Οι επιχειρήσεις και οι νεοφυείς επιχειρήσεις πρέπει να χρησιμοποιούν τακτικά μια στρατηγική συνεχούς βελτίωσης για να διασφαλίσουν την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα των λειτουργιών τους. Επομένως, εάν είστε ηγέτης ή επιχειρηματίας και θέλετε να μάθετε πώς η διαδικασία συνεχούς βελτίωσης μπορεί να βοηθήσει τον οργανισμό σας, θα βρείτε απαντήσεις σε αυτό το άρθρο.
Επισκόπηση
| Πότε επινοήθηκε η έννοια των παραδειγμάτων συνεχούς βελτίωσης; | Μασαάκι-Ιμάι |
| Πότε εφευρέθηκε το Continuous Improvement Examples Concept; | 1989 |
| Από πού ξεκίνησε η συνεχής βελτίωση; | Ιαπωνία |
- Η Έννοια της Συνεχούς Βελτίωσης
- 4 Αρχές Συνεχούς Βελτίωσης
- 4 Μέθοδοι Συνεχούς Βελτίωσης
- 6 Συμβουλές & Παραδείγματα Συνεχούς Βελτίωσης
- Περισσότερα για την Ηγεσία με το AhaSlides
- Η κατώτατη γραμμή
- Συχνές Ερωτήσεις
Η Έννοια της Συνεχούς Βελτίωσης
Η διαδικασία συνεχούς βελτίωσης είναι μια σταθερή και συνεχής διαδικασία σκόπιμων αλλαγών στις επιχειρηματικές πρακτικές μιας εταιρείας με σκοπό τη βελτίωση της διαχείρισης διαδικασιών, της διαχείρισης έργων και της συνολικής λειτουργίας της.
Συνήθως, οι δραστηριότητες συνεχούς βελτίωσης αποτελούνται από μια σειρά από μικρές αλλαγές που είναι σταθερές καθημερινά. Οι περισσότερες δραστηριότητες συνεχούς βελτίωσης επικεντρώνονται σε σταδιακές, επαναληπτικές βελτιώσεις στη συνολική επιχειρηματική διαδικασία. Μακροπρόθεσμα, όλες αυτές οι μικρές αλλαγές μπορούν να οδηγήσουν σε μια σημαντική μεταμόρφωση.
Μερικές φορές, ωστόσο, η συνεχής βελτίωση μπορεί να κάνει πιο τολμηρά βήματα για την αναβάθμιση της τρέχουσας κατάστασης της επιχείρησης, κάτι που ισχύει ιδιαίτερα για μεγάλα γεγονότα όπως η κυκλοφορία νέων προϊόντων.
4 Αρχές Συνεχούς Βελτίωσης
Για να εφαρμόσετε τη διαδικασία συνεχούς βελτίωσης, χρειάζεστε ομαδική εργασία μέσω των 4 Αρχών Σχεδιασμός - Πράξη - Έλεγχος - Δράση, γνωστές και ως κύκλος PDCA ή κύκλος Deming:
Σχεδιάστε τα πρώτα
Αυτό είναι το πρώτο και πιο σημαντικό στάδιο στον κύκλο PDCA. Ο ακριβής και πλήρης προγραμματισμός θα βοηθήσει στην καθοδήγηση των παρακάτω δραστηριοτήτων. Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει τον καθορισμό στόχων, εργαλείων, πόρων και μέτρων πριν ξεκινήσει η συγκεκριμένη παραγωγή. Η ύπαρξη συνθηκών για αποτελεσματικότερη εκμετάλλευση των πόρων μακροπρόθεσμα θα συμβάλει στη μείωση του κόστους διαχείρισης ποιότητας και στη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας.
DO
Εφαρμογή του προγράμματος σύμφωνα με το σχέδιο που καθορίστηκε και αναθεωρήθηκε στο προηγούμενο στάδιο.
Όταν εντοπίσετε μια πιθανή λύση, δοκιμάστε την με ασφάλεια με ένα δοκιμαστικό έργο μικρής κλίμακας. Αυτό θα δείξει εάν οι προτεινόμενες αλλαγές θα επιτύχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα, με ελάχιστο κίνδυνο ανεπιθύμητου αποτελέσματος.
