Meeting-Agenda | 8 wichtige Schritte, Beispiele und kostenlose Vorlagen

Also was ist Tagesordnung? Die Wahrheit ist, dass wir alle schon an Meetings teilgenommen haben, bei denen wir uns bedeutungslos gefühlt haben und nicht einmal verstanden haben, warum wir uns treffen müssen, um Informationen zu besprechen, die per E-Mail gelöst werden können. Einige Leute müssen möglicherweise sogar an Meetings teilnehmen, die sich über Stunden hinziehen, ohne dass Probleme gelöst werden.

Allerdings sind nicht alle Meetings unproduktiv, und wenn Sie mit Ihrem Team effektiv zusammenarbeiten möchten, wird Sie ein Meeting mit Tagesordnung vor diesen oben genannten Katastrophen bewahren.

Eine gut ausgearbeitete Tagesordnung legt klare Ziele und Erwartungen für das Meeting fest und stellt sicher, dass jeder seinen Zweck kennt und weiß, was vor, während und nach dem Meeting passieren muss.

Daher wird Ihnen dieser Artikel erklären, wie wichtig es ist, eine Meeting-Agenda zu haben, wie Sie eine effektive Agenda erstellen und Beispiele (+ Vorlagen) zur Verwendung in Ihrem nächsten Meeting bereitstellen.

• Warum jedes Meeting eine Agenda braucht
• 8 wichtige Schritte zum Schreiben einer effektiven Meeting-Agenda
• Beispiele für Meeting-Agenda und kostenlose Vorlagen
• Richten Sie Ihre Meeting-Agenda mit AhaSlides ein
• Key Take Away 

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Warum jedes Meeting eine Agenda braucht

Jedes Meeting braucht eine Agenda, um sicherzustellen, dass es produktiv und effizient ist. Eine Meeting-Agenda bietet die folgenden Vorteile:

• Klären Sie den Zweck und die Ziele des Meetings, und hilft, die Diskussion konzentriert und auf Kurs zu halten.
• Verwalten Sie Besprechungszeit und Tempo, sorgen Sie dafür, dass es keine sinnlosen Argumente gibt, und sparen Sie so viel Zeit wie möglich.
• Legen Sie Erwartungen für die Teilnehmer fest, und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen und Aktionspunkte abgedeckt sind.
• Fördert Verantwortlichkeit und Organisation, was zu effektiveren und effizienteren Besprechungen führt.

8 wichtige Schritte zum Schreiben einer effektiven Meeting-Agenda

1/ Bestimmen Sie die Art des Treffens 

Da unterschiedliche Arten von Meetings unterschiedliche Teilnehmer, Formate und Ziele umfassen können, ist es wichtig, die für die jeweilige Situation geeignete auszuwählen.

• Projekt-Kickoff-Meeting: Ein Meeting, das einen Überblick über das Projekt, seine Ziele, seinen Zeitplan, sein Budget und seine Erwartungen gibt.
• All-Hands-Treffen: Eine Art unternehmensweites Meeting, zu dem alle Mitarbeiter eingeladen sind. Alle über die Leistung, Ziele und Pläne des Unternehmens zu informieren und ein Gefühl für gemeinsame Ziele und Richtungen innerhalb der Organisation zu fördern.
• Bürgerversammlung: Ein Townhall-Meeting des Unternehmens, bei dem Mitarbeiter Fragen stellen, Updates erhalten und der Geschäftsleitung und anderen Führungskräften Feedback geben können.
• Strategisches Management-Meeting: Ein Treffen, bei dem hochrangige Führungskräfte oder Führungskräfte zusammenkommen, um die langfristige Ausrichtung zu besprechen und zu planen. 
• Virtuelles Teammeeting: Das Format virtueller Teambesprechungen kann Präsentationen, Diskussionen und interaktive Aktivitäten umfassen und kann mithilfe von Videokonferenzsoftware, Instant Messaging oder anderen digitalen Kommunikationstools durchgeführt werden. 
• Brainstorming Sitzung: Ein kreatives und kooperatives Treffen, bei dem die Teilnehmer neue Ideen generieren und diskutieren.
• Einzelgespräch: Ein privates Treffen zwischen zwei Personen, das häufig für Leistungsbeurteilungen, Coaching oder persönliche Entwicklung genutzt wird.

2/ Definieren Sie den Zweck und die Ziele des Treffens

Geben Sie klar an, warum das Meeting abgehalten wird und was Sie oder Ihr Team erreichen möchten.

3/ Identifizieren Sie die Schlüsselthemen 

Listen Sie die wichtigsten Themen auf, die behandelt werden müssen, einschließlich aller wichtigen Entscheidungen, die getroffen werden müssen.

4/ Weisen Sie ein Zeitlimit zu

Weisen Sie jedem Thema und dem gesamten Meeting eine angemessene Zeit zu, um sicherzustellen, dass das Meeting im Zeitplan bleibt.

5/ Identifizieren Sie die Teilnehmer und ihre Rollen

Erstellen Sie eine Liste der Personen, die an dem Meeting teilnehmen werden, und legen Sie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten fest.

6/ Bereiten Sie Materialien und Belege vor

Sammeln Sie alle relevanten Informationen oder Materialien, die während des Meetings benötigt werden.

7/ Verteilen Sie die Tagesordnung im Voraus

Senden Sie die Meeting-Agenda an alle Teilnehmer, um sicherzustellen, dass alle bereit und vorbereitet sind.

