Ein Projekt zu leiten ist wie die Leitung eines Orchesters. Um ein Meisterwerk zu schaffen, müssen alle Teile zusammenarbeiten. Aber dafür zu sorgen, dass alles reibungslos läuft, ist eine echte Herausforderung, da Teile nicht zusammenpassen, Fehler passieren und die Gefahr besteht, dass alles nicht in Ordnung ist.
Das ist, wo die Projektstrukturplan im Projektmanagement (PSP) kommt ins Spiel. Betrachten Sie es als den Dirigentenstab, der dabei hilft, dass alle Teile des Projekts gut zusammenarbeiten.
In diesem Blogbeitrag befassen wir uns mit dem Konzept des Projektstrukturplans im Projektmanagement, erkunden seine wichtigsten Funktionen, stellen Beispiele bereit, skizzieren die Schritte zur Erstellung eines Projektstrukturplans und diskutieren Tools, die bei der Entwicklung hilfreich sein können.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist der Projektstrukturplan im Projektmanagement?
- Hauptmerkmale der Projektstruktur im Projektmanagement
- Die Unterschiede zwischen WBS und einem Arbeitsstrukturplan
- Beispiele für Projektstrukturpläne im Projektmanagement
- So erstellen Sie einen Projektstrukturplan im Projektmanagement
- Tools für den Projektstrukturplan im Projektmanagement
- Fazit
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Was ist der Projektstrukturplan im Projektmanagement?
Ein Projektstrukturplan im Projektmanagement (WBS) ist ein Werkzeug, um ein Projekt in kleinere und besser überschaubare Teile zu unterteilen. Dies ermöglicht es Projektmanagern, einzelne Aufgaben, Ergebnisse und Arbeitspakete zu identifizieren, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Es bietet einen klaren und strukturierten Überblick darüber, was erreicht werden muss.
Der WBS ist ein grundlegendes Werkzeug in Projektmanagement weil es einen klaren Rahmen dafür bietet, was getan werden muss:
- Planen und definieren Sie den Projektumfang effektiv.
- Erstellen Sie genaue Schätzungen für Zeit, Kosten und Ressourcen.
- Weisen Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu.
- Verfolgen Sie den Fortschritt und erkennen Sie potenzielle Risiken oder Probleme frühzeitig.
- Verbessern Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams.
Hauptmerkmale der Projektstruktur im Projektmanagement
Der WBS beginnt mit dem Projekt als oberster Ebene und wird anschließend in Unterebenen unterteilt, die kleinere Teile des Projekts detailliert beschreiben. Diese Ebenen können Phasen, Liefergegenstände, Aufgaben und Unteraufgaben umfassen, die alle für den Abschluss des Projekts erforderlich sind. Die Aufschlüsselung wird fortgesetzt, bis das Projekt in Arbeitspakete unterteilt ist, die klein genug sind, um effektiv zugewiesen und verwaltet zu werden.
Zu den Hauptmerkmalen eines WBS gehören:
- Hierarchie: Eine visuelle, baumstrukturierte Ansicht aller Projektelemente, von der obersten Ebene bis zu den untersten Arbeitspaketen.
- Gegenseitige Exklusivität: Jedes Element im PSP ist eindeutig und überschneidet sich nicht, wodurch eine klare Zuweisung der Verantwortlichkeiten gewährleistet und Doppelarbeit vermieden wird.
- Definiertes Ergebnis: Jede Ebene des WBS hat ein definiertes Ergebnis oder eine zu erbringende Leistung, was die Messung von Fortschritt und Leistung erleichtert.
- Arbeitspakete: Die kleinsten Einheiten des PSP, die Arbeitspakete, sind so detailliert, dass die Projektteammitglieder verstehen können, was getan werden muss, Kosten und Zeit genau einschätzen und Verantwortlichkeiten zuweisen können.
Die Unterschiede zwischen WBS und einem Arbeitsstrukturplan
Obwohl beide wesentliche Werkzeuge im Projektmanagement sind, dienen sie unterschiedlichen Zwecken.
Für eine effektive Projektplanung und -durchführung ist es von entscheidender Bedeutung, den Unterschied zwischen beiden zu verstehen.
| Merkmal | Projektstrukturplan (PSP) | Arbeitsstrukturplan (WBSchedule) |
| Setzen Sie mit Achtsamkeit | Was geliefert wird | Wann es ist geliefert |
| Detaillierungsgrad | Weniger detailliert (Hauptkomponenten) | Detaillierter (Dauer, Abhängigkeiten) |
| Zweck | Definiert den Projektumfang und die zu erbringenden Leistungen | Erstellt eine Projektzeitleiste |
| Lieferbar | Hierarchisches Dokument (z. B. Baum) | Gantt-Diagramm oder ähnliches Tool |
| Analogie | Einkaufsliste (Artikel) | Speiseplan (was, wann, wie kochen) |
| Beispiel | Projektphasen, Ergebnisse | Aufgabendauer, Abhängigkeiten |
Zusammenfassend gliedert der Projektstrukturplan die Aufgaben auf "Was" des Projekts, in dem alle damit verbundenen Arbeiten definiert werden, während ein Projektstrukturplan (oder Projektplan) darauf abzielt "wann" indem Sie diese Aufgaben im Laufe der Zeit planen.
Beispiele für Projektstrukturpläne im Projektmanagement
Es gibt verschiedene Formate, die ein Projektstrukturplan im Projektmanagement annehmen kann. Hier sind einige gängige Typen, die Sie berücksichtigen sollten:
1/ WBS-Tabelle:
Dieses Format eignet sich hervorragend für die visuelle Organisation verschiedener Aufgaben oder Aktivitäten während der Planungsphase eines Projekts.