ΈΛΕΓΧΟΣ
Μόλις τα δεδομένα που συλλέγονται από το στάδιο 2 είναι διαθέσιμα, οι επιχειρήσεις πρέπει να αξιολογούν και να ελέγχουν τακτικά τη συνολική απόδοση της προόδου της βελτίωσης. Αυτή η φάση είναι απαραίτητη γιατί επιτρέπει στην εταιρεία να αξιολογήσει τη λύση της και να τροποποιήσει το σχέδιο.
Αξιολογήστε την απόδοση με τα ακόλουθα βήματα:
- Παρακολούθηση, μέτρηση, ανάλυση και αξιολόγηση της ικανοποίησης των πελατών και συλλογή δεδομένων
- Οργάνωση εσωτερικών ελέγχων
- Οι ηγέτες επαναξιολογούν
ACT
Μετά την τυποποίηση των παραπάνω σταδίων, Το τελικό βήμα είναι να αναλάβετε δράση και να προσαρμόσετε τι χρειάζεται βελτίωση και τι πρέπει να αφαιρεθεί. Στη συνέχεια, συνεχίστε τον κύκλο της συνεχούς βελτίωσης.
Τέσσερις Μέθοδοι Συνεχούς Βελτίωσης
4 Μέθοδοι Συνεχούς Βελτίωσης, συμπεριλαμβανομένων (1) Kaizen, (2) της Μεθοδολογίας Agile Management, (3) Six Sigma και (4) Συνεχούς Βελτίωσης και ΚαινοτομίαςΜεθοδολογία Kaizen
Το Kaizen, ή αλλιώς οι διαδικασίες ταχείας βελτίωσης, θεωρείται συχνά το «θεμέλιο» όλων των μεθόδων λιτής παραγωγής. Η διαδικασία Kaizen επικεντρώνεται στην εξάλειψη των αποβλήτων, στη βελτίωση της παραγωγικότητας και στην επίτευξη διαρκούς, συνεχούς βελτίωσης στις στοχευμένες λειτουργίες και διαδικασίες ενός οργανισμού.
Η λιτή κατασκευή γεννήθηκε με βάση την ιδέα του kaizen. Η ομάδα χρησιμοποιεί αναλυτικές τεχνικές, όπως χαρτογράφηση ροής αξίας και "5 λόγους γιατί" που λειτουργούν για την υλοποίηση των επιλεγμένων βελτιώσεων (συνήθως εντός 72 ωρών από την έναρξη του έργου kaizen) και συχνά εστιάζει σε λύσεις που δεν συνεπάγονται μεγάλες κεφαλαιουχικές δαπάνες.
Η Μεθοδολογία Agile Management
Η ευέλικτη μεθοδολογία είναι ένας τρόπος διαχείρισης ενός έργου χωρίζοντάς το σε πολλές φάσεις. Είναι μια διαδικασία διαχείρισης ενός έργου που περιλαμβάνει συνεργασία και συνεχή βελτίωση σε κάθε στάδιο.
Αντί για μια παραδοσιακή προσέγγιση διαχείρισης έργου, η ευέλικτη συνεχής βελτίωση ξεκινά με ένα περίγραμμα, παρέχοντας κάτι σε σύντομο χρονικό διάστημα και διαμορφώνοντας τις απαιτήσεις καθώς το έργο προχωρά.
Το Agile είναι μια από τις πιο δημοφιλείς προσεγγίσεις στη διαχείριση έργων λόγω της ευελιξίας, της προσαρμοστικότητας στις αλλαγές και του υψηλού επιπέδου συμβολής των πελατών.
Six Sigma
Six Sigma (6 Sigma, ή 6σ) είναι Ένα σύστημα βελτίωσης επιχειρηματικών διαδικασιών και μεθόδων διαχείρισης ποιότητας που βασίζονται σε στατιστικά στοιχεία για την εύρεση ελαττωμάτων, τον προσδιορισμό των αιτιών και την επίλυση σφαλμάτων με στόχο την αύξηση της ακρίβειας των διαδικασιών.
Το Six Sigma χρησιμοποιεί στατιστικές μεθόδους για να μετρήσει τον αριθμό των σφαλμάτων που προκύπτουν σε μια διαδικασία και, στη συνέχεια, να βρει πώς να το διορθώσει, φέρνοντάς το όσο το δυνατόν πιο κοντά στο επίπεδο "μηδενικού σφάλματος".