8/ Überprüfung und Überarbeitung der Tagesordnung nach Bedarf

Überprüfen Sie die Tagesordnung vor dem Meeting, um sicherzustellen, dass sie vollständig und korrekt ist, und nehmen Sie alle notwendigen Überarbeitungen vor.

Beispiele für Meeting-Agenda und kostenlose Vorlagen 

Hier sind einige Beispiele für Besprechungsagenden, die für verschiedene Arten von Besprechungen verwendet werden können:

1/ Tagesordnung für Teamsitzungen

Datum: 

Standort: 

Teilnehmer: 

Ziele des Teammeetings:

• Um den Fortschritt der Projektumsetzung zu aktualisieren
• Um aktuelle Probleme und Lösungen zu überprüfen

Agenda der Teamsitzung: 

• Einführung und Begrüßung (5 Minuten) | @WHO
• Rückblick auf die vorherige Sitzung (10 Minuten) | @WHO
• Projektaktualisierungen und Fortschrittsberichte (20 Minuten) | @WHO
• Problemlösung und Entscheidungsfindung (20 Minuten) | @WHO
• Offene Diskussion und Feedback (20 Minuten) | @WHO
• Maßnahmen und nächste Schritte (15 Minuten) | @WHO
• Abschluss und Vereinbarungen für das nächste Treffen (5 Minuten) | @WHO

Kostenlose Vorlage für monatliche Meetings mit AhaSlides

2/ Tagesordnung des All-Hands-Treffens

Datum: 

Standort: 

AttEnde: 

Ziele des Treffens:

• Um die Unternehmensleistung zu aktualisieren und neue Initiativen und Pläne für Mitarbeiter einzuführen.

Eine Meeting-Agenda: 

• Begrüßung und Einführung (5 Minuten)
• Aktualisierung der Unternehmensleistung (20 Minuten)
• Vorstellung neuer Initiativen und Pläne (20 Minuten)
• Fragerunde (30 Minuten)
• Mitarbeiteranerkennung und Auszeichnungen (15 Minuten)
• Abschluss und Vereinbarungen für das nächste Treffen (5 Minuten)

Meeting-Vorlage für alle Hände

3/ Tagesordnung des Projekt-Kickoff-Meetings:

Datum: 

Standort: 

Teilnehmer:

Ziele des Treffens:

• Klare Ziele und Erwartungen für das Projekt festlegen
• Vorstellung des Projektteams
• Projektherausforderungen und -risiken besprechen

Eine Meeting-Agenda: 

• Begrüßung und Einführung (5 Minuten) | @WHO
• Projektübersicht und Ziele (15 Minuten) | @WHO
• Vorstellung der Teammitglieder (5 Minuten) | @WHO
• Rollen- und Verantwortungszuweisungen (20 Minuten) | @WHO
• Zeitplan und Zeitplanübersicht (15 Minuten) | @WHO
• Diskussion der Projektherausforderungen und -risiken (20 Minuten) | @WHO
• Aktionselemente und nächste Schritte (15 Minuten) | @WHO
• Abschluss und Vereinbarungen für das nächste Treffen (5 Minuten) | @WHO

Beachten Sie, dass dies nur Beispiele sind und die Tagesordnungspunkte und das Format basierend auf den spezifischen Bedürfnissen und Zielen des Meetings angepasst werden können. 

Richten Sie Ihre Meeting-Agenda mit AhaSlides ein 

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Besprechungsagenda mit AhaSlides einzurichten:

• Ein Konto erstellen: Wenn Sie es noch nicht getan haben, melden Sie sich an AhaFolien und erstellen Sie ein Konto. Oder gehen Sie zu unserem Öffentliche Vorlagenbibliothek.

• Wählen Sie eine Meeting-Agenda-Vorlage: Wir haben eine Vielzahl von Meeting-Agenda-Vorlagen, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Wählen Sie einfach diejenige aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht, und klicken Sie darauf „Vorlage abrufen“.

• Passen Sie die Vorlage an: Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben, können Sie sie anpassen, indem Sie Elemente hinzufügen oder entfernen, die Formatierung anpassen und das Farbschema ändern.

• Fügen Sie Ihre Tagesordnungspunkte hinzu: Verwenden Sie den Folieneditor, um Ihre Tagesordnungspunkte hinzuzufügen. Sie können Text, ein Spinnrad, Umfragen, Bilder, Tabellen, Diagramme und mehr hinzufügen.

• Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen: Wenn Sie mit einem Team arbeiten, können Sie gemeinsam an der Agenda arbeiten. Laden Sie einfach Teammitglieder ein, die Präsentation zu bearbeiten, und sie können Änderungen vornehmen, Kommentare hinzufügen und Änderungen vorschlagen.

• Tagesordnung teilen: Wenn Sie fertig sind, können Sie die Agenda mit Ihrem Team oder den Teilnehmern teilen. Sie können einen Link oder einen QR-Code teilen.

Mit AhaSlides können Sie ganz einfach eine professionelle, gut strukturierte Meeting-Agenda erstellen, die Ihnen hilft, auf Kurs zu bleiben und Ihre Meeting-Ziele zu erreichen.

Key Take Away 

Wenn Sie diesen wichtigen Schritten, Beispielen sowie der Hilfe von AhaSlides-Vorlagen folgen, hoffen Sie, dass Sie eine gut strukturierte Meeting-Agenda erstellen können, die Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen.