Ίσως έχετε συγκεντρώσει ένα σωρό δημιουργικές ιδέες για να κάνετε τις συναντήσεις της ομάδας σας μια διαδραστική και συναρπαστική εμπειρία. Ωστόσο, εξακολουθείτε να βρίσκετε ότι λείπει κάτι στις συναντήσεις της ομάδας σας; Η αποτελεσματικότητα θα είναι το βασικό σημείο εδώ, οπότε ας δούμε μερικά από τα AhaSlides εθιμοτυπία συνάντησης!
Θα μπορούσατε να «εξομαλύνετε» την αποτελεσματικότητα των συναντήσεων της ομάδας σας χρησιμοποιώντας τώρα αυτές τις απλές πρακτικές συμβουλές για το πώς να φτάσετε στην κορυφαία απόδοση της ομάδας σας με ένα καλά διευκολυνόμενο χώρο, μια ατμόσφαιρα που ενθαρρύνει μια ανοιχτή, δημιουργική και αφοσιωμένη στάση μεταξύ των συνοδών και ένα χρονοδιάγραμμα που περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που συζητούνται σωστά.
Πίνακας περιεχομένων
- Τι είναι η εθιμοτυπία συνάντησης;
- 6 Συμβουλές εθιμοτυπίας στις συναντήσεις που πρέπει να γνωρίζουν όλοι
- #1 – Δώστε έμφαση στη σημασία της συνάντησης
- #2 – Οργανωθείτε σε χώρο συσκέψεων με διευκόλυνση της εφοδιαστικής
- #3 – Θέστε βασικούς κανόνες για κάθε μέλος
- #4 – Δημιουργήστε μια ατζέντα με σειρά σπουδαιότητας
- #5 - Ενθαρρύνετε την ενεργό συμμετοχή των συμπαίκων
- #6 - Λήψη τελικών αποφάσεων και ανάθεση ατομικών καθηκόντων
- Τι πρέπει να αποφεύγετε στην εθιμοτυπία στις συναντήσεις
- Τελικές Σκέψεις
Περισσότερες συμβουλές για επαγγελματικές συναντήσεις για εξερεύνηση
Ξεκινήστε σε δευτερόλεπτα.
Αποκτήστε δωρεάν πρότυπα για να παραβιάσετε την αποτελεσματικότητα της συνάντησής σας σε άλλο επίπεδο! Εγγραφείτε δωρεάν και πάρτε ό,τι θέλετε από τη βιβλιοθήκη προτύπων!
🚀 Στα σύννεφα ☁️
Τι είναι η εθιμοτυπία συνάντησης;
Οι τρόποι συνάντησης έχουν μεγαλύτερη σημασία από όσο νομίζετε. Είτε εργάζεστε σε μια προσγειωμένη εκκίνηση είτε σε έναν οργανισμό εθελοντικά, υπάρχει ένα άγραφο σύνολο κανόνων για να λειτουργήσει η επιχείρηση. Φανταστείτε αυτό - παρακολουθείτε μια σημαντική συνάντηση πελατών. Αρκετοί βασικοί ενδιαφερόμενοι θα είναι εκεί, πολλοί από τους οποίους δεν έχετε ακόμη συναντήσει. Πώς διασφαλίζετε ότι θα κάνετε την καλύτερη δυνατή εντύπωση και ότι η συνάντηση θα είναι επιτυχημένη; Εκεί μπαίνει η εθιμοτυπία των συναντήσεων.
Εθιμοτυπία συναντήσεων είναι ο άγραφος κώδικας συμπεριφοράς που διατηρεί τις επαγγελματικές αλληλεπιδράσεις γυαλισμένες και παραγωγικές. Οι κανόνες μπορεί να φαίνονται δυσνόητοι, αλλά η τήρηση των κατάλληλων τρόπων συνάντησης ενισχύει την εστίαση, τον σεβασμό και τη σχέση. Πράγματα όπως το να φτάσετε νωρίς δείχνουν ότι εκτιμάτε τον χρόνο των άλλων. Ακόμα κι αν θεωρείτε τον εαυτό σας χαλαρό άτομο, η τήρηση της εθιμοτυπίας στις συναντήσεις μπορεί να εξομαλύνει σημαντικές εργασιακές λειτουργίες, ιδιαίτερα με αγνώστους.
6 Συμβουλές εθιμοτυπίας στις συναντήσεις που πρέπει να γνωρίζουν όλοι
#1 - Τονίστε τη σημασία της συνάντησης
Εάν οι συμπαίκτες σας δεν αναγνωρίζουν τις αξίες των ομαδικών συναντήσεων, θα αισθανθούν αναγκασμένοι και απρόθυμοι να ασχοληθούν. Πρώτα λοιπόν, δείξτε τους τα πλεονεκτήματα της συνάντησης. Πολλές αποφάσεις δεν μπορούν να ληφθούν χωρίς μια εις βάθος και πρόσωπο με πρόσωπο συζήτηση, καθώς η διαδικασία ομιλίας – ερωτήσεων είναι αυτή που διερευνά τον δρόμο για ορθολογικές επιλογές. Επιπλέον, οι αποτελεσματικές ομαδικές συναντήσεις επιτρέπουν ανοιχτές συνομιλίες που αξιοποιούν τις προοπτικές και την τεχνογνωσία των μελών για την επίλυση ζητημάτων με βάση τις δεξιότητες και τις γνώσεις τους. Ενισχύουν επίσης τις διαπροσωπικές σχέσεις και την κατανόηση μεταξύ των συμπαικτών.
#2. – Οργανωθείτε σε Χώρο Συνεδριάσεων με Διευκολυνόμενη Επιμελητεία
Ο χώρος συνεδριάσεων επηρεάζει βαθιά τα συναισθήματα και τη διάνοια των συνοδών, γι' αυτό λάβετε αυτό υπόψη κατά την επιλογή του χώρου. Ανάλογα με το επιδιωκόμενο θέμα και την ατμόσφαιρα της συνάντησης, μπορείτε να επιλέξετε έναν κατάλληλο χώρο. Μπορεί είτε να αναδώσει μια ζεστή, μονοτονική ή απόμακρη ατμόσφαιρα, κάτι που εξαρτάται από την ομάδα σας. Η αίθουσα συσκέψεων θα πρέπει να είναι εξοπλισμένη με βασικές εγκαταστάσεις (κλιματιστικό, άνετα καθίσματα, νερό/τσάι κ.λπ.) και να βεβαιωθείτε ότι οι τεχνικές ιδιότητες λειτουργούν σωστά κάνοντας διπλό έλεγχο πριν από τη συνάντηση.
#3. Ορίστε βασικούς κανόνες για κάθε μέλος
Ο καθορισμός κανόνων για την ομάδα σας καθιστά τον καθένα υπεύθυνο για την ευθύνη του, καθώς και τονώνει τη δέσμευσή του κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Μπορείτε να προσαρμόσετε τον βασικό κανόνα που έχει οριστεί για την εργασιακή κουλτούρα και το στυλ της ομάδας σας, αλλά γενικά, θα μπορούσε να αναφέρεται στην παρουσία, την ταχύτητα, την ενεργό συμμετοχή, τη διαχείριση των διακοπών, την ευγένεια συνομιλίας, την ειλικρίνεια κ.λπ. Επιπλέον, δώστε σε όλους τη δυνατότητα να συζητήσουν εάν Αυτοί οι κανόνες είναι αρκετά ορθολογικοί και πώς να τους εφαρμόζετε κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Μην ξεχάσετε να τονίσετε τη σημασία τους, ώστε οι συμπαίκτες σας να γνωρίζουν το παιχνίδι και να ακολουθούν τους κανόνες.
#4 – Δημιουργήστε μια ατζέντα με σειρά σημασίας
Μην προσπαθήσετε να γεμίσετε τόσα πολλά πράγματα στο χρονοδιάγραμμα που αγωνίζεστε για να τα ολοκληρώσετε με έναν επιπόλαια τρόπο. Αντ 'αυτού, οριστικοποιήστε εκείνες που σχετίζονται με το θέμα της συνάντησης και ταξινομήστε τις κατά σειρά σπουδαιότητας, έτσι ώστε αν και μπορεί να χάσετε χρόνο και να περάσετε μερικά πράγματα, έχουν επιλυθεί όλα τα επείγοντα θέματα. Εκτός αυτού, θα πρέπει να διανείμετε την ατζέντα στους συμπαίκτες σας πριν από τη συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να δώσουν εποικοδομητικές ανασκοπήσεις στην ημερήσια διάταξη, να διαμορφώσουν τις απόψεις τους και να προετοιμάσουν όλους τους απαραίτητους πόρους για την προσεχή συνεδρίαση.
#5 – Ενθαρρύνετε την ενεργή συμμετοχή από τους συμπαίκτες
Το αγαπημένο μου tip! Αυτό θα μπορούσε να γίνει σε όλη τη διάρκεια της συνάντησης, με διαδραστικές δραστηριότητες που περιλαμβάνουν τη συμμετοχή όλων των συμπαικτών. Μερικά παιχνίδια που θα σπάσουν τον πάγο στην αρχή, μερικές ζωντανές έρευνες και ένα μίνι Κείμενο ή Φωνητική Ερωτήσεις και απαντήσεις θα εμπλέκουν όλους σε μια ενθουσιώδη ατμόσφαιρα. Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε όλους στο δωμάτιο με αναφορές μέχρι το δευτερόλεπτο και να υποβάλετε έγκαιρα τις αξιολογήσεις τους. Ένας εύκολος τρόπος για να τα κάνετε αυτά είναι να χρησιμοποιήσετε AhaSlides, ένα λογισμικό διαδικτυακής παρουσίασης που είναι ιδανικό για διαδραστικές και καινοτόμες ομαδικές συναντήσεις. Δεν απαιτείται εγκατάσταση, οπότε γιατί να μην το δοκιμάσετε;
#6 – Λάβετε τελικές αποφάσεις και αναθέστε ατομικά καθήκοντα
Μην προχωρήσετε στο επόμενο θέμα της ημερήσιας διάταξης εάν δεν έχουν ληφθεί οριστικές αποφάσεις σχετικά με το τρέχον θέμα. Πράγματι, η βασική αρχή για μια αποτελεσματική συνάντηση είναι να ολοκληρώνετε τα πράγματα όμορφα αντί να τραβάτε το τίποτα. Το να έχετε πρακτικά συνάντησης είναι μια συμβουλή: μπορείτε να παρακολουθείτε τη ροή και να γνωρίζετε εάν υπήρξε οριστική περικοπή σε όλα τα θέματα. Εξάλλου, βεβαιωθείτε ότι έχετε αναθέσει ορισμένες εργασίες σε κάθε άτομο και ότι γνωρίζει τις ευθύνες του χωρίς καμία σύγχυση.
Αφήστε τις συναντήσεις ομάδας να κάνουν μια ισχυρότερη ομάδα με αυτές τις αμυχές! Προσπαθήστε να δημιουργήσετε δραστηριότητες διασκεδαστικών συναντήσεων AhaSlides τώρα!
Τι πρέπει να αποφεύγετε στην εθιμοτυπία στις συναντήσεις
Μερικά μη για εθιμοτυπία συναντήσεων που θα θέλετε να αποφύγετε αν δεν θέλετε η συνάντησή σας να τελειώσει με συνοφρυώματα και δυσαρέσκεια👇
- Μην φτάσετε αργά: Η εμφάνιση αργά είναι απαγορευτική. Σεβαστείτε τα προγράμματα των άλλων φτάνοντας νωρίς όποτε είναι δυνατόν.
- Μην αποσπάτε την προσοχή Dave: Τα τηλέφωνα, τα email και η παρεΐστικη συνομιλία δεν θα πετάξουν. Τα τηλεφωνήματα και τα γραπτά μηνύματα είναι τα μεγαλύτερες εξοντώσεις, επομένως μείνετε συγκεντρωμένοι στο θέμα της συνάντησης. Ιδιωτικές συνομιλίες κατά τη διάρκεια της συνάντησης διαταράσσουν τη ροή, οπότε αποθηκεύστε κουτσομπολιά για το ψυγείο νερού.
- Μην είσαι επιθετικός: Σεβαστείτε τον οδηγό της συνάντησης και κρατήστε τα πράγματα οργανωμένα. Προγραμματίστε μια συνάντηση με το άτομο με το οποίο προσωπικά δεν συμφωνείτε για να λύσετε τις διαφωνίες σας.
- Μην έρχεστε με «άδεια χέρια»: Ελάτε προετοιμασμένοι με τα γεγονότα και την εργασία σας.
- Μην αλλάζετε θέματα: Παραμείνετε στην ατζέντα για να συνεχίσετε να κινούνται ομαλά. Οι τυχαίες εφαπτομένες είναι δολοφόνος ορμής.
Τελικές Σκέψεις
Αν και οι τρόποι συνάντησης μπορεί να φαίνονται αποπνικτικοί, μην υποτιμάτε τη δύναμή τους. Η εθιμοτυπία στις συναντήσεις με καρφώματα σάς βοηθά να τη συντρίψετε στις συζητήσεις και να βελτιώσετε σημαντικά τις σχέσεις σας.
Έτσι, την επόμενη φορά που θα έρθει στο δρόμο σας μια μεγάλη συνάντηση, θυμηθείτε – το να παραλείψετε αυτές τις τεχνικές εθιμοτυπίας μπορεί να είναι το όχι και τόσο μυστικό σας όπλο όχι μόνο για να αποκωδικοποιήσετε αυτή τη συζήτηση αλλά και να αφαιρέσετε νέες συνδέσεις που θα σας εξυπηρετήσουν καλά για τις επόμενες συναντήσεις. Με τους τρόπους στην πίσω τσέπη σας, θα είστε σε καλό δρόμο όχι μόνο να εντυπωσιάσετε σήμερα, αλλά και να δημιουργήσετε συνεργασίες εμπιστοσύνης που δίνουν δύναμη στην επιτυχία μακροπρόθεσμα.
Συχνές Ερωτήσεις
Γιατί είναι σημαντικά τα πρωτόκολλα συνάντησης;
Ακολουθούν μερικοί συναρπαστικοί λόγοι για τους οποίους τα πρωτόκολλα συναντήσεων είναι ζωτικής σημασίας για τις επιχειρήσεις:
– Η αποτελεσματικότητα είναι το κλειδί – Και πρωτόκολλα όπως ατζέντα, χρονόμετρα και βασικοί κανόνες κρατούν τα πράγματα με τη βέλτιστη ταχύτητα, ώστε να μην χάνεται χρόνος.
– Βραδιά ανοιχτού μικροφώνου – Οι δομημένες συζητήσεις ισοπεδώνουν τον αγωνιστικό χώρο, ώστε όλοι να έχουν ίσο χρόνο ομιλίας. Κανένας δεν κλέβει το convo.
– Πού είναι ο διαιτητής; – Ο ορισμός ενός διευκολυντή σημαίνει παραγωγικά γοητεία αντί για χαοτικά δωρεάν για όλους. Μία φωνή τη φορά = καμία σύγχυση μεταξύ συνομιλιών.