Συνεχής Βελτίωση και Καινοτομία
Συνεχής βελτίωση και καινοτομία, or Το CI&I είναι μια διαδικασία που έχει χρησιμοποιηθεί για την προώθηση της βελτίωσης των επιχειρήσεων και της καινοτομίας. Έχει οκτώ βήματα που βοηθούν τους διευθυντές και τους υπαλλήλους των επιχειρήσεων να επικεντρωθούν στη συνεχή βελτίωση και καινοτομία, κάτι που θα έχει τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στους στόχους της επιχείρησης.
6 Συμβουλές & Συνεχής Βελτίωση Παραδείγματα
Ανάπτυξη Δεξιοτήτων Ομαδικής Εργασίας
Η συνεχής βελτίωση απαιτεί τον τέλειο και αρμονικό συνδυασμό μελών σε μια επιχείρηση. Ως εκ τούτου, ανάπτυξη δεξιοτήτων ομαδικής εργασίας μέσω δραστηριότητες οικοδόμησης ομάδας είναι απαραίτητο. Εάν τα μέλη επικοινωνήσουν και λύσουν προβλήματα μαζί καλά, η διαδικασία συνεχούς βελτίωσης θα κυλήσει ομαλά.
Για παράδειγμα, όταν σε μια ομάδα ανατίθεται μια σημαντική εργασία, θα γνωρίζει πώς να αναθέτει ενεργά εργασίες, όπως ποιος είναι ο ερευνητής, ο ανάδοχος και ο παρουσιαστής.
Βελτίωση του Brainstorming
Μια χρήσιμη διαδικασία συνεχούς βελτίωσης παρέχει πάντα μια ευκαιρία για συνεδρίες καταιγισμού ιδεών, οι οποίες μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να εντοπίσει προβλήματα πριν προκύψουν.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα: Ο διευθυντής πωλήσεων θα ζητήσει από τους διευθυντές πωλήσεων να πραγματοποιούν μηνιαίες συνεδρίες καταιγισμού ιδεών. Στη συνέχεια, οι διευθυντές έχουν ξεχωριστές συνεδρίες καταιγισμού ιδεών με την ομάδα τους. Αυτή η διαδικασία θα βοηθήσει το τμήμα πωλήσεων να εντοπίσει τομείς βελτίωσης και να υλοποιήσει αποτελεσματικά σχέδια.
Λήψη σχολίων
Η λήψη σχολίων, καθώς και η υποβολή παραπόνων, είναι αναπόφευκτο μέρος της συνεχούς βελτίωσης στον χώρο εργασίας. Αφήστε τους πελάτες, τους υπαλλήλους, τους προϊσταμένους, ακόμη και άλλες ομάδες, να αξιολογήσουν το έργο της ομάδας σας. Αυτά τα σχόλια θα βοηθήσουν την ομάδα σας να καταλάβει ποια είναι τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία σας και τι πρέπει να βελτιωθεί ή να παραλειφθεί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία όπως το SurveyMonkey ή το AhaSlides. για να λαμβάνετε σχόλια γρήγορα, οποτεδήποτε, οπουδήποτε.
Για παράδειγμα, χρησιμοποιείτε έναν μόνο ηθοποιό για να κάνει διαφημίσεις για παντρεμένα προϊόντα, κάτι που κάνει τον πελάτη να νιώθει ότι είναι παράλογο και να ζητάει ρέστα.
Ενίσχυση της ποιοτικής αναθεώρησης
Κατά τη συλλογή σχολίων, η ομάδα πρέπει πάντα να είναι έτοιμη να επανεξετάζει την ποιότητά της, όπως την ποιότητα διαχείρισης χρόνου, την ποιότητα των εργαζομένων, την ποιότητα του προϊόντος, ακόμη και την ποιότητα ηγεσίας, για συνεχή βελτίωση και επίλυση υπαρχόντων προβλημάτων. Αυτές είναι επίσης οι ομάδες υψηλής απόδοσης που το κάνουν αυτό τακτικά. Ακολουθεί ένα παράδειγμα:
Μια εταιρεία υποφέρει από μειωμένη παραγωγικότητα λόγω υπερβολικού χρόνου παραγωγής. Έτσι, αποφάσισαν να πραγματοποιήσουν έναν έλεγχο των διαδικασιών και των λειτουργιών της για να κατανοήσουν πού έχανε χρόνο η εταιρεία. Μετά από αυτήν την αξιολόγηση, οι ηγέτες είχαν καλύτερη κατανόηση του γιατί η παραγωγικότητα ήταν χαμηλή. Ως αποτέλεσμα, μπορούν να εφαρμόσουν νέες στρατηγικές ή δραστηριότητες για να βελτιστοποιήσουν τον χρόνο ως πόρο.