- Vorteile: Aufgaben einfach organisieren, Details hinzufügen und ändern.
- Nachteile: Kann bei komplexen Projekten groß und unhandlich werden.
2/ WBS-Flussdiagramm:
Die Darstellung eines Projektstrukturplans im Projektmanagement als Flussdiagramm vereinfacht die Visualisierung aller Projektkomponenten, unabhängig davon, ob sie nach Team, Kategorie oder Phase kategorisiert sind.
- Vorteile: Zeigt deutlich Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.
- Nachteile: Für einfache Projekte möglicherweise nicht geeignet und kann optisch unübersichtlich sein.
3/ WBS-Liste:
Das Auflisten von Aufgaben oder Fristen in Ihrem PSP kann eine einfache Möglichkeit sein, den Fortschritt auf einen Blick zu verfolgen.
- Vorteile: Einfach und prägnant, ideal für allgemeine Übersichten.
- Nachteile: Es fehlen Details und Beziehungen zwischen Aufgaben.
4/ PSP-Gantt-Diagramm:
Ein Gantt-Diagrammformat für Ihren WBS bietet eine klare visuelle Zeitleiste Ihres Projekts und erleichtert so das Verständnis des gesamten Projektplans.
- Vorteile: Hervorragend geeignet für die Visualisierung von Projektzeitplänen und -planungen.
- Nachteile: Erfordert zusätzlichen Aufwand bei der Erstellung und Wartung.
So erstellen Sie einen Projektstrukturplan im Projektmanagement
Hier ist eine Anleitung zum Erstellen eines Projektstrukturplans im Projektmanagement:
6 Schritte zum Erstellen eines WBS im Projektmanagement:
- Definieren Sie Projektumfang und -ziele: Beschreiben Sie klar die Ziele des Projekts und was geliefert werden muss.
- Identifizieren Sie die wichtigsten Projektphasen: Unterteilen Sie das Projekt in logische, überschaubare Phasen (z. B. Planung, Design, Entwicklung, Tests, Bereitstellung).
- Listen Sie die wichtigsten Leistungen auf: Identifizieren Sie innerhalb jeder Phase die wichtigsten Ergebnisse oder Produkte (z. B. Dokumente, Prototypen, Endprodukt).
- Zerlegen Sie die zu erbringenden Leistungen in Aufgaben: Unterteilen Sie jedes Ergebnis weiter in kleinere, umsetzbare Aufgaben. Streben Sie Aufgaben an, die innerhalb von 8–80 Stunden erledigt werden können.
- Verfeinern und verfeinern: Überprüfen Sie den PSP auf Vollständigkeit und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Aufgaben enthalten sind und keine Duplikate entstehen. Achten Sie auf eine klare Hierarchie und definierte Ergebnisse für jede Ebene.
- Arbeitspakete zuordnen: Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe und weisen Sie sie Einzelpersonen oder Teams zu.
Beste Tipps:
- Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse, nicht auf Maßnahmen: Aufgaben sollten beschreiben, was erreicht werden muss, nicht bestimmte Schritte. (z. B. „Benutzerhandbuch schreiben“ statt „Anweisungen eingeben“).
- Halten Sie es überschaubar: Streben Sie drei bis fünf Hierarchieebenen an und achten Sie dabei auf Details und Klarheit.
- Visuals verwenden: Diagramme oder Diagramme können das Verständnis und die Kommunikation erleichtern.
- Rückmeldung bekommen: Beziehen Sie die Teammitglieder in die Überprüfung und Verfeinerung des WBS ein und stellen Sie sicher, dass jeder seine Rollen versteht.
Tools für den Projektstrukturplan im Projektmanagement
Hier sind einige beliebte Tools zum Erstellen eines WBS:
1. Microsoft-Projekt
Microsoft Project – Eine führende Projektmanagement-Software, mit der Benutzer detaillierte WBS-Diagramme erstellen, den Fortschritt verfolgen und Ressourcen effektiv verwalten können.
2. Wrike
Wrike ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, das robuste WBS-Erstellungsfunktionen sowie Funktionen für Zusammenarbeit und Projektverfolgung in Echtzeit bietet.
3. Lucidchart
Lucidchart ist ein visueller Arbeitsbereich, der Diagramme und Datenvisualisierung zum Erstellen von WBS-Diagrammen, Flussdiagrammen und anderen Organisationsdiagrammen bietet.
4. Trello
Trello – Ein flexibles, kartenbasiertes Projektmanagement-Tool, bei dem jede Karte eine Aufgabe oder eine Komponente des WBS darstellen kann. Es eignet sich hervorragend für die visuelle Aufgabenverwaltung.
5. MindGenius
genial – Ein Projektmanagement-Tool, das sich auf Mindmapping, Projektplanung und Aufgabenmanagement konzentriert und die Erstellung detaillierter WBS-Diagramme ermöglicht.
6.Smartsheet
Smartsheet – Ein Online-Projektmanagement-Tool, das die Benutzerfreundlichkeit einer Tabellenkalkulation mit der Funktionalität einer Projektmanagement-Suite kombiniert und sich ideal zum Erstellen von WBS-Vorlagen eignet.
Fazit
Der Projektstrukturplan ist ein wichtiges Werkzeug im Projektmanagement. Es hilft dabei, ein Projekt in kleinere Aufgaben zu gliedern, die einfacher zu verwalten sind. Der WBS kann auch Projektziele und -ergebnisse klarstellen und die Planung, Ressourcenzuweisung und Fortschrittsverfolgung effektiver gestalten.
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Ref: Forbes | Adobe | Projektmanager
