstehenden Sitzung zu planen und festzulegen.
Was steht auf der Tagesordnung eines Projektmeetings?
Die Tagesordnung eines Projektmeetings enthält die Themen, Diskussionen und Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Projekt, wie z. B. Fortschritte, Risiken und nächste Schritte.