Μηνιαία Εκπαίδευση
Παράλληλα με την ανάπτυξη δεξιοτήτων ομαδικής εργασίας, οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί θα πρέπει να επενδύσουν στους ανθρώπους τους. Χρειάζεται να εκπαιδεύουν σε νέες επαγγελματικές δεξιότητες σε μηνιαία βάση ή να παρακολουθούν σύντομα μαθήματα για να ανανεώσουν τις γνώσεις τους.
Για παράδειγμα, ένας συγγραφέας περιεχομένου μαθαίνει νέες δεξιότητες κάθε έξι μήνες, όπως το να μαθαίνει να γράφει περισσότερα σενάρια ταινιών, να μαθαίνει να δημιουργεί σύντομο περιεχόμενο στις πιο πρόσφατες πλατφόρμες όπως το TikTok ή το Instagram.
Διαχείριση πιθανών κινδύνων έργου
Η συνεχής βελτίωση της διαχείρισης του έργου σημαίνει ότι ο διαχειριστής του έργου πρέπει να διεξάγει αξιολόγηση διαχείρισης κινδύνου καθ' όλη τη διάρκεια του έργου. Όσο πιο γρήγορα μπορείτε να πιάσετε και να αντιμετωπίσετε τους κινδύνους για το έργο σας, τόσο το καλύτερο. Κάντε την κριτική σας εβδομαδιαία ή δύο φορές την εβδομάδα με βάση την πρόοδο παράδοσης της ομάδας σας. Εάν εργάζεστε σε ένα μεγάλο έργο που διαρκεί έξι μήνες, μπορείτε να το κάνετε κάθε δύο εβδομάδες. Ένα έργο σύντομης διάρκειας 4 εβδομάδων χρειάζεται πιο συχνούς ελέγχους.
Για παράδειγμα, ελέγχετε τακτικά τη σύμβαση και την πρόοδο πληρωμής του συνεργάτη.
Κατώτατη γραμμή
Οι μέθοδοι που χρησιμοποιείτε στην επιχείρησή σας δημιουργούν τη δική σας εργασιακή κουλτούρα. Πολλές εταιρείες δυσκολεύονται να βρουν τη σωστή κατεύθυνση προσλαμβάνοντας καλύτερους ανθρώπους, αγοράζοντας υλικά και μηχανήματα σε χαμηλότερο κόστος ή ακόμα και αναθέτοντας σε εξωτερικούς συνεργάτες ή μεταφέροντας τις επιχειρήσεις τους σε άλλες χώρες. Αλλά τελικά, μόνο μια προσέγγιση συνεχούς βελτίωσης και μια κουλτούρα συνεχούς ανάπτυξης μπορούν να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να δημιουργήσουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.
Και μην ξεχνάτε ποτέ ότι για να χτίσετε μια επιχείρηση με συνεχή βελτίωση, η εστίαση στην ανάπτυξη της ομάδας είναι ύψιστης σημασίας. Να είστε ένας εξαιρετικός ηγέτης δημιουργώντας μια κουλτούρα όπου κάθε εργαζόμενος αισθάνεται ότι έχει την εξουσία να αναγνωρίζει τις ανεπάρκειες και να προσφέρει λύσεις. Δημιουργήστε ανταμοιβές ή αναπτύξτε ένα προσβάσιμο σύστημα για τους εργαζόμενους ώστε να μοιράζονται συνεχώς σχόλια.
Συχνές Ερωτήσεις
Ποια είναι τα 6 στάδια της επιχείρησης;
Τα 6 στάδια της επιχείρησης: (1) Έναρξη· (2) Σχεδιασμός· (3) Έναρξη· (4) Κερδοφορία και Επέκταση· (5) Κλιμάκωση και Κουλτούρα· και (6) Έξοδος από την επιχείρηση.
Ποιο βήμα της διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών επιτρέπει στους διευθυντές να δημιουργήσουν μια διαδικασία που βελτιώνεται συνεχώς;
Στάδιο 5: Κλιμάκωση και Πολιτισμός.
Τι είναι η συνεχής βελτίωση;
Η συνεχής βελτίωση είναι μια συνεχής διαδικασία εντοπισμού, ανάλυσης και βελτίωσης της τρέχουσας δομής, με στόχο την καλύτερη απόδοση για άτομα, ομάδες και οργανισμούς.
